የርቀት ሰራተኞችን በየሳምንቱ 3+ ሰአታት የሚቆጥቡ 10 PDF Workflow Hacks

1. አንድ ጠቅታ ፒዲኤፍ ማተሚያ ያዘጋጁ (በሳምንት 20 ደቂቃዎችን ይቆጥቡ)

ፒዲኤፍ ከማንኛዉም አፕሊኬሽን መፍጠር ብዙውን ጊዜ በበርካታ ሜኑዎች ውስጥ ማሰስን ያካትታል፡ ፋይል፣ ከዚያም ያትሙ፣ ከዚያም አታሚውን ወደ ፒዲኤፍ አማራጭ መቀየር እና ከዚያ ማረጋገጥ። በሳምንት ከ20 እስከ 30 ፒዲኤፎችን ለሚፈጥር ሰው፣ ያ የስድስት ጠቅታ ቅደም ተከተል እስከ 20 ደቂቃ የሚደርስ የሜኑ አሰሳን ይጨምራል።

በዊንዶውስ ላይ ማይክሮሶፍት ፕሪንት ወደ ፒዲኤፍ እንደ ነባሪ አታሚ ማቀናበር እና Ctrl + P ን በመጠቀም ከዚያም አስገባን እንደ ባለ ሁለት-ቁልፍ አቋራጭ አቋራጭ ወደ ሴኮንዶች ያወርዳል። በ Mac ላይ በስርዓት ምርጫዎች በኩል እንደ ፒዲኤፍ እርምጃ ወደ ውጭ መላክ የቁልፍ ሰሌዳ አቋራጭ ማዋቀር ተመሳሳይ ጊዜ ይቆጥባል። በማንኛውም መድረክ ላይ፣ ከሜኑ ውህዶች ይልቅ የቁልፍ ሰሌዳ አቋራጮችን የመጠቀም ልማድ በሳምንት ውስጥ ትርጉም ያለው የጊዜ ቁጠባ።

2. ፒዲኤፍ መሳሪያዎችን ከደመና ማከማቻ ጋር በቀጥታ ያገናኙ (በሳምንት 30 ደቂቃዎችን ይቆጥቡ)

በፒዲኤፍ የስራ ፍሰቶች ውስጥ በጣም የተለመደው ቅልጥፍና ማጣት በእጅ የማውረድ-ሂደት ሰቀላ ዑደት ነው። አንድ ሰው ፋይልን ከጎግል አንፃፊ አውርዶ የመስመር ላይ መሳሪያ ከፍቶ ይሰቀላል፣ ያስኬደው፣ ውጤቱን ያውርዳል እና ከዚያ መልሰው ወደ Drive ይሰቀላል። PDFTools በቀጥታ የ Google Drive እና Dropbox ውህደትን ይደግፋል፣ ይህም መካከለኛውን ማውረድ እና እንደገና መጫን ደረጃዎችን ሙሉ በሙሉ ያስወግዳል። compress PDF tool፣ merge PDF tool እና PDF to Word converter ሁሉም በቀጥታ የደመና ማከማቻ ማስመጣትን እና ወደ ውጭ መላክን ይደግፋሉ።

3. በትክክል የሚፈልጓቸውን ገጾች ብቻ ያውጡ (በሳምንት 25 ደቂቃዎችን ይቆጥቡ)

ሙሉ ባለ 80 ገጽ ሪፖርት 5 የተወሰኑ ገጾችን ብቻ ለሚያስፈልገው ባልደረባ መላክ ጊዜያቸውን ያጠፋሉ። ተዛማጅ ገጾችን ማውጣት እና እነዚያን ብቻ መላክ የበለጠ ፕሮፌሽናል ነው ፣ ትንሽ ፋይል ያመነጫል እና የመልእክት ሳጥኖችን የማይዘጋ እና ከሁለት ደቂቃ በታች ይወስዳል።

PDF splitter ገጽ ማውጣትን በሰከንዶች ውስጥ ያስተናግዳል። የርቀት ሰራተኞች የትላልቅ ሰነዶችን ክፍሎች ከተለያዩ ባለድርሻ አካላት ጋር በመደበኛነት ለሚካፈሉ፣ ይህ አልፎ አልፎ ከሚደረግ ተግባር ይልቅ የሰነድ ዝግጅት የስራ ሂደት መደበኛ አካል ይሆናል።

4. ለተደጋጋሚ ሰነዶች የሚሞሉ የፒዲኤፍ አብነቶችን ይጠቀሙ (በሳምንት 45 ደቂቃዎችን ይቆጥቡ)

ወጥ የሆነ መዋቅርን የሚከተል እና በተደጋጋሚ የሚፈጠር ማንኛውም ሰነድ ሊሞላ የሚችል የፒዲኤፍ አብነት እጩ ነው። የፕሮጀክት ሁኔታ ሪፖርቶች፣ የደንበኛ ደረሰኞች፣ ሳምንታዊ የጊዜ ሰሌዳዎች፣ የስብሰባ አጀንዳ አብነቶች እና የመሳፈሪያ ማረጋገጫ ዝርዝሮች ሁሉም የተለመዱ ምሳሌዎች ናቸው።

ሊሞላ የሚችል የፒዲኤፍ አብነት የሰነዱን መዋቅር በእያንዳንዱ ጊዜ እንደገና ሳይገነቡ እንደ ቀኖች፣ የደንበኛ ስሞች፣ መጠኖች እና የፕሮጀክት ስሞች ያሉ ተለዋዋጭ መስኮችን እንዲያዘምኑ ያስችልዎታል። ለብዙ ደንበኞች ደረሰኞችን ለሚያመርት ፍሪላንስ፣ ጥሩ አብነት በአንድ ደረሰኝ ከ10 እስከ 15 ደቂቃ ማሻሻያ ማድረግን ያስወግዳል። ከአንድ ወር በላይ ከበርካታ ደንበኞች ጋር፣ ይህም ከአንድ ሰዓት በላይ የተቀመጠ ነው።

5. የተቃኙ ፒዲኤፎችን በOCR ሊፈለጉ የሚችሉ ያድርጉ (በሳምንት 20 ደቂቃዎችን ይቆጥቡ)

የተቃኙ ሰነዶች ጽሑፉ የማይፈለግ፣ የማይመረጥ ወይም የማይቀዳበት በምስል ብቻ ፒዲኤፍ ይደርሳሉ። በ60 ገጽ የተቃኘ ውል ውስጥ አንድ የተወሰነ ሐረግ መፈለግ በእያንዳንዱ ገጽ ላይ በእጅ ማሸብለልን ይጠይቃል። OCR የተቃኙ ምስሎችን ወደ እውነተኛ ጽሑፍ ይለውጣል፣ ይህም ሰነዱን በሙሉ መፈለግ እና መምረጥ የሚችል ያደርገዋል።

በGoogle ሰነዶች ውስጥ ፒዲኤፍ ሲከፍቱ Google Drive OCRን በራስ-ሰር ማከናወን ይችላል። PDF to Word converter በተለወጠበት ጊዜ ከፒዲኤፍ ጽሑፎችን ያወጣል፣ ይህም ይዘትን ለማረም እና ለመፈለግ ተደራሽ ያደርገዋል። አንድ ጊዜ የተቃኘ ሰነድ በኦሲአር ከተሰራ፣ ለማሸብለል ደቂቃዎች የሚወስድ ይዘትን ለማግኘት በCtrl+F ሰከንዶችን ይወስዳል።

6. ከማተም ይልቅ በዲጅታዊ መንገድ ያብራሩ (በሳምንት 25 ደቂቃዎችን ይቆጥቡ)

ሰነድን በብእር ለማሳተም ማተም እና ከዚያ እየቃኘ ወደ ኋላ መላክ ከዓመታት በፊት በዲጂታል ማብራሪያ መሳሪያዎች የተተካ የስራ ሂደት ነው። አዶቤ አክሮባት አንባቢ (ነጻ)፣ አፕል ቡክስ፣ ማይክሮሶፍት ኤጅ እና በጣም ዘመናዊ የፒዲኤፍ አንባቢዎች አስተያየቶችን፣ ድምቀቶችን እና ምልክቶችን በቀጥታ ወደ ፒዲኤፍ የሚጨምሩ የማብራሪያ መሳሪያዎችን ያካትታሉ።

ዲጂታል ማብራሪያዎች እንዲሁ ሊፈለጉ የሚችሉ፣ ሊገለበጡ የሚችሉ እና በቀላሉ ሊጋሩ የሚችሉ ናቸው። በተብራራ ፒዲኤፍ ውስጥ ያለ የአስተያየት ክር በእጅ የተጻፉ የኅዳግ ማስታወሻዎችን ከመቃኘት የበለጠ ጠቃሚ ነው ምክንያቱም አስተያየቶቹ እንደገና ሳይታተሙ ሊፈቱ እና ሊፈቱ ስለሚችሉ ነው።

7. ባች ሂደት ብዙ ፒዲኤፎችን በአንድ ጊዜ (በሳምንት 30 ደቂቃ ይቆጥቡ)

የፒዲኤፍ ስብስብን መጭመቅ፣ መሰየም ወይም መቀየር አንድ በአንድ እነሱን በቡድን ከማድረግ ጋር ተመሳሳይ ጊዜ ይወስዳል። አብዛኛዎቹ ፕሮፌሽናል ፒዲኤፍ መሳሪያዎች በአንድ ሂደት ውስጥ ብዙ ፋይሎችን የሚያስተናግዱ የቡድን ስራዎችን ይደግፋሉ።

እንደ የወጪ ደረሰኝ፣ የተፈራረሙ ሰነዶች ወይም የሻጭ ደረሰኞች ያሉ ተመሳሳይ የሰነድ ዓይነቶችን በመደበኛነት ለሚቀበሉ በርቀት ሠራተኞች በየሳምንቱ መጀመሪያ ላይ የምድብ መጭመቂያ አሰራርን ማዘጋጀት በሳምንቱ ውስጥ እያንዳንዱን ፋይል በተናጥል ለመያዝ ጊዜ ይቆጥባል።

8. ፒዲኤፎችን በስብሰባ ላይ ለማጋራት QR ኮዶችን ተጠቀም (በሳምንት 15 ደቂቃ ይቆጥቡ)

የማውረጃ አገናኝን ወደ ቻቱ በመለጠፍ በርቀት ስብሰባዎች ላይ ሰነዶችን ማሰራጨት ጊዜ ይወስዳል እና አገናኞች ሊያመልጡ ወይም በሞባይል መሳሪያዎች ላይ ጠቅ ማድረግ ከባድ ሊሆን ይችላል። በቪዲዮ ጥሪ ጊዜ በስክሪኑ ላይ የሚታየው የQR ኮድ ሁሉም ሰው የስልካቸውን ካሜራ በስክሪኑ ላይ በመጠቆም ሰነዱን በፍጥነት እንዲያወርድ ያስችለዋል።

ፒዲኤፍን ወደ Google Drive ይስቀሉ፣ ማንኛውንም ነፃ የQR ኮድ ጄኔሬተር ተጠቅመው ወደሚጋራው አገናኝ የሚጠቁም የQR ኮድ ይፍጠሩ እና በዝግጅት አቀራረብዎ ስላይድ ውስጥ ያስገቡት ወይም በቻቱ ውስጥ ያጋሩት። ይህ ሁሉም ሰው የቅርብ ጊዜውን የሰነድ ስሪት እንዳለው የማረጋገጥ የኋላ እና የኋላን ያስወግዳል።

9. የመጭመቂያ ደረጃን በእርስዎ መላኪያ ማረጋገጫ ዝርዝር ውስጥ ያስቀምጡ (በሳምንት 15 ደቂቃዎችን ይቆጥቡ)

የርቀት ሰራተኞች በኢሜል የሚያሳልፉት ጊዜ ጉልህ የሆነ ክፍል በጣም ትልቅ የሆኑ ፋይሎችን እንደገና ለመላክ በአባሪ ማስታዎቂያዎች እና ተከታይ ኢሜይሎች ምክንያት ነው። ማንኛውንም ፒዲኤፍ ከማያያዝዎ በፊት ወደ ልማዱ ፈጣን የመጨመቂያ እርምጃ መገንባት አብዛኛዎቹን እነዚህን መዘግየቶች ይከላከላል።

ልማዱ ከ90 ሰከንድ ባነሰ ጊዜ ይወስዳል፡ compress tool ይክፈቱ፣ ፋይሉን ይስቀሉ፣ የተጨመቀውን ስሪት ያውርዱ፣ ያንን አያይዘው። በተሰቀለ ኢሜይል እና በመላክ ጊዜ ወጪ፣ ይህ መደበኛ ስራ በመጀመሪያ ጥቅም ላይ ለራሱ ይከፍላል። በአባሪ ገደቦች ላይ ተጨማሪ ዝርዝሮችን ለማግኘት our guide on sending large PDFs by emailን ይመልከቱ።