PDF と DOCX: どのファイル形式をいつ使用する必要がありますか?

ほとんどの人が何も考えずに行う決定

毎日、何百万もの人が [名前を付けて保存] をクリックし、PDF と DOCX のどちらかを選択し、どちらが実際に目的にかなうのかを検討しています。多くのドキュメントでは、選択が非常に重要になります。間違った形式で送信すると、受信者がファイルを開けなかったり、修正する必要がある文書を編集できなかったり、自分のデバイスとあなたのデバイスではまったく異なるものを受信したりする可能性があります。

これら 2 つの形式の違いを理解するには約 5 分かかり、曖昧さは永久に解決されます。このガイドでは、各形式が何を行うように設計されているか、それぞれの形式が必要な状況、および必要に応じて形式間で変換する方法について説明します。

PDF の目的

PDFはPortable Document Formatの略です。 Adobe は 1993 年にこのツールを作成し、その目標は 1 つでした。それは、文書が開かれるすべてのデバイス、オペレーティング システム、画面上でまったく同じように見えるようにすることです。 PDF は、ドキュメントの完全な視覚的プレゼンテーションを自己完結型のファイルにエンコードすることでこれを実現します。すべてのフォント データ、画像データ、レイアウト測定値、およびカラー情報がファイルと一緒に転送されます。

実際の結果は、驚くべき視覚的忠実度を備えたフォーマットです。 2018 年に Mac で作成された PDF を 2026 年に Windows PC で開いた場合、見た目は同じになります。フォントも同じになります。間隔も同じになります。ページレイアウトも同じになります。この予測可能性により、PDF は共有または公開が必要なあらゆるドキュメントの標準となっています。

PDF は 2008 年にオープンな国際標準となり、ISO 32000 として公開されました。どのソフトウェア会社もライセンス料なしで PDF サポートを実装できます。そのため、PDF は特別なソフトウェアを必要とせずに、最新のあらゆるオペレーティング システムや数百のアプリケーションで開くことができます。

DOCX の目的

DOCX は、Microsoft の Word ドキュメント用の Office Open XML 形式です。ドキュメントの視覚的なプレゼンテーションを制限する PDF とは異なり、DOCX は、それを開くアプリケーションによってレンダリングされることを意図した方法でコンテンツと書式設定を記述します。ドキュメントは、コンテンツが何であるか、そしてそれがどのように見えるべきかをソフトウェアに伝えますが、最終的な外観はレンダリングを実行するアプリケーションによって異なります。

同じ DOCX ファイルを Microsoft Word 2019、Google Docs、LibreOffice Writer、Apple Pages で開くと、わずかに異なる 4 つのバージョンが表示されます。フォントは置き換えることができます。行間は若干異なる場合があります。テーブルが移動する場合があります。この変動性は欠陥ではなく、視覚的な一貫性よりも編集しやすさを優先する意図的な設計上の選択です。

DOCX ファイルは作業できるように構築されています。変更の追跡、コメント、文書スタイル、差し込み印刷、自動目次、および相互参照はすべてネイティブ機能です。これらのツールは読み取り専用のプレゼンテーション形式では必要ないため、標準 PDF には存在しません。

PDF を使用する場合

DOCX を使用する場合

フォーマット間の変換

編集が必要な PDF を受け取った場合は、PDFTools の PDF to Word コンバーターを使用して DOCX に簡単に変換できます。変換ではテキスト、表、およびほとんどの書式設定が保持されますが、複雑なレイアウトの場合は変換後に若干の調整が必要になる場合があります。

DOCX から PDF への変換はさらに簡単です。 Microsoft Word のネイティブ エクスポート機能 ([ファイル] > [エクスポート] > [PDF/XPS の作成]) では、最高品質の結果が得られます。 Word がインストールされていないユーザーの場合、PDFTools の Word to PDF ツールを使用すると、ソフトウェアを必要とせずに数秒で変換が処理されます。

ヒント: 何度も変換を繰り返すのではなく、必ず元のソース ファイルから PDF に変換してください。変換サイクルごとに、書式設定に小さな変更が生じる可能性があります。

即断ルール

ほとんどの状況をカバーする単一のルールを探している場合は、これがうまく機能します。完成したドキュメントは PDF として出力され、まだ作業中のドキュメントは DOCX として残ります。

履歴書は送信する前に完成しているため、PDFで送信されます。両当事者によってレビューされている契約草案は、最終バージョンが合意されるまで DOCX として保存され、その後、署名用に PDF として保存されます。請求書は作成した時点で完成となりますので、PDFで送信させていただきます。チームによって編集されている予算スプレッドシートは、最終的な数値がロックされるまでネイティブ形式のままです。

結論

各形式の設計目的を理解すれば、PDF か DOCX かの決定は簡単です。 PDF は、共有、印刷、アーカイブのために視覚的なプレゼンテーションを保存します。 DOCX を使用すると、編集、コラボレーション、テンプレートベースのドキュメント作成が可能になります。ほとんどのプロフェッショナルなドキュメント ワークフローでは、作成中に DOCX を使用し、最終的な配布には PDF を使用して両方を使用します。

形式間の変換については、PDFTools の PDF to Word ツールおよび Word to PDF ツールを参照してください。どちらも無料で登録は必要ありません。