10 hacků pracovních postupů PDF, které šetří vzdáleným pracovníkům 3 a více hodin každý týden

1. Nastavte tiskárnu PDF jedním kliknutím (ušetřete 20 minut týdně)

Vytváření PDF z libovolné aplikace obvykle zahrnuje procházení několika menu: Soubor, pak Tisk, pak změnu tiskárny na možnost PDF a potvrzení. Pro někoho, kdo vytváří 20 až 30 PDF za týden, tato sekvence šesti kliknutí přidá zhruba 20 minut navigace v nabídce.

V systému Windows nastavení Microsoft Print na PDF jako výchozí tiskárnu a použití Ctrl+P a poté Enter jako dvoutlačítkové zkratky to zkrátí na několik sekund. Na Macu nastavení klávesové zkratky pro akci Exportovat jako PDF prostřednictvím System Preferences ušetří stejné množství času. Na jakékoli platformě se zvyk používat spíše klávesové zkratky než nabídky skládá ze smysluplné úspory času během týdne.

2. Připojte nástroje PDF přímo ke cloudovému úložišti (ušetřete 30 minut za týden)

Nejběžnější neefektivitou v pracovních postupech PDF je cyklus ručního stahování-procesu-nahrání. Někdo si stáhne soubor z Disku Google, otevře online nástroj, nahraje jej, zpracuje, stáhne výsledek a poté jej nahraje zpět na Disk. PDFTools podporuje přímou integraci Disku Google a Dropboxu, což zcela eliminuje přechodné kroky stahování a opětovného nahrávání. Všechny compress PDF tool, merge PDF tool a PDF to Word converter podporují přímý import a export cloudového úložiště.

3. Extrahujte pouze stránky, které skutečně potřebujete (ušetřete 25 minut týdně)

Odeslání kompletní 80stránkové zprávy kolegovi, který potřebuje pouze 5 konkrétních stránek, ztrácí čas stejně jako vy. Rozbalení příslušných stránek a odeslání pouze těch je profesionálnější, vytvoří menší soubor, který nezanáší schránky, a zabere méně než dvě minuty.

PDF splitter zvládne extrakci stránky během několika sekund. Pro vzdálené pracovníky, kteří pravidelně sdílejí části větších dokumentů s různými zúčastněnými stranami, se to stává standardní součástí pracovního postupu přípravy dokumentů spíše než příležitostným úkolem.

4. Použijte vyplnitelné šablony PDF pro opakující se dokumenty (ušetřete 45 minut za týden)

Jakýkoli dokument, který má konzistentní strukturu a je vytvářen opakovaně, je kandidátem na vyplnitelnou šablonu PDF. Běžnými příklady jsou zprávy o stavu projektu, klientské faktury, týdenní časové rozvrhy, šablony programu schůzek a kontrolní seznamy pro přihlášení.

Vyplnitelná šablona PDF vám umožňuje aktualizovat proměnná pole, jako jsou data, jména klientů, částky a názvy projektů, aniž byste museli pokaždé znovu sestavovat strukturu dokumentu. Pro pracovníka na volné noze, který vytváří faktury pro více klientů, dobrá šablona eliminuje 10 až 15 minut přeformátování na fakturu. Více než měsíc s několika klienty, to znamená ušetřenou více než hodinu.

5. Umožněte prohledávat naskenované soubory PDF pomocí OCR (ušetřete 20 minut za týden)

Naskenované dokumenty jsou doručeny jako soubory PDF obsahující pouze obrázky, kde nelze text vyhledávat, vybírat ani kopírovat. Nalezení konkrétní doložky v 60stránkové naskenované smlouvě vyžaduje ruční procházení každé stránky. OCR převádí naskenované obrázky na skutečný text, díky čemuž lze celý dokument vyhledávat a vybírat.

Disk Google může automaticky provádět OCR, když otevřete PDF v Dokumentech Google. PDF to Word converter také extrahuje text z PDF během převodu, čímž zpřístupňuje obsah pro úpravy a vyhledávání. Jakmile je naskenovaný dokument zpracován pomocí OCR, nalezení obsahu, který by zabralo minuty posouvání, trvá několik sekund pomocí Ctrl+F.

6. Místo tisku anotujte digitálně (ušetřete 25 minut týdně)

Vytisknout dokument, označit jej perem, poté jej naskenovat a odeslat zpět, je pracovní postup, který byl před lety nahrazen digitálními anotačními nástroji. Adobe Acrobat Reader (zdarma), Apple Books, Microsoft Edge a nejmodernější čtečky PDF obsahují nástroje pro poznámky, které přidávají komentáře, zvýraznění a označení přímo do PDF.

Digitální anotace jsou také prohledávatelné, vratné a lze je snadno sdílet. Vlákno komentářů v anotovaném PDF je užitečnější než skenování ručně psaných poznámek na okraji, protože komentáře lze řešit a vyřešit bez opětovného tisku.

7. Dávkové zpracování více souborů PDF najednou (ušetřete 30 minut za týden)

Komprese, přejmenování nebo převod sady PDF jeden po druhém zabere zhruba stejnou dobu jako dávkové, s výjimkou toho, že musíte tento proces opakovat ručně pro každý soubor. Většina profesionálních nástrojů PDF podporuje dávkové operace, které zpracovávají mnoho souborů v jednom procesu.

Vzdáleným pracovníkům, kteří pravidelně dostávají dávky stejného typu dokumentu, jako jsou účtenky, podepsané dokumenty nebo faktury dodavatelů, nastavení rutiny dávkové komprese na začátku každého týdne ušetří čas na zpracování každého souboru jednotlivě v průběhu týdne.

8. Pomocí QR kódů sdílejte soubory PDF na schůzkách (ušetřete 15 minut za týden)

Distribuce dokumentů na vzdálených schůzkách vložením odkazu ke stažení do chatu nějakou dobu trvá a odkazy mohou na mobilních zařízeních chybět nebo je lze obtížně klikat. QR kód zobrazený na obrazovce během videohovoru umožňuje každému okamžitě stáhnout dokument namířením fotoaparátu telefonu na obrazovku.

Nahrajte soubor PDF na Disk Google, vygenerujte QR kód ukazující na odkaz ke sdílení pomocí libovolného bezplatného generátoru QR kódů a vložte jej do snímku prezentace nebo jej sdílejte v chatu. To odstraňuje nutnost zajistit, aby každý měl nejnovější verzi dokumentu.

9. Udržujte krok komprese ve svém kontrolním seznamu pro odeslání (ušetřete 15 minut týdně)

Značná část času, který vzdálení pracovníci stráví e-mailem, je způsobena upozorněním na nepřijetí přílohy a následnými e-maily za účelem opětovného odeslání příliš velkých souborů. Zabudování rychlé komprese do zvyku před připojením jakéhokoli PDF zabrání většině těchto zpoždění.

Zvyk vám zabere méně než 90 sekund: otevřete compress tool, nahrajte soubor, stáhněte si komprimovanou verzi a připojte ji. Oproti časovým nákladům na vrácený e-mail a opětovné odeslání se tato rutina vyplatí při prvním použití. Další podrobnosti o limitech příloh naleznete na our guide on sending large PDFs by email.