The Hidden Time Sink in Remote Work

Οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι αξιολογούνται συχνά στην έξοδο, αλλά ένας εκπληκτικός χρόνος εξαφανίζεται σε διαδικασίες χειρισμού εγγράφων που είναι πιο αργές και χειροκίνητες από όσο χρειάζεται. Η λήψη ενός αρχείου, η επεξεργασία του, η μεταφόρτωσή του κάπου αλλού, η αναμονή για απάντηση και η επανάληψη του κύκλου καταναλώνει ώρες την εβδομάδα χωρίς να δημιουργείται τίποτα που μοιάζει με πραγματική δουλειά.

Οι δέκα εισβολές σε αυτόν τον οδηγό αντιμετωπίζουν τις πιο συνηθισμένες ανεπάρκειες ροής εργασίας PDF σε ρυθμίσεις απομακρυσμένης εργασίας. Κάθε ένα περιλαμβάνει μια ρεαλιστική εκτίμηση του χρόνου που εξοικονομείται ανά εβδομάδα με βάση την τυπική συχνότητα χειρισμού εγγράφων. Η εφαρμογή ακόμη και των μισών από αυτά αθροίζει σε σημαντικό χρόνο ανάκτησης.

1. Ρυθμίστε έναν εκτυπωτή PDF με ένα κλικ (εξοικονομήστε 20 λεπτά την εβδομάδα)

Η δημιουργία ενός PDF από οποιαδήποτε εφαρμογή συνήθως περιλαμβάνει πλοήγηση σε διάφορα μενού: Αρχείο, μετά Εκτύπωση, μετά αλλαγή του εκτυπωτή σε επιλογή PDF και, στη συνέχεια, επιβεβαίωση. Για κάποιον που δημιουργεί 20 έως 30 PDF την εβδομάδα, αυτή η ακολουθία έξι κλικ προσθέτει περίπου 20 λεπτά πλοήγησης στο μενού.

Στα Windows, η ρύθμιση του Microsoft Print σε PDF ως προεπιλεγμένου εκτυπωτή και η χρήση των πλήκτρων Ctrl+P και στη συνέχεια Enter ως συντόμευση με δύο πλήκτρα μειώνει αυτό το στοιχείο σε δευτερόλεπτα. Σε Mac, η ρύθμιση μιας συντόμευσης πληκτρολογίου για την ενέργεια Εξαγωγή ως PDF μέσω των Προτιμήσεων συστήματος εξοικονομεί τον ίδιο χρόνο. Σε οποιαδήποτε πλατφόρμα, η συνήθεια της χρήσης συντομεύσεων πληκτρολογίου αντί των μενού συνδυάζεται σε σημαντική εξοικονόμηση χρόνου σε διάστημα μιας εβδομάδας.

2. Συνδέστε τα Εργαλεία PDF απευθείας στο Cloud Storage (Εξοικονομήστε 30 λεπτά την εβδομάδα)

Η πιο κοινή αναποτελεσματικότητα στις ροές εργασίας PDF είναι ο κύκλος μη αυτόματης λήψης-διαδικασίας-φόρτωσης. Κάποιος κατεβάζει ένα αρχείο από το Google Drive, ανοίγει ένα διαδικτυακό εργαλείο, το ανεβάζει, το επεξεργάζεται, κατεβάζει το αποτέλεσμα και μετά το ανεβάζει ξανά στο Drive. Το PDFTools υποστηρίζει την άμεση ενσωμάτωση του Google Drive και του Dropbox, η οποία εξαλείφει εντελώς τα ενδιάμεσα βήματα λήψης και επαναφόρτωσης. Τα compress PDF tool, merge PDF tool και PDF to Word converter υποστηρίζουν όλα την άμεση εισαγωγή και εξαγωγή αποθηκευτικού χώρου στο cloud.

3. Εξάγετε μόνο τις σελίδες που πραγματικά χρειάζεστε (Εξοικονομήστε 25 λεπτά την εβδομάδα)

Η αποστολή μιας ολοκληρωμένης αναφοράς 80 σελίδων σε έναν συνάδελφο που χρειάζεται μόνο 5 συγκεκριμένες σελίδες, σπαταλάει τον χρόνο του όσο και τον δικό σας. Η εξαγωγή των σχετικών σελίδων και η αποστολή μόνο αυτών είναι πιο επαγγελματική, παράγει ένα μικρότερο αρχείο που δεν φράζει τα εισερχόμενα και διαρκεί λιγότερο από δύο λεπτά.

Το PDF splitter χειρίζεται την εξαγωγή σελίδας σε δευτερόλεπτα. Για απομακρυσμένους εργαζόμενους που μοιράζονται τακτικά τμήματα μεγαλύτερων εγγράφων με διαφορετικούς ενδιαφερόμενους, αυτό γίνεται τυπικό μέρος της ροής εργασιών προετοιμασίας εγγράφων και όχι περιστασιακή εργασία.

4. Χρησιμοποιήστε πρότυπα PDF με δυνατότητα συμπλήρωσης για επαναλαμβανόμενα έγγραφα (εξοικονομήστε 45 λεπτά την εβδομάδα)

Κάθε έγγραφο που ακολουθεί μια συνεπή δομή και δημιουργείται επανειλημμένα είναι υποψήφιο για ένα πρότυπο PDF με δυνατότητα συμπλήρωσης. Οι αναφορές κατάστασης έργου, τα τιμολόγια πελατών, τα εβδομαδιαία φύλλα χρόνου, τα πρότυπα ατζέντας συσκέψεων και οι λίστες ελέγχου ενσωμάτωσης είναι όλα κοινά παραδείγματα.

Ένα πρότυπο PDF με δυνατότητα συμπλήρωσης σάς επιτρέπει να ενημερώνετε μεταβλητά πεδία, όπως ημερομηνίες, ονόματα πελατών, ποσά και ονόματα έργων, χωρίς να δημιουργείτε εκ νέου τη δομή του εγγράφου κάθε φορά. Για έναν ελεύθερο επαγγελματία που παράγει τιμολόγια για πολλούς πελάτες, ένα καλό πρότυπο εξαλείφει 10 έως 15 λεπτά αναδιαμόρφωσης ανά τιμολόγιο. Πάνω από ένα μήνα με πολλούς πελάτες, που αθροιστικά ισοδυναμεί με πολύ περισσότερο από μία ώρα εξοικονόμησης.

5. Κάντε τα σαρωμένα PDF με δυνατότητα αναζήτησης με OCR (Εξοικονόμηση 20 λεπτών την εβδομάδα)

Τα σαρωμένα έγγραφα φτάνουν ως αρχεία PDF μόνο με εικόνα όπου δεν είναι δυνατή η αναζήτηση, η επιλογή ή η αντιγραφή του κειμένου. Η εύρεση μιας συγκεκριμένης ρήτρας σε μια σαρωμένη σύμβαση 60 σελίδων απαιτεί μη αυτόματη κύλιση σε κάθε σελίδα. Το OCR μετατρέπει τις σαρωμένες εικόνες σε πραγματικό κείμενο, κάνοντας ολόκληρο το έγγραφο με δυνατότητα αναζήτησης και επιλογής.

Το Google Drive μπορεί να εκτελεί αυτόματα OCR όταν ανοίγετε ένα PDF στα Έγγραφα Google. Το PDF to Word converter εξάγει επίσης κείμενο από αρχεία PDF κατά τη μετατροπή, καθιστώντας το περιεχόμενο προσβάσιμο για επεξεργασία και αναζήτηση. Μόλις ένα σαρωμένο έγγραφο υποβληθεί σε επεξεργασία με OCR, η εύρεση περιεχομένου που θα χρειαζόταν λίγα λεπτά κύλισης διαρκεί δευτερόλεπτα με Ctrl+F.

6. Σημειώστε ψηφιακά αντί για εκτύπωση (Εξοικονομήστε 25 λεπτά την εβδομάδα)

Η εκτύπωση ενός εγγράφου για τη σήμανση με στυλό, στη συνέχεια η σάρωση και η αποστολή του πίσω, είναι μια ροή εργασίας που αντικαταστάθηκε από εργαλεία ψηφιακού σχολιασμού πριν από χρόνια. Το Adobe Acrobat Reader (δωρεάν), τα Apple Books, ο Microsoft Edge και τα περισσότερα σύγχρονα προγράμματα ανάγνωσης PDF περιλαμβάνουν εργαλεία σχολιασμού που προσθέτουν σχόλια, επισημάνσεις και σήμανση απευθείας στο PDF.

Οι ψηφιακοί σχολιασμοί είναι επίσης αναζητήσιμοι, αναστρέψιμοι και μπορούν εύκολα να κοινοποιηθούν. Ένα νήμα σχολίων σε ένα σχολιασμένο PDF είναι πιο χρήσιμο από μια σάρωση χειρόγραφων σημειώσεων περιθωρίων, επειδή τα σχόλια μπορούν να αντιμετωπιστούν και να επιλυθούν χωρίς επανεκτύπωση.

7. Μαζική επεξεργασία πολλαπλών αρχείων PDF ταυτόχρονα (εξοικονόμηση 30 λεπτών ανά εβδομάδα)

Η συμπίεση, η μετονομασία ή η μετατροπή ενός συνόλου PDF ένα προς ένα διαρκεί περίπου τον ίδιο χρόνο με τη δέσμη, εκτός από το ότι πρέπει να επαναλάβετε τη διαδικασία χειροκίνητα για κάθε αρχείο. Τα περισσότερα επαγγελματικά εργαλεία PDF υποστηρίζουν ομαδικές λειτουργίες που χειρίζονται πολλά αρχεία σε μία μόνο διαδικασία.

Για απομακρυσμένους εργαζόμενους που λαμβάνουν τακτικά παρτίδες του ίδιου τύπου εγγράφου, όπως αποδείξεις εξόδων, υπογεγραμμένα έγγραφα ή τιμολόγια προμηθευτή, η ρύθμιση μιας ρουτίνας συμπίεσης παρτίδας στην αρχή κάθε εβδομάδας εξοικονομεί χρόνο χειρισμού κάθε αρχείου ξεχωριστά όλη την εβδομάδα.

8. Χρησιμοποιήστε κωδικούς QR για κοινή χρήση αρχείων PDF σε συσκέψεις (Εξοικονομήστε 15 λεπτά την εβδομάδα)

Η διανομή εγγράφων σε απομακρυσμένες συσκέψεις με την επικόλληση ενός συνδέσμου λήψης στη συνομιλία απαιτεί χρόνο και οι σύνδεσμοι μπορεί να χαθούν ή να είναι δύσκολο να κάνουν κλικ σε κινητές συσκευές. Ένας κωδικός QR που εμφανίζεται στην οθόνη κατά τη διάρκεια μιας βιντεοκλήσης επιτρέπει σε όλους να κατεβάσουν το έγγραφο αμέσως στρέφοντας την κάμερα του τηλεφώνου τους στην οθόνη.

Ανεβάστε το PDF στο Google Drive, δημιουργήστε έναν κωδικό QR που οδηγεί στον σύνδεσμο με δυνατότητα κοινής χρήσης χρησιμοποιώντας οποιοδήποτε δωρεάν πρόγραμμα δημιουργίας κωδικών QR και ενσωματώστε το στη διαφάνεια της παρουσίασής σας ή μοιραστείτε το στη συνομιλία. Αυτό καταργεί το να διασφαλίσουμε ότι όλοι έχουν την πιο πρόσφατη έκδοση ενός εγγράφου.

9. Κρατήστε ένα βήμα συμπίεσης στη λίστα ελέγχου αποστολής σας (Εξοικονομήστε 15 λεπτά την εβδομάδα)

Ένα σημαντικό μέρος του χρόνου που αφιερώνουν οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι στο email οφείλεται σε ειδοποιήσεις εγκατάλειψης συνημμένων και σε επακόλουθα email για την εκ νέου αποστολή αρχείων που ήταν πολύ μεγάλα. Η δημιουργία ενός γρήγορου βήματος συμπίεσης στη συνήθεια πριν από την επισύναψη οποιουδήποτε PDF αποτρέπει τις περισσότερες από αυτές τις καθυστερήσεις.

Η συνήθεια διαρκεί λιγότερο από 90 δευτερόλεπτα: ανοίξτε το compress tool, ανεβάστε το αρχείο, κατεβάστε τη συμπιεσμένη έκδοση, επισυνάψτε το. Σε σχέση με το κόστος χρόνου μιας αναπήδησης email και της εκ νέου αποστολής, αυτή η ρουτίνα πληρώνεται από μόνη της με την πρώτη χρήση. Για περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τα όρια συνημμένων, ανατρέξτε στο our guide on sending large PDFs by email.

10. Αυτοματοποιήστε επαναλαμβανόμενες εργασίες PDF με εργαλεία χωρίς κώδικα (εξοικονομήστε 60+ λεπτά την εβδομάδα)

Το πιο ισχυρό κέρδος απόδοσης για απομακρυσμένους εργαζόμενους που χειρίζονται σημαντικό όγκο εγγράφων είναι η αυτοματοποίηση. Εργαλεία όπως το Zapier και το Make (πρώην Integromat) μπορούν να ενεργοποιήσουν αυτόματα λειτουργίες PDF βάσει συμβάντων σε άλλες εφαρμογές.

Τα πρακτικά παραδείγματα περιλαμβάνουν: όταν φθάνει μια υποβολή φόρμας, μεταγλωττίστε αυτόματα τα δεδομένα σε μια μορφοποιημένη αναφορά PDF και αποθηκεύστε τα σε έναν καθορισμένο φάκελο. Όταν μια σύμβαση ολοκληρώνεται σε ένα εργαλείο ηλεκτρονικής υπογραφής, συμπιέστε το αυτόματα και αρχειοθετήστε το σε έναν φάκελο έργου. Όταν μια απόδειξη φτάσει μέσω email, εξαγάγετε αυτόματα ως συνημμένο PDF και προσθέστε την σε έναν φάκελο παρακολούθησης εξόδων.

Κάθε ένας από αυτούς τους αυτοματισμούς χρειάζεται 20 έως 45 λεπτά για να ρυθμιστεί αρχικά, αλλά εξοικονομεί αρκετά λεπτά κάθε φορά που εκτελείται. Για επαναλαμβανόμενες διαδικασίες που συμβαίνουν καθημερινά ή εβδομαδιαία, η επένδυση συνήθως αποδίδει εντός των πρώτων δύο εβδομάδων.

Σύναψη

Η αναποτελεσματικότητα χειρισμού εγγράφων σε απομακρυσμένη εργασία είναι σε μεγάλο βαθμό αόρατη επειδή συμβαίνει σε μικρές αυξήσεις. Καμία μεμονωμένη εργασία PDF δεν μοιάζει με μεγάλη εξάντληση χρόνου. Αλλά η συσσώρευση σε μια εβδομάδα λέει μια διαφορετική ιστορία. Η εφαρμογή των hacks σε αυτόν τον οδηγό αντιμετωπίζει τις πιο κοινές πηγές αυτής της συσσώρευσης.

Ξεκινήστε με τα δύο ή τρία που ταιριάζουν με τα μεγαλύτερα τρέχοντα σημεία πόνου σας και χτίστε από εκεί. Τα εργαλεία στο PDFTools, συμπεριλαμβανομένων των compress PDF tool, split PDF tool και merge PDF tool, υποστηρίζουν απευθείας το hack ενσωμάτωσης αποθήκευσης στο cloud και είναι δωρεάν για χρήση χωρίς εγγραφή.

Συχνές Ερωτήσεις

Ποιο από αυτά τα hacks δίνει την καλύτερη απόδοση στον χρόνο εγκατάστασης;

Η ενσωμάτωση αποθήκευσης cloud εξοικονομεί χρόνο αμέσως χωρίς σχεδόν καμία εγκατάσταση. Το πρότυπο με δυνατότητα συμπλήρωσης και οι εισβολές OCR έχουν ελαφρώς μεγαλύτερη ρύθμιση, αλλά παράγουν τη μεγαλύτερη εξοικονόμηση ανά εβδομάδα για τους εργαζόμενους που χειρίζονται επαναλαμβανόμενους τύπους εγγράφων. Το hack αυτοματισμού έχει τον μεγαλύτερο χρόνο εγκατάστασης αλλά το υψηλότερο ανώτατο όριο για συνεχή εξοικονόμηση πόρων.

Αυτά τα hacks λειτουργούν τόσο για ομάδες όσο και για άτομα;

Ναί. Η ενσωμάτωση αποθήκευσης στο cloud και τα hack επεξεργασίας ομαδικής είναι ιδιαίτερα αποτελεσματικά για τις ομάδες, επειδή δημιουργούν συνεπείς, κοινές ροές εργασίας που ωφελούν όλους και όχι μόνο το άτομο που τις δημιουργεί. Τα κοινόχρηστα πρότυπα και οι τυπικές πρακτικές σχολιασμού εξοικονομούν χρόνο σε ολόκληρη την ομάδα.

10 εισβολές ροής εργασίας PDF που εξοικονομούν απομακρυσμένους εργαζόμενους 3+ ώρες κάθε εβδομάδα