Sådan beskytter du en PDF med adgangskode: Gratis metoder til Windows, Mac og Mobile

Hvorfor adgangskodebeskyttelse er vigtig for hverdagsdokumenter

De fleste mennesker behandler PDF-adgangskodebeskyttelse som noget, kun virksomheder eller regeringer har brug for. I praksis er det relevant for alle, der mailer dokumenter, der indeholder personoplysninger. En lønseddel sendt til en medarbejder, en lægehenvisning videresendt mellem kontorer, en juridisk aftale delt med flere parter eller en personlig selvangivelse indsendt via et e-mail-system er alle dokumenter, der ville forårsage reelle problemer, hvis de blev læst af nogen utilsigtet.

PDF-adgangskodebeskyttelse er gratis, tager under et minut at anvende og fungerer på tværs af alle større platforme og PDF-læsere. Denne vejledning dækker den bedste gratis metode til hver platform, så du kan anvende beskyttelse med de værktøjer, du allerede har.

To typer PDF-adgangskoder og hvad hver gør

PDF understøtter to forskellige adgangskodetyper, der tjener forskellige formål, og at forstå forskellen hjælper dig med at vælge den rigtige.

En adgangskode til åbning, nogle gange kaldet en brugeradgangskode eller adgangskode til åbning af dokument, forhindrer nogen i overhovedet at åbne filen uden at kende adgangskoden. Dokumentet er fuldt krypteret og fremstår som ulæselige binære data for alle, der ikke har nøglen. Dette er, hvad de fleste mennesker mener, når de taler om adgangskodebeskyttelse af en PDF.

En adgangskode til tilladelser, nogle gange kaldet en ejeradgangskode eller hovedadgangskode, tillader, at dokumentet kan åbnes og læses uden en adgangskode, men begrænser, hvad læseren kan gøre med det. Med en adgangskode for tilladelser kan du forhindre, at dokumentet udskrives, forhindre tekst i at blive kopieret, forhindre anmærkning eller forhindre redigering. Modtageren ser indholdet, men kan ikke gøre visse ting med det.

For at beskytte fortroligt indhold mod uautoriseret adgang vil du have en adgangskode til åbning. Til distribution af referencedokumenter, der skal læses, men ikke kopieres eller ændres, er en adgangskode til tilladelser mere passende.

Metode 1: Forhåndsvisning på Mac (gratis, ingen software påkrævet)

Mac-brugere har den mest bekvemme gratis mulighed indbygget direkte i operativsystemet. Preview kan tilføje adgangskodebeskyttelse under PDF-eksport uden nogen tredjepartsværktøjer.

Åbn PDF'en i Preview.
Gå til Filer i menulinjen og vælg Eksporter som PDF.
Marker afkrydsningsfeltet Krypter nederst i panelet i eksportdialogen.
Indtast en adgangskode i feltet Adgangskode, og indtast den igen i feltet Bekræft.
Klik på Gem.

Den resulterende PDF kræver adgangskoden for at åbne i enhver PDF-læser på enhver enhed. Preview bruger som standard AES-128-kryptering, som er sikker til alle praktiske formål og kompatibel med enhver moderne PDF-læser.

Metode 2: LibreOffice (gratis, Windows, Mac og Linux)

LibreOffice er en gratis, open source-kontorpakke, der giver omfattende PDF-eksportmuligheder inklusive adgangskodebeskyttelse. Den er tilgængelig for alle større desktop-platforme og producerer professionelt krypterede PDF-filer.

Åbn dit dokument i LibreOffice. Dette fungerer med Writer til tekstdokumenter, Calc til regneark og Impress til præsentationer.
Gå til Filer og vælg Eksporter som PDF.
Klik på fanen Sikkerhed i dialogboksen PDF-indstillinger, der vises.
Indtast en åbningsadgangskode i feltet Indstil åben adgangskode. Indtast eventuelt en adgangskode for tilladelser og konfigurer specifikke begrænsninger.
Vælg AES-256 fra krypteringsniveauindstillingerne for den stærkest tilgængelige beskyttelse.
Klik på Eksporter og gem din fil.

LibreOffice fungerer også med eksisterende PDF-filer, hvis du åbner dem først og derefter reeksporterer med sikkerhedsindstillinger anvendt.

Metode 3: Microsoft Word (gratis for Office-brugere)

Hvis du har Microsoft Word 2010 eller nyere, kan du tilføje en adgangskode til et Word-dokument, før du eksporterer til PDF. På nogle nyere versioner af Office indeholder PDF-eksportdialogboksen en sikkerhedsindstilling.

Åbn dit dokument i Microsoft Word.
Gå til Filer og derefter Eksporter og derefter Opret PDF/XPS.
Klik på knappen Indstillinger i dialogboksen Udgiv som PDF.
Se efter en Krypter dokumentet med en adgangskode, og tjek den.
Indtast og bekræft din adgangskode.
Klik på OK og derefter Udgiv.

Tilgængeligheden af denne mulighed varierer efter Office-version. Hvis du ikke kan se adgangskoden i PDF-eksportdialogen, skal du bruge LibreOffice eller et onlineværktøj i stedet.

Metode 4: Online PDF-beskyttelsesværktøjer

For PDF-filer, der allerede findes i deres endelige form, tillader onlineværktøjer tilføjelse af adgangskodebeskyttelse uden at oprette dokumentet fra bunden. ILovePDFs Protect PDF-værktøj, PDF24s online-beskytter og lignende tjenester uploader din fil, anvender kryptering og returnerer en beskyttet version. Filer behandles sikkert og slettes automatisk efter sessionen. For PDFTools-brugere anvender beskyt PDF-funktionen AES-kryptering til enhver uploadet PDF uden registrering påkrævet.

Som med enhver online filbehandling, skal du overveje dokumentets følsomhed, før du uploader. For de mest fortrolige dokumenter skal du bruge de lokale desktop-metoder beskrevet ovenfor.

Sådan vælger du en stærk PDF-adgangskode

Sikkerheden af en adgangskodebeskyttet PDF afhænger helt af styrken af den valgte adgangskode. PDF-kryptering med AES-256 er effektivt ubrydelig af brute force, men en svag adgangskode som navn, dato eller almindeligt ord kan hurtigt knækkes ved hjælp af ordbogsangrebsværktøjer, der er frit tilgængelige.

For en PDF-adgangskode, der giver reel beskyttelse, skal du bruge mindst 12 tegn, der kombinerer store bogstaver, små bogstaver, tal og symboler. Undgå alt, der kan identificeres personligt, ethvert ord, der findes i en ordbog, og undgå især at genbruge adgangskoder fra andre konti.

Gem PDF-adgangskoder i en adgangskodemanager i stedet for i en e-mail, en tekstfil eller på en note. Hvis du glemmer adgangskoden, er der ingen gendannelsesmekanisme. Krypteringen er designet således, at selv den tjeneste, der har oprettet PDF'en, ikke kan gendanne adgang uden den originale adgangskode.

Sikker deling af adgangskoder

At sende en adgangskode i samme e-mail som den beskyttede PDF besejrer formålet med beskyttelsen. Hvis e-mailen opsnappes, fanges både filen og nøglen sammen. Send PDF'en via e-mail og adgangskoden via en anden kanal: en tekstbesked, et telefonopkald eller en sikker beskedapp. Dette sikrer, at det ikke er nok at opsnappe én kanal alene for at få adgang til dokumentet.

Ofte stillede spørgsmål

Kan en kodeordsbeskyttet PDF knækkes?

Med en svag eller almindelig adgangskode, ja. Der er værktøjer designet til at forsøge ordbogsangreb og almindelige adgangskodemønstre mod PDF-filer. Med en stærk tilfældig adgangskode og AES-256-kryptering er cracking beregningsmæssigt umuligt med enhver teknologi, der er tilgængelig i øjeblikket. Adgangskodestyrken er den vigtigste enkeltstående sikkerhedsfaktor.

Hvad sker der, hvis jeg glemmer PDF-adgangskoden?

Der er ingen indbygget gendannelsesmekanisme til PDF-adgangskodebeskyttelse. Hvis du mister adgangskoden, kan professionelle datagendannelsestjenester forsøge at knække den, men succes afhænger helt af, hvor stærk adgangskoden var. Gem altid PDF-adgangskoder i en adgangskodehåndtering, når du opretter dem.

Forhindrer adgangskodebeskyttelse udskrivning?

En åbningsadgangskode forhindrer visning helt, hvilket også forhindrer udskrivning. En adgangskode til tilladelser kan forhindre udskrivning specifikt, samtidig med at dokumentet stadig kan åbnes og læses. Tilladelsesbegrænsninger er dog nemmere at omgå end at åbne adgangskodekryptering og bør ikke stoles på for dokumenter med høj sikkerhed.

Er PDF-kryptering det samme som administration af dokumentrettigheder?

Nej. PDF-kryptering styrer adgangen til selve dokumentet. Digital Rights Management, eller DRM, er et mere komplekst system, der kan fjernstyre adgang, tilbagekalde adgang og spore brug. PDF-kryptering er en enklere, selvstændig beskyttelse, der ikke kræver en serverforbindelse, efter at filen er oprettet.

Konklusion

Adgangskodebeskyttelse af en PDF er en gratis, hurtig og effektiv måde at tilføje meningsfuld sikkerhed til dokumenter, der indeholder følsomme oplysninger. Mac-brugere har den nemmeste mulighed med Previews indbyggede eksportkryptering. Windows-brugere får omfattende kontrol gennem LibreOffice. Begge platforme understøtter onlineværktøjer til PDF-filer, der allerede er i deres endelige form.

Det vigtigste element er at vælge en stærk adgangskode. For dokumenter, der skal deles sikkert, skal du kombinere beskyttelsen på PDFTools med vejledningen ovenfor om adgangskodestyrke og sikker adgangskodelevering. Se også artiklen om PDF-krypteringsstandarder forklaret for en dybere forståelse af, hvad disse beskyttelsesniveauer rent teknisk betyder.