10 PDF-arbetsflödeshack som sparar fjärrarbetare 3+ timmar varje vecka

1. Konfigurera en PDF-skrivare med ett klick (spara 20 minuter per vecka)

Att skapa en PDF från vilket program som helst innebär vanligtvis att man navigerar genom flera menyer: Arkiv, sedan Skriv ut, sedan ändra skrivaren till ett PDF-alternativ och sedan bekräfta. För någon som skapar 20 till 30 PDF-filer per vecka, ger den sexklickssekvensen upp till ungefär 20 minuters menynavigering.

I Windows, om du ställer in Microsoft Print till PDF som din standardskrivare och använder Ctrl+P och sedan Enter som en genväg med två tangenttryckningar, sänks detta till sekunder. På Mac sparar du samma tid genom att ställa in en kortkommando för åtgärden Exportera som PDF via Systeminställningar. På vilken plattform som helst, vanan att använda kortkommandon snarare än menyer förvandlas till meningsfulla tidsbesparingar under en vecka.

2. Anslut PDF-verktyg direkt till molnlagring (spara 30 minuter per vecka)

Den vanligaste ineffektiviteten i PDF-arbetsflöden är cykeln för manuell nedladdning-process-uppladdning. Någon laddar ner en fil från Google Drive, öppnar ett onlineverktyg, laddar upp den, bearbetar den, laddar ner resultatet och laddar sedan upp den tillbaka till Drive. PDFTools stöder direkt integration med Google Drive och Dropbox, vilket eliminerar de mellanliggande nedladdnings- och återuppladdningsstegen helt. compress PDF tool, merge PDF tool och PDF to Word converter stöder alla direkt import och export av molnlagring.

3. Extrahera endast de sidor du faktiskt behöver (spara 25 minuter per vecka)

Att skicka en komplett rapport på 80 sidor till en kollega som bara behöver 5 specifika sidor slösar lika mycket tid som din. Att extrahera de relevanta sidorna och bara skicka dem är mer professionellt, ger en mindre fil som inte täpper till inkorgar och tar mindre än två minuter.

PDF splitter hanterar sidextraktion på några sekunder. För distansarbetare som regelbundet delar delar av större dokument med olika intressenter, blir detta en standarddel av dokumentförberedelsens arbetsflöde snarare än en tillfällig uppgift.

4. Använd ifyllbara PDF-mallar för återkommande dokument (spara 45 minuter per vecka)

Alla dokument som följer en konsekvent struktur och skapas upprepade gånger är en kandidat för en ifyllbar PDF-mall. Projektstatusrapporter, kundfakturor, veckovisa tidrapporter, mötesagendamallar och checklistor för onboarding är alla vanliga exempel.

En ifyllbar PDF-mall låter dig uppdatera variabelfält, såsom datum, klientnamn, belopp och projektnamn, utan att behöva bygga om dokumentstrukturen varje gång. För en frilansare som producerar fakturor för flera kunder, eliminerar en bra mall 10 till 15 minuters omformatering per faktura. Över en månad med flera kunder, det sammanlagt sparade en hel timme.

5. Gör skannade PDF-filer sökbara med OCR (spara 20 minuter per vecka)

Skannade dokument anländer som PDF-filer med endast bild där texten inte kan sökas, markeras eller kopieras. Att hitta en specifik klausul i ett 60-sidigt skannat kontrakt kräver att man rullar manuellt igenom varje sida. OCR konverterar de skannade bilderna till riktig text, vilket gör hela dokumentet sökbart och valbart.

Google Drive kan utföra OCR automatiskt när du öppnar en PDF i Google Dokument. PDF to Word converter extraherar också text från PDF-filer under konvertering, vilket gör innehåll tillgängligt för redigering och sökning. När ett skannat dokument har bearbetats med OCR tar det några sekunder att hitta innehåll som skulle ha tagit några minuter av rullning med Ctrl+F.

6. Anteckna digitalt istället för att skriva ut (spara 25 minuter per vecka)

Att skriva ut ett dokument för att markera det med en penna, sedan skanna det och skicka tillbaka det är ett arbetsflöde som ersattes av digitala anteckningsverktyg för flera år sedan. Adobe Acrobat Reader (gratis), Apple Books, Microsoft Edge och de flesta moderna PDF-läsare inkluderar anteckningsverktyg som lägger till kommentarer, markeringar och markeringar direkt till PDF-filen.

Digitala kommentarer är också sökbara, vändbara och kan enkelt delas. En kommentarstråd i en kommenterad PDF är mer användbar än en skanning av handskrivna marginalanteckningar, eftersom kommentarerna kan adresseras och lösas utan att skrivas ut igen.

7. Batchbearbeta flera PDF-filer samtidigt (spara 30 minuter per vecka)

Att komprimera, byta namn på eller konvertera en uppsättning PDF-filer en efter en tar ungefär samma tid som att göra dem i batch, förutom att du måste upprepa processen manuellt för varje fil. De flesta professionella PDF-verktyg stöder batchoperationer som hanterar många filer i en enda process.

För distansarbetare som regelbundet tar emot partier av samma dokumenttyp, såsom utläggskvitton, undertecknade dokument eller leverantörsfakturor, sparar du tid för att hantera varje fil individuellt genom att ställa in en rutin för batchkomprimering i början av varje vecka.

8. Använd QR-koder för att dela PDF-filer i möten (spara 15 minuter per vecka)

Att distribuera dokument i fjärrmöten genom att klistra in en nedladdningslänk i chatten tar tid och länkar kan missas eller svåra att klicka på mobila enheter. En QR-kod som visas på skärmen under ett videosamtal gör att alla kan ladda ner dokumentet direkt genom att rikta sin telefonkamera mot skärmen.

Ladda upp PDF-filen till Google Drive, generera en QR-kod som pekar på den delbara länken med hjälp av valfri gratis QR-kodgenerator och bädda in den i din presentationsbild eller dela den i chatten. Detta tar bort fram och tillbaka för att säkerställa att alla har den senaste versionen av ett dokument.

9. Håll ett komprimeringssteg i din sändningschecklista (spara 15 minuter per vecka)

En betydande del av tiden som distansarbetare spenderar på e-post orsakas av meddelanden om avvisning av bilagor och uppföljande e-postmeddelanden för att skicka om filer som var för stora. Att bygga ett snabbt komprimeringssteg till vanan innan du bifogar någon PDF förhindrar de flesta av dessa förseningar.

Vanan tar mindre än 90 sekunder: öppna compress tool, ladda upp filen, ladda ner den komprimerade versionen, bifoga den. Mot tidskostnaden för ett avvisat e-postmeddelande och återsändning betalar denna rutin sig själv vid första användningen. För mer information om gränser för bilagor, kolla in our guide on sending large PDFs by email.