10 Hack-uri pentru fluxul de lucru PDF care economisesc lucrătorii de la distanță peste 3 ore în fiecare săptămână

1. Configurați o imprimantă PDF cu un singur clic (economisiți 20 de minute pe săptămână)

Crearea unui PDF din orice aplicație implică de obicei navigarea prin mai multe meniuri: Fișier, apoi Imprimare, apoi schimbarea imprimantei într-o opțiune PDF, apoi confirmarea. Pentru cineva care creează 20 până la 30 de fișiere PDF pe săptămână, acea secvență de șase clicuri adaugă aproximativ 20 de minute de navigare prin meniu.

Pe Windows, setarea Microsoft Print pe PDF ca imprimantă implicită și utilizarea Ctrl+P apoi Enter ca scurtătură cu două taste reduce acest lucru la câteva secunde. Pe Mac, configurarea unei comenzi rapide de la tastatură pentru acțiunea Export ca PDF prin Preferințe de sistem economisește aceeași perioadă de timp. Pe orice platformă, obiceiul de a folosi comenzile rapide de la tastatură mai degrabă decât meniurile duce la economii semnificative de timp pe o săptămână.

2. Conectați instrumentele PDF direct la stocarea în cloud (economisiți 30 de minute pe săptămână)

Cea mai frecventă ineficiență în fluxurile de lucru PDF este ciclul manual de descărcare-proces-încărcare. Cineva descarcă un fișier din Google Drive, deschide un instrument online, îl încarcă, îl procesează, descarcă rezultatul și apoi îl încarcă înapoi în Drive. PDFTools acceptă integrarea directă cu Google Drive și Dropbox, care elimină complet pașii intermediari de descărcare și reîncărcare. compress PDF tool, merge PDF tool și PDF to Word converter acceptă toate importul și exportul direct de stocare în cloud.

3. Extrageți numai paginile de care aveți de fapt nevoie (economisiți 25 de minute pe săptămână)

Trimiterea unui raport complet de 80 de pagini unui coleg care are nevoie de doar 5 pagini specifice le pierde timpul la fel de mult ca al dumneavoastră. Extragerea paginilor relevante și trimiterea numai a acestora este mai profesionistă, produce un fișier mai mic, care nu înfundă căsuțele primite și durează mai puțin de două minute.

PDF splitter gestionează extragerea paginii în câteva secunde. Pentru lucrătorii la distanță care partajează în mod regulat secțiuni de documente mai mari cu diferite părți interesate, aceasta devine o parte standard a fluxului de lucru de pregătire a documentelor, mai degrabă decât o sarcină ocazională.

4. Folosiți șabloane PDF care se pot completa pentru documente recurente (economisiți 45 de minute pe săptămână)

Any document that follows a consistent structure and gets created repeatedly is a candidate for a fillable PDF template. Rapoartele de stare a proiectelor, facturile clienților, foile de pontaj săptămânale, șabloanele de agendă a întâlnirilor și listele de verificare pentru integrare sunt toate exemple comune.

Un șablon PDF care poate fi completat vă permite să actualizați câmpuri variabile, cum ar fi datele, numele clienților, sumele și numele proiectelor, fără a reconstrui structura documentului de fiecare dată. Pentru un freelancer care produce facturi pentru mai mulți clienți, un șablon bun elimină 10 până la 15 minute de reformatare per factură. Peste o lună cu mai mulți clienți, ceea ce înseamnă o economie de peste o oră.

5. Faceți că PDF-urile scanate pot fi căutate cu OCR (salvați 20 de minute pe săptămână)

Documentele scanate ajung ca PDF-uri doar cu imagini, unde textul nu poate fi căutat, selectat sau copiat. Găsirea unei anumite clauze într-un contract scanat de 60 de pagini necesită derularea manuală prin fiecare pagină. OCR convertește imaginile scanate în text real, făcând că întregul document poate fi căutat și selectabil.

Google Drive poate efectua automat OCR atunci când deschideți un PDF în Google Docs. PDF to Word converter extrage și text din PDF-uri în timpul conversiei, făcând conținutul accesibil pentru editare și căutare. Odată ce un document scanat a fost procesat cu OCR, găsirea conținutului care ar fi durat câteva minute de defilare durează câteva secunde cu Ctrl+F.

6. Adnotați digital în loc să imprimați (economisiți 25 de minute pe săptămână)

Imprimarea unui document pentru a-l marca cu un stilou, apoi scanarea și trimiterea lui înapoi, este un flux de lucru care a fost înlocuit de instrumente de adnotare digitală cu ani în urmă. Adobe Acrobat Reader (gratuit), Apple Books, Microsoft Edge și majoritatea cititoarelor PDF moderne includ instrumente de adnotare care adaugă comentarii, evidențieri și markup direct în PDF.

Adnotările digitale pot fi căutate, reversibile și pot fi partajate cu ușurință. Un fir de comentarii într-un PDF adnotat este mai util decât o scanare a notelor de margine scrise de mână, deoarece comentariile pot fi abordate și rezolvate fără a fi retipărite.

7. Procesați în serie mai multe PDF-uri simultan (economisiți 30 de minute pe săptămână)

Comprimarea, redenumirea sau conversia unui set de PDF-uri unul câte unul durează aproximativ același timp ca și efectuarea lor în lot, cu excepția faptului că trebuie să repetați procesul manual pentru fiecare fișier. Majoritatea instrumentelor profesionale PDF acceptă operațiuni în lot care gestionează multe fișiere într-un singur proces.

Pentru lucrătorii de la distanță care primesc în mod regulat loturi de același tip de document, cum ar fi chitanțe de cheltuieli, documente semnate sau facturi ale furnizorului, configurarea unei rutine de comprimare a loturilor la începutul fiecărei săptămâni economisește timpul de gestionare a fiecărui fișier individual pe parcursul săptămânii.

8. Folosiți coduri QR pentru a partaja fișiere PDF în întâlniri (economisiți 15 minute pe săptămână)

Distribuirea documentelor în întâlnirile de la distanță prin lipirea unui link de descărcare în chat necesită timp, iar linkurile pot fi ratate sau greu de făcut clic pe dispozitivele mobile. Un cod QR afișat pe ecran în timpul unui apel video permite tuturor să descarce documentul instantaneu, îndreptând camera telefonului spre ecran.

Încărcați PDF-ul pe Google Drive, generați un cod QR care indică linkul care poate fi partajat folosind orice generator de coduri QR gratuit și încorporați-l în diapozitivul prezentării sau distribuiți-l în chat. Acest lucru elimină du-te și înapoi de a asigura că toată lumea are cea mai recentă versiune a unui document.

9. Păstrați un pas de compresie în lista de verificare a trimiterii (economisiți 15 minute pe săptămână)

O parte semnificativă a timpului pe care lucrătorii de la distanță îl petrec pe e-mail este cauzată de notificările de respingere a atașamentelor și e-mailurile ulterioare pentru a retrimite fișiere care erau prea mari. Construirea unui pas rapid de compresie în obicei înainte de a atașa orice PDF previne majoritatea acestor întârzieri.

Obiceiul durează mai puțin de 90 de secunde: deschideți compress tool, încărcați fișierul, descărcați versiunea comprimată, atașați-o. Față de costul de timp al unui e-mail returnat și al retrimiterii, această rutină se amortizează de la prima utilizare. Pentru mai multe detalii despre limitele atașamentelor, consultați our guide on sending large PDFs by email.