PDF và DOCX: Bạn nên sử dụng định dạng tệp nào và khi nào?

Một quyết định mà hầu hết mọi người đưa ra mà không cần suy nghĩ

Mỗi ngày, hàng triệu người nhấp vào Lưu dưới dạng và chọn giữa PDF và DOCX mà không dừng lại để xem cái nào thực sự phục vụ mục đích của họ. Đối với nhiều tài liệu, sự lựa chọn có ý nghĩa rất lớn. Gửi sai định dạng có thể có nghĩa là người nhận không thể mở tệp của bạn, không thể chỉnh sửa tài liệu họ cần sửa đổi hoặc nhận được nội dung nào đó trông hoàn toàn khác trên thiết bị của họ so với trên thiết bị của bạn.

Việc hiểu sự khác biệt giữa hai định dạng này mất khoảng năm phút và giải quyết được sự mơ hồ vĩnh viễn. Hướng dẫn này giải thích mỗi định dạng được thiết kế để làm gì, những tình huống nào sẽ xảy ra với từng định dạng và cách chuyển đổi giữa chúng khi cần.

PDF được xây dựng để làm gì

PDF là viết tắt của Định dạng tài liệu di động. Adobe đã tạo ra nó vào năm 1993 với một mục tiêu rõ ràng: làm cho tài liệu trông giống hệt nhau trên mọi thiết bị, hệ điều hành và màn hình mà nó được mở. PDF đạt được điều này bằng cách mã hóa bản trình bày trực quan hoàn chỉnh của tài liệu thành một tệp độc lập. Tất cả dữ liệu phông chữ, dữ liệu hình ảnh, số đo bố cục và thông tin màu sắc đều đi cùng với tệp.

Kết quả thực tế là một định dạng có độ trung thực hình ảnh vượt trội. Tệp PDF được tạo trên máy Mac vào năm 2018 và được mở trên PC chạy Windows vào năm 2026 sẽ trông giống hệt nhau. Các phông chữ sẽ giống nhau. Khoảng cách sẽ giống nhau. Bố cục trang sẽ giống nhau. Khả năng dự đoán này là điều khiến PDF trở thành tiêu chuẩn cho mọi tài liệu cần được chia sẻ hoặc xuất bản.

PDF đã trở thành tiêu chuẩn quốc tế mở vào năm 2008, được xuất bản dưới dạng ISO 32000. Bất kỳ công ty phần mềm nào cũng có thể triển khai hỗ trợ PDF mà không phải trả phí cấp phép, đó là lý do tại sao tệp PDF mở được trong mọi hệ điều hành hiện đại và hàng trăm ứng dụng mà không cần bất kỳ phần mềm đặc biệt nào.

DOCX được xây dựng để làm gì

DOCX là định dạng Office Open XML của Microsoft dành cho tài liệu Word. Không giống như PDF, khóa phần trình bày trực quan của tài liệu, DOCX mô tả nội dung và định dạng theo cách mà ứng dụng mở nó sẽ hiển thị. Tài liệu cho phần mềm biết nội dung là gì và trông như thế nào, nhưng hình thức cuối cùng phụ thuộc vào ứng dụng thực hiện việc hiển thị.

Mở cùng một tệp DOCX trong Microsoft Word 2019, Google Docs, LibreOffice Writer và Apple Pages và bạn sẽ thấy bốn phiên bản hơi khác nhau. Phông chữ có thể được thay thế. Khoảng cách dòng có thể khác nhau một chút. Bàn có thể thay đổi. Sự thay đổi này không phải là một sai sót, nó là sự lựa chọn thiết kế có chủ ý nhằm ưu tiên khả năng chỉnh sửa hơn là tính nhất quán về mặt hình ảnh.

Các tệp DOCX được xây dựng để hoạt động. Theo dõi các thay đổi, nhận xét, kiểu tài liệu, trộn thư, mục lục tự động và tham chiếu chéo đều là các tính năng gốc. Những công cụ này không tồn tại trong các tệp PDF tiêu chuẩn vì chúng không cần thiết ở định dạng bản trình bày chỉ đọc.

Khi nào nên sử dụng PDF

Chia sẻ một tài liệu đã hoàn thành

Bất kỳ tài liệu nào đã hoàn chỉnh và sẵn sàng cho người xem sẽ được xuất bản dưới dạng PDF. Sơ yếu lý lịch, hóa đơn, đề xuất dự án, báo cáo nghiên cứu, hợp đồng và bài thuyết trình đều được chia sẻ tốt hơn dưới dạng PDF. Người nhận nhìn thấy chính xác những gì bạn dự định mà không có bất kỳ rủi ro nào về việc vô tình chỉnh sửa hoặc hỏng định dạng do sự khác biệt về phông chữ giữa máy tính của bạn và máy tính của họ.

Gửi đến hệ thống chính thức

Các cơ quan chính phủ, cổng tuyển sinh đại học, hệ thống nhân sự doanh nghiệp và hầu hết các nền tảng nộp hồ sơ chính thức đều yêu cầu PDF. Lý do là tính nhất quán: khi hàng nghìn người gửi tài liệu qua một hệ thống, PDF đảm bảo tất cả chúng đều hiển thị chính xác bất kể phần mềm hoặc hệ điều hành nào được sử dụng để tạo ra chúng.

Tài liệu sẽ được in

PDF là định dạng tiêu chuẩn để in ấn chuyên nghiệp. Các cửa hàng in, nhà xuất bản và máy in khổ lớn đều hoạt động nguyên bản với tệp PDF vì định dạng này mã hóa kích thước trang, thông tin màu sắc và dữ liệu phông chữ chính xác. Việc gửi DOCX tới cửa hàng in luôn tiềm ẩn rủi ro vì môi trường kết xuất của họ có thể khác với môi trường của bạn.

Lưu trữ dài hạn

Đối với các tài liệu cần có thể đọc được trong nhiều năm, PDF và cụ thể là biến thể PDF/A là lựa chọn chính xác. PDF/A nhúng tất cả phông chữ và tài nguyên trong tệp, đảm bảo tài liệu có thể được hiển thị chính xác bất kể phần mềm nào tồn tại trong tương lai. Các kho lưu trữ của chính phủ, hệ thống hồ sơ pháp lý và các kho học thuật đều sử dụng PDF/A làm tiêu chuẩn lưu trữ của chúng.

Khi nào nên sử dụng DOCX

Cộng tác chỉnh sửa

Nếu nhiều người cần chỉnh sửa, nhận xét hoặc đánh giá một tài liệu thì DOCX là định dạng phù hợp. Theo dõi các thay đổi trong Microsoft Word cũng như các công cụ nhận xét và đề xuất trong Google Docs có khả năng hoạt động tốt hơn nhiều so với bất kỳ công cụ chỉnh sửa PDF tiêu chuẩn nào. Giữ tài liệu dưới dạng DOCX trong suốt quá trình chỉnh sửa và chỉ chuyển đổi sang PDF khi phiên bản cuối cùng được phê duyệt.

Tài liệu dựa trên mẫu

Thư kinh doanh, báo cáo có cấu trúc lặp lại, tài liệu trộn thư và bất kỳ thứ gì cần được tạo nhiều lần với nội dung thay đổi đều được hưởng lợi từ các mẫu DOCX. Chỉ riêng khả năng trộn thư đã có thể tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần cho những ai thường xuyên tạo ra các tài liệu được cá nhân hóa trên quy mô lớn.

Tài liệu sẽ được người nhận chỉnh sửa

Nếu bạn gửi bản nháp để ai đó xem xét và sửa đổi, DOCX là lựa chọn hợp lý duy nhất. Yêu cầu ai đó chỉnh sửa tệp PDF thật khó chịu và tạo ra kết quả kém. Gửi DOCX cho bất kỳ điều gì cần quay lại với các thay đổi.

Chuyển đổi giữa các định dạng

Nếu bạn nhận được một tệp PDF cần chỉnh sửa, việc chuyển đổi nó sang DOCX thật đơn giản bằng cách sử dụng trình chuyển đổi PDF sang Word tại PDFTools. Quá trình chuyển đổi sẽ giữ nguyên văn bản, bảng và hầu hết định dạng, mặc dù bố cục phức tạp có thể cần những điều chỉnh nhỏ sau khi chuyển đổi.

Việc chuyển đổi DOCX sang PDF thậm chí còn đơn giản hơn. Chức năng xuất gốc của Microsoft Word (Tệp > Xuất > Tạo PDF/XPS) tạo ra kết quả chất lượng cao nhất. Đối với người dùng chưa cài đặt Word, công cụ Word to PDF tại PDFTools xử lý việc chuyển đổi trong vài giây mà không cần bất kỳ yêu cầu phần mềm nào.

Mẹo: Luôn chuyển đổi sang PDF từ tệp nguồn gốc thay vì chuyển đổi qua lại nhiều lần. Mỗi chu kỳ chuyển đổi có thể đưa ra những thay đổi nhỏ về định dạng.

Quy tắc quyết định nhanh

Nếu bạn đang tìm kiếm một quy tắc duy nhất bao gồm hầu hết các trường hợp thì quy tắc này hoạt động tốt: các tài liệu đã hoàn thành sẽ được xuất bản dưới dạng PDF, các tài liệu vẫn đang được xử lý vẫn ở dạng DOCX.

Sơ yếu lý lịch được hoàn thành trước khi bạn gửi nó, vì vậy nó sẽ ở dạng PDF. Bản dự thảo hợp đồng đang được hai bên xem xét vẫn ở dạng DOCX cho đến khi phiên bản cuối cùng được thống nhất, sau đó được lưu dưới dạng PDF để ký. Hóa đơn sẽ hoàn tất khi bạn tạo nên nó sẽ được gửi dưới dạng PDF. Bảng tính ngân sách đang được nhóm chỉnh sửa vẫn giữ nguyên định dạng gốc cho đến khi các số cuối cùng bị khóa.

Phần kết luận

Quyết định giữa PDF và DOCX rất đơn giản khi bạn hiểu từng định dạng được thiết kế để làm gì. PDF bảo tồn bản trình bày trực quan để chia sẻ, in và lưu trữ. DOCX cho phép chỉnh sửa, cộng tác và sản xuất tài liệu dựa trên mẫu. Hầu hết các quy trình làm việc tài liệu chuyên nghiệp đều sử dụng cả hai, với DOCX trong quá trình tạo và PDF để phân phối cuối cùng.

Để chuyển đổi giữa các định dạng, hãy xem công cụ PDF sang Word và công cụ Word sang PDF tại PDFTools, cả hai đều miễn phí và không yêu cầu đăng ký.

Câu hỏi thường gặp

Việc chuyển đổi DOCX sang PDF có làm giảm chất lượng không?

Không, khi thực hiện đúng. Sử dụng chức năng xuất gốc của Microsoft Word hoặc trình chuyển đổi chất lượng như PDFTools sẽ tạo ra tệp PDF trông giống hệt tài liệu Word. Quá trình chuyển đổi sẽ ghi lại tất cả phông chữ, hình ảnh và định dạng tại thời điểm chuyển đổi. Tránh sử dụng phương pháp In thành PDF thông qua máy in ảo vì điều này có thể làm giảm độ phân giải của hình ảnh.

Có thể chỉnh sửa tệp PDF sau khi được tạo không?

Có, với những hạn chế. Adobe Acrobat Pro cho phép chỉnh sửa văn bản trong các tệp PDF, nhưng nó không được thiết kế để viết lại đáng kể. Để có những chỉnh sửa có ý nghĩa, việc chuyển đổi PDF trở lại DOCX thường thực tế hơn. Đối với những chỉnh sửa nhỏ, trình chỉnh sửa PDF chuyên dụng sẽ hoạt động tốt.

Định dạng nào tốt hơn cho việc xuất bản tài liệu trực tuyến?

Đối với nội dung sẽ được đọc trên trang web, HTML tốt hơn cả hai. Đối với các tài liệu có thể tải xuống được xuất bản trên các trang web, PDF được ưu tiên hơn DOCX vì nó hiển thị chính xác trong trình duyệt mà không cần bất kỳ phần mềm nào và được các công cụ tìm kiếm lập chỉ mục.

Tệp DOCX có nhỏ hơn tệp PDF không?

Nó phụ thuộc vào nội dung. Đối với các tài liệu nặng văn bản, DOCX thường nhỏ hơn. Đối với các tài liệu nặng về hình ảnh, tệp PDF nén thường nhỏ hơn DOCX tương đương. Sử dụng công cụ nén tại PDFTools sau khi tạo PDF thường là cách hiệu quả nhất để giảm thiểu kích thước tệp để chia sẻ.