Cách chuyển đổi Word sang PDF mà không cần thay đổi phông chữ
PDF là định dạng tài liệu được sử dụng nhiều nhất và được chấp nhận trên toàn cầu. Đó là vì chúng giúp bảo toàn bố cục và định dạng tài liệu và cung cấp nhiều khả năng bảo vệ hơn chống lại các chỉnh sửa trái phép. Tuy nhiên, quá trình chuyển đổi Word sang PDF không mượt mà như vẻ bề ngoài của nó. Bạn có thể phải đối mặt với các vấn đề chuyển đổi khác nhau và một trong số đó là bảo toàn phông chữ trong quá trình chuyển đổi.
Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để chuyển đổi Word sang PDF mà không cần thay đổi phông chữ. Có nhiều cách để giải quyết vấn đề này và chúng tôi sẽ thảo luận về chúng trong hướng dẫn của mình.
Tầm quan trọng của việc giữ nguyên phông chữ khi chuyển đổi Word sang PDF
Việc giữ nguyên định dạng phông chữ khi chuyển đổi tài liệu Word sang PDF rất quan trọng vì nhiều lý do, chẳng hạn như:
- Cải thiện khả năng đọc. Giữ nguyên phông chữ đảm bảo văn bản rõ ràng và dễ đọc, điều này rất cần thiết cho sự hiểu biết của người đọc. Một kiểu phông chữ nhất quán giúp tránh nhầm lẫn hoặc khó đọc tài liệu.
- Nó tăng cường tính chuyên nghiệp. Một phông chữ thống nhất trong toàn bộ tài liệu tạo ra vẻ ngoài chỉn chu và ngăn nắp, điều này rất quan trọng trong các bối cảnh trang trọng như báo cáo kinh doanh, sơ yếu lý lịch hoặc tài liệu pháp lý. Nó mang lại cho tài liệu một tông màu tinh tế và nghiêm túc hơn.
- Duy trì phông chữ gốc giúp duy trì độ tin cậy. Khi phông chữ của tài liệu thay đổi bất ngờ, nó có thể khiến nội dung trông không chuyên nghiệp hoặc không đáng tin cậy. Phông chữ nhất quán giúp truyền tải rằng tài liệu được chuẩn bị tốt và đáng tin cậy.
- Bảo toàn phông chữ giữ nguyên bố cục. Điều này bao gồm căn chỉnh văn bản, khoảng cách và cấu trúc tổng thể phù hợp. Nếu không có những điều này, tài liệu có thể trông lộn xộn hoặc thiếu tổ chức, ảnh hưởng đến nhận thức của người đọc về chất lượng của tài liệu.
- Khi có các tài liệu có yêu cầu cụ thể về thương hiệu, phông chữ phù hợp đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì bản sắc trực quan của công ty. Nó giúp đảm bảo rằng tài liệu phù hợp với hướng dẫn về thương hiệu và truyền đạt thông điệp mong muốn một cách hiệu quả.
Các vấn đề phổ biến về phông chữ khi chuyển đổi Word sang PDF
Khi chuyển đổi tài liệu Word sang PDF, việc thay đổi phông chữ có thể gây ra các vấn đề ảnh hưởng đến giao diện và khả năng đọc của tài liệu. Những vấn đề này thường xảy ra do thiếu phông chữ, thay thế phông chữ tự động hoặc sự khác biệt về cách phông chữ hiển thị trên các thiết bị khác nhau. Sau đây là ba vấn đề phổ biến mà bạn có thể gặp phải.
Thiếu phông chữ trong PDF
Một vấn đề thường gặp xảy ra khi phông chữ được sử dụng trong tài liệu Word không có trong tệp PDF. Nếu người đọc PDF không có các phông chữ đó trên thiết bị của họ, tài liệu sẽ hiển thị một phông chữ khác. Điều này có thể thay đổi giao diện của tài liệu, đặc biệt là đối với các tài liệu có thương hiệu, hợp đồng pháp lý hoặc các tài liệu thiết kế nặng nề, trong đó phông chữ chính xác là quan trọng.
Thay thế phông chữ
Nếu thiếu một phông chữ, phần mềm PDF sẽ tự động thay thế bằng một phông chữ mặc định hoặc phông chữ trông tương tự. Điều này có thể gây ra các vấn đề như khoảng cách không đều, văn bản không thẳng hàng hoặc văn bản khó đọc. Việc thay thế phông chữ xảy ra vì các hệ thống và trình đọc PDF khác nhau có thể không hỗ trợ tất cả các phông chữ, đặc biệt là các phông chữ tùy chỉnh.
Sự khác biệt về màn hình giữa các thiết bị
Ngay cả khi phông chữ được bao gồm trong PDF, tài liệu vẫn có thể trông khác nhau trên các thiết bị khác. Điều này là do các thiết bị khác nhau sử dụng phần mềm khác nhau để hiển thị PDF, điều này có thể ảnh hưởng đến các yếu tố như độ rõ nét của văn bản, khoảng cách giữa các chữ cái hoặc cách ngắt dòng. Những khác biệt này có thể làm biến dạng thiết kế của tài liệu.
Chuyển đổi Word sang PDF mà không thay đổi phông chữ
Sau đây là một số phương pháp đáng tin cậy khác để chuyển đổi tài liệu Word sang PDF trong khi vẫn giữ nguyên độ chính xác của phông chữ và tính toàn vẹn của định dạng:
Sử dụng tính năng tích hợp của Microsoft
Việc nhúng phông chữ vào tài liệu Word và lưu thành tệp PDF chứa phông chữ được nhúng thường bao gồm các bước sau.
Nhúng Phông chữ vào Tài liệu Word
- Mở tài liệu Word
- Bắt đầu bằng cách mở tài liệu Word mà bạn muốn nhúng phông chữ.
- Truy cập Menu Tùy chọn
- Nhấp vào tab Tệp ở góc trên bên trái.
- Chọn Tùy chọn từ menu.
- Chọn Lưu cài đặt
- Trong cửa sổ Tùy chọn Word, nhấp vào Lưu ở thanh bên trái.
- Trong phần Giữ nguyên độ trung thực khi chia sẻ tài liệu này, hãy tìm tùy chọn Nhúng phông chữ vào tệp.
- Đánh dấu vào ô bên cạnh Nhúng phông chữ vào tệp.
- Bạn có thể chọn Chỉ nhúng các ký tự được sử dụng trong tài liệu để tiết kiệm dung lượng (hoặc chọn nhúng tất cả các ký tự nếu bạn muốn).
- Lưu thay đổi
- Nhấp vào OK để xác nhận và lưu thay đổi.
Lưu tài liệu dưới dạng PDF
- Lưu tài liệu
- Trong Word, hãy chuyển đến tab Tệp.
- Chọn Lưu dưới dạng từ các tùy chọn.
- Chọn vị trí lưu
- Chọn nơi bạn muốn lưu tệp PDF.
- Chọn định dạng PDF
- Trong danh sách thả xuống Lưu dưới dạng, hãy chọn PDF.
- Điều chỉnh tùy chọn
- Trong hộp thoại Lưu dưới dạng, hãy nhấp vào Tùy chọn.
- Đảm bảo hộp tuân thủ ISO 19005-1 (PDF/A) được chọn để đảm bảo nhúng phông chữ.
- Nhấp vào OK, sau đó nhấp vào Lưu.
Xác minh phông chữ nhúng trong PDF
- Mở tệp PDF
- Sử dụng trình đọc PDF như Adobe Acrobat Reader để mở tệp PDF đã lưu.
- Kiểm tra nhúng phông chữ
- Trong trình đọc PDF, hãy vào menu File và chọn Properties (hoặc Document Properties).
- Nhấp vào tab Phông chữ để xem phông chữ có được liệt kê là Nhúng hay không.
Điều quan trọng cần lưu ý là
- Không phải tất cả phông chữ đều có thể nhúng được do hạn chế về bản quyền.
- Đảm bảo rằng phông chữ bạn sử dụng được phép nhúng theo luật định.
- Sử dụng nhiều phông chữ trong tài liệu có thể làm tăng kích thước tệp PDF, ảnh hưởng đến thời gian tải lên.
Chuyển đổi bằng pdftools.net
Việc chuyển đổi tài liệu Word sang PDF đôi khi có thể dẫn đến thay đổi phông chữ, nhưng sau đây là một cách dễ dàng để tránh điều đó:
- Truy cập Công cụ chuyển đổi Word sang PDF
Bắt đầu bằng cách truy cập công cụ chuyển đổi Word sang PDF của chúng tôi. Nền tảng này cung cấp trải nghiệm chuyển đổi mượt mà và đơn giản, không cần tải phần mềm.
- Tải tài liệu Word của bạn lên
Kéo và thả tệp Word của bạn vào vùng tải lên hoặc chọn trực tiếp từ thiết bị của bạn. PDFTools hoạt động liền mạch trên mọi thiết bị và trình duyệt, do đó bạn có thể chuyển đổi tệp từ bất kỳ đâu.
- Để quá trình chuyển đổi hoàn tất
Quá trình chuyển đổi diễn ra nhanh chóng để đảm bảo tài liệu của bạn được xử lý hiệu quả trong khi vẫn giữ nguyên định dạng và phông chữ gốc.
- Tải xuống tệp PDF
Sau khi quá trình chuyển đổi hoàn tất, chỉ cần nhấp vào nút "Tải xuống" để tải PDF của bạn. Bạn có thể lưu vào thiết bị của mình hoặc tải lên các tùy chọn lưu trữ đám mây như Google Drive, Dropbox hoặc PDFTools Storage để dễ dàng truy cập và chia sẻ.
- Tận hưởng PDF hoàn hảo với Perfect Fonts
Your newly converted PDF will retain all fonts, formatting, and layout as in the original Word document.
Chuyển đổi bằng Adobe Acrobat
Adobe Acrobat là một công cụ đáng tin cậy để chuyển đổi tài liệu Word sang PDF, đảm bảo phông chữ luôn nhất quán. Không giống như các tùy chọn xuất PDF cơ bản hoặc trình chuyển đổi trực tuyến, Acrobat cung cấp các cài đặt nâng cao để nhúng phông chữ chính xác, tránh các sự cố thay thế phông chữ.
Các bước chuyển đổi Word sang PDF bằng Adobe Acrobat
- Mở Tài liệu Word: Đảm bảo rằng tất cả phông chữ được sử dụng trong tài liệu đều được cài đặt trên hệ thống của bạn.
- Sử dụng Tab Acrobat trong Word:
- Nếu bạn đã cài đặt Adobe Acrobat, bạn sẽ thấy tab "Acrobat" trong Microsoft Word.
- Nhấp vào Tạo PDF để bắt đầu chuyển đổi.
- Xuất thủ công qua Adobe Acrobat:
- Vào File → Save As → Browse.
- Chọn PDF làm định dạng tệp.
- Nhấp vào Tùy chọn và chọn ISO 19005-1 (PDF/A) để đảm bảo nhúng phông chữ.
- Nhấp vào OK để lưu tệp.
- Kiểm tra đầu ra PDF:
- Mở tệp PDF mới trong Adobe Acrobat Reader hoặc Adobe Acrobat Pro để kiểm tra phông chữ được nhúng.
Cài đặt nhúng phông chữ trong Acrobat
- acrobaT-prO
- Vào File → Properties → Tab Fonts.
- Đảm bảo rằng các phông chữ được liệt kê là "Đã nhúng" hoặc "Tập hợp con đã nhúng".
- Nếu thiếu bất kỳ phông chữ nào, phông chữ đó có thể đã được thay thế, gây ra sự cố định dạng.
- Điều chỉnh Cài đặt Xuất PDF (Nếu Cần):
- Mở Adobe Acrobat Pro.
- Vào Chỉnh sửa → Tùy chọn → Chuyển đổi sang PDF.
- Chọn Microsoft Word và nhấp vào Chỉnh sửa cài đặt.
- Đảm bảo tùy chọn Nhúng tất cả phông chữ được chọn.
- Lưu và thử lại chuyển đổi.
- Chuyển đổi sang PDF/A để có khả năng tương thích tối đa:
- Định dạng PDF/A đảm bảo phông chữ luôn được nhúng và hiển thị chính xác.
- Vào File → Save As → PDF/A để lưu tài liệu ở định dạng này.
Các biện pháp thực hành tốt nhất để ngăn ngừa các vấn đề về phông chữ trong quá trình chuyển đổi PDF
Các vấn đề về phông chữ trong PDF thường xảy ra do thiếu phông chữ, cài đặt nhúng không đúng hoặc hạn chế cấp phép. Bạn có thể làm theo các biện pháp sau để đảm bảo chuyển đổi suôn sẻ từ Word sang PDF trong khi vẫn giữ nguyên tính toàn vẹn của phông chữ,
-
Sử dụng phông chữ tiêu chuẩn thay vì phông chữ tùy chỉnh
Bạn có thể tránh các vấn đề thay thế phông chữ bằng cách sử dụng các phông chữ phổ biến trên hầu hết các thiết bị thay vì các phông chữ hiếm hoặc tùy chỉnh. Các phông chữ như Arial, Times New Roman, Calibri, Verdana và Helvetica được bao gồm theo mặc định trên hầu hết các hệ điều hành, bao gồm Windows, macOS và Linux.
Những phông chữ này thường được nhúng theo mặc định trong trình xem PDF, giúp giảm khả năng thiếu phông chữ. Nếu bạn sử dụng những phông chữ này, PDF có khả năng hiển thị chính xác trên mọi thiết bị mà không cần nhúng chúng.
-
Hiểu về các hạn chế cấp phép phông chữ
Một số phông chữ không thể nhúng vào PDF do hạn chế về cấp phép, điều này có thể dẫn đến sự cố hiển thị. Phông chữ thường được phân loại thành giấy phép miễn phí, thương mại và hạn chế sử dụng.
Phông chữ cao cấp từ các dịch vụ như Adobe Typekit, Monotype và Linotype có thể có những hạn chế khiến chúng không được nhúng trừ khi có được giấy phép phù hợp. Nếu phông chữ bị hạn chế, phông chữ đó có thể được thay thế bằng phông chữ mặc định khi tài liệu được chuyển đổi sang PDF
Ngoài việc chuyển đổi Word sang PDF, bạn có thể truy cập PDFTools.net để ghép các tệp PDF và sử dụng các công cụ tuyệt vời khác.
Phần kết luận :
Chuyển đổi Word sang PDF mà không thay đổi phông chữ là điều cần thiết để duy trì tính toàn vẹn, khả năng đọc và tính chuyên nghiệp của tài liệu. Bằng cách làm theo các phương pháp được nêu ở trên, chẳng hạn như sử dụng các tính năng tích hợp của Microsoft Word, Adobe Acrobat hoặc các công cụ trực tuyến đáng tin cậy như PDFTools, bạn có thể đảm bảo rằng phông chữ vẫn nhất quán trên các thiết bị và nền tảng. Nhúng phông chữ đúng cách, sử dụng các phông chữ phổ biến và hiểu các hạn chế cấp phép phông chữ đều là những bước quan trọng để đạt được các bản chuyển đổi PDF hoàn hảo. Cho dù bạn đang làm việc trên các tài liệu kinh doanh, hợp đồng pháp lý hay nội dung có thương hiệu, các phương pháp này sẽ giúp bạn giữ nguyên bố cục và giao diện ban đầu của tài liệu, giúp PDF của bạn trông bóng bẩy và chuyên nghiệp.
Để có trải nghiệm chuyển đổi mượt mà, hãy khám phá tất cả các tính năng của PDFTools.net để xử lý nhiều tác vụ liên quan đến PDF, bao gồm cả việc gộp file PDF và hơn thế nữa.
