Як захистити PDF паролем: безкоштовні методи для Windows, Mac і Mobile

Чому захист паролем важливий для щоденних документів

Більшість людей вважають захист PDF паролем необхідним лише компаніям або урядам. На практиці це актуально для всіх, хто надсилає електронною поштою документи, що містять особисту інформацію. Платіжна відомість, надіслана працівнику, медичне направлення, яке пересилається між офісами, юридична угода, надіслана багатьма сторонами, або особиста податкова декларація, подана через систему електронної пошти, — усе це документи, які можуть створити серйозні проблеми, якщо їх прочитає хтось ненавмисно.

Захист PDF паролем безкоштовний, застосування займає менше хвилини та працює на всіх основних платформах і програмах для читання PDF. У цьому посібнику описано найкращий безкоштовний метод для кожної платформи, щоб ви могли застосувати захист будь-якими інструментами, які у вас уже є.

Два типи паролів PDF і їх призначення

PDF підтримує два різні типи паролів, які служать різним цілям, і розуміння різниці допоможе вибрати правильний.

Пароль відкриття, який іноді називають паролем користувача або паролем відкриття документа, не дозволяє будь-кому відкривати файл, не знаючи пароля. Документ повністю зашифрований і відображається як нечитабельні двійкові дані для тих, хто не має ключа. Це те, що більшість людей мають на увазі, коли говорять про захист пароля PDF.

Пароль дозволу, який іноді називають паролем власника або головним паролем, дозволяє відкривати та читати документ без пароля, але обмежує можливості читача з ним. За допомогою пароля дозволу ви можете заборонити друк документа, заборонити копіювання тексту, заборонити анотації або заборонити редагування. Одержувач бачить вміст, але не може робити з ним певні дії.

Для захисту конфіденційного вмісту від несанкціонованого доступу вам потрібен пароль для відкриття. Для розповсюдження довідкових документів, які слід читати, але не копіювати чи змінювати, більш доцільним є пароль доступу.

Спосіб 1: попередній перегляд на Mac (безкоштовно, програмне забезпечення не потрібне)

Користувачі Mac мають найзручніший безкоштовний варіант, вбудований безпосередньо в операційну систему. Попередній перегляд може додати захист паролем під час експорту PDF без сторонніх інструментів.

1. Відкрийте PDF у попередньому перегляді.
2. Перейдіть до «Файл» на панелі меню та виберіть «Експортувати як PDF».
3. У діалоговому вікні експорту встановіть прапорець Шифрувати внизу панелі.
4. Введіть пароль у поле Пароль і повторно введіть його в поле Підтвердити.
5. Натисніть Зберегти.

Отриманий PDF-файл потребує пароля, щоб відкрити його в будь-якій програмі для читання PDF-файлів на будь-якому пристрої. У попередньому перегляді за замовчуванням використовується шифрування AES-128, яке є безпечним для всіх практичних цілей і сумісним із будь-яким сучасним пристроєм для читання PDF.

Спосіб 2: LibreOffice (безкоштовно, Windows, Mac і Linux)

LibreOffice — це безкоштовний офісний пакет із відкритим вихідним кодом, який надає різноманітні параметри експорту PDF, включаючи захист паролем. Він доступний для всіх основних настільних платформ і створює професійно зашифровані PDF-файли.

1. Відкрийте документ у LibreOffice. Це працює з Writer для текстових документів, Calc для електронних таблиць і Impress для презентацій.
2. Перейдіть до «Файл» і виберіть «Експортувати як PDF».
3. У діалоговому вікні «Параметри PDF», що з’явиться, натисніть вкладку «Безпека».
4. Введіть пароль відкриття в полі Set open password. Додатково введіть пароль доступу та налаштуйте певні обмеження.
5. Виберіть AES-256 із варіантів рівня шифрування для найнадійнішого доступного захисту.
6. Натисніть Експорт і збережіть файл.

LibreOffice також працює з існуючими PDF-файлами, якщо ви спочатку відкриєте їх, а потім повторно експортуєте із застосуванням налаштувань безпеки.

Спосіб 3: Microsoft Word (безкоштовно для користувачів Office)

Якщо у вас Microsoft Word 2010 або новішої версії, ви можете додати пароль до документа Word перед експортом у PDF. У деяких новіших версіях Office діалогове вікно експорту PDF містить параметр безпеки.

1. Відкрийте документ у Microsoft Word.
2. Перейдіть до «Файл», потім «Експортувати», а потім «Створити PDF/XPS».
3. У діалоговому вікні «Опублікувати як PDF» натисніть кнопку «Параметри».
4. Знайдіть опцію Зашифрувати документ за допомогою пароля та поставте прапорець.
5. Введіть і підтвердьте свій пароль.
6. Натисніть «ОК», а потім «Опублікувати».

Доступність цього параметра залежить від версії Office. Якщо ви не бачите параметр пароля в діалоговому вікні експорту PDF, скористайтеся LibreOffice або онлайн-інструментом.

Спосіб 4: Інтернет-інструменти захисту PDF

Для PDF-файлів, які вже існують у своїй остаточній формі, онлайн-інструменти дозволяють додати захист паролем, не створюючи документ з нуля. Інструмент Protect PDF від ILovePDF, онлайн-захисник PDF24 та подібні служби завантажують ваш файл, застосовують шифрування та повертають захищену версію. Файли обробляються безпечно та автоматично видаляються після сеансу. Для користувачів PDFTools функція захисту PDF застосовує шифрування AES до будь-якого завантаженого PDF без реєстрації.

Як і під час будь-якої онлайн-обробки файлів, перед завантаженням враховуйте конфіденційність документа. Для найбільш конфіденційних документів використовуйте методи локального комп’ютера, описані вище.

Як вибрати надійний пароль PDF

Безпека захищеного паролем PDF-файлу повністю залежить від надійності вибраного пароля. Шифрування PDF за допомогою AES-256 фактично неможливо зламати грубою форсою, але слабкий пароль, як-от ім’я, дата чи загальне слово, можна швидко зламати за допомогою інструментів атаки за словником, які є у вільному доступі.

Для пароля PDF, який забезпечує справжній захист, використовуйте принаймні 12 символів, поєднуючи великі та малі літери, цифри та символи. Уникайте нічого, що дозволяє ідентифікувати вашу особу, будь-яких слів зі словника, особливо уникайте повторного використання паролів з інших облікових записів.

Зберігайте паролі PDF у менеджері паролів, а не в електронному листі, текстовому файлі чи на наліпці. Якщо ви забудете пароль, механізму відновлення не буде. Шифрування розроблено таким чином, що навіть служба, яка створила PDF, не може відновити доступ без вихідного пароля.

Безпечний обмін паролями

Надсилання пароля в тій же електронній пошті, що й захищений PDF-файл, перешкоджає меті захисту. Якщо електронний лист перехоплено, і файл, і ключ захоплюються разом. Надішліть PDF-файл електронною поштою та паролем через інший канал: текстове повідомлення, телефонний дзвінок або безпечну програму обміну повідомленнями. Це гарантує, що перехоплення лише одного каналу недостатньо для доступу до документа.

Часті запитання