10 хаків для роботи з PDF-файлами, які економлять віддалених працівників понад 3 години щотижня

1. Налаштуйте PDF-принтер одним клацанням миші (заощаджуйте 20 хвилин на тиждень)

Створення PDF-файлу з будь-якої програми зазвичай передбачає навігацію кількома меню: «Файл», потім «Друк», потім змінення параметра принтера на PDF і підтвердження. Для тих, хто створює від 20 до 30 PDF-файлів на тиждень, ця послідовність у шість клацань додає приблизно 20 хвилин навігації по меню.

У Windows встановлення Microsoft Print to PDF як принтера за замовчуванням і використання Ctrl+P, а потім Enter як двоклавішного скорочення скорочує це до секунд. На Mac налаштування комбінації клавіш для дії «Експортувати як PDF» у «Системних налаштуваннях» економить стільки ж часу. На будь-якій платформі звичка використовувати комбінації клавіш, а не меню, значно економить час протягом тижня.

2. Підключіть PDF Tools безпосередньо до хмарного сховища (заощаджуйте 30 хвилин на тиждень)

Найпоширенішою неефективністю робочих процесів PDF є ручний цикл завантаження-процес-завантаження. Хтось завантажує файл із Диска Google, відкриває онлайн-інструмент, завантажує його, обробляє, завантажує результат, а потім завантажує назад на Диск. PDFTools підтримує пряму інтеграцію Google Drive і Dropbox, що повністю усуває проміжні етапи завантаження та повторного завантаження. Усі compress PDF tool, merge PDF tool та PDF to Word converter підтримують прямий імпорт і експорт із хмарного сховища.

3. Витягуйте лише ті сторінки, які вам дійсно потрібні (заощаджуйте 25 хвилин на тиждень)

Надсилання повного 80-сторінкового звіту колезі, якому потрібно лише 5 конкретних сторінок, витрачає його час так само, як і ваш. Розпаковування відповідних сторінок і надсилання лише них є більш професійним, утворює файл меншого розміру, який не засмічує вхідні, і займає менше двох хвилин.

PDF splitter вилучає сторінку за секунди. Для віддалених працівників, які регулярно обмінюються розділами більших документів з різними зацікавленими сторонами, це стає стандартною частиною робочого процесу підготовки документів, а не випадковим завданням.

4. Використовуйте заповнювані шаблони PDF для повторюваних документів (заощаджуйте 45 хвилин на тиждень)

Будь-який документ, який має послідовну структуру та створюється неодноразово, є кандидатом на заповнюваний шаблон PDF. Звіти про стан проекту, рахунки-фактури клієнтів, щотижневі табелі, шаблони порядку денного нарад і контрольні списки реєстрації — усе це типові приклади.

PDF-шаблон, який можна заповнювати, дає змогу оновлювати змінні поля, як-от дати, імена клієнтів, суми та назви проектів, щоразу не перебудовуючи структуру документа. Для фрілансера, який створює рахунки-фактури для кількох клієнтів, хороший шаблон усуває від 10 до 15 хвилин переформатування кожного рахунку-фактури. Понад місяць роботи з декількома клієнтами – це економія більше години.

5. Зробіть скановані PDF-файли доступними для пошуку за допомогою OCR (економте 20 хвилин на тиждень)

Відскановані документи надходять як PDF-файли лише із зображеннями, у яких неможливо шукати, вибирати чи копіювати текст. Щоб знайти певний пункт у 60-сторінковому відсканованому контракті, потрібно вручну прокручувати кожну сторінку. OCR перетворює відскановані зображення на реальний текст, роблячи весь документ доступним для пошуку та вибору.

Диск Google може автоматично виконувати OCR, коли ви відкриваєте PDF-файл у Документах Google. PDF to Word converter також витягує текст із PDF-файлів під час перетворення, роблячи вміст доступним для редагування та пошуку. Після обробки відсканованого документа за допомогою оптичного розпізнавання символів пошук вмісту, прокрутка якого зайняла б хвилини, займає кілька секунд за допомогою Ctrl+F.

6. Додайте цифрові анотації замість друку (заощаджуйте 25 хвилин на тиждень)

Роздрукувати документ, щоб розмітити його ручкою, потім відсканувати його та надіслати назад, це робочий процес, який багато років тому замінили інструменти цифрових анотацій. Adobe Acrobat Reader (безкоштовно), Apple Books, Microsoft Edge і більшість сучасних програм для читання PDF включають інструменти анотацій, які додають коментарі, виділення та розмітку безпосередньо до PDF-файлу.

Цифрові анотації також доступні для пошуку, оборотні, і ними можна легко ділитися. Нитка коментарів у анотованому PDF-файлі є більш корисною, ніж сканування рукописних приміток на полях, оскільки коментарі можна розглянути та вирішити без повторного друку.

7. Пакетна обробка кількох PDF-файлів одночасно (заощаджуйте 30 хвилин на тиждень)

Стиснення, перейменування або перетворення набору PDF-файлів по одному займає приблизно стільки ж часу, скільки й пакетне виконання, за винятком того, що вам доведеться повторювати процес вручну для кожного файлу. Більшість професійних PDF-інструментів підтримують пакетні операції, які обробляють багато файлів в одному процесі.

Для віддалених працівників, які регулярно отримують пакети документів одного типу, як-от квитанції про витрати, підписані документи або рахунки-фактури від постачальників, налаштування пакетного стиснення на початку кожного тижня економить час на обробку кожного файлу окремо протягом тижня.

8. Використовуйте QR-коди для обміну PDF-файлами під час зустрічей (заощаджуйте 15 хвилин на тиждень)

Розповсюдження документів під час віддалених зустрічей шляхом вставлення посилання для завантаження в чат потребує часу, і посилання можуть бути пропущені або важко натиснути на мобільних пристроях. QR-код, який відображається на екрані під час відеодзвінка, дозволяє кожному миттєво завантажити документ, навівши камеру телефону на екран.

Завантажте PDF-файл на Диск Google, згенеруйте QR-код, який вказує на посилання для спільного використання, за допомогою будь-якого безкоштовного генератора QR-коду та вставте його в слайд презентації або поділіться ним у чаті. Це позбавить вас від необхідності гарантувати, що всі мають останню версію документа.

9. Зберігайте крок стиснення у своєму контрольному списку надсилання (заощаджуйте 15 хвилин на тиждень)

Значна частина часу, який віддалені працівники витрачають на електронну пошту, спричинена сповіщеннями про повернення вкладених файлів і подальшими електронними листами для повторного надсилання файлів, які були завеликими. Ввівши в звичку швидке стиснення перед вкладенням будь-якого PDF-файлу, ви запобігаєте більшості цих затримок.

Ця звичка займає менше 90 секунд: відкрийте compress tool, завантажте файл, завантажте стиснуту версію, прикріпіть його. Порівняно з витратами часу, пов’язаними з поверненням електронної пошти та повторним надсиланням, ця процедура окупає себе під час першого використання. Щоб дізнатися більше про обмеження на вкладення, перегляньте our guide on sending large PDFs by email.