每周为远程工作人员节省 3 个多小时的 10 个 PDF 工作流程技巧

1. 设置一键式 PDF 打印机（每周节省 20 分钟）

从任何应用程序创建 PDF 通常需要浏览多个菜单：“文件”、“打印”、将打印机更改为 PDF 选项，最后进行确认。对于每周创建 20 到 30 个 PDF 的人来说，六次点击序列加起来大约需要 20 分钟的菜单导航时间。

在 Windows 上，将 Microsoft Print to PDF 设置为默认打印机，并使用 Ctrl+P 然后 Enter 作为两键快捷键，可以将这一过程缩短到几秒钟。在 Mac 上，通过“系统偏好设置”为“导出为 PDF”操作设置键盘快捷键可节省相同的时间。在任何平台上，使用键盘快捷键而不是菜单的习惯都会在一周内节省大量时间。

2.将PDF工具直接连接到云存储（每周节省30分钟）

PDF 工作流程中最常见的低效率问题是手动下载-处理-上传周期。有人从 Google 云端硬盘下载文件，打开在线工具，上传它，处理它，下载结果，然后将其上传回云端硬盘。 PDFTools 支持直接 Google Drive 和 Dropbox 集成，从而完全消除了中间下载和重新上传步骤。 compress PDF tool、merge PDF tool 和 PDF to Word converter 均支持直接云存储导入和导出。

3. 仅提取您实际需要的页面（每周节省 25 分钟）

向只需要 5 个特定页面的同事发送完整的 80 页报告会浪费他们和您的时间。提取相关页面并仅发送这些页面更为专业，生成的文件较小，不会堵塞收件箱，并且需要不到两分钟的时间。

PDF splitter 在几秒钟内处理页面提取。对于定期与不同利益相关者共享较大文档部分的远程工作人员来说，这成为文档准备工作流程的标准部分，而不是偶尔的任务。

4. 对重复文档使用可填写的 PDF 模板（每周节省 45 分钟）

任何遵循一致结构并重复创建的文档都是可填充 PDF 模板的候选者。项目状态报告、客户发票、每周时间表、会议议程模板和入职清单都是常见的示例。

可填写的 PDF 模板允许您更新可变字段，例如日期、客户名称、金额和项目名称，而无需每次都重建文档结构。对于为多个客户制作发票的自由职业者来说，一个好的模板可以减少每张发票 10 到 15 分钟的重新格式化时间。与多个客户合作一个多月，总共节省了一个多小时。

5. 使用 OCR 使扫描的 PDF 可搜索（每周节省 20 分钟）

扫描的文档以纯图像 PDF 形式发送，其中的文本无法搜索、选择或复制。在 60 页的扫描合同中查找特定条款需要手动滚动每一页。 OCR 将扫描图像转换为真实文本，使整个文档可供搜索和选择。

当您在 Google 文档中打开 PDF 时，Google Drive 可以自动执行 OCR。 PDF to Word converter 还在转换过程中从 PDF 中提取文本，使内容易于编辑和搜索。使用 OCR 处理扫描文档后，使用 Ctrl+F 仅需几秒钟即可找到需要滚动几分钟才能找到的内容。

6. 以数字方式注释而不是打印（每周节省 25 分钟）

打印文档并用笔进行标记，然后扫描并发回，这种工作流程多年前已被数字注释工具所取代。 Adobe Acrobat Reader（免费）、Apple Books、Microsoft Edge 和大多数现代 PDF 阅读器都包含注释工具，可以直接向 PDF 添加注释、突出显示和标记。

数字注释还可以搜索、可逆并且可以轻松共享。带注释的 PDF 中的注释线索比手写页边注释的扫描更有用，因为无需重新打印即可处理和解决注释。

7.一次批量处理多个PDF（每周节省30分钟）

逐个压缩、重命名或转换一组 PDF 所需的时间与批量执行的时间大致相同，只是您必须为每个文件手动重复该过程。大多数专业 PDF 工具都支持批量操作，可在单个进程中处理多个文件。

对于定期接收批量相同文档类型（例如费用收据、签名文档或供应商发票）的远程工作人员来说，在每周开始时设置批量压缩例程可以节省整个星期单独处理每个文件的时间。

8. 在会议中使用二维码共享 PDF（每周节省 15 分钟）

通过将下载链接粘贴到聊天中来在远程会议中分发文档需要时间，并且在移动设备上链接可能会丢失或难以单击。视频通话期间屏幕上显示的二维码允许每个人通过将手机摄像头对准屏幕来立即下载文档。

将 PDF 上传到 Google 云端硬盘，使用任何免费的 QR 代码生成器生成指向可共享链接的 QR 代码，并将其嵌入到演示文稿幻灯片中或在聊天中共享。这样就消除了确保每个人都拥有最新版本文档的麻烦。

9. 在发送清单中保留压缩步骤（每周节省 15 分钟）

远程工作人员花在电子邮件上的很大一部分时间是由附件退回通知和重新发送过大文件的后续电子邮件引起的。在附加任何 PDF 之前养成快速压缩步骤的习惯可以防止大多数此类延迟。

这个习惯只需要不到 90 秒的时间：打开 compress tool，上传文件，下载压缩版本，然后附上。相对于退回电子邮件和重新发送的时间成本，此例程在第一次使用时就可以收回成本。有关附件限制的更多详细信息，请查看 our guide on sending large PDFs by email。