PDF vs DOCX. Ֆայլի ո՞ր ձևաչափը պետք է օգտագործեք և երբ:

Որոշում, որը շատերն ընդունում են առանց մտածելու

Ամեն օր միլիոնավոր մարդիկ կտտացնում են Save As-ը և ընտրում PDF-ի և DOCX-ի միջև՝ առանց ընդհատելու՝ մտածելու, թե որն է իրականում ծառայում իրենց նպատակին: Շատ փաստաթղթերի համար ընտրությունը մեծ նշանակություն ունի: Սխալ ձևաչափ ուղարկելը կարող է նշանակել, որ ստացողը չի կարող բացել ձեր ֆայլը, չի կարող խմբագրել փաստաթուղթը, որը պետք է փոփոխի, կամ ստանում է մի բան, որն իր սարքում բոլորովին այլ տեսք ունի, քան ձերը:

Այս երկու ձևաչափերի միջև տարբերությունը հասկանալը տևում է մոտ հինգ րոպե, և այն ընդմիշտ լուծում է երկիմաստությունը: Այս ուղեցույցը բացատրում է, թե ինչ է նախատեսված յուրաքանչյուր ձևաչափի համար, ինչ իրավիճակներ են պահանջում յուրաքանչյուրը և ինչպես անհրաժեշտության դեպքում փոխարկել դրանց միջև:

Ինչի համար է ստեղծվել PDF-ը

PDF-ը նշանակում է դյուրակիր փաստաթղթի ձևաչափ: Adobe-ն այն ստեղծել է 1993 թվականին՝ մեկ հստակ նպատակով. փաստաթուղթը դարձնել նույն տեսքը յուրաքանչյուր սարքի, օպերացիոն համակարգի և էկրանի վրա, որի վրա այն բացվում է: PDF-ն հասնում է դրան՝ կոդավորելով փաստաթղթի ամբողջական տեսողական ներկայացումը ինքնուրույն ֆայլի մեջ: Տառատեսակի բոլոր տվյալները, պատկերի տվյալները, դասավորության չափումները և գունային տեղեկատվությունը տարածվում են ֆայլի հետ:

Գործնական արդյունքը ուշագրավ տեսողական հավատարմությամբ ֆորմատ է։ 2018-ին Mac-ում ստեղծված և 2026-ին Windows համակարգչի վրա բացված PDF-ը նույնական տեսք կունենա: Տառատեսակները նույնն են լինելու։ Տարածությունը նույնն է լինելու. Էջի դասավորությունը նույնն է լինելու: Այս կանխատեսելիությունն այն է, ինչը PDF-ը դարձնում է ստանդարտ ցանկացած փաստաթղթի համար, որը պետք է համօգտագործվի կամ հրապարակվի:

PDF-ը դարձավ բաց միջազգային ստանդարտ 2008թ.-ին, որը հրապարակվել է որպես ISO 32000: Ծրագրային ապահովման ցանկացած ընկերություն կարող է իրականացնել PDF աջակցություն առանց լիցենզավորման վճարների, այդ իսկ պատճառով PDF-ները բացվում են յուրաքանչյուր ժամանակակից օպերացիոն համակարգում և հարյուրավոր հավելվածներում՝ առանց որևէ հատուկ ծրագրաշարի:

Ինչի համար է ստեղծվել DOCX-ը

DOCX-ը Microsoft-ի Office Open XML ձևաչափն է Word փաստաթղթերի համար: Ի տարբերություն PDF-ի, որն արգելափակում է փաստաթղթի տեսողական ներկայացումը, DOCX-ը նկարագրում է բովանդակությունը և ձևաչափումը այնպես, որ նախատեսված է այն բացող հավելվածի կողմից: Փաստաթուղթը ծրագրաշարին ասում է, թե որն է բովանդակությունը և ինչպիսի տեսք պետք է ունենա, բայց վերջնական տեսքը կախված է այն հավելվածից, որը կատարում է ռենդեր:

Բացեք նույն DOCX ֆայլը Microsoft Word 2019-ում, Google Docs-ում, LibreOffice Writer-ում և Apple Pages-ում, և կտեսնեք չորս մի փոքր տարբեր տարբերակներ: Տառատեսակները կարող են փոխարինվել: Գծերի տարածությունը կարող է մի փոքր տարբերվել: Աղյուսակները կարող են տեղաշարժվել: Այս փոփոխականությունը թերություն չէ, դա դիզայնի կանխամտածված ընտրություն է, որն առաջնահերթություն է տալիս խմբագրելիությանը տեսողական հետևողականությունից:

DOCX ֆայլերը ստեղծվել են աշխատելու համար: Հետևել Փոփոխությունները, մեկնաբանությունները, փաստաթղթերի ոճերը, փոստի միաձուլումը, բովանդակության ավտոմատ աղյուսակները և խաչաձև հղումները բոլորը բնօրինակ հատկանիշներ են: Այս գործիքները գոյություն չունեն ստանդարտ PDF-ներում, քանի որ դրանք անհրաժեշտ չեն միայն կարդալու ներկայացման ձևաչափով:

Երբ օգտագործել PDF-ը

Ավարտված փաստաթղթի փոխանակում

Ցանկացած փաստաթուղթ, որն ամբողջական և պատրաստ է իր լսարանի համար, պետք է դուրս գա որպես PDF: Ռեզյումեները, հաշիվ-ապրանքագրերը, նախագծերի առաջարկները, հետազոտական հաշվետվությունները, պայմանագրերը և ներկայացումները ավելի լավ են համօգտագործվում որպես PDF ֆայլեր: Ստացողը տեսնում է հենց այն, ինչ դուք նախատեսել եք՝ առանց պատահական խմբագրումների կամ ձևաչափման կոռուպցիայի վտանգի, որը պայմանավորված է ձեր և նրանց համակարգչի միջև տառատեսակի տարբերություններով:

Պաշտոնական համակարգերի ներկայացում

Պետական գործակալությունները, համալսարանների ընդունելության պորտալները, կորպորատիվ HR համակարգերը և ներկայացման պաշտոնական հարթակները պահանջում են PDF: Պատճառը հետևողականությունն է. երբ հազարավոր մարդիկ փաստաթղթեր են ներկայացնում համակարգի միջոցով, PDF-ը երաշխավորում է, որ դրանք բոլորը ճիշտ կցուցադրվեն՝ անկախ այն բանից, թե ինչ ծրագրակազմ կամ օպերացիոն համակարգ է օգտագործվել դրանք ստեղծելու համար:

Փաստաթղթեր, որոնք կտպվեն

PDF-ը պրոֆեսիոնալ տպագրության ստանդարտ ձևաչափն է: Տպագրական խանութները, հրատարակիչները և լայնաֆորմատ տպիչներն աշխատում են PDF ֆայլերի հետ, քանի որ ձևաչափը կոդավորում է էջի ճշգրիտ չափերը, գունային տեղեկատվությունը և տառատեսակի տվյալները: DOCX-ը տպագրական խանութ ներկայացնելը միշտ ռիսկային է, քանի որ դրանց մատուցման միջավայրը կարող է տարբերվել ձերից:

Երկարաժամկետ արխիվացում

Փաստաթղթերի համար, որոնք պետք է երկար տարիներ ընթեռնելի մնան, PDF-ը և հատկապես PDF/A տարբերակը ճիշտ ընտրությունն են: PDF/A-ն ներկառուցում է բոլոր տառատեսակները և ռեսուրսները ֆայլում՝ ապահովելով, որ փաստաթուղթը կարող է ճիշտ ձևակերպվել՝ անկախ նրանից, թե ապագայում ինչ ծրագրաշար կա: Կառավարության արխիվները, իրավական գրառումների համակարգերը և ակադեմիական պահոցները բոլորն օգտագործում են PDF/A-ն որպես արխիվային ստանդարտ:

Երբ օգտագործել DOCX-ը

Համատեղ խմբագրում

Եթե մի քանի հոգի պետք է խմբագրեն, մեկնաբանեն կամ վերանայեն փաստաթուղթը, DOCX-ը ճիշտ ձևաչափն է: Հետևեք Microsoft Word-ի փոփոխություններին և Google Docs-ում մեկնաբանությունների և առաջարկությունների գործիքներին շատ ավելի ընդունակ են, քան ստանդարտ PDF խմբագրման ցանկացած բան: Փաստաթուղթը պահեք որպես DOCX ամբողջ խմբագրման գործընթացում և փոխարկեք PDF միայն այն ժամանակ, երբ վերջնական տարբերակը հաստատվի:

Կաղապարի վրա հիմնված փաստաթղթեր

Բիզնես նամակները, կրկնվող կառուցվածքով հաշվետվությունները, փոստի միաձուլման փաստաթղթերը և այն ամենը, ինչը պետք է մի քանի անգամ գեներացվի փոփոխական բովանդակությամբ, բոլորն օգտվում են DOCX ձևանմուշներից: Փոստի միաձուլման հնարավորությունը միայն կարող է շաբաթական ժամեր խնայել յուրաքանչյուրի համար, ով պարբերաբար անհատականացված փաստաթղթեր է արտադրում մասշտաբով:

Փաստաթղթեր, որոնք կխմբագրվեն ստացողի կողմից

Եթե դուք սևագիր եք ուղարկում որևէ մեկին վերանայելու և փոփոխելու համար, DOCX-ը միակ խելամիտ ընտրությունն է: Ինչ-որ մեկին խնդրելը խմբագրել PDF-ը հիասթափեցնող է և ցածր արդյունքներ է տալիս: Ուղարկեք DOCX ամեն ինչի համար, որը պետք է վերադառնա փոփոխություններով:

Փոխակերպում ձևաչափերի միջև

Եթե դուք ստանում եք PDF, որը խմբագրման կարիք ունի, այն DOCX-ի վերածելը պարզ է, օգտագործելով PDF-ի Word փոխարկիչը PDFTools-ում: Փոխակերպումը պահպանում է տեքստը, աղյուսակները և ֆորմատավորումների մեծ մասը, չնայած բարդ դասավորությունները փոխարկումից հետո կարող են փոքր ճշգրտումների կարիք ունենալ:

DOCX-ը PDF-ի վերածելը նույնիսկ ավելի պարզ է: Microsoft Word-ի բնիկ արտահանման գործառույթը (File > Export > Create PDF/XPS) տալիս է ամենաբարձր որակի արդյունքները: Այն օգտատերերի համար, ովքեր չեն տեղադրել Word-ը, Word to PDF գործիքը PDFTools-ում կատարում է փոխակերպումը վայրկյանների ընթացքում՝ առանց որևէ ծրագրաշարի պահանջի:

Հուշում. Միշտ վերափոխեք PDF-ի սկզբնական սկզբնաղբյուր ֆայլից, այլ ոչ թե մի քանի անգամ հետ ու առաջ փոխարկելու փոխարեն: Փոխակերպման յուրաքանչյուր ցիկլ կարող է փոքր փոփոխություններ մտցնել ֆորմատավորման մեջ:

Արագ որոշման կանոն

Եթե դուք փնտրում եք մեկ կանոն, որն ընդգրկում է շատ իրավիճակներ, սա լավ է աշխատում. ավարտված փաստաթղթերը դուրս են գալիս որպես PDF, իսկ փաստաթղթերը, որոնք դեռ մշակվում են, մնում են որպես DOCX:

Ռեզյումեն ավարտվում է նախքան այն ուղարկելը, ուստի այն դառնում է PDF: Պայմանագրի նախագիծը, որը վերանայվում է երկու կողմերի կողմից, մնում է որպես DOCX, մինչև վերջնական տարբերակի համաձայնեցումը, այնուհետև պահպանվում է որպես PDF ստորագրման համար: Հաշիվը ավարտվում է, երբ այն ստեղծում եք, ուստի այն ուղարկվում է որպես PDF: Թիմի կողմից խմբագրվող բյուջեի աղյուսակը մնում է որպես իր հիմնական ձևաչափը, մինչև վերջնական թվերը կողպվեն:

Եզրակացություն

PDF-ն ընդդեմ DOCX-ի որոշումը պարզ է, երբ հասկանաք, թե ինչի համար է նախատեսված յուրաքանչյուր ձևաչափ: PDF-ը պահպանում է տեսողական ներկայացումը համօգտագործման, տպագրության և արխիվացման համար: DOCX-ը հնարավորություն է տալիս խմբագրել, համագործակցել և ձևանմուշների վրա հիմնված փաստաթղթերի արտադրություն: Պրոֆեսիոնալ փաստաթղթերի աշխատանքային հոսքերից շատերն օգտագործում են երկուսն էլ՝ DOCX-ի ստեղծման ժամանակ, և PDF-ի՝ վերջնական բաշխման համար:

Ձևաչափերի միջև փոխակերպման համար տե՛ս PDF-ից Word գործիքը և Word-ից PDF գործիքը PDFTools-ում, որոնք երկուսն էլ անվճար են և գրանցում չեն պահանջում:

Հաճախակի տրվող հարցեր

Արդյո՞ք DOCX-ի վերափոխումը PDF-ի նվազեցնում է որակը:

Ոչ, երբ ճիշտ է արվում: Օգտագործելով Microsoft Word-ի բնիկ արտահանման գործառույթը կամ որակի փոխարկիչը, ինչպիսին է PDFTools-ը, արտադրվում է PDF, որը նույնական է Word փաստաթղթին: Փոխակերպումը գրավում է բոլոր տառատեսակները, պատկերները և ձևաչափումը փոխարկման պահին: Խուսափեք վիրտուալ տպիչի միջոցով Print to PDF մեթոդի օգտագործումից, քանի որ դա կարող է նվազեցնել պատկերի լուծաչափը:

Հնարավո՞ր է PDF-ը ստեղծվելուց հետո խմբագրվել:

Այո, սահմանափակումներով։ Adobe Acrobat Pro-ն թույլ է տալիս խմբագրել տեքստը PDF ֆայլերում, սակայն այն նախատեսված չէ էական վերաշարադրումների համար: Իմաստալից խմբագրումների համար PDF-ը նորից DOCX-ի վերածելը սովորաբար ավելի գործնական է: Փոքր ուղղումների համար հատուկ PDF խմբագիրն աշխատում է լավ:

Ո՞ր ձևաչափն է ավելի լավ առցանց փաստաթղթեր հրապարակելու համար:

Վեբ էջում կարդացվող բովանդակության համար HTML-ն ավելի լավն է, քան երկուսն էլ: Կայքերում հրապարակված ներբեռնվող փաստաթղթերի համար PDF-ը խիստ նախընտրելի է DOCX-ից, քանի որ այն ճիշտ է ցուցադրվում զննարկիչներում՝ առանց որևէ ծրագրաշարի, և այն ինդեքսավորվում է որոնման համակարգերի կողմից:

Արդյո՞ք DOCX ֆայլերը ավելի փոքր են, քան PDF-ները:

Դա կախված է բովանդակությունից: Տեքստային փաստաթղթերի համար DOCX-ը սովորաբար ավելի փոքր է: Պատկերով ծանրաբեռնված փաստաթղթերի համար սեղմված PDF-ը հաճախ ավելի փոքր է, քան համարժեք DOCX-ը: PDFTools-ում սեղմման գործիքի օգտագործումը PDF-ի ստեղծումից հետո հաճախ ամենաարդյունավետ միջոցն է ֆայլի չափը կիսելու համար նվազագույնի հասցնելու համար: