원격 작업자의 매주 3시간 이상을 절약해 주는 10가지 PDF 워크플로 해킹

1. 원클릭 PDF 프린터 설정(주당 20분 절약)

모든 응용 프로그램에서 PDF를 만들려면 일반적으로 파일, 인쇄, 프린터를 PDF 옵션으로 변경한 다음 확인 등 여러 메뉴를 탐색해야 합니다. 일주일에 20~30개의 PDF를 만드는 사람의 경우 6번 클릭하면 메뉴 탐색 시간이 약 20분 정도 늘어납니다.

Windows에서는 Microsoft Print to PDF를 기본 프린터로 설정하고 Ctrl+P를 누른 다음 두 키 입력 단축키로 Enter를 사용하면 이 시간이 몇 초로 단축됩니다. Mac에서는 시스템 환경 설정을 통해 PDF로 내보내기 작업에 대한 키보드 단축키를 설정하면 동일한 시간이 절약됩니다. 어떤 플랫폼에서든 메뉴 대신 키보드 단축키를 사용하는 습관은 일주일 동안 의미 있는 시간을 절약해 줍니다.

2. PDF 도구를 클라우드 스토리지에 직접 연결(주당 30분 절약)

PDF 작업 과정에서 가장 일반적인 비효율성은 수동 다운로드-프로세스-업로드 주기입니다. 누군가 Google 드라이브에서 파일을 다운로드하고, 온라인 도구를 열고, 업로드하고, 처리하고, 결과를 다운로드한 다음 다시 드라이브에 업로드합니다. PDFTools는 Google Drive와 Dropbox의 직접적인 통합을 지원하므로 중간 다운로드 및 재업로드 단계가 완전히 필요하지 않습니다. compress PDF tool, merge PDF tool 및 PDF to Word converter은 모두 직접 클라우드 스토리지 가져오기 및 내보내기를 지원합니다.

3. 실제로 필요한 페이지만 추출합니다(주당 25분 절약).

5페이지만 필요한 동료에게 전체 80페이지 보고서를 보내는 것은 당신만큼 시간을 낭비하는 것입니다. 관련 페이지를 추출하고 해당 페이지만 보내는 것이 더 전문적이고, 받은 편지함을 막지 않는 더 작은 파일을 생성하며, 소요 시간은 2분 미만입니다.

PDF splitter은 페이지 추출을 몇 초 안에 처리합니다. 대규모 문서의 섹션을 다양한 이해관계자와 정기적으로 공유하는 원격 작업자의 경우 이는 가끔 수행되는 작업이 아닌 문서 준비 워크플로의 표준 부분이 됩니다.

4. 반복 문서에 채울 수 있는 PDF 템플릿을 사용하세요(주당 45분 절약).

일관된 구조를 따르고 반복적으로 생성되는 모든 문서는 채울 수 있는 PDF 템플릿의 후보입니다. 프로젝트 상태 보고서, 고객 송장, 주간 작업표, 회의 안건 템플릿, 온보딩 체크리스트 등이 모두 일반적인 예입니다.

채울 수 있는 PDF 템플릿을 사용하면 매번 문서 구조를 다시 구성하지 않고도 날짜, 고객 이름, 금액, 프로젝트 이름과 같은 가변 필드를 업데이트할 수 있습니다. 여러 고객을 위한 송장을 작성하는 프리랜서의 경우 좋은 템플릿을 사용하면 송장당 형식을 다시 지정하는 데 10~15분이 소요됩니다. 여러 고객과 함께 한 달 이상을 합하면 1시간 이상이 절약됩니다.

5. OCR로 스캔한 PDF를 검색 가능하게 만들기(주당 20분 절약)

스캔한 문서는 텍스트를 검색, 선택 또는 복사할 수 없는 이미지 전용 PDF로 도착합니다. 스캔한 60페이지 분량의 계약서에서 특정 조항을 찾으려면 모든 페이지를 수동으로 스크롤해야 합니다. OCR은 스캔한 이미지를 실제 텍스트로 변환하여 전체 문서를 검색하고 선택할 수 있도록 합니다.

Google 드라이브는 Google Docs에서 PDF를 열 때 자동으로 OCR을 수행할 수 있습니다. PDF to Word converter은 또한 변환 중에 PDF에서 텍스트를 추출하여 콘텐츠를 편집하고 검색할 수 있도록 해줍니다. 스캔한 문서가 OCR로 처리되면 Ctrl+F를 사용하면 스크롤하는 데 몇 분이 걸렸을 콘텐츠를 몇 초 만에 찾을 수 있습니다.

6. 인쇄 대신 디지털 방식으로 주석 달기(주당 25분 절약)

문서를 인쇄하여 펜으로 표시한 다음 스캔하여 다시 보내는 작업 흐름은 몇 년 전에 디지털 주석 도구로 대체되었습니다. Adobe Acrobat Reader(무료), Apple Books, Microsoft Edge 및 대부분의 최신 PDF 리더에는 주석, 강조 표시 및 마크업을 PDF에 직접 추가하는 주석 도구가 포함되어 있습니다.

디지털 주석은 검색 가능하고 되돌릴 수 있으며 쉽게 공유할 수 있습니다. 주석이 달린 PDF의 주석 스레드는 손으로 쓴 여백 메모를 스캔하는 것보다 더 유용합니다. 주석을 다시 인쇄하지 않고도 처리하고 해결할 수 있기 때문입니다.

7. 여러 PDF를 한 번에 일괄 처리(주당 30분 절약)

PDF 세트를 하나씩 압축하거나 이름을 바꾸거나 변환하는 작업은 각 파일에 대해 수동으로 프로세스를 반복해야 한다는 점을 제외하면 일괄 작업을 수행하는 것과 거의 동일한 시간이 걸립니다. 대부분의 전문 PDF 도구는 단일 프로세스에서 많은 파일을 처리하는 일괄 작업을 지원합니다.

비용 영수증, 서명된 문서, 공급업체 송장 등 동일한 문서 유형의 일괄 처리를 정기적으로 받는 원격 작업자의 경우, 매주 시작에 일괄 압축 루틴을 설정하면 일주일 내내 각 파일을 개별적으로 처리하는 시간이 절약됩니다.

8. QR 코드를 사용하여 회의에서 PDF 공유(주당 15분 절약)

다운로드 링크를 채팅에 붙여넣어 원격 회의에서 문서를 배포하는 데는 시간이 걸리며, 모바일 장치에서 링크가 누락되거나 클릭하기 어려울 수 있습니다. 화상 통화 중에 화면에 표시되는 QR 코드를 통해 모든 사람이 휴대폰 카메라를 화면에 대고 즉시 문서를 다운로드할 수 있습니다.

PDF를 Google 드라이브에 업로드하고, 무료 QR 코드 생성기를 사용하여 공유 가능한 링크를 가리키는 QR 코드를 생성하고, 프레젠테이션 슬라이드에 삽입하거나 채팅에서 공유하세요. 이렇게 하면 모든 사람이 최신 버전의 문서를 보유하고 있는지 확인해야 하는 번거로움이 사라집니다.

9. 전송 체크리스트에 압축 단계를 유지하세요(주당 15분 절약).

원격 작업자가 이메일에 소비하는 시간의 상당 부분은 첨부 파일 반송 알림 및 너무 큰 파일을 다시 보내기 위한 후속 이메일로 인해 발생합니다. PDF를 첨부하기 전에 빠른 압축 단계를 습관화하면 이러한 지연을 대부분 방지할 수 있습니다.

이 습관은 90초도 채 걸리지 않습니다. compress tool을 열고, 파일을 업로드하고, 압축된 버전을 다운로드하고, 첨부하세요. 반송된 이메일과 재전송으로 인한 시간 비용을 고려하면 이 루틴은 처음 사용할 때 그만한 가치가 있습니다. 첨부 파일 제한에 대한 자세한 내용은 our guide on sending large PDFs by email을 확인하세요.