10 astuces de flux de travail PDF qui font gagner plus de 3 heures aux travailleurs à distance chaque semaine

1. Configurez une imprimante PDF en un clic (économisez 20 minutes par semaine)

La création d'un PDF à partir de n'importe quelle application implique généralement de naviguer dans plusieurs menus : Fichier, puis Imprimer, puis changer l'imprimante en option PDF, puis confirmer. Pour quelqu'un qui crée 20 à 30 PDF par semaine, cette séquence de six clics représente environ 20 minutes de navigation dans les menus.

Sous Windows, définir Microsoft Print sur PDF comme imprimante par défaut et utiliser Ctrl+P puis Entrée comme raccourci à deux touches ramène ce délai à quelques secondes. Sur Mac, la configuration d'un raccourci clavier pour l'action Exporter au format PDF via les Préférences Système permet de gagner le même temps. Quelle que soit la plateforme, l’habitude d’utiliser des raccourcis clavier plutôt que des menus se traduit par un gain de temps significatif sur une semaine.

2. Connectez les outils PDF directement au stockage cloud (économisez 30 minutes par semaine)

L'inefficacité la plus courante dans les flux de travail PDF est le cycle de téléchargement-processus-téléchargement manuel. Quelqu'un télécharge un fichier depuis Google Drive, ouvre un outil en ligne, le télécharge, le traite, télécharge le résultat, puis le télécharge à nouveau sur Drive. PDFTools prend en charge l'intégration directe de Google Drive et Dropbox, ce qui élimine complètement les étapes intermédiaires de téléchargement et de ré-téléchargement. compress PDF tool, merge PDF tool et PDF to Word converter prennent tous en charge l'importation et l'exportation directes du stockage cloud.

3. Extrayez uniquement les pages dont vous avez réellement besoin (économisez 25 minutes par semaine)

Envoyer un rapport complet de 80 pages à un collègue qui n’a besoin que de 5 pages spécifiques lui fait perdre autant de temps que le vôtre. Extraire les pages pertinentes et envoyer uniquement celles-ci est plus professionnel, produit un fichier plus petit qui n'obstrue pas les boîtes de réception et prend moins de deux minutes.

Le PDF splitter gère l'extraction de page en quelques secondes. Pour les travailleurs à distance qui partagent régulièrement des sections de documents plus volumineux avec différentes parties prenantes, cela devient un élément standard du flux de travail de préparation des documents plutôt qu'une tâche occasionnelle.

4. Utilisez des modèles PDF à remplir pour les documents récurrents (économisez 45 minutes par semaine)

Tout document qui suit une structure cohérente et est créé à plusieurs reprises est candidat pour un modèle PDF à remplir. Les rapports d'état de projet, les factures clients, les feuilles de temps hebdomadaires, les modèles d'ordre du jour de réunion et les listes de contrôle d'intégration sont tous des exemples courants.

Un modèle PDF à remplir vous permet de mettre à jour des champs variables, tels que les dates, les noms des clients, les montants et les noms de projets, sans reconstruire la structure du document à chaque fois. Pour un indépendant qui produit des factures pour plusieurs clients, un bon modèle élimine 10 à 15 minutes de reformatage par facture. Sur un mois avec plusieurs clients, cela représente bien plus d'une heure gagnée.

5. Rendre les PDF numérisés consultables avec OCR (économisez 20 minutes par semaine)

Les documents numérisés arrivent sous forme de PDF contenant uniquement des images dans lesquels le texte ne peut pas être recherché, sélectionné ou copié. Trouver une clause spécifique dans un contrat numérisé de 60 pages nécessite de faire défiler manuellement chaque page. OCR convertit les images numérisées en texte réel, rendant l'intégralité du document consultable et sélectionnable.

Google Drive peut effectuer automatiquement l'OCR lorsque vous ouvrez un PDF dans Google Docs. Le PDF to Word converter extrait également le texte des PDF lors de la conversion, rendant le contenu accessible pour l'édition et la recherche. Une fois qu'un document numérisé a été traité avec OCR, la recherche d'un contenu qui aurait nécessité quelques minutes de défilement prend quelques secondes avec Ctrl+F.

6. Annotez numériquement au lieu d'imprimer (économisez 25 minutes par semaine)

Imprimer un document pour le annoter avec un stylo, puis le numériser et le renvoyer est un flux de travail qui a été remplacé par les outils d'annotation numérique il y a des années. Adobe Acrobat Reader (gratuit), Apple Books, Microsoft Edge et la plupart des lecteurs PDF modernes incluent des outils d'annotation qui ajoutent des commentaires, des surlignages et des balises directement au PDF.

Les annotations numériques sont également consultables, réversibles et peuvent être facilement partagées. Un fil de commentaires dans un PDF annoté est plus utile qu'une numérisation de notes manuscrites en marge, car les commentaires peuvent être traités et résolus sans réimpression.

7. Traitez par lots plusieurs PDF à la fois (économisez 30 minutes par semaine)

Compresser, renommer ou convertir un ensemble de fichiers PDF un par un prend à peu près le même temps que les effectuer par lots, sauf que vous devez répéter le processus manuellement pour chaque fichier. La plupart des outils PDF professionnels prennent en charge les opérations par lots qui traitent de nombreux fichiers en un seul processus.

Pour les travailleurs à distance qui reçoivent régulièrement des lots du même type de document, tels que des reçus de dépenses, des documents signés ou des factures fournisseurs, la mise en place d'une routine de compression par lots au début de chaque semaine permet d'économiser le temps de traitement de chaque fichier individuellement tout au long de la semaine.

8. Utilisez les codes QR pour partager des PDF lors de réunions (économisez 15 minutes par semaine)

La distribution de documents lors de réunions à distance en collant un lien de téléchargement dans le chat prend du temps, et les liens peuvent être manqués ou difficiles à cliquer sur les appareils mobiles. Un code QR affiché à l'écran lors d'un appel vidéo permet à chacun de télécharger le document instantanément en pointant l'appareil photo de son téléphone vers l'écran.

Téléchargez le PDF sur Google Drive, générez un code QR pointant vers le lien partageable à l'aide de n'importe quel générateur de code QR gratuit, puis intégrez-le dans votre diapositive de présentation ou partagez-le dans le chat. Cela supprime les allers-retours nécessaires pour s’assurer que tout le monde dispose de la dernière version d’un document.

9. Gardez une étape de compression dans votre liste de contrôle d'envoi (économisez 15 minutes par semaine)

Une partie importante du temps que les travailleurs à distance passent sur leurs e-mails est due aux notifications de rejet de pièces jointes et aux e-mails de suivi visant à renvoyer des fichiers trop volumineux. Intégrer une étape de compression rapide avant de joindre un PDF évite la plupart de ces retards.

L'habitude prend moins de 90 secondes : ouvrez le compress tool, téléchargez le fichier, téléchargez la version compressée, joignez-la. Contre le coût en temps d'un e-mail renvoyé et renvoyé, cette routine s'amortit dès la première utilisation. Pour plus de détails sur les limites des pièces jointes, consultez our guide on sending large PDFs by email.