Khoảng thời gian tiềm ẩn khi làm việc từ xa

Những người làm việc từ xa thường được đánh giá dựa trên kết quả đầu ra, nhưng một lượng thời gian đáng ngạc nhiên của họ lại bị tiêu tốn vào các quy trình xử lý tài liệu chậm hơn và thủ công hơn mức cần thiết. Tải xuống một tệp, xử lý nó, tải nó lên nơi khác, chờ phản hồi và lặp lại chu trình này tiêu tốn hàng giờ mỗi tuần mà không tạo ra bất cứ thứ gì giống như công việc thực sự.

Mười thủ thuật trong hướng dẫn này giải quyết những vấn đề thiếu hiệu quả phổ biến nhất của quy trình làm việc PDF trong cài đặt làm việc từ xa. Mỗi phần bao gồm ước tính thực tế về thời gian tiết kiệm được mỗi tuần dựa trên tần suất xử lý tài liệu thông thường. Việc thực hiện thậm chí một nửa trong số chúng sẽ làm tăng thêm thời gian có ý nghĩa.

1. Thiết lập Máy in PDF chỉ bằng một cú nhấp chuột (Tiết kiệm 20 phút mỗi tuần)

Tạo tệp PDF từ bất kỳ ứng dụng nào thường bao gồm việc điều hướng qua một số menu: Tệp, rồi In, sau đó thay đổi máy in thành tùy chọn PDF, sau đó xác nhận. Đối với người tạo 20 đến 30 tệp PDF mỗi tuần, chuỗi sáu lần nhấp chuột đó sẽ cộng thêm khoảng 20 phút điều hướng menu.

Trên Windows, việc đặt Microsoft Print thành PDF làm máy in mặc định của bạn và sử dụng Ctrl+P rồi Enter làm phím tắt hai lần nhấn sẽ giảm thời gian này xuống còn vài giây. Trên máy Mac, việc thiết lập phím tắt cho tác vụ Xuất dưới dạng PDF thông qua Tùy chọn hệ thống sẽ tiết kiệm được lượng thời gian tương tự. Trên bất kỳ nền tảng nào, thói quen sử dụng phím tắt thay vì menu sẽ giúp tiết kiệm thời gian đáng kể trong một tuần.

2. Kết nối trực tiếp các công cụ PDF với bộ nhớ đám mây (Tiết kiệm 30 phút mỗi tuần)

Sự kém hiệu quả phổ biến nhất trong quy trình làm việc của PDF là chu trình tải xuống-quy trình-tải lên thủ công. Ai đó tải xuống tệp từ Google Drive, mở một công cụ trực tuyến, tải tệp lên, xử lý tệp, tải kết quả xuống rồi tải lại lên Drive. PDFTools hỗ trợ tích hợp trực tiếp Google Drive và Dropbox, giúp loại bỏ hoàn toàn các bước tải xuống và tải lên lại trung gian. compress PDF tool, merge PDF tool và PDF to Word converter đều hỗ trợ nhập và xuất bộ nhớ trực tiếp trên đám mây.

3. Chỉ trích xuất những trang bạn thực sự cần (Tiết kiệm 25 phút mỗi tuần)

Việc gửi một bản báo cáo dài 80 trang hoàn chỉnh cho một đồng nghiệp chỉ cần 5 trang cụ thể sẽ khiến họ lãng phí thời gian như bạn. Việc trích xuất các trang có liên quan và chỉ gửi những trang có liên quan sẽ chuyên nghiệp hơn, tạo ra tệp nhỏ hơn, không làm tắc nghẽn hộp thư đến và chỉ mất chưa đầy hai phút.

PDF splitter xử lý việc trích xuất trang trong vài giây. Đối với những người làm việc từ xa thường xuyên chia sẻ các phần của tài liệu lớn hơn với các bên liên quan khác nhau, đây sẽ trở thành một phần tiêu chuẩn của quy trình chuẩn bị tài liệu chứ không phải là một nhiệm vụ không thường xuyên.

4. Sử dụng các mẫu PDF có thể điền cho tài liệu định kỳ (Tiết kiệm 45 phút mỗi tuần)

Bất kỳ tài liệu nào tuân theo cấu trúc nhất quán và được tạo nhiều lần đều là ứng cử viên cho mẫu PDF có thể điền. Báo cáo trạng thái dự án, hóa đơn khách hàng, bảng chấm công hàng tuần, mẫu chương trình họp và danh sách kiểm tra giới thiệu đều là những ví dụ phổ biến.

Mẫu PDF có thể điền cho phép bạn cập nhật các trường có thể thay đổi, chẳng hạn như ngày, tên khách hàng, số tiền và tên dự án mà không cần phải xây dựng lại cấu trúc tài liệu mỗi lần. Đối với một người làm việc tự do tạo hóa đơn cho nhiều khách hàng, một mẫu tốt sẽ giúp loại bỏ 10 đến 15 phút định dạng lại cho mỗi hóa đơn. Hơn một tháng với nhiều khách hàng, tổng cộng đã tiết kiệm được hơn một giờ.

5. Làm cho các tệp PDF được quét có thể tìm kiếm được bằng OCR (Tiết kiệm 20 phút mỗi tuần)

Tài liệu được quét sẽ xuất hiện dưới dạng tệp PDF chỉ có hình ảnh và không thể tìm kiếm, chọn hoặc sao chép văn bản. Việc tìm một điều khoản cụ thể trong hợp đồng được quét 60 trang yêu cầu phải cuộn thủ công qua từng trang. OCR chuyển đổi hình ảnh được quét thành văn bản thực, giúp toàn bộ tài liệu có thể tìm kiếm và lựa chọn được.

Google Drive có thể tự động thực hiện OCR khi bạn mở tệp PDF trong Google Docs. PDF to Word converter cũng trích xuất văn bản từ các tệp PDF trong quá trình chuyển đổi, giúp nội dung có thể truy cập được để chỉnh sửa và tìm kiếm. Khi tài liệu được quét đã được xử lý bằng OCR, việc tìm kiếm nội dung lẽ ra phải mất vài phút cuộn sẽ mất vài giây bằng Ctrl+F.

6. Chú thích kỹ thuật số thay vì in (Tiết kiệm 25 phút mỗi tuần)

In tài liệu để đánh dấu bằng bút, sau đó quét và gửi lại, là quy trình làm việc đã được thay thế bằng các công cụ chú thích kỹ thuật số cách đây nhiều năm. Adobe Acrobat Reader (miễn phí), Apple Books, Microsoft Edge và hầu hết các trình đọc PDF hiện đại đều bao gồm các công cụ chú thích giúp thêm nhận xét, đánh dấu và đánh dấu trực tiếp vào tệp PDF.

Chú thích kỹ thuật số cũng có thể tìm kiếm, đảo ngược và có thể chia sẻ dễ dàng. Chuỗi nhận xét trong tệp PDF có chú thích sẽ hữu ích hơn bản quét ghi chú viết tay bên lề vì các nhận xét có thể được xử lý và giải quyết mà không cần in lại.

7. Xử lý hàng loạt nhiều tệp PDF cùng một lúc (Tiết kiệm 30 phút mỗi tuần)

Việc nén, đổi tên hoặc chuyển đổi từng tập hợp tệp PDF mất gần như tương tự như thực hiện hàng loạt, ngoại trừ việc bạn phải lặp lại quy trình theo cách thủ công cho từng tệp. Hầu hết các công cụ PDF chuyên nghiệp đều hỗ trợ các thao tác hàng loạt xử lý nhiều tệp trong một quy trình.

Đối với những người làm việc ở xa thường xuyên nhận được các lô tài liệu cùng loại, chẳng hạn như biên lai chi phí, tài liệu đã ký hoặc hóa đơn của nhà cung cấp, việc thiết lập quy trình nén hàng loạt vào đầu mỗi tuần sẽ giúp tiết kiệm thời gian xử lý từng tệp riêng lẻ trong suốt cả tuần.

8. Sử dụng mã QR để chia sẻ tệp PDF trong cuộc họp (Tiết kiệm 15 phút mỗi tuần)

Việc phân phối tài liệu trong các cuộc họp từ xa bằng cách dán liên kết tải xuống vào cuộc trò chuyện sẽ mất thời gian và các liên kết có thể bị bỏ lỡ hoặc khó nhấp vào trên thiết bị di động. Mã QR hiển thị trên màn hình trong cuộc gọi điện video cho phép mọi người tải xuống tài liệu ngay lập tức bằng cách hướng camera điện thoại của họ vào màn hình.

Tải tệp PDF lên Google Drive, tạo mã QR trỏ đến liên kết có thể chia sẻ bằng cách sử dụng bất kỳ trình tạo mã QR miễn phí nào và nhúng nó vào trang trình bày của bạn hoặc chia sẻ nó trong cuộc trò chuyện. Điều này loại bỏ việc qua lại để đảm bảo mọi người đều có phiên bản mới nhất của tài liệu.

9. Giữ một bước nén trong danh sách kiểm tra gửi của bạn (Tiết kiệm 15 phút mỗi tuần)

Một phần đáng kể thời gian mà nhân viên từ xa dành cho email là do thông báo trả lại tệp đính kèm và email theo dõi để gửi lại các tệp quá lớn. Tạo thói quen nén nhanh thành thói quen trước khi đính kèm bất kỳ tệp PDF nào sẽ ngăn chặn hầu hết những sự chậm trễ này.

Thói quen chỉ mất chưa đầy 90 giây: mở compress tool, tải tệp lên, tải xuống bản nén, đính kèm tệp đó. Chống lại chi phí thời gian của một email bị gửi lại và gửi lại, thói quen này sẽ tự trả tiền cho lần sử dụng đầu tiên. Để biết thêm chi tiết về giới hạn tệp đính kèm, hãy xem our guide on sending large PDFs by email.

10. Tự động hóa các tác vụ PDF định kỳ bằng các công cụ không cần mã (Tiết kiệm hơn 60 phút mỗi tuần)

Lợi ích hiệu quả mạnh mẽ nhất dành cho những người làm việc từ xa xử lý khối lượng tài liệu đáng kể là tự động hóa. Các công cụ như Zapier và Make (trước đây là Integromat) có thể tự động kích hoạt các hoạt động PDF dựa trên các sự kiện trong các ứng dụng khác.

Các ví dụ thực tế bao gồm: khi có yêu cầu gửi biểu mẫu, hãy tự động biên dịch dữ liệu thành báo cáo PDF được định dạng và lưu vào thư mục được chỉ định. Khi hợp đồng được hoàn thành trong công cụ chữ ký điện tử, nó sẽ tự động nén và lưu trữ trong thư mục dự án. Khi biên nhận được gửi qua email, hãy tự động trích xuất nó dưới dạng tệp đính kèm PDF và thêm nó vào thư mục theo dõi chi phí.

Mỗi quá trình tự động hóa này mất từ 20 đến 45 phút để thiết lập ban đầu nhưng sẽ tiết kiệm được vài phút mỗi lần chạy. Đối với các quy trình định kỳ diễn ra hàng ngày hoặc hàng tuần, khoản đầu tư thường hoàn vốn trong vòng hai tuần đầu tiên.

Phần kết luận

Sự kém hiệu quả trong việc xử lý tài liệu khi làm việc từ xa phần lớn là không thể nhìn thấy được vì nó xảy ra theo từng bước nhỏ. Không có một tác vụ PDF nào khiến bạn cảm thấy tiêu tốn nhiều thời gian. Nhưng sự tích lũy trong một tuần lại kể một câu chuyện khác. Việc triển khai các mẹo trong hướng dẫn này sẽ giải quyết các nguồn phổ biến nhất của sự tích lũy đó.

Bắt đầu với hai hoặc ba điểm phù hợp với điểm yếu lớn nhất hiện tại của bạn và xây dựng từ đó. Các công cụ tại PDFTools, bao gồm compress PDF tool, split PDF tool và merge PDF tool, hỗ trợ trực tiếp việc hack tích hợp lưu trữ đám mây và được sử dụng miễn phí mà không cần đăng ký.

Câu hỏi thường gặp

Cách hack nào trong số này mang lại lợi nhuận cao nhất về thời gian thiết lập?

Việc tích hợp lưu trữ đám mây giúp tiết kiệm thời gian ngay lập tức mà hầu như không cần thiết lập. Mẫu có thể điền và thủ thuật OCR có thời gian thiết lập dài hơn một chút nhưng mang lại mức tiết kiệm lớn nhất mỗi tuần cho những người lao động xử lý các loại tài liệu định kỳ. Hack tự động hóa có thời gian thiết lập lâu nhất nhưng mức trần tiết kiệm liên tục cao nhất.

Những thủ thuật này có hiệu quả với nhóm cũng như cá nhân không?

Đúng. Các thủ thuật tích hợp lưu trữ đám mây và xử lý hàng loạt đặc biệt hiệu quả đối với các nhóm vì chúng tạo ra các quy trình làm việc chung, nhất quán, mang lại lợi ích cho mọi người chứ không chỉ cho người thiết lập chúng. Các mẫu được chia sẻ và các phương pháp chú thích tiêu chuẩn giúp tiết kiệm thời gian cho cả nhóm.

10 thủ thuật quy trình làm việc PDF giúp tiết kiệm nhân viên từ xa hơn 3 giờ mỗi tuần