10 حيل لسير عمل PDF توفر على العاملين عن بعد أكثر من 3 ساعات كل أسبوع

1. قم بإعداد طابعة PDF بنقرة واحدة (وفر 20 دقيقة في الأسبوع)

عادةً ما يتضمن إنشاء ملف PDF من أي تطبيق التنقل عبر عدة قوائم: ملف، ثم طباعة، ثم تغيير الطابعة إلى خيار PDF، ثم التأكيد. بالنسبة لشخص يقوم بإنشاء ما بين 20 إلى 30 ملف PDF في الأسبوع، فإن تسلسل النقرات الستة هذا يضيف ما يصل إلى 20 دقيقة تقريبًا من التنقل في القائمة.

في نظام التشغيل Windows، يؤدي تعيين Microsoft Print إلى PDF كطابعتك الافتراضية واستخدام Ctrl+P ثم Enter كاختصار بضغطتين إلى تقليل هذه المدة إلى ثوانٍ. على نظام Mac، يؤدي إعداد اختصار لوحة المفاتيح لإجراء التصدير بتنسيق PDF من خلال تفضيلات النظام إلى توفير نفس القدر من الوقت. على أي نظام أساسي، تؤدي عادة استخدام اختصارات لوحة المفاتيح بدلاً من القوائم إلى توفير الوقت بشكل كبير على مدار أسبوع.

2. قم بتوصيل أدوات PDF مباشرة بالتخزين السحابي (وفر 30 دقيقة في الأسبوع)

إن عدم الكفاءة الأكثر شيوعًا في سير عمل PDF هو دورة التنزيل-العملية-التحميل اليدوية. يقوم شخص ما بتنزيل ملف من Google Drive، وفتح أداة عبر الإنترنت، ثم تحميله، ومعالجته، وتنزيل النتيجة، ثم تحميله مرة أخرى إلى Drive. يدعم PDFTools التكامل المباشر مع Google Drive وDropbox، مما يلغي خطوات التنزيل وإعادة التحميل المتوسطة تمامًا. تدعم كل من compress PDF tool وmerge PDF tool وPDF to Word converter استيراد وتصدير التخزين السحابي المباشر.

3. قم باستخراج الصفحات التي تحتاجها بالفعل فقط (وفر 25 دقيقة في الأسبوع)

إن إرسال تقرير كامل مكون من 80 صفحة إلى زميل يحتاج إلى 5 صفحات محددة فقط يضيع وقته بقدر ما يضيع وقتك. يعد استخراج الصفحات ذات الصلة وإرسال تلك الصفحات فقط أكثر احترافية، وينتج ملفًا أصغر لا يسد صناديق البريد الوارد، ويستغرق أقل من دقيقتين.

يعالج PDF splitter استخراج الصفحة في ثوانٍ. بالنسبة للعاملين عن بعد الذين يشاركون بشكل منتظم أقسامًا من المستندات الكبيرة مع مختلف أصحاب المصلحة، يصبح هذا جزءًا قياسيًا من سير عمل إعداد المستند بدلاً من مهمة عرضية.

4. استخدم قوالب PDF القابلة للتعبئة للمستندات المتكررة (وفر 45 دقيقة في الأسبوع)

أي مستند يتبع بنية متسقة ويتم إنشاؤه بشكل متكرر هو مرشح لقالب PDF قابل للتعبئة. تعد تقارير حالة المشروع، وفواتير العميل، والجداول الزمنية الأسبوعية، وقوالب جدول أعمال الاجتماعات، وقوائم المراجعة الخاصة بالإعداد، من الأمثلة الشائعة.

يتيح لك قالب PDF القابل للتعبئة تحديث الحقول المتغيرة، مثل التواريخ وأسماء العملاء والمبالغ وأسماء المشاريع، دون إعادة بناء بنية المستند في كل مرة. بالنسبة للمستقل الذي ينتج فواتير لعدة عملاء، فإن القالب الجيد يزيل 10 إلى 15 دقيقة من إعادة التنسيق لكل فاتورة. على مدار شهر مع العديد من العملاء، يصل ذلك إلى توفير أكثر من ساعة.

5. اجعل ملفات PDF الممسوحة ضوئيًا قابلة للبحث باستخدام تقنية التعرف الضوئي على الحروف (وفر 20 دقيقة في الأسبوع)

تصل المستندات الممسوحة ضوئيًا كملفات PDF للصور فقط حيث لا يمكن البحث عن النص أو تحديده أو نسخه. يتطلب العثور على بند محدد في عقد ممسوح ضوئيًا مكونًا من 60 صفحة التمرير يدويًا خلال كل صفحة. يقوم OCR بتحويل الصور الممسوحة ضوئيًا إلى نص حقيقي، مما يجعل المستند بأكمله قابلاً للبحث والاختيار.

يمكن لـ Google Drive إجراء التعرف الضوئي على الحروف تلقائيًا عند فتح ملف PDF في محرر مستندات Google. يقوم PDF to Word converter أيضًا باستخراج النص من ملفات PDF أثناء التحويل، مما يجعل المحتوى قابلاً للوصول للتحرير والبحث. بمجرد معالجة المستند الممسوح ضوئيًا باستخدام تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR)، فإن العثور على المحتوى الذي قد يستغرق دقائق من التمرير يستغرق ثوانٍ باستخدام Ctrl+F.

6. قم بالتعليق رقميًا بدلاً من الطباعة (وفر 25 دقيقة في الأسبوع)

تعد طباعة مستند لترميزه باستخدام قلم، ثم مسحه ضوئيًا وإرساله مرة أخرى، بمثابة سير عمل تم استبداله بأدوات التعليقات التوضيحية الرقمية منذ سنوات. يشتمل Adobe Acrobat Reader (مجاني)، وApple Books، وMicrosoft Edge، ومعظم برامج قراءة PDF الحديثة على أدوات التعليقات التوضيحية التي تضيف التعليقات والإبرازات والعلامات مباشرة إلى ملف PDF.

يمكن أيضًا البحث عن التعليقات التوضيحية الرقمية وعكسها ومشاركتها بسهولة. تعد سلسلة التعليقات في ملف PDF المشروح أكثر فائدة من مسح ملاحظات الهامش المكتوبة بخط اليد، لأنه يمكن معالجة التعليقات وحلها دون إعادة الطباعة.

7. معالجة ملفات PDF متعددة دفعة واحدة (وفر 30 دقيقة في الأسبوع)

يستغرق ضغط مجموعة من ملفات PDF أو إعادة تسميتها أو تحويلها واحدًا تلو الآخر تقريبًا نفس الوقت الذي يستغرقه القيام بها دفعة واحدة، باستثناء أنه يتعين عليك تكرار العملية يدويًا لكل ملف. تدعم معظم أدوات PDF الاحترافية العمليات المجمعة التي تتعامل مع العديد من الملفات في عملية واحدة.

بالنسبة للعاملين عن بعد الذين يتلقون بانتظام دفعات من نفس نوع المستند، مثل إيصالات النفقات أو المستندات الموقعة أو فواتير الموردين، فإن إعداد روتين ضغط الدُفعات في بداية كل أسبوع يوفر وقت معالجة كل ملف على حدة طوال الأسبوع.

8. استخدم رموز QR لمشاركة ملفات PDF في الاجتماعات (وفر 15 دقيقة في الأسبوع)

يستغرق توزيع المستندات في الاجتماعات البعيدة عن طريق لصق رابط التنزيل في الدردشة وقتًا، وقد يتم تفويت الروابط أو يصعب النقر عليها على الأجهزة المحمولة. يتيح رمز الاستجابة السريعة الذي يتم عرضه على الشاشة أثناء مكالمة الفيديو للجميع تنزيل المستند على الفور من خلال توجيه كاميرا هواتفهم نحو الشاشة.

قم بتحميل ملف PDF إلى Google Drive، وقم بإنشاء رمز QR يشير إلى الرابط القابل للمشاركة باستخدام أي منشئ رمز QR مجاني، وقم بتضمينه في شريحة العرض التقديمي الخاص بك أو شاركه في الدردشة. يؤدي هذا إلى إزالة الإرجاع والإرجاع لضمان حصول الجميع على أحدث إصدار من المستند.

9. احتفظ بخطوة الضغط في قائمة التحقق الخاصة بالإرسال (وفر 15 دقيقة في الأسبوع)

يرجع جزء كبير من الوقت الذي يقضيه العاملون عن بعد على البريد الإلكتروني إلى إشعارات ارتداد المرفقات ورسائل البريد الإلكتروني اللاحقة لإعادة إرسال الملفات التي كانت كبيرة جدًا. إن إنشاء خطوة ضغط سريعة في العادة قبل إرفاق أي ملف PDF يمنع معظم هذه التأخيرات.

تستغرق هذه العادة أقل من 90 ثانية: افتح compress tool، ثم ارفع الملف، ثم قم بتنزيل النسخة المضغوطة، وأرفق ذلك. مقابل التكلفة الزمنية لرسائل البريد الإلكتروني المرتدة وإعادة إرسالها، يدفع هذا الروتين تكاليفه عند أول استخدام. لمزيد من التفاصيل حول حدود المرفقات، راجع our guide on sending large PDFs by email.