10 เคล็ดลับเวิร์กโฟลว์ PDF ที่ช่วยชีวิตคนทำงานระยะไกลได้มากกว่า 3 ชั่วโมงทุกสัปดาห์

1. ตั้งค่าเครื่องพิมพ์ PDF เพียงคลิกเดียว (ประหยัดเวลา 20 นาทีต่อสัปดาห์)

โดยทั่วไปแล้ว การสร้าง PDF จากแอปพลิเคชันใดๆ จะต้องผ่านเมนูต่างๆ เช่น ไฟล์ จากนั้นพิมพ์ จากนั้นเปลี่ยนเครื่องพิมพ์เป็นตัวเลือก PDF จากนั้นจึงยืนยัน สำหรับผู้ที่สร้าง PDF 20 ถึง 30 ไฟล์ต่อสัปดาห์ ลำดับการคลิกหกครั้งนั้นจะเพิ่มการนำทางเมนูได้ประมาณ 20 นาที

บน Windows การตั้งค่า Microsoft Print เป็น PDF เป็นเครื่องพิมพ์เริ่มต้นของคุณ และใช้ Ctrl+P จากนั้น Enter เป็นทางลัดด้วยการกดสองแป้นพิมพ์ เพื่อลดขั้นตอนนี้ในไม่กี่วินาที บน Mac การตั้งค่าปุ่มลัดแป้นพิมพ์สำหรับการดำเนินการส่งออกเป็น PDF ผ่านการตั้งค่าระบบจะช่วยประหยัดเวลาได้เท่าเดิม บนแพลตฟอร์มใดๆ พฤติกรรมการใช้แป้นพิมพ์ลัดแทนเมนูจะช่วยประหยัดเวลาได้อย่างมากตลอดทั้งสัปดาห์

2. เชื่อมต่อเครื่องมือ PDF โดยตรงกับที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ (ประหยัดเวลา 30 นาทีต่อสัปดาห์)

ความไร้ประสิทธิภาพที่พบบ่อยที่สุดในเวิร์กโฟลว์ PDF คือวงจรการดาวน์โหลด-กระบวนการ-อัพโหลดด้วยตนเอง มีคนดาวน์โหลดไฟล์จาก Google ไดรฟ์ เปิดเครื่องมือออนไลน์ อัปโหลด ประมวลผล ดาวน์โหลดผลลัพธ์ แล้วอัปโหลดกลับไปยังไดรฟ์ PDFTools รองรับการผสานรวม Google Drive และ Dropbox โดยตรง ซึ่งช่วยลดขั้นตอนการดาวน์โหลดและอัพโหลดซ้ำระหว่างกลางโดยสิ้นเชิง compress PDF tool, merge PDF tool และ PDF to Word converter ทั้งหมดรองรับการนำเข้าและส่งออกที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์โดยตรง

3. แยกเฉพาะหน้าที่คุณต้องการจริง ๆ (ประหยัดเวลา 25 นาทีต่อสัปดาห์)

การส่งรายงานฉบับสมบูรณ์ 80 หน้าให้กับเพื่อนร่วมงานที่ต้องการเพียง 5 หน้าจะเสียเวลามากเท่ากับคุณ การแยกหน้าที่เกี่ยวข้องและส่งเฉพาะหน้านั้นจะเป็นมืออาชีพมากขึ้น สร้างไฟล์ขนาดเล็กลงที่ไม่ทำให้กล่องจดหมายอุดตัน และใช้เวลาน้อยกว่าสองนาที

PDF splitter จัดการการแยกหน้าภายในไม่กี่วินาที สำหรับผู้ปฏิบัติงานระยะไกลที่แชร์ส่วนของเอกสารขนาดใหญ่กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่างๆ เป็นประจำ สิ่งนี้จะกลายเป็นส่วนมาตรฐานของเวิร์กโฟลว์การเตรียมเอกสารแทนที่จะเป็นงานเป็นครั้งคราว

4. ใช้เทมเพลต PDF ที่กรอกได้สำหรับเอกสารที่เกิดซ้ำ (ประหยัดเวลา 45 นาทีต่อสัปดาห์)

เอกสารใดๆ ที่เป็นไปตามโครงสร้างที่สอดคล้องกันและถูกสร้างขึ้นซ้ำๆ ถือเป็นตัวเลือกสำหรับเทมเพลต PDF ที่กรอกได้ รายงานสถานะโครงการ ใบแจ้งหนี้ของลูกค้า ใบบันทึกเวลารายสัปดาห์ เทมเพลตวาระการประชุม และรายการตรวจสอบการเริ่มต้นใช้งาน ล้วนเป็นตัวอย่างทั่วไป

เทมเพลต PDF ที่กรอกได้ช่วยให้คุณอัปเดตฟิลด์ตัวแปร เช่น วันที่ ชื่อลูกค้า จำนวนเงิน และชื่อโครงการ โดยไม่ต้องสร้างโครงสร้างเอกสารใหม่ทุกครั้ง สำหรับฟรีแลนซ์ที่สร้างใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าหลายราย เทมเพลตที่ดีจะช่วยลดเวลาในการฟอร์แมตใหม่ 10 ถึง 15 นาทีต่อใบแจ้งหนี้ มากกว่าหนึ่งเดือนกับลูกค้าหลายราย ซึ่งช่วยประหยัดเวลาได้มากถึงหนึ่งชั่วโมง

5. ทำให้ PDF ที่สแกนสามารถค้นหาได้ด้วย OCR (ประหยัดเวลา 20 นาทีต่อสัปดาห์)

เอกสารที่สแกนมาถึงในรูปแบบ PDF เฉพาะรูปภาพ ซึ่งไม่สามารถค้นหา เลือก หรือคัดลอกข้อความได้ การค้นหาส่วนคำสั่งเฉพาะในสัญญาที่สแกนความยาว 60 หน้าจำเป็นต้องเลื่อนดูทุกหน้าด้วยตนเอง OCR แปลงภาพที่สแกนให้เป็นข้อความจริง ทำให้สามารถค้นหาและเลือกเอกสารทั้งหมดได้

Google Drive สามารถดำเนินการ OCR โดยอัตโนมัติเมื่อคุณเปิด PDF ใน Google เอกสาร PDF to Word converter ยังแยกข้อความจาก PDF ในระหว่างการแปลง ทำให้สามารถเข้าถึงเนื้อหาเพื่อแก้ไขและค้นหาได้ เมื่อประมวลผลเอกสารที่สแกนด้วย OCR แล้ว การค้นหาเนื้อหาที่อาจต้องใช้เวลาเลื่อนหลายนาทีจะใช้เวลาไม่กี่วินาทีด้วย Ctrl+F

6. ใส่คำอธิบายประกอบแบบดิจิทัลแทนการพิมพ์ (ประหยัดเวลา 25 นาทีต่อสัปดาห์)

การพิมพ์เอกสารเพื่อมาร์กอัปด้วยปากกา จากนั้นสแกนและส่งกลับ เป็นขั้นตอนการทำงานที่ถูกแทนที่ด้วยเครื่องมือคำอธิบายประกอบดิจิทัลเมื่อหลายปีก่อน Adobe Acrobat Reader (ฟรี), Apple Books, Microsoft Edge และโปรแกรมอ่าน PDF สมัยใหม่ส่วนใหญ่มีเครื่องมือคำอธิบายประกอบที่เพิ่มความคิดเห็น ไฮไลต์ และมาร์กอัปลงใน PDF โดยตรง

คำอธิบายประกอบดิจิทัลยังสามารถค้นหา ย้อนกลับได้ และสามารถแชร์ได้อย่างง่ายดาย เธรดความคิดเห็นใน PDF ที่มีคำอธิบายประกอบมีประโยชน์มากกว่าการสแกนบันทึกริมขอบที่เขียนด้วยลายมือ เนื่องจากความคิดเห็นสามารถแก้ไขได้โดยไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ

7. ประมวลผล PDF หลายชุดพร้อมกัน (ประหยัดเวลา 30 นาทีต่อสัปดาห์)

การบีบอัด เปลี่ยนชื่อ หรือแปลงชุด PDF ทีละชุดใช้เวลาประมาณเดียวกับที่ทำเป็นชุด ยกเว้นว่าคุณจะต้องทำซ้ำขั้นตอนด้วยตนเองสำหรับแต่ละไฟล์ เครื่องมือ PDF ระดับมืออาชีพส่วนใหญ่รองรับการดำเนินการแบบแบตช์ที่จัดการไฟล์จำนวนมากในกระบวนการเดียว

สำหรับผู้ปฏิบัติงานระยะไกลที่ได้รับเอกสารประเภทเดียวกันเป็นชุดเป็นประจำ เช่น ใบเสร็จรับเงิน เอกสารที่ลงนาม หรือใบแจ้งหนี้ของผู้ขาย การตั้งค่ารูทีนการบีบอัดแบบกลุ่มเมื่อเริ่มต้นแต่ละสัปดาห์จะช่วยประหยัดเวลาในการจัดการแต่ละไฟล์แยกกันตลอดทั้งสัปดาห์

8. ใช้รหัส QR เพื่อแชร์ PDF ในการประชุม (ประหยัดเวลา 15 นาทีต่อสัปดาห์)

การกระจายเอกสารในการประชุมระยะไกลโดยการวางลิงก์ดาวน์โหลดลงในแชทต้องใช้เวลา และอาจพลาดลิงก์หรือคลิกได้ยากบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ รหัส QR ที่แสดงบนหน้าจอระหว่างแฮงเอาท์วิดีโอช่วยให้ทุกคนสามารถดาวน์โหลดเอกสารได้ทันทีโดยหันกล้องโทรศัพท์ไปที่หน้าจอ

อัปโหลด PDF ไปยัง Google Drive สร้างโค้ด QR ที่ชี้ไปยังลิงก์ที่แชร์ได้โดยใช้โปรแกรมสร้างโค้ด QR ฟรี และฝังไว้ในสไลด์การนำเสนอของคุณหรือแชร์ในการแชท การดำเนินการนี้จะลบการกลับไปกลับมาเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนมีเอกสารเวอร์ชันล่าสุด

9. เก็บขั้นตอนการบีบอัดไว้ในรายการตรวจสอบการส่งของคุณ (ประหยัดเวลา 15 นาทีต่อสัปดาห์)

เวลาส่วนใหญ่ที่พนักงานระยะไกลใช้ไปกับอีเมลนั้นเกิดจากการแจ้งเตือนการตีกลับของไฟล์แนบและอีเมลติดตามผลเพื่อส่งไฟล์ที่มีขนาดใหญ่เกินไปอีกครั้ง การสร้างขั้นตอนการบีบอัดอย่างรวดเร็วให้เป็นนิสัยก่อนที่จะแนบ PDF ใดๆ จะช่วยป้องกันความล่าช้าเหล่านี้ส่วนใหญ่

นิสัยใช้เวลาน้อยกว่า 90 วินาที: เปิด compress tool, อัปโหลดไฟล์, ดาวน์โหลดเวอร์ชันบีบอัด, แนบไฟล์นั้น เมื่อเทียบกับค่าใช้จ่ายด้านเวลาของอีเมลตีกลับและการส่งซ้ำ กิจวัตรนี้จะจ่ายเองเมื่อใช้ครั้งแรก สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับขีดจำกัดของไฟล์แนบ โปรดดู our guide on sending large PDFs by email