Είναι ασφαλή τα δωρεάν διαδικτυακά εργαλεία PDF; Τι συμβαίνει στα αρχεία σας μετά τη μεταφόρτωση

Μια εύλογη ερώτηση που αξίζει να απαντηθεί σωστά

Κάθε φορά που ανεβάζετε ένα έγγραφο σε ένα δωρεάν διαδικτυακό εργαλείο, θα πρέπει να έρχεται στο μυαλό μια εύλογη ερώτηση: πού πηγαίνει πραγματικά αυτό το αρχείο, ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση σε αυτό και τι συμβαίνει με αυτό μόλις κάνετε λήψη του αποτελέσματος;

Για τους περισσότερους ανθρώπους, αυτή η ερώτηση παραμένει αναπάντητη επειδή η διαδικασία φαίνεται αυτόματη και αόρατη. Ωστόσο, τα έγγραφα που επεξεργάζονται με εργαλεία PDF περιέχουν συχνά ευαίσθητο περιεχόμενο: ιατρικά αρχεία, συμβάσεις εργασίας, οικονομικές καταστάσεις, νομικές συμφωνίες ή προσωπική αλληλογραφία. Η κατανόηση του τρόπου με τον οποίο τα αξιόπιστα εργαλεία χειρίζονται τα δεδομένα σας σάς επιτρέπει να λαμβάνετε μια τεκμηριωμένη απόφαση σχετικά με το τι να ανεβάσετε και τι να επεξεργαστείτε τοπικά.

Αυτό το άρθρο εξηγεί ακριβώς τι συμβαίνει με τα αρχεία σας σε ένα αξιόπιστο εργαλείο PDF, ποια σήματα διακρίνουν τις αξιόπιστες υπηρεσίες από τις επικίνδυνες και ποιοι τύποι εγγράφων δεν πρέπει ποτέ να υποβάλλονται σε επεξεργασία στο διαδίκτυο.

Τι συμβαίνει όταν ανεβάζετε ένα αρχείο

Η διαδικασία είναι πιο απλή από ό,τι φαντάζονται οι περισσότεροι. Όταν ανεβάζετε ένα αρχείο σε ένα αξιόπιστο εργαλείο PDF, το πρόγραμμα περιήγησής σας δημιουργεί μια κρυπτογραφημένη σύνδεση με τους διακομιστές της υπηρεσίας. Το εικονίδιο του λουκέτου και το πρόθεμα https στη γραμμή διευθύνσεων του προγράμματος περιήγησής σας επιβεβαιώνουν ότι αυτή η κρυπτογράφηση είναι ενεργή. Το αρχείο σας ταξιδεύει μέσω αυτής της κρυπτογραφημένης σύνδεσης στο σύστημα αποθήκευσης του διακομιστή.

Ο διακομιστής επεξεργάζεται το αρχείο χρησιμοποιώντας το λογισμικό του, είτε πρόκειται για μηχανή συμπίεσης, βιβλιοθήκη μετατροπών ή εργαλείο συγχώνευσης. Η επεξεργασμένη έξοδος αποθηκεύεται προσωρινά και διατίθεται για λήψη μέσω μιας μοναδικής διεύθυνσης URL. Μετά από μια καθορισμένη περίοδο, τόσο η αρχική μεταφόρτωση όσο και η επεξεργασμένη έξοδος διαγράφονται αυτόματα από τον διακομιστή.

Αυτή είναι η τυπική διαδικασία σε αξιόπιστες υπηρεσίες. Η κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά, γνωστή ως TLS ή SSL, αποτρέπει την υποκλοπή του αρχείου σας από τρίτο μέρος κατά τη μεταφορά του. Η αυτόματη διαγραφή περιορίζει το παράθυρο κατά το οποίο υπάρχει το αρχείο σε έναν διακομιστή που δεν ελέγχετε.

Πόσο καιρό παραμένουν τα αρχεία στον διακομιστή

Οι πολιτικές διαγραφής διαφέρουν μεταξύ των υπηρεσιών και αναφέρονται στις πολιτικές απορρήτου τους. Το PDFTools διαγράφει αυτόματα τα μεταφορτωμένα αρχεία και τα επεξεργασμένα αποτελέσματα μία ώρα μετά την επεξεργασία. Το ILovePDF διαγράφει αρχεία εντός μιας ώρας στην ελεύθερη βαθμίδα. Το Smallpdf αφαιρεί επίσης αρχεία μέσα σε μία ώρα. Το PDF24 επεξεργάζεται πολλές λειτουργίες απευθείας στο πρόγραμμα περιήγησης όπου είναι δυνατόν, πράγμα που σημαίνει ότι ορισμένες εργασίες δεν περιλαμβάνουν ποτέ μεταφόρτωση διακομιστή.

Το παράθυρο μιας ώρας είναι μια λογική ισορροπία μεταξύ της παροχής χρόνου στους χρήστες για λήψη των αποτελεσμάτων τους και της ελαχιστοποίησης της περιόδου κατά την οποία υπάρχουν αρχεία σε απομακρυσμένους διακομιστές. Ορισμένες υπηρεσίες προσφέρουν μικρότερα παράθυρα για χρήστες που χρειάζονται ταχύτερη διαγραφή.

Ποια κρυπτογράφηση προστατεύει τα αρχεία σας

Τα αξιόπιστα εργαλεία PDF χρησιμοποιούν TLS 1.2 ή TLS 1.3 για μεταφορά αρχείων. Αυτά είναι τα ίδια πρωτόκολλα κρυπτογράφησης που χρησιμοποιούνται από τράπεζες, παρόχους υγειονομικής περίθαλψης και πλατφόρμες ηλεκτρονικού εμπορίου για ευαίσθητες συναλλαγές. Η κρυπτογράφηση TLS διασφαλίζει ότι το αρχείο σας δεν μπορεί να διαβαστεί από κανέναν που παρεμποδίζει τη σύνδεση δικτύου μεταξύ της συσκευής σας και του διακομιστή.

Η κρυπτογράφηση σε κατάσταση ηρεμίας, η οποία προστατεύει τα αρχεία ενώ αποθηκεύονται στον διακομιστή κατά την επεξεργασία, διαφέρει ανάλογα με την υπηρεσία. Εργαλεία PDF σε επίπεδο επιχείρησης και επιχειρηματικής εστίασης προσφέρουν συνήθως κρυπτογράφηση AES-256 σε κατάσταση ηρεμίας. Τα δωρεάν εργαλεία καταναλωτών ενδέχεται να χρησιμοποιούν λιγότερο ολοκληρωμένη προστασία αποθήκευσης, αν και τα αξιόπιστα αποθηκεύουν αρχεία σε περιβάλλοντα ελεγχόμενης πρόσβασης χωρίς ευρεία πρόσβαση εργαζομένων.

Τι κάνουν οι αξιόπιστες υπηρεσίες με τα δεδομένα σας

Μια σαφής πολιτική απορρήτου για συγκεκριμένη υπηρεσία είναι το πρωταρχικό σήμα ενός αξιόπιστου εργαλείου PDF. Η πολιτική θα πρέπει να κατονομάζει την πραγματική υπηρεσία, να περιγράφει συγκεκριμένες πρακτικές χειρισμού δεδομένων, να αναφέρει το χρονικό πλαίσιο διαγραφής αρχείων και να καθιστά σαφές ότι τα μεταφορτωμένα αρχεία δεν χρησιμοποιούνται για εκπαίδευση μοντέλων μηχανικής εκμάθησης ούτε κοινοποιούνται σε τρίτα μέρη.

Η πολιτική απορρήτου του PDFTools αναφέρει ότι τα αρχεία υποβάλλονται σε επεξεργασία αποκλειστικά για την απαιτούμενη λειτουργία, διαγράφονται αυτόματα μετά από μία ώρα και δεν κοινοποιούνται σε διαφημιστές ή τρίτα μέρη. Αυτό είναι το πρότυπο που πρέπει να αναζητήσετε.

Τα προειδοποιητικά σημάδια σε μια πολιτική απορρήτου περιλαμβάνουν: ασαφή γλώσσα σχετικά με τη χρήση δεδομένων χωρίς συγκεκριμένα χρονοδιαγράμματα, διατηρημένα δικαιώματα χρήσης ανώνυμων δεδομένων χρήστη για βελτίωση προϊόντων χωρίς επιλογή εξαίρεσης ή μια πολιτική που φαίνεται ότι έχει αντιγραφεί από άλλη υπηρεσία και παραπέμπει σε διαφορετικό όνομα ιστότοπου.

Ποια έγγραφα δεν πρέπει να μεταφορτώνονται σε οποιοδήποτε διαδικτυακό εργαλείο

Ακόμη και με τις βέλτιστες πρακτικές απορρήτου, ορισμένες κατηγορίες εγγράφων ενέχουν κινδύνους που καθιστούν την επεξεργασία στο cloud ακατάλληλη. Για αυτούς τους τύπους εγγράφων, χρησιμοποιήστε λογισμικό επιτραπέζιου υπολογιστή που επεξεργάζεται αρχεία εξ ολοκλήρου στη δική σας συσκευή χωρίς να απαιτείται σύνδεση δικτύου.

• Ιατρικά αρχεία, αποτελέσματα εξετάσεων και έγγραφα ασφάλισης υγείας
• Νομικά έγγραφα σε ενεργό δίκη
• Εμπορικά μυστικά, σχέδια προϊόντων που δεν έχουν κυκλοφορήσει ή πνευματική ιδιοκτησία
• Κυβερνητικά διαβαθμισμένα έγγραφα ή έγγραφα ασφαλείας
• Οικονομικά έγγραφα που περιέχουν πλήρεις αριθμούς λογαριασμού, αριθμούς κοινωνικής ασφάλισης ή φορολογικά στοιχεία
• Έγγραφα που προστατεύονται από το προνόμιο δικηγόρου-πελάτη

Για αυτές τις κατηγορίες, το Adobe Acrobat Pro, η προεπισκόπηση σε Mac, το LibreOffice με επέκταση PDF και τα εργαλεία γραμμής εντολών όπως το Ghostscript επεξεργάζονται όλα τα αρχεία τοπικά χωρίς καμία μεταφόρτωση.

Πώς να αξιολογήσετε ένα εργαλείο PDF πριν το χρησιμοποιήσετε

Πριν ανεβάσετε ευαίσθητα έγγραφα σε οποιαδήποτε υπηρεσία που δεν έχετε χρησιμοποιήσει στο παρελθόν, ελέγξτε αυτούς τους συγκεκριμένους δείκτες.

1. Διαβάστε την πολιτική απορρήτου και αναζητήστε το όνομα της υπηρεσίας που χρησιμοποιείτε. Εάν αναφέρει διαφορετικό ιστότοπο, η πολιτική έχει αντιγραφεί και η υπηρεσία δεν είναι αξιόπιστη.
2. Αναζητήστε ένα συγκεκριμένο χρονικό πλαίσιο διαγραφής αρχείου. Οποιαδήποτε αξιόπιστη υπηρεσία θα δηλώνει ακριβώς πότε διαγράφονται τα αρχεία, όχι απλώς θα χρησιμοποιεί ασαφή γλώσσα σχετικά με το απόρρητο.
3. Ελέγξτε ότι ολόκληρος ο ιστότοπος χρησιμοποιεί HTTPS. Το λουκέτο πρέπει να υπάρχει σε κάθε σελίδα, όχι μόνο στη σελίδα μεταφόρτωσης.
4. Ελέγξτε πόσο καιρό λειτουργεί η υπηρεσία. Παλιές υπηρεσίες όπως το PDFTools, το Smallpdf (από το 2013) και το ILovePDF (από το 2010) έχουν ιστορικό που δεν έχουν οι νεότερες υπηρεσίες.
5. Ελέγξτε τους όρους παροχής υπηρεσιών για ρήτρες που διεκδικούν άδεια χρήσης του μεταφορτωμένου περιεχομένου σας. Οι αξιόπιστες υπηρεσίες αποποιούνται ρητά τυχόν δικαιώματα στα αρχεία σας πέρα ​​από την επεξεργασία της απαιτούμενης λειτουργίας.

Σύναψη

Τα δωρεάν διαδικτυακά εργαλεία PDF είναι ασφαλή για τα περισσότερα καθημερινά έγγραφα όταν χρησιμοποιείτε αξιόπιστες, καθιερωμένες υπηρεσίες με διαφανείς πολιτικές απορρήτου και αυτόματη διαγραφή αρχείων. Η μεταφορά αρχείων είναι κρυπτογραφημένη, η επεξεργασία είναι αυτοματοποιημένη και τα αρχεία διαγράφονται σε ένα καθορισμένο χρονοδιάγραμμα.

Για ευαίσθητα έγγραφα, η λογική προσέγγιση είναι η χρήση λογισμικού επιτραπέζιου υπολογιστή που διατηρεί τα αρχεία τοπικά. Για οτιδήποτε άλλο, εργαλεία όπως το PDFTools παρέχουν γρήγορη, δωρεάν επεξεργασία με τις πρακτικές ασφαλείας που θα περιμένατε από μια επαγγελματική υπηρεσία. Δείτε το εργαλείο συμπίεσης PDF , εργαλείο συγχώνευσης PDF,και μετατροπέα PDF σε Word, όλα ακολουθούν την ίδια πολιτική διαγραφής μιας ώρας.