형식 문제 없이 Excel을 PDF로 변환하는 방법(2026 가이드)

Excel에서 PDF로의 변환이 잘못된 이유

Excel 스프레드시트를 PDF로 변환하는 것은 간단한 작업이지만 지속적으로 사람들을 놀라게 합니다. 페이지의 오른쪽 가장자리에서 열이 잘립니다. Excel에서는 괜찮아 보이는 행이 여러 페이지의 어색한 지점에 걸쳐 퍼져 있습니다. 차트가 잘못된 페이지에 나타납니다. 셀에 완벽하게 맞는 텍스트는 PDF 출력에서 ​​잘립니다. 색상이 이동합니다. 몇 시간 동안 작업한 신중하게 구성된 레이아웃은 완전히 다른 문서처럼 보입니다.

이러한 문제는 무작위가 아닙니다. 그것들은 모두 동일한 근본적인 불일치에서 비롯됩니다. Excel은 페이지 단위로 생각하지 않는 그리드 기반 응용 프로그램이고 PDF는 페이지 기반 형식입니다. 하나에서 다른 것으로 변환할 때 해당 불일치는 어떻게든 해결되어야 하며, 의도적으로 해결하지 않으면 Excel에서 사용자가 원하지 않는 선택을 하는 경우가 많습니다.

좋은 소식은 이러한 모든 문제를 예방할 수 있다는 것입니다. 이 가이드는 변환 전 서식 문제를 제거하는 준비 단계와 출력을 제어하는 ​​특정 설정을 안내합니다.

1단계: 인쇄 영역 정의

인쇄 영역은 Excel에서 가장 중요하면서도 가장 무시되는 설정 중 하나입니다. 인쇄 영역이 정의되지 않은 경우 Excel은 PDF로 변환할 때 데이터가 포함된 모든 셀을 포함하려고 시도합니다. 여기에는 Excel에서 사용된 범위의 일부로 간주하는 빈 셀이 포함되는 경우가 많으며, 결과적으로 출력에 나타나지 않아야 하는 빈 페이지나 추가 열이 발생합니다.

인쇄 영역을 설정하려면 PDF에 표시하려는 셀을 정확하게 선택하세요. 그런 다음 리본의 페이지 레이아웃으로 이동하여 인쇄 영역을 클릭하고 인쇄 영역 설정을 선택합니다. 영역이 설정되었음을 확인하는 점선 테두리가 선택 항목 주위에 나타납니다.

이 단일 단계는 Excel PDF 출력에서 ​​예기치 않은 빈 페이지와 추가 콘텐츠가 발생하는 가장 일반적인 원인을 제거합니다.

2단계: 페이지 방향 및 크기 설정

대부분의 Excel 스프레드시트는 높이보다 넓습니다. 세로 방향은 오른쪽 열을 잘라냅니다. 페이지 레이아웃 탭에서 가로 방향으로 전환하면 훨씬 더 많은 가로 공간이 제공되며 일반적으로 열 잘림 문제가 즉시 해결됩니다.

수신자가 인쇄할 용지 크기와 일치하도록 용지 크기를 설정하십시오. 대부분의 국가에서는 A4가 표준입니다. 미국 수신자의 경우 Letter 크기가 표준입니다. 잘못된 용지 크기를 사용해도 PDF가 화면에 표시되는 방식에는 영향을 미치지 않지만 수신자가 인쇄하려고 할 때 서식 문제가 발생합니다.

3단계: 크기 조절을 사용하여 맞춤

페이지 레이아웃 탭의 페이지에 맞게 크기 조정 옵션은 콘텐츠가 페이지에 넘쳐나는 문제를 해결하기 위해 특별히 설계되었습니다. 가장 유용한 옵션은 모든 열을 한 페이지에 맞추기입니다. 이 옵션은 모든 열이 페이지 너비에 맞을 때까지 스프레드시트의 가로 배율을 축소합니다. 행은 페이지 전체에서 자연스럽게 계속 나누어지지만 열은 잘리지 않습니다.

스프레드시트에 많은 행과 많은 열이 있는 경우 두 가지 크기를 모두 설정하는 것이 좋습니다. 한 페이지에 시트 맞추기 필요한 만큼 축소하여 모든 내용을 단일 페이지에 강제로 적용합니다. 스프레드시트가 큰 경우 텍스트가 매우 작아질 수 있습니다. 마무리하기 전에 항상 인쇄 미리보기에서 결과를 확인하세요.

4단계: 모든 페이지에 머리글 행 반복

여러 페이지에 걸쳐 있는 스프레드시트의 경우 열 헤더가 첫 번째 페이지에만 나타나면 다음 페이지를 읽기가 어렵습니다. Excel은 PDF 출력의 모든 페이지 상단에 머리글 행을 자동으로 반복할 수 있습니다.

페이지 레이아웃으로 이동하여 제목 인쇄를 클릭하세요. 상단에서 반복할 행 필드에 헤더 행에 대한 참조를 입력합니다. 예를 들어, 모든 페이지에서 행 1을 반복하려면 달러 기호 1 콜론 달러 기호 1을 입력합니다. 이는 여러 페이지로 구성된 스프레드시트 PDF의 가독성에 큰 차이를 만드는 작은 설정입니다.

5단계: 내보내기 전에 인쇄 미리보기 확인

이 단계는 다른 단계보다 더 자주 건너뛰며 예방 가능한 형식 지정 문제의 대부분을 설명합니다. PDF로 내보내기 전에 파일, 인쇄로 이동하세요. 그러면 PDF 출력이 페이지별로 정확히 어떻게 보이는지 보여주는 인쇄 미리보기가 열립니다.

모든 페이지를 스크롤하여 확인합니다. 모든 열이 표시됩니까? 헤더가 반복되나요? 차트가 올바른 페이지에 있습니까? 잘린 내용이 있나요? 예상치 못한 빈 페이지가 있나요? 인쇄 미리보기에서 문제를 해결하는 데 몇 초 정도 걸립니다. 고객과 PDF를 공유한 후 문제를 해결하는 데 훨씬 더 오랜 시간이 걸립니다.

6단계: Excel의 기본 내보내기 기능을 사용하여 내보내기

전체 프로세스에서 가장 중요한 선택은 PDF를 만드는 방법입니다. Excel의 기본 내보내기 기능은 Excel의 모든 페이지 레이아웃 설정을 정확하게 이해하는 Excel 자체 렌더링 엔진을 사용하기 때문에 가장 높은 품질과 가장 정확한 출력을 생성합니다.

파일, 내보내기, PDF/XPS 만들기로 이동합니다. 열리는 대화 상자에서 인쇄할 문서의 경우 표준 품질을 선택하고 화면에서만 읽을 문서의 경우 최소 크기를 선택합니다. 게시를 클릭하여 파일을 만듭니다.

Excel 파일의 경우 PDF로 인쇄 방법(가상 PDF 프린터 사용)을 사용하지 마세요. 이 접근 방식은 일부 레이아웃 설정을 무시하고 낮은 품질의 결과를 생성하는 Excel 자체 엔진이 아닌 운영 체제의 인쇄 드라이버를 통해 스프레드시트를 렌더링합니다.

온라인 변환기를 사용해야 하는 경우

PDFTools와 같은 온라인 변환기는 Microsoft Excel이 설치되지 않은 장치에서 Excel 파일을 변환해야 할 때 가장 유용합니다. PDFTools의 Word to PDF 도구는 Excel 파일과 Word 문서를 수용하고 간단한 스프레드시트를 안정적으로 처리합니다. 조건부 서식, 피벗 테이블 또는 복잡한 레이아웃 규칙이 있는 복잡한 스프레드시트의 경우 기본 Excel 내보내기가 항상 더 정확한 옵션입니다. 단어를 PDF로 PDFTools의 Word to PDF 도구는 Excel 파일과 Word 문서를 수용하고 간단한 스프레드시트를 안정적으로 처리합니다. 조건부 서식, 피벗 테이블 또는 복잡한 레이아웃 규칙이 있는 복잡한 스프레드시트의 경우 기본 Excel 내보내기가 항상 더 정확한 옵션입니다.

일반적인 문제 해결

결론

Excel에서 PDF로 변환할 때 형식 문제는 거의 항상 변환 도구 자체가 아닌 구성되지 않은 설정으로 인해 발생합니다. 인쇄 영역을 설정하고, 올바른 방향을 선택하고, 크기에 맞게 조정을 사용하고, 머리글 행을 반복하고, 내보내기 전에 인쇄 미리 보기를 확인하면 대부분의 문제가 발생하기 전에 제거됩니다.

내보내기 단계에서는 항상 가상 인쇄 대신 Excel의 기본 PDF/XPS 만들기 기능을 사용하십시오. 이메일 전송을 위해 결과 파일 크기를 줄여야 하는 경우 PDFTools의 PDF 압축 도구를 사용하면 내보낸 후 이를 신속하게 처리할 수 있습니다. 여러 스프레드시트 PDF를 단일 문서로 결합하기 위해 PDFTools에서 PDF 병합 도구를 무료로 사용할 수 있습니다. PDF를 압축하다 PDFTools의 도구는 내보낸 후 이를 신속하게 처리합니다. 여러 스프레드시트 PDF를 단일 문서로 결합하려면 PDF 병합