リモート ワーカーの毎週 3 時間以上の時間を節約する 10 の PDF ワークフロー ハック

1. ワンクリック PDF プリンターをセットアップする (1 週間あたり 20 分を節約)

通常、アプリケーションから PDF を作成するには、「ファイル」、「印刷」の順に進み、プリンターを PDF オプションに変更して確認するという、いくつかのメニューをナビゲートする必要があります。週に 20 ～ 30 の PDF を作成する人の場合、6 回のクリック操作により、メニュー ナビゲーションに最大約 20 分かかることになります。

Windows では、Microsoft Print to PDF をデフォルトのプリンターとして設定し、Ctrl+P を押してから Enter キーを 2 回押すショートカットを使用すると、これを数秒で短縮できます。 Mac では、システム環境設定から PDF としてエクスポート アクションのキーボード ショートカットを設定すると、同じ時間を節約できます。どのプラットフォームでも、メニューではなくキーボード ショートカットを使用する習慣により、1 週間にわたって有意義な時間の節約がもたらされます。

2. PDF ツールをクラウド ストレージに直接接続 (1 週間あたり 30 分を節約)

PDF ワークフローで最も一般的な非効率性は、手動によるダウンロード、プロセス、アップロードのサイクルです。誰かが Google ドライブからファイルをダウンロードし、オンライン ツールを開いてアップロード、処理し、結果をダウンロードして、ドライブにアップロードし直します。 PDFTools は Google ドライブと Dropbox の直接統合をサポートしているため、中間のダウンロードと再アップロードの手順が完全に排除されます。 compress PDF tool、merge PDF tool、PDF to Word converter はすべて、クラウド ストレージの直接インポートとエクスポートをサポートしています。

3. 本当に必要なページだけを抽出 (1 週間あたり 25 分を節約)

特定の 5 ページだけを必要とする同僚に 80 ページの完全なレポートを送信すると、あなたの時間と同じくらい彼らの時間も無駄になります。関連するページを抽出してそれらのみを送信する方がより専門的であり、受信トレイを詰まらせることのない小さなファイルが生成され、所要時間は 2 分未満です。

PDF splitter はページの抽出を数秒で処理します。より大きなドキュメントのセクションをさまざまな関係者と定期的に共有するリモート ワーカーにとって、これは時折行われるタスクではなく、ドキュメント準備ワークフローの標準的な部分になります。

4. 定期的なドキュメントに入力可能な PDF テンプレートを使用する (1 週間あたり 45 分を節約)

一貫した構造に従って繰り返し作成されるドキュメントは、入力可能な PDF テンプレートの候補となります。プロジェクト ステータス レポート、クライアントの請求書、週次タイムシート、会議の議題テンプレート、オンボーディング チェックリストはすべて一般的な例です。

入力可能な PDF テンプレートを使用すると、文書構造を毎回再構築することなく、日付、クライアント名、金額、プロジェクト名などの可変フィールドを更新できます。複数の顧客の請求書を作成するフリーランサーの場合、優れたテンプレートを使用すると、請求書ごとに 10 ～ 15 分の再フォーマットが不要になります。複数のクライアントと 1 か月間やり取りすると、合計 1 時間以上の節約になります。

5. スキャンした PDF を OCR で検索可能にする (1 週間あたり 20 分を節約)

スキャンされたドキュメントは画像のみの PDF として送信され、テキストの検索、選択、コピーはできません。 60 ページのスキャンされた契約書から特定の条項を見つけるには、すべてのページを手動でスクロールする必要があります。 OCR はスキャンした画像を実際のテキストに変換し、文書全体を検索および選択できるようにします。

Google ドライブでは、Google ドキュメントで PDF を開くときに自動的に OCR を実行できます。 PDF to Word converter は、変換中に PDF からテキストも抽出し、編集や検索のためにコンテンツにアクセスできるようにします。スキャンしたドキュメントが OCR で処理されると、スクロールに数分かかるコンテンツを Ctrl+F で数秒で見つけることができます。

6. 印刷の代わりにデジタルで注釈を付ける (1 週間あたり 25 分を節約)

文書を印刷してペンでマークアップし、スキャンして送り返すというワークフローは、数年前にデジタル注釈ツールに置き換えられました。 Adobe Acrobat Reader (無料)、Apple Books、Microsoft Edge、および最新の PDF リーダーには、コメント、ハイライト、マークアップを PDF に直接追加する注釈ツールが含まれています。

デジタル注釈は検索可能で、元に戻すことができ、簡単に共有できます。注釈付き PDF 内のコメント スレッドは、再印刷せずにコメントに対処して解決できるため、手書きの欄外メモをスキャンするよりも便利です。

7. 複数の PDF を一度にバッチ処理 (1 週間あたり 30 分を節約)

PDF のセットを 1 つずつ圧縮、名前変更、または変換するには、ファイルごとにプロセスを手動で繰り返す必要があることを除けば、バッチで実行する場合とほぼ同じ時間がかかります。ほとんどのプロフェッショナルな PDF ツールは、単一プロセスで多数のファイルを処理するバッチ操作をサポートしています。

経費領収書、署名済み文書、仕入先請求書など、同じ種類の文書のバッチを定期的に受け取るリモート ワーカーの場合、週の初めにバッチ圧縮ルーチンを設定すると、週を通して各ファイルを個別に処理する時間を節約できます。

8. QR コードを使用して会議で PDF を共有 (1 週間あたり 15 分を節約)

リモート会議でダウンロード リンクをチャットに貼り付けてドキュメントを配布するには時間がかかり、モバイル デバイスではリンクが見つからなかったりクリックしにくい場合があります。ビデオ通話中に画面に QR コードが表示されると、全員が携帯電話のカメラを画面に向けることでドキュメントを即座にダウンロードできます。

PDF を Google ドライブにアップロードし、無料の QR コード ジェネレーターを使用して共有可能なリンクを指す QR コードを生成し、それをプレゼンテーション スライドに埋め込むか、チャットで共有します。これにより、全員がドキュメントの最新バージョンを確実に入手できるようにするためのやり取りが不要になります。

9. 送信チェックリストに圧縮ステップを入れてください (1 週間あたり 15 分を節約)

リモート ワーカーが電子メールに費やす時間の大部分は、添付ファイルの返送通知や、大きすぎるファイルを再送信するためのフォローアップ メールによって引き起こされます。 PDF を添付する前に、簡単な圧縮ステップを習慣に組み込むことで、これらの遅延のほとんどを防ぐことができます。

この習慣は 90 秒もかかりません。compress tool を開いて、ファイルをアップロードし、圧縮バージョンをダウンロードして、それを添付します。電子メールの返送と再送信にかかる時間コストに対して、このルーチンは最初の使用時に元が取れます。添付ファイルの制限の詳細については、our guide on sending large PDFs by email をご覧ください。