Ինչպես փոխարկել Excel-ը PDF-ի առանց ֆորմատավորման խնդիրների (2026 ուղեցույց)

Ինչու է Excel-ը PDF-ի փոխարկումը սխալվում

Excel-ի աղյուսակը PDF-ի վերածելը պետք է լինի պարզ խնդիր, բայց այն մշտապես զարմացնում է մարդկանց: Սյունակները կտրվում են էջի աջ եզրին: Excel-ում լավ տեսք ունեցող տողերը թափվում են բազմաթիվ էջերի վրա անհարմար կետերում: Գծապատկերները հայտնվում են սխալ էջերում: Բջիջում կատարյալ տեղավորվող տեքստը կտրված է PDF ելքում: Գույների տեղաշարժ. Զգուշորեն կառուցված դասավորությունը, որի վրա աշխատել եք ժամերով, բոլորովին այլ փաստաթուղթ է թվում:

Այս խնդիրները պատահական չեն։ Նրանք բոլորն էլ բխում են նույն հիմնարար անհամապատասխանությունից. Excel-ը ցանցի վրա հիմնված ծրագիր է, որը չի մտածում էջերում, իսկ PDF-ը էջերի վրա հիմնված ձևաչափ է: Երբ դուք փոխարկում եք մեկից մյուսը, այդ անհամապատասխանությունը պետք է ինչ-որ կերպ լուծվի, և եթե դուք դա միտումնավոր չեք լուծում, Excel-ն անում է իր ընտրությունը, որը հաճախ ձեր ուզածը չէ:

Լավ նորությունն այն է, որ այս բոլոր խնդիրները կանխարգելելի են: Այս ուղեցույցը ներկայացնում է նախապատրաստման քայլերը, որոնք վերացնում են ձևաչափման խնդիրները մինչև փոխարկումը, և կոնկրետ կարգավորումները, որոնք վերահսկում են ելքը:

Քայլ 1. Սահմանեք ձեր տպման տարածքը

Տպման տարածքը Excel-ի ամենակարևոր և ամենաանտեսված կարգավորումներից մեկն է: Երբ տպման տարածքը սահմանված չէ, Excel-ը փորձում է ներառել բոլոր բջիջները, որոնք պարունակում են տվյալներ՝ PDF-ի փոխարկելու ժամանակ: Սա հաճախ ներառում է դատարկ բջիջներ, որոնք Excel-ը համարում է օգտագործված տիրույթի մաս, ինչը հանգեցնում է դատարկ էջերի կամ լրացուցիչ սյունակների, որոնք չպետք է հայտնվեն ելքում:

Տպման տարածքը կարգավորելու համար ընտրեք հենց այն բջիջները, որոնք ցանկանում եք հայտնվել PDF-ում: Այնուհետև ժապավենի մեջ գնացեք Էջի դասավորություն, կտտացրեք «Տպել տարածք» և ընտրեք «Սահմանել տպման տարածքը»: Ձեր ընտրության շուրջ կհայտնվի գծված եզրագիծ, որը հաստատում է, որ տարածքը սահմանված է:

Այս մեկ քայլը վերացնում է Excel-ի PDF ելքի անսպասելի դատարկ էջերի և լրացուցիչ բովանդակության ամենատարածված պատճառը:

Քայլ 2. Սահմանեք էջի կողմնորոշումը և չափը

Excel աղյուսակների մեծ մասն ավելի լայն է, քան բարձրությունը: Դիմանկարային կողմնորոշումը կտրում է սյուները աջ կողմում: Էջի դասավորություն ներդիրում Լանդշաֆտային կողմնորոշմանը անցնելը զգալիորեն ավելի մեծ հորիզոնական տարածք է տալիս և սովորաբար անմիջապես լուծում է կտրված սյունակների խնդիրը:

Սահմանեք թղթի չափը, որպեսզի համապատասխանի այն, ինչի վրա տպելու են ձեր ստացողները: Շատ երկրների համար A4-ը ստանդարտ է: ԱՄՆ ստացողների համար նամակի չափը նորմ է: Թղթի սխալ չափի օգտագործումը չի ազդում PDF-ի էկրանին տեսքի վրա, սակայն այն ձևաչափման հետ կապված խնդիրներ է առաջացնում, երբ ստացողը փորձում է տպել:

Քայլ 3. Օգտագործեք Scale to Fit

«Էջի դասավորություն» ներդիրի «Scale to Fit» ընտրանքները հատուկ նախագծված են էջից լցված բովանդակության խնդիրը լուծելու համար: Ամենաօգտակար տարբերակն է Fit All Columns on One Page, որը կրճատում է ձեր աղյուսակի հորիզոնական մասշտաբը, մինչև բոլոր սյունակները տեղավորվեն էջի լայնության մեջ: Տողերը բնականաբար շարունակում են ճեղքվել էջերում, բայց ոչ մի սյունակ չի կտրվում:

Եթե ​​ձեր աղյուսակն ունի բազմաթիվ տողեր, ինչպես նաև բազմաթիվ սյունակներ, մտածեք երկու չափսերն էլ սահմանելու մասին. Fit Sheet-ը մեկ էջի վրա ստիպում է ամեն ինչ մեկ էջի վրա՝ փոքրացնելով այնքան, որքան անհրաժեշտ է: Իմացեք, որ եթե ձեր աղյուսակը մեծ է, դա կարող է տեքստը շատ փոքր դարձնել: Միշտ ստուգեք արդյունքը տպագրության նախադիտման մեջ, նախքան վերջնական տեսքը:

Քայլ 4. Կրկնել վերնագրի տողերը յուրաքանչյուր էջում

Այն աղյուսակների համար, որոնք ընդգրկում են մի քանի էջ, սյունակների վերնագրերի առկայությունը միայն առաջին էջում դժվարացնում է հետագա էջերը կարդալը: Excel-ը կարող է ավտոմատ կերպով կրկնել ձեր վերնագրի տողը PDF ելքի յուրաքանչյուր էջի վերևում:

Գնացեք Էջի դասավորություն և սեղմեք Տպել վերնագրերը: Վերևում կրկնվող տողերում մուտքագրեք ձեր վերնագրի տողի հղումը: Օրինակ, մուտքագրեք դոլարի նշան 1 կրկնակետ դոլարի նշան 1՝ յուրաքանչյուր էջի 1-ին տողը կրկնելու համար: Սա փոքր պարամետր է, որը զգալի տարբերություն է դնում բազմաէջանոց աղյուսակների PDF-ների ընթեռնելիության հարցում:

Քայլ 5. Ստուգեք տպման նախադիտումը մինչ արտահանումը

Այս քայլը բաց է թողնվում ավելի հաճախ, քան ցանկացած այլ քայլ և հաշվի է առնում կանխարգելվող ձևաչափման անակնկալների մեծ մասը: Նախքան PDF արտահանելը, անցեք Ֆայլ, ապա Տպել: Սա բացում է տպման նախադիտումը, որը ցույց է տալիս, թե ինչ տեսք կունենա PDF ելքը՝ էջ առ էջ:

Ոլորեք յուրաքանչյուր էջ և ստուգեք՝ տեսանելի՞ են արդյոք բոլոր սյունակները: Վերնագրերը կրկնվու՞մ են: Արդյո՞ք գծապատկերները ճիշտ էջերում են: Արդյո՞ք որևէ բովանդակություն կրճատված է: Կա՞ն անսպասելի դատարկ էջեր: Print Preview-ում խնդիրների շտկումը տևում է մի քանի վայրկյան: Հաճախորդի հետ PDF-ը համօգտագործելուց հետո դրանք շտկելը շատ ավելի երկար է տևում:

Քայլ 6. Արտահանել՝ օգտագործելով Excel-ի բնիկ արտահանման գործառույթը

Ամբողջ գործընթացում ամենակարևոր ընտրությունն այն է, թե ինչպես եք ստեղծում PDF-ը: Excel-ի հայրենի արտահանման գործառույթը տալիս է ամենաբարձր որակը և ճշգրիտ արդյունքը, քանի որ այն օգտագործում է Excel-ի սեփական արտահանման շարժիչը, որը ճշգրիտ հասկանում է Excel-ի էջի դասավորության բոլոր կարգավորումները:

Գնացեք Ֆայլ, այնուհետև Արտահանեք, ապա Ստեղծեք PDF/XPS: Բացվող երկխոսության մեջ ընտրեք «Ստանդարտ որակ» տպագրվող փաստաթղթերի համար կամ «Նվազագույն չափս»՝ միայն էկրանին ընթերցվող փաստաթղթերի համար: Սեղմեք Հրապարակել՝ ֆայլը ստեղծելու համար:

Խուսափեք Տպել PDF մեթոդից (վիրտուալ PDF տպիչ օգտագործելով) Excel ֆայլերի համար: Այս մոտեցումը աղյուսակը վերածում է օպերացիոն համակարգի տպման վարորդի, այլ ոչ թե Excel-ի սեփական շարժիչի միջոցով, որն անտեսում է դասավորության որոշ կարգավորումներ և ավելի ցածր որակի արդյունքներ է տալիս:

Երբ օգտագործել առցանց փոխարկիչը

Առցանց փոխարկիչները, ինչպիսիք են PDFTools-ը, առավել օգտակար են, երբ անհրաժեշտ է Excel ֆայլ փոխարկել մի սարքի վրա, որտեղ տեղադրված չէ Microsoft Excel: Word to PDF գործիքը PDFTools-ում ընդունում է Excel ֆայլերը, ինչպես նաև Word փաստաթղթերը և հուսալիորեն մշակում է պարզ աղյուսակներ: Պայմանական ձևաչափմամբ, առանցքային աղյուսակներով կամ դասավորության բարդ կանոններով բարդ աղյուսակների համար Excel-ի արտահանումը միշտ ավելի ճշգրիտ տարբերակ է: Բառից PDF Word to PDF գործիք PDFTools-ում ընդունում է Excel ֆայլերը, ինչպես նաև Word փաստաթղթերը և հուսալիորեն մշակում է պարզ աղյուսակներ: Պայմանական ձևաչափմամբ, առանցքային աղյուսակներով կամ դասավորության բարդ կանոններով բարդ աղյուսակների համար Excel-ի արտահանումը միշտ ավելի ճշգրիտ տարբերակ է:

Ընդհանուր խնդիրների շտկում

Եզրակացություն

Excel-ի PDF-ի փոխակերպման ֆորմատավորման խնդիրները գրեթե միշտ պայմանավորված են այնպիսի կարգավորումներով, որոնք երբեք չեն կազմաձևվել, այլ ոչ թե փոխակերպման գործիքի կողմից: Տպման տարածքի կարգավորումը, ճիշտ կողմնորոշումը ընտրելը, Scale to Fit-ի օգտագործումը, վերնագրի տողերի կրկնումը և տպման նախադիտումը ստուգելը մինչև արտահանումը կվերացնի խնդիրների ճնշող մեծամասնությունը՝ նախքան դրանք առաջանալը:

Արտահանման քայլի համար միշտ օգտագործեք Excel-ի բնիկ Ստեղծել PDF/XPS ֆունկցիան, քան վիրտուալ տպագրությունը: Եթե ​​Ձեզ անհրաժեշտ է նվազեցնել ստացված ֆայլի չափը էլեկտրոնային փոստով ուղարկելու համար, PDFTools-ի կոմպրեսիոն գործիքը արագ լուծում է այն արտահանումից հետո: Բազմաթիվ աղյուսակների PDF ֆայլերը մեկ փաստաթղթի մեջ միավորելու համար PDFTools-ում անվճար հասանելի է միաձուլման PDF գործիքը: սեղմել PDF-ը PDFTools-ի գործիքը դա արագ է լուծում արտահանումից հետո: Բազմաթիվ աղյուսակների PDF ֆայլերը մեկ փաստաթղթի մեջ միավորելու համար՝ միաձուլել PDF-ը