10 приемов работы с PDF-файлами, которые экономят удаленным работникам более 3 часов в неделю

1. Настройте PDF-принтер в один клик (экономьте 20 минут в неделю)

Создание PDF-файла из любого приложения обычно включает в себя навигацию по нескольким меню: «Файл», затем «Печать», затем изменение принтера на параметр PDF, а затем подтверждение. Для тех, кто создает от 20 до 30 PDF-файлов в неделю, эта последовательность из шести щелчков мыши составляет примерно 20 минут навигации по меню.

В Windows установка Microsoft Print в PDF в качестве принтера по умолчанию и использование Ctrl+P, а затем Enter в качестве сочетания клавиш, выполняемого двумя нажатиями, сокращает время до нескольких секунд. На Mac настройка сочетания клавиш для действия «Экспортировать в PDF» через Системные настройки экономит такое же количество времени. На любой платформе привычка использовать сочетания клавиш вместо меню приводит к значительной экономии времени в течение недели.

2. Подключите PDF-инструменты напрямую к облачному хранилищу (экономия 30 минут в неделю)

Наиболее распространенной неэффективностью рабочих процессов PDF является цикл загрузки-обработки-загрузки вручную. Кто-то загружает файл с Google Диска, открывает онлайн-инструмент, загружает его, обрабатывает, загружает результат, а затем загружает обратно на Диск. PDFTools поддерживает прямую интеграцию Google Drive и Dropbox, что полностью исключает промежуточные этапы загрузки и повторной загрузки. compress PDF tool, merge PDF tool и PDF to Word converter поддерживают прямой импорт и экспорт в облачное хранилище.

3. Извлекайте только те страницы, которые вам действительно нужны (экономьте 25 минут в неделю)

Отправка полного 80-страничного отчета коллеге, которому нужно всего 5 конкретных страниц, отнимает у него столько же времени, сколько и у вас. Извлечение соответствующих страниц и отправка только их более профессиональны, создают файл меньшего размера, который не засоряет почтовые ящики, и занимает менее двух минут.

PDF splitter обрабатывает извлечение страниц за секунды. Для удаленных сотрудников, которые регулярно делятся разделами более крупных документов с различными заинтересованными сторонами, это становится стандартной частью рабочего процесса подготовки документов, а не случайной задачей.

4. Используйте заполняемые шаблоны PDF для повторяющихся документов (экономьте 45 минут в неделю)

Любой документ, который имеет последовательную структуру и создается неоднократно, является кандидатом на заполняемый шаблон PDF. Отчеты о статусе проекта, счета клиентов, еженедельные расписания, шаблоны повесток дня встреч и контрольные списки — все это распространенные примеры.

Заполняемый шаблон PDF позволяет обновлять переменные поля, такие как даты, имена клиентов, суммы и названия проектов, без необходимости каждый раз перестраивать структуру документа. Для фрилансера, который выставляет счета для нескольких клиентов, хороший шаблон избавляет от 10–15 минут переформатирования каждого счета. За месяц работы с несколькими клиентами это в сумме сэкономило более часа.

5. Сделайте отсканированные PDF-файлы доступными для поиска с помощью OCR (экономия 20 минут в неделю)

Отсканированные документы поступают в виде PDF-файлов, содержащих только изображения, где текст нельзя искать, выбирать или копировать. Чтобы найти конкретный пункт в 60-страничном отсканированном контракте, необходимо вручную пролистывать каждую страницу. OCR преобразует отсканированные изображения в реальный текст, делая доступным для поиска и выбора весь документ.

Google Диск может автоматически выполнять распознавание текста, когда вы открываете PDF-файл в Документах Google. PDF to Word converter также извлекает текст из PDF-файлов во время преобразования, делая контент доступным для редактирования и поиска. После обработки отсканированного документа с помощью оптического распознавания символов поиск содержимого, прокрутка которого заняла бы несколько минут, с помощью Ctrl+F занимает секунды.

6. Делайте примечания в цифровом виде вместо печати (экономьте 25 минут в неделю)

Печать документа, пометка его ручкой, затем сканирование и отправка обратно — это рабочий процесс, который много лет назад был заменен инструментами цифровых аннотаций. Adobe Acrobat Reader (бесплатно), Apple Books, Microsoft Edge и большинство современных программ для чтения PDF-файлов включают инструменты аннотирования, которые добавляют комментарии, выделение и разметку непосредственно в PDF-файл.

Цифровые аннотации также доступны для поиска, обратимы и ими можно легко поделиться. Ветка комментариев в аннотированном PDF-файле более полезна, чем сканирование рукописных заметок на полях, поскольку комментарии можно рассматривать и устранять без перепечатки.

7. Пакетная обработка нескольких PDF-файлов одновременно (экономия 30 минут в неделю)

Сжатие, переименование или преобразование набора PDF-файлов по одному занимает примерно то же время, что и пакетное выполнение, за исключением того, что вам придется повторять этот процесс вручную для каждого файла. Большинство профессиональных инструментов PDF поддерживают пакетные операции, обрабатывающие множество файлов за один процесс.

Для удаленных сотрудников, которые регулярно получают пакеты документов одного и того же типа, например квитанции о расходах, подписанные документы или счета поставщиков, настройка процедуры пакетного сжатия в начале каждой недели экономит время на обработку каждого файла по отдельности в течение недели.

8. Используйте QR-коды для обмена PDF-файлами на собраниях (экономьте 15 минут в неделю)

Распространение документов на удаленных собраниях путем вставки ссылки для скачивания в чат требует времени, а ссылки могут быть пропущены или на них может быть сложно нажать на мобильных устройствах. QR-код, отображаемый на экране во время видеовызова, позволяет каждому мгновенно загрузить документ, направив камеру телефона на экран.

Загрузите PDF-файл на Google Диск, сгенерируйте QR-код, указывающий на ссылку для общего доступа, с помощью любого бесплатного генератора QR-кода, и вставьте его в слайд презентации или поделитесь им в чате. Это устраняет необходимость обеспечения того, чтобы у всех была последняя версия документа.

9. Включите этап сжатия в свой контрольный список для отправки (экономьте 15 минут в неделю)

Значительная часть времени, которое удаленные сотрудники тратят на электронную почту, вызвано уведомлениями об отказе вложений и последующими электронными письмами с просьбой повторно отправить слишком большие файлы. Выработав привычку выполнять быстрое сжатие перед прикреплением любого PDF-файла, вы предотвратите большинство этих задержек.

Привычка занимает менее 90 секунд: откройте compress tool, загрузите файл, скачайте сжатую версию, прикрепите ее. Несмотря на затраты времени на возврат электронного письма и повторную отправку, эта процедура окупается при первом использовании. Дополнительную информацию об ограничениях на вложения см. на странице our guide on sending large PDFs by email.