10 PDF Workflow Hacks, որոնք խնայում են հեռավոր աշխատողներին ամեն շաբաթ 3+ ժամ

1. Տեղադրեք մեկ սեղմումով PDF տպիչ (Խնայեք շաբաթական 20 րոպե)

Ցանկացած հավելվածից PDF-ի ստեղծումը սովորաբար ներառում է մի քանի ընտրացանկերի միջով նավարկություն՝ Ֆայլ, այնուհետև Տպել, ապա տպիչը փոխել PDF տարբերակի, այնուհետև հաստատել: Մեկի համար, ով ստեղծում է շաբաթական 20-ից 30 PDF ֆայլ, վեց սեղմումով այդ հաջորդականությունը կազմում է մոտ 20 րոպե մենյուի նավարկություն:

Windows-ում Microsoft Print-ը PDF-ի սահմանելով որպես լռելյայն տպիչ և օգտագործելով Ctrl+P, այնուհետև Enter-ը որպես երկու ստեղնաշարի դյուրանցում, դա նվազեցնում է վայրկյանների: Mac-ում «Արտահանել որպես PDF» գործողության համար ստեղնաշարի դյուրանցումը «Համակարգի նախապատվությունների» միջոցով խնայում է նույնքան ժամանակ: Ցանկացած հարթակում ստեղնաշարի դյուրանցումներ օգտագործելու սովորությունը միանում է մեկ շաբաթվա ընթացքում նշանակալի ժամանակի խնայողությանը:

2. PDF գործիքներն ուղղակիորեն միացրեք Cloud Storage-ին (Խնայեք շաբաթական 30 րոպե)

PDF-ի աշխատանքային հոսքերում ամենատարածված անարդյունավետությունը ձեռքով ներբեռնում-գործընթաց-բեռնում ցիկլն է: Ինչ-որ մեկը ներբեռնում է ֆայլ Google Drive-ից, բացում է առցանց գործիք, վերբեռնում է այն, մշակում, ներբեռնում է արդյունքը և այնուհետև այն նորից վերբեռնում Drive: PDFTools-ն աջակցում է Google Drive-ի և Dropbox-ի ուղղակի ինտեգրմանը, որն ամբողջությամբ վերացնում է միջանկյալ ներբեռնման և վերբեռնման քայլերը: compress PDF tool, merge PDF tool և PDF to Word converter բոլորն աջակցում են ուղղակի ամպային պահեստի ներմուծմանը և արտահանմանը:

3. Քաղեք միայն այն էջերը, որոնք իրականում ձեզ անհրաժեշտ են (Խնայեք շաբաթական 25 րոպե)

Ամբողջական 80 էջանոց զեկույց ուղարկելը գործընկերոջը, ում անհրաժեշտ է ընդամենը 5 կոնկրետ էջ, վատնում է նրանց ժամանակը նույնքան, որքան ձերը: Համապատասխան էջերը հանելը և միայն դրանք ուղարկելը ավելի պրոֆեսիոնալ է, արտադրում է ավելի փոքր ֆայլ, որը չի խցանում մուտքի արկղերը և տևում է երկու րոպեից պակաս:

PDF splitter-ը կառավարում է էջի արդյունահանումը վայրկյանների ընթացքում: Հեռավոր աշխատողների համար, ովքեր կանոնավոր կերպով կիսում են ավելի մեծ փաստաթղթերի բաժինները տարբեր շահագրգիռ կողմերի հետ, սա դառնում է փաստաթղթերի պատրաստման աշխատանքային հոսքի ստանդարտ մասը, այլ ոչ թե պատահական առաջադրանք:

4. Օգտագործեք լրացվող PDF ձևանմուշներ կրկնվող փաստաթղթերի համար (Խնայեք շաբաթական 45 րոպե)

Ցանկացած փաստաթուղթ, որը հետևում է հետևողական կառուցվածքին և բազմիցս ստեղծվում է, լրացվող PDF ձևանմուշի թեկնածու է: Ծրագրի կարգավիճակի հաշվետվությունները, հաճախորդի հաշիվ-ապրանքագրերը, շաբաթական ժամաթերթերը, հանդիպման օրակարգի ձևանմուշները և ներբեռնման ստուգաթերթերը բոլորը սովորական օրինակներ են:

Լցվող PDF ձևանմուշը թույլ է տալիս թարմացնել փոփոխական դաշտերը, ինչպիսիք են ամսաթվերը, հաճախորդների անունները, գումարները և նախագծերի անունները, առանց փաստաթղթի կառուցվածքը ամեն անգամ վերակառուցելու: Ազատ մասնագետի համար, ով հաշիվ-ապրանքագրեր է արտադրում բազմաթիվ հաճախորդների համար, լավ ձևանմուշը վերացնում է 10-ից 15 րոպե վերաֆորմատավորումը մեկ հաշիվ-ապրանքագրի համար: Ավելի քան մեկ ամիս մի քանի հաճախորդների հետ, ինչը կազմում է ավելի քան մեկ ժամ խնայողություն:

5. Դարձրեք սկանավորված PDF ֆայլերը որոնելի OCR-ով (Խնայեք շաբաթական 20 րոպե)

Սկանավորված փաստաթղթերը հայտնվում են որպես միայն պատկերի PDF ֆայլեր, որտեղ տեքստը հնարավոր չէ որոնել, ընտրել կամ պատճենել: 60 էջանոց սկանավորված պայմանագրում կոնկրետ կետ գտնելը պահանջում է ձեռքով ոլորել յուրաքանչյուր էջի միջով: OCR-ը սկանավորված պատկերները վերածում է իրական տեքստի՝ ամբողջ փաստաթուղթը դարձնելով որոնելի և ընտրելի:

Google Drive-ը կարող է ավտոմատ կերպով կատարել OCR, երբ դուք բացում եք PDF փաստաթուղթ Google Փաստաթղթերում: PDF to Word converter-ը նաև վերափոխման ընթացքում տեքստ է հանում PDF ֆայլերից՝ բովանդակությունը հասանելի դարձնելով խմբագրման և որոնման համար: Երբ սկանավորված փաստաթուղթը մշակվում է OCR-ով, Ctrl+F-ով վայրկյաններ կպահանջվի բովանդակություն գտնելը, որը կտևի մի քանի րոպե ոլորում:

6. Տպելու փոխարեն թվային նշումներ կատարեք (Խնայեք շաբաթական 25 րոպե)

Փաստաթուղթը գրիչով նշելու համար տպելը, այնուհետև սկանավորելը և հետ ուղարկելը աշխատանքային հոսք է, որը տարիներ առաջ փոխարինվել է թվային անոտացիայի գործիքներով: Adobe Acrobat Reader-ը (անվճար), Apple Books-ը, Microsoft Edge-ը և PDF ընթերցողների մեծ մասը ներառում են ծանոթագրման գործիքներ, որոնք ուղղակիորեն PDF-ում ավելացնում են մեկնաբանություններ, կարևորագույն կետեր և նշումներ:

Թվային անոտացիաները նաև որոնելի են, շրջելի և կարող են հեշտությամբ տարածվել: Մեկնաբանությունների շարանը ծանոթագրված PDF-ում ավելի օգտակար է, քան ձեռագիր լուսանցքի նշումների սկանավորումը, քանի որ մեկնաբանությունները կարող են հասցեագրվել և լուծվել առանց վերատպման:

7. Միանգամից մի քանի PDF ֆայլերի խմբաքանակի մշակում (շաբաթական 30 րոպե խնայողություն)

PDF ֆայլերի շարքը մեկ առ մեկ սեղմելը, վերանվանելը կամ վերափոխելը մոտավորապես նույն ժամանակն է պահանջում, ինչ դրանք խմբաքանակով անելը, բացառությամբ, որ դուք պետք է գործընթացը ձեռքով կրկնեք յուրաքանչյուր ֆայլի համար: Պրոֆեսիոնալ PDF գործիքների մեծ մասը աջակցում է խմբաքանակի գործողություններ, որոնք մշակում են բազմաթիվ ֆայլեր մեկ գործընթացում:

Հեռավոր աշխատողների համար, ովքեր պարբերաբար ստանում են նույն տեսակի փաստաթղթերի խմբաքանակներ, ինչպիսիք են ծախսերի անդորրագրերը, ստորագրված փաստաթղթերը կամ վաճառողի հաշիվ-ապրանքագրերը, յուրաքանչյուր շաբաթվա սկզբում խմբաքանակի սեղմման ռեժիմ սահմանելը խնայում է յուրաքանչյուր ֆայլի առանձին մշակման ժամանակը ամբողջ շաբաթվա ընթացքում:

8. Օգտագործեք QR կոդերը՝ հանդիպումներում PDF ֆայլերը կիսելու համար (Խնայեք շաբաթական 15 րոպե)

Հեռակա հանդիպումներում փաստաթղթերի բաշխումը` ներբեռնման հղումը չաթում տեղադրելու միջոցով ժամանակ է պահանջում, և հղումները կարող են բաց թողնել կամ դժվար սեղմել շարժական սարքերի վրա: Տեսազանգի ժամանակ էկրանին ցուցադրվող QR կոդը թույլ է տալիս բոլորին անմիջապես ներբեռնել փաստաթուղթը՝ իրենց հեռախոսի տեսախցիկն ուղղելով էկրանին:

Վերբեռնեք PDF-ը Google Drive-ում, ստեղծեք QR կոդ, որը մատնացույց է անում համօգտագործվող հղումը՝ օգտագործելով ցանկացած անվճար QR կոդի գեներատոր, և այն տեղադրեք ձեր ներկայացման սլայդում կամ տարածեք այն չաթում: Սա վերացնում է փաստաթղթի վերջին տարբերակը բոլորի մոտ ապահովելու հետևանքները:

9. Ձեր ուղարկման ստուգաթերթում պահեք սեղմման քայլ (Խնայեք շաբաթական 15 րոպե)

Հեռակա աշխատողների կողմից էլփոստի վրա ծախսվող ժամանակի զգալի մասը պայմանավորված է հավելվածի վերադարձի ծանուցումներով և հետագա էլ-նամակներով՝ չափազանց մեծ ֆայլերը նորից ուղարկելու համար: Նախքան որևէ PDF կցելը սովորության մեջ արագ սեղմման քայլ կառուցելը կանխում է այս ձգձգումների մեծ մասը:

Սովորությունը տևում է 90 վայրկյանից պակաս՝ բացեք compress tool-ը, վերբեռնեք ֆայլը, ներբեռնեք սեղմված տարբերակը, կցեք այն: Հակառակ վերադարձված էլփոստի և նորից ուղարկելու ժամանակի ծախսերին՝ այս առօրյան ինքն իրեն վճարում է առաջին իսկ օգտագործման դեպքում: Հավելվածների սահմանաչափերի վերաբերյալ լրացուցիչ մանրամասների համար այցելեք our guide on sending large PDFs by email: