Hidden Time Sink etätyössä

Etätyöntekijät arvioidaan usein tulosten perusteella, mutta yllättävän paljon heidän ajastaan katoaa tarvittavaa hitaampiin ja manuaalisempiin asiakirjojen käsittelyprosesseihin. Tiedoston lataaminen, käsittely, lataaminen muualle, vastauksen odottaminen ja syklin toistaminen kuluttaa tunteja viikossa ilman, että se tuottaa mitään, mikä tuntuu oikealta työltä.

Tämän oppaan kymmenen hakkerointia käsittelevät yleisimmät PDF-työnkulun tehottomuudet etätyöasetuksissa. Jokainen sisältää realistisen arvion viikoittain säästetystä ajasta tyypillisen asiakirjojen käsittelytiheyden perusteella. Jo puolet niistä toteuttamalla kertyy mielekästä aikaa.

1. Ota käyttöön yhden napsautuksen PDF-tulostin (säästä 20 minuuttia viikossa)

PDF-tiedoston luominen mistä tahansa sovelluksesta edellyttää yleensä selaamista useissa valikoissa: Tiedosto, sitten Tulosta, sitten tulostimen vaihtaminen PDF-vaihtoehdoksi ja vahvistaminen. Henkilölle, joka luo 20–30 PDF-tiedostoa viikossa, tämä kuuden napsautuksen sarja lisää noin 20 minuuttia valikossa liikkumista.

Windowsissa Microsoft Printin asettaminen PDF-muotoon oletustulostimeksi ja Ctrl+P ja Enter-näppäimen käyttäminen kahden näppäinpainalluksen pikanäppäimenä pienentää tämän sekunteiksi. Macissa pikanäppäimen määrittäminen Vie PDF-tiedostona -toiminnolle Järjestelmäasetusten kautta säästää saman verran aikaa. Kaikilla alustoilla tapa käyttää pikanäppäimiä valikkojen sijaan säästää merkittävästi aikaa viikossa.

2. Yhdistä PDF-työkalut suoraan pilvitallennustilaan (säästä 30 minuuttia viikossa)

Yleisin tehottomuus PDF-työnkuluissa on manuaalinen lataus-prosessi-latausjakso. Joku lataa tiedoston Google Drivesta, avaa verkkotyökalun, lataa sen, käsittelee sen, lataa tuloksen ja lataa sen sitten takaisin Driveen. PDFTools tukee suoraa Google Driven ja Dropboxin integraatiota, mikä eliminoi välilataus- ja uudelleenlatausvaiheet kokonaan. compress PDF tool, merge PDF tool ja PDF to Word converter tukevat suoraa pilvitallennustilan tuontia ja vientiä.

3. Pura vain todella tarvitsemasi sivut (säästä 25 minuuttia viikossa)

Täydellisen 80-sivuisen raportin lähettäminen kollegalle, joka tarvitsee vain 5 sivua, tuhlaa heidän aikaansa yhtä paljon kuin sinun. Asiaankuuluvien sivujen purkaminen ja vain niiden lähettäminen on ammattimaisempaa, tuottaa pienemmän tiedoston, joka ei tukki postilaatikoita ja kestää alle kaksi minuuttia.

PDF splitter käsittelee sivun purkamisen sekunneissa. Etätyöntekijöille, jotka jakavat säännöllisesti osia suuremmista asiakirjoista eri sidosryhmien kanssa, tästä tulee tavallinen osa asiakirjojen valmistelutyönkulkua satunnaisen tehtävän sijaan.

4. Käytä täytettäviä PDF-malleja toistuviin asiakirjoihin (säästä 45 minuuttia viikossa)

Kaikki asiakirjat, jotka noudattavat johdonmukaista rakennetta ja luodaan toistuvasti, ovat ehdokkaita täytettäväksi PDF-malliksi. Projektin tilaraportit, asiakaslaskut, viikoittaiset työaikalomakkeet, kokousten esityslistamallit ja perehdytyslistat ovat kaikki yleisiä esimerkkejä.

Täytettävän PDF-mallin avulla voit päivittää muuttujakenttiä, kuten päivämääriä, asiakkaiden nimiä, summia ja projektien nimiä ilman, että dokumentin rakennetta rakennetaan joka kerta uudelleen. Freelancerille, joka tuottaa laskuja useille asiakkaille, hyvä malli poistaa 10–15 minuutin uudelleenmuotoilun laskua kohden. Yli kuukausi useiden asiakkaiden kanssa, mikä säästää reilusti yli tunnin.

5. Tee skannatuista PDF-tiedostoista haettavissa tekstintunnistustoiminnolla (säästä 20 minuuttia viikossa)

Skannatut asiakirjat saapuvat vain kuvallisia PDF-tiedostoja, joissa tekstiä ei voi etsiä, valita tai kopioida. Tietyn lausekkeen löytäminen 60-sivuisesta skannatusta sopimuksesta edellyttää jokaisen sivun manuaalista selaamista. OCR muuntaa skannatut kuvat oikeaksi tekstiksi, jolloin koko asiakirja on haettavissa ja valittavissa.

Google Drive voi suorittaa OCR:n automaattisesti, kun avaat PDF-tiedoston Google Docsissa. PDF to Word converter myös poimii tekstiä PDF-tiedostoista muuntamisen aikana, jolloin sisältöä voidaan muokata ja etsiä. Kun skannattu asiakirja on käsitelty OCR:llä, sen sisällön löytäminen, jonka vierittäminen olisi kestänyt minuutteja, kestää sekunteja näppäinyhdistelmällä Ctrl+F.

6. Merkitse digitaalisesti tulostamisen sijaan (säästä 25 minuuttia viikossa)

Asiakirjan tulostaminen ja merkitseminen kynällä, skannaus ja takaisin lähettäminen on työnkulku, joka korvattiin digitaalisilla merkintätyökaluilla vuosia sitten. Adobe Acrobat Reader (ilmainen), Apple Books, Microsoft Edge ja useimmat nykyaikaiset PDF-lukijat sisältävät huomautustyökaluja, jotka lisäävät kommentteja, korostuksia ja merkintöjä suoraan PDF-tiedostoon.

Digitaaliset merkinnät ovat myös haettavissa, palautettavissa ja helposti jaettavissa. Annotoidun PDF-tiedoston kommenttisäie on hyödyllisempi kuin käsin kirjoitettujen marginaalihuomautusten skannaus, koska kommentit voidaan käsitellä ja ratkaista ilman uudelleentulostusta.

7. Eräkäsittely useita PDF-tiedostoja kerralla (säästä 30 minuuttia viikossa)

PDF-tiedostojoukon pakkaaminen, nimeäminen uudelleen tai muuntaminen yksitellen kestää suunnilleen saman ajan kuin niiden tekeminen erässä, paitsi että prosessi on toistettava manuaalisesti jokaiselle tiedostolle. Useimmat ammattimaiset PDF-työkalut tukevat erätoimintoja, jotka käsittelevät useita tiedostoja yhdessä prosessissa.

Etätyöntekijöille, jotka saavat säännöllisesti saman asiakirjatyypin eriä, kuten kulukuitit, allekirjoitetut asiakirjat tai toimittajalaskut, eräpakkausrutiinin määrittäminen jokaisen viikon alussa säästää aikaa kunkin tiedoston käsittelyyn viikon aikana.

8. Käytä QR-koodeja PDF-tiedostojen jakamiseen kokouksissa (säästä 15 minuuttia viikossa)

Asiakirjojen jakaminen etäkokouksissa liittämällä latauslinkki chatiin vie aikaa, ja linkit voivat kadota tai niitä voi olla vaikea napsauttaa mobiililaitteilla. Videopuhelun aikana näytöllä näkyvä QR-koodi mahdollistaa sen, että jokainen voi ladata asiakirjan välittömästi suuntaamalla puhelimen kameran näyttöön.

Lataa PDF Google Driveen, luo jaettavaan linkkiin osoittava QR-koodi millä tahansa ilmaisella QR-koodigeneraattorilla ja upota se esitysdiaan tai jaa se chatissa. Tämä poistaa edestakaisin sen varmistamisen, että kaikilla on asiakirjan uusin versio.

9. Säilytä pakkausvaihe lähetystarkistusluettelossasi (säästä 15 minuuttia viikossa)

Merkittävä osa ajasta, jonka etätyöntekijät käyttävät sähköpostiin, johtuu liitteiden palautusilmoituksista ja seurantasähköpostiviesteistä, joiden tarkoituksena on lähettää liian suuria tiedostoja uudelleen. Nopea pakkausvaihe ennen PDF-tiedoston liittämistä estää useimmat näistä viiveistä.

Tottuminen kestää alle 90 sekuntia: avaa compress tool, lataa tiedosto, lataa pakattu versio ja liitä se. Tämä rutiini maksaa itsensä takaisin ensimmäisellä käyttökerralla, kun otetaan huomioon palautuneen sähköpostin ja uudelleenlähetyksen aikakustannukset. Lisätietoja liitteiden rajoituksista on osoitteessa our guide on sending large PDFs by email.

10. Automatisoi toistuvat PDF-tehtävät No-Code-työkaluilla (säästä yli 60 minuuttia viikossa)

Suuria asiakirjoja käsittelevien etätyöntekijöiden tehokkain hyötysuhde on automaatio. Työkalut, kuten Zapier ja Make (aiemmin Integromat), voivat käynnistää PDF-toiminnot automaattisesti muiden sovellusten tapahtumien perusteella.

Käytännön esimerkkejä ovat: kun lomakelähetys saapuu, kokoa tiedot automaattisesti muotoilluksi PDF-raportiksi ja tallenna se määritettyyn kansioon. Kun sopimus on valmis sähköisessä allekirjoitustyökalussa, pakkaa se automaattisesti ja arkistoi projektikansioon. Kun kuitti saapuu sähköpostitse, pura se automaattisesti PDF-liitteeksi ja lisää se kulujen seurantakansioon.

Jokaisen automaation käyttöönotto kestää 20–45 minuuttia, mutta säästää useita minuutteja joka kerta, kun se käynnistyy. Päivittäin tai viikoittain toistuvissa prosesseissa investointi maksaa takaisin yleensä kahden ensimmäisen viikon aikana.

Johtopäätös

Asiakirjojen käsittelyn tehottomuus etätyössä on suurelta osin näkymätöntä, koska sitä tapahtuu pienin askelin. Mikään yksittäinen PDF-tehtävä ei tunnu suurelta ajanhukkaalta. Mutta kertyminen viikon aikana kertoo toisenlaisen tarinan. Tämän oppaan hakkereiden toteuttaminen käsittelee yleisimmät kertymisen lähteet.

Aloita kahdesta tai kolmesta, jotka vastaavat tämänhetkisiä suurimpia kipupisteitäsi, ja rakenna niistä. PDFToolsin työkalut, mukaan lukien compress PDF tool, split PDF tool ja merge PDF tool, tukevat pilvitallennusintegraatiota suoraan, ja niitä voi käyttää ilmaiseksi ilman rekisteröintiä.

Usein kysytyt kysymykset

Mikä näistä hakkeroista antaa parhaan tuoton asennusajalle?

Pilvitallennusintegraatio säästää aikaa välittömästi ilman asennusta. Täytettävien mallien ja OCR-hakkerointien kokoonpano on hieman pidempi, mutta ne tuottavat suurimmat viikoittaiset säästöt työntekijöille, jotka käsittelevät toistuvia asiakirjatyyppejä. Automaatiohakkerilla on pisin asennusaika, mutta korkein katto jatkuville säästöille.

Toimivatko nämä hakkerit niin ryhmille kuin yksilöille?

Kyllä. Pilvitallennusintegroinnin ja eräkäsittelyn hakkerit ovat erityisen tehokkaita tiimeille, koska ne luovat johdonmukaisia, jaettuja työnkulkuja, jotka hyödyttävät kaikkia, ei vain niitä, jotka määrittävät ne. Jaetut mallit ja vakiomerkintäkäytännöt säästävät koko tiimin aikaa.

10 PDF-työnkulkuhakkerointia, jotka säästävät etätyöntekijöiltä yli 3 tuntia viikossa