English
Spanish
French
German
Italian
Amharic
Afrikaans
Arabic
Chinese
Japanese
Korean
Turkish
Finnish
Bengali
Czech
Indonesian
Danish
Greek
Hindi
Armenian
Malay
Dutch
Norwegian
Polish
Portuguese
Romanian
Russian
Swedish
Thai
Vietnamese
Ukrainian
Ukryty pochłaniacz czasu w pracy zdalnej
Pracownicy zdalni są często oceniani na podstawie wyników, ale zaskakująco dużo ich czasu pochłaniają procesy obsługi dokumentów, które są wolniejsze i bardziej ręczne, niż jest to konieczne. Pobieranie pliku, przetwarzanie go, przesyłanie w inne miejsce, oczekiwanie na odpowiedź i powtarzanie cyklu pochłania wiele godzin tygodniowo, nie wytwarzając niczego, co przypominałoby prawdziwą pracę.
Dziesięć trików opisanych w tym przewodniku rozwiązuje najczęstsze niedociągnięcia w przepływie pracy z plikami PDF w ustawieniach pracy zdalnej. Każdy z nich zawiera realistyczny szacunek zaoszczędzonego czasu w tygodniu w oparciu o typową częstotliwość obsługi dokumentów. Wdrożenie choćby połowy z nich to znaczący zwrot czasu.
1. Skonfiguruj drukarkę PDF jednym kliknięciem (oszczędź 20 minut tygodniowo)
Tworzenie pliku PDF z dowolnej aplikacji zazwyczaj wymaga poruszania się po kilku menu: Plik, następnie Drukuj, następnie zmianę opcji drukarki na opcję PDF i potwierdzenie. Dla kogoś, kto tworzy od 20 do 30 plików PDF tygodniowo, ta sekwencja sześciu kliknięć oznacza około 20 minut nawigacji po menu.
W systemie Windows ustawienie Microsoft Print to PDF jako drukarki domyślnej i użycie klawiszy Ctrl+P, a następnie Enter jako skrótu składającego się z dwóch klawiszy, skraca to do sekund. Na komputerze Mac skonfigurowanie skrótu klawiaturowego dla akcji Eksportuj jako PDF w Preferencjach systemowych pozwala zaoszczędzić tę samą ilość czasu. Na każdej platformie nawyk używania skrótów klawiaturowych zamiast menu przekłada się na znaczną oszczędność czasu w ciągu tygodnia.
2. Połącz narzędzia PDF bezpośrednio z magazynem w chmurze (oszczędzaj 30 minut tygodniowo)
Najczęstszą nieefektywnością w przepływach pracy plików PDF jest ręczny cykl pobierania, przetwarzania i wysyłania. Ktoś pobiera plik z Dysku Google, otwiera narzędzie online, przesyła go, przetwarza, pobiera wynik, a następnie przesyła z powrotem na Dysk. PDFTools obsługuje bezpośrednią integrację Dysku Google i Dropbox, co całkowicie eliminuje pośrednie etapy pobierania i ponownego przesyłania. compress PDF tool, merge PDF tool i PDF to Word converter obsługują bezpośredni import i eksport do przechowywania w chmurze.
3. Wyodrębnij tylko te strony, których naprawdę potrzebujesz (oszczędzaj 25 minut tygodniowo)
Wysłanie kompletnego 80-stronicowego raportu współpracownikowi, który potrzebuje tylko 5 konkretnych stron, marnuje jego czas tak samo jak Twój. Wyodrębnianie odpowiednich stron i wysyłanie tylko tych jest bardziej profesjonalne, tworzy mniejszy plik, który nie zatyka skrzynek odbiorczych i zajmuje mniej niż dwie minuty.
PDF splitter obsługuje wyodrębnianie stron w ciągu kilku sekund. W przypadku pracowników zdalnych, którzy regularnie udostępniają sekcje większych dokumentów różnym interesariuszom, staje się to standardową częścią przepływu pracy podczas przygotowywania dokumentów, a nie okazjonalnym zadaniem.
4. Używaj szablonów PDF do wypełniania w przypadku powtarzających się dokumentów (oszczędź 45 minut tygodniowo)
Każdy dokument, który ma spójną strukturę i jest tworzony wielokrotnie, nadaje się do wypełnienia jako szablon PDF. Typowymi przykładami są raporty o stanie projektów, faktury klientów, cotygodniowe grafiki, szablony planów spotkań i listy kontrolne dotyczące wdrożenia.
Szablon PDF z możliwością wypełnienia umożliwia aktualizację pól zmiennych, takich jak daty, nazwy klientów, kwoty i nazwy projektów, bez konieczności każdorazowego przebudowywania struktury dokumentu. W przypadku freelancera, który wystawia faktury dla wielu klientów, dobry szablon eliminuje 10–15 minut ponownego formatowania faktury. Ponad miesiąc pracy z kilkoma klientami to w sumie ponad godzina oszczędności.
5. Spraw, aby zeskanowane pliki PDF można było przeszukiwać za pomocą OCR (oszczędność 20 minut tygodniowo)
Zeskanowane dokumenty są dostarczane w postaci plików PDF zawierających wyłącznie obrazy, w których nie można wyszukiwać, zaznaczać ani kopiować tekstu. Znalezienie konkretnej klauzuli w 60-stronicowej zeskanowanej umowie wymaga ręcznego przewinięcia każdej strony. OCR konwertuje zeskanowane obrazy na prawdziwy tekst, umożliwiając przeszukiwanie i wybieranie całego dokumentu.
Dysk Google może automatycznie wykonać OCR po otwarciu pliku PDF w Dokumentach Google. PDF to Word converter wyodrębnia także tekst z plików PDF podczas konwersji, udostępniając zawartość do edycji i wyszukiwania. Po przetworzeniu zeskanowanego dokumentu za pomocą OCR znalezienie treści, której przewijanie zajęłoby kilka minut, wystarczy nacisnąć Ctrl+F.
6. Notuj cyfrowo zamiast drukować (oszczędź 25 minut tygodniowo)
Wydrukowanie dokumentu w celu zaznaczenia go piórem, a następnie zeskanowanie go i odesłanie to proces, który wiele lat temu został zastąpiony przez narzędzia do adnotacji cyfrowych. Adobe Acrobat Reader (bezpłatny), Apple Books, Microsoft Edge i większość nowoczesnych czytników plików PDF zawierają narzędzia do adnotacji, które dodają komentarze, wyróżnienia i znaczniki bezpośrednio do pliku PDF.
Adnotacje cyfrowe można również przeszukiwać, odwracać i łatwo udostępniać. Wątek komentarza w pliku PDF z adnotacjami jest bardziej przydatny niż skan odręcznych notatek na marginesie, ponieważ komentarze można edytować i rozwiązywać bez ponownego drukowania.
7. Przetwarzaj wsadowo wiele plików PDF na raz (oszczędź 30 minut tygodniowo)
Kompresowanie, zmiana nazwy lub konwertowanie zestawu plików PDF jeden po drugim zajmuje mniej więcej tyle samo czasu, co wykonywanie ich wsadowo, z tą różnicą, że trzeba powtórzyć ten proces ręcznie dla każdego pliku. Większość profesjonalnych narzędzi PDF obsługuje operacje wsadowe, które obsługują wiele plików w jednym procesie.
W przypadku pracowników zdalnych, którzy regularnie otrzymują partie dokumentów tego samego typu, takie jak pokwitowania wydatków, podpisane dokumenty lub faktury od dostawców, skonfigurowanie procedury kompresji wsadowej na początku każdego tygodnia pozwala zaoszczędzić czas związany z obsługą każdego pliku z osobna przez cały tydzień.
8. Używaj kodów QR do udostępniania plików PDF na spotkaniach (oszczędzaj 15 minut tygodniowo)
Dystrybucja dokumentów podczas zdalnych spotkań poprzez wklejenie linku do pobrania na czacie wymaga czasu, a linki mogą zostać pominięte lub trudne do kliknięcia na urządzeniach mobilnych. Kod QR wyświetlany na ekranie podczas połączenia wideo umożliwia każdemu natychmiastowe pobranie dokumentu poprzez skierowanie aparatu telefonu na ekran.
Prześlij plik PDF na Dysk Google, wygeneruj kod QR wskazujący link, który można udostępnić, za pomocą dowolnego bezpłatnego generatora kodów QR i umieść go na slajdzie prezentacji lub udostępnij na czacie. Eliminuje to konieczność ciągłego upewniania się, że każdy ma najnowszą wersję dokumentu.
9. Zachowaj krok kompresji na liście kontrolnej wysyłania (oszczędzaj 15 minut tygodniowo)
Znaczna część czasu, jaki pracownicy zdalni spędzają na korzystaniu z poczty e-mail, jest spowodowana powiadomieniami o odrzuceniu załączników i kolejnymi wiadomościami e-mail mającymi na celu ponowne wysłanie zbyt dużych plików. Wbudowanie w nawyk szybkiego kroku kompresji przed dołączeniem pliku PDF zapobiega większości tych opóźnień.
Nawyk zajmuje mniej niż 90 sekund: otwórz compress tool, prześlij plik, pobierz wersję skompresowaną, załącz ją. W porównaniu z kosztami związanymi z odesłaniem wiadomości e-mail i ponownym wysłaniem, ta procedura zwraca się już przy pierwszym użyciu. Więcej informacji na temat limitów załączników znajdziesz na our guide on sending large PDFs by email.
10. Automatyzuj powtarzające się zadania związane z plikami PDF za pomocą narzędzi niewymagających użycia kodu (oszczędzaj ponad 60 minut tygodniowo)
Największym wzrostem wydajności pracowników zdalnych, którzy obsługują znaczną liczbę dokumentów, jest automatyzacja. Narzędzia takie jak Zapier i Make (dawniej Integromat) mogą automatycznie uruchamiać operacje PDF na podstawie zdarzeń w innych aplikacjach.
Praktyczne przykłady obejmują: po otrzymaniu formularza automatycznie kompiluj dane w sformatowany raport w formacie PDF i zapisz go w wyznaczonym folderze. Gdy umowa będzie sfinalizowana w narzędziu do e-podpisu, automatycznie ją skompresuj i zarchiwizuj w folderze projektu. Po otrzymaniu rachunku e-mailem automatycznie wyodrębnij go jako załącznik w formacie PDF i dodaj do folderu śledzenia wydatków.
Konfiguracja każdej z tych automatyzacji zajmuje początkowo od 20 do 45 minut, ale przy każdym uruchomieniu pozwala zaoszczędzić kilka minut. W przypadku procesów powtarzalnych, które odbywają się codziennie lub co tydzień, inwestycja zwraca się zazwyczaj w ciągu pierwszych dwóch tygodni.
Wniosek
Nieefektywność obsługi dokumentów w pracy zdalnej jest w dużej mierze niezauważalna, ponieważ zdarza się w niewielkich odstępach czasu. Żadne pojedyncze zadanie związane z plikiem PDF nie powoduje dużego poboru czasu. Ale akumulacja w ciągu tygodnia mówi co innego. Wdrożenie trików opisanych w tym przewodniku dotyczy najczęstszych źródeł tej akumulacji.
Zacznij od dwóch lub trzech, które odpowiadają Twoim obecnym największym problemom, i na tym zacznij budować. Narzędzia w PDFTools, w tym compress PDF tool, split PDF tool i merge PDF tool, obsługują bezpośrednio hackowanie integracji pamięci masowej w chmurze i można z nich korzystać bezpłatnie bez rejestracji.
Często zadawane pytania
Który z tych hacków zapewnia najlepszy zwrot z czasu konfiguracji?
Integracja z pamięcią masową w chmurze pozwala natychmiastowo zaoszczędzić czas, prawie bez konieczności konfiguracji. Szablony do wypełnienia i hacki OCR wymagają nieco dłuższej konfiguracji, ale zapewniają największe tygodniowe oszczędności pracownikom obsługującym powtarzające się typy dokumentów. Włamanie do automatyzacji ma najdłuższy czas konfiguracji, ale najwyższy pułap ciągłych oszczędności.
Czy te hacki działają zarówno dla zespołów, jak i jednostek?
Tak. Integracja magazynu w chmurze i hacki przetwarzania wsadowego są szczególnie skuteczne dla zespołów, ponieważ tworzą spójne, współdzielone przepływy pracy, z których korzystają wszyscy, a nie tylko osoba, która je konfiguruje. Udostępnione szablony i standardowe praktyki dotyczące adnotacji oszczędzają czas całego zespołu.