Cómo proteger con contraseña un PDF: métodos gratuitos para Windows, Mac y dispositivos móviles

Por qué es importante la protección con contraseña para los documentos cotidianos

La mayoría de la gente trata la protección con contraseña de PDF como algo que sólo necesitan las empresas o los gobiernos. En la práctica, es relevante para cualquiera que envíe por correo electrónico documentos que contengan información personal. Un recibo de sueldo enviado a un empleado, una referencia médica enviada entre oficinas, un acuerdo legal compartido con varias partes o una declaración de impuestos personal enviada a través de un sistema de correo electrónico son todos documentos que causarían problemas reales si alguien los leyera sin querer.

La protección con contraseña de PDF es gratuita, se aplica en menos de un minuto y funciona en todas las principales plataformas y lectores de PDF. Esta guía cubre el mejor método gratuito para cada plataforma para que puedas aplicar protección con cualquier herramienta que ya tengas.

Dos tipos de contraseñas de PDF y lo que hace cada una

PDF admite dos tipos distintos de contraseñas que sirven para diferentes propósitos, y comprender la diferencia le ayudará a elegir la correcta.

Una contraseña de apertura, a veces denominada contraseña de usuario o contraseña de apertura de documento, impide que alguien abra el archivo sin conocer la contraseña. El documento está completamente cifrado y aparece como datos binarios ilegibles para cualquiera que no tenga la clave. Esto es lo que la mayoría de la gente quiere decir cuando habla de proteger un PDF con contraseña.

Una contraseña de permisos, a veces denominada contraseña de propietario o contraseña maestra, permite abrir y leer el documento sin contraseña, pero restringe lo que el lector puede hacer con él. Con una contraseña de permisos, puede impedir que el documento se imprima, impedir que se copie el texto, impedir la anotación o impedir la edición. El destinatario ve el contenido pero no puede hacer determinadas cosas con él.

Para proteger el contenido confidencial del acceso no autorizado, necesita una contraseña de apertura. Para distribuir documentos de referencia que deben leerse pero no copiarse ni modificarse, una contraseña de permisos es más apropiada.

Método 1: Vista previa en Mac (gratis, no se requiere software)

Los usuarios de Mac tienen la opción gratuita más conveniente integrada directamente en el sistema operativo. La vista previa puede agregar protección con contraseña durante la exportación de PDF sin herramientas de terceros.

1. Abra el PDF en Vista previa.
2. Vaya a Archivo en la barra de menú y elija Exportar como PDF.
3. En el cuadro de diálogo de exportación, marque la casilla denominada Cifrar en la parte inferior del panel.
4. Ingrese una contraseña en el campo Contraseña y vuelva a ingresarla en el campo Verificar.
5. Haga clic en Guardar.

El PDF resultante requiere la contraseña para abrirse en cualquier lector de PDF en cualquier dispositivo. Preview utiliza cifrado AES-128 de forma predeterminada, que es seguro para todos los fines prácticos y compatible con cualquier lector de PDF moderno.

Método 2: LibreOffice (gratis, Windows, Mac y Linux)

LibreOffice es una suite ofimática gratuita y de código abierto que ofrece opciones integrales de exportación de PDF, incluida la protección con contraseña. Está disponible para todas las principales plataformas de escritorio y produce archivos PDF cifrados profesionalmente.

1. Abra su documento en LibreOffice. Esto funciona con Writer para documentos de texto, Calc para hojas de cálculo e Impress para presentaciones.
2. Vaya a Archivo y elija Exportar como PDF.
3. En el cuadro de diálogo Opciones de PDF que aparece, haga clic en la pestaña Seguridad.
4. Ingrese una contraseña de apertura en el campo Establecer contraseña de apertura. Opcionalmente, ingrese una contraseña de permisos y configure restricciones específicas.
5. Elija AES-256 entre las opciones de nivel de cifrado para obtener la protección más sólida disponible.
6. Haga clic en Exportar y guarde su archivo.

LibreOffice también funciona con archivos PDF existentes si los abre primero y luego los vuelve a exportar con la configuración de seguridad aplicada.

Método 3: Microsoft Word (gratuito para usuarios de Office)

Si tiene Microsoft Word 2010 o posterior, puede agregar una contraseña a un documento de Word antes de exportarlo a PDF. En algunas versiones más nuevas de Office, el cuadro de diálogo de exportación de PDF incluye una opción de seguridad.

1. Abra su documento en Microsoft Word.
2. Vaya a Archivo, luego Exportar y luego Crear PDF/XPS.
3. En el cuadro de diálogo Publicar como PDF, haga clic en el botón Opciones.
4. Busque la opción Cifrar el documento con contraseña y verifíquela.
5. Ingresa y confirma tu contraseña.
6. Haga clic en Aceptar y luego en Publicar.

La disponibilidad de esta opción varía según la versión de Office. Si no ve la opción de contraseña en el cuadro de diálogo de exportación de PDF, utilice LibreOffice o una herramienta en línea.

Método 4: herramientas de protección de PDF en línea

Para los archivos PDF que ya existen en su formato final, las herramientas en línea permiten agregar protección con contraseña sin crear el documento desde cero. La herramienta Protect PDF de ILovePDF, el protector en línea de PDF24 y servicios similares cargan su archivo, aplican cifrado y devuelven una versión protegida. Los archivos se procesan de forma segura y se eliminan automáticamente después de la sesión. Para los usuarios de PDFTools, la función de protección de PDF aplica cifrado AES a cualquier PDF cargado sin necesidad de registrarse.

Al igual que con cualquier procesamiento de archivos en línea, considere la confidencialidad del documento antes de cargarlo. Para los documentos más confidenciales, utilice los métodos de escritorio local descritos anteriormente.

Cómo elegir una contraseña de PDF segura

La seguridad de un PDF protegido con contraseña depende completamente de la seguridad de la contraseña elegida. El cifrado de PDF con AES-256 es efectivamente irrompible por fuerza bruta, pero una contraseña débil como un nombre, una fecha o una palabra común se puede descifrar rápidamente utilizando herramientas de ataque de diccionario que están disponibles gratuitamente.

Para obtener una contraseña de PDF que brinde protección real, utilice al menos 12 caracteres que combinen letras mayúsculas, minúsculas, números y símbolos. Evite cualquier cosa que lo identifique personalmente, cualquier palabra que se encuentre en un diccionario y, especialmente, evite reutilizar contraseñas de otras cuentas.

Guarde las contraseñas en PDF en un administrador de contraseñas en lugar de en un correo electrónico, un archivo de texto o una nota adhesiva. Si olvida la contraseña, no existe ningún mecanismo de recuperación. El cifrado está diseñado para que incluso el servicio que creó el PDF no pueda recuperar el acceso sin la contraseña original.

Compartir contraseñas de forma segura

Enviar una contraseña en el mismo correo electrónico que el PDF protegido anula el propósito de la protección. Si se intercepta el correo electrónico, tanto el archivo como la clave se capturan juntos. Envía el PDF por correo electrónico y la contraseña a través de un canal diferente: un mensaje de texto, una llamada telefónica o una aplicación de mensajería segura. Esto garantiza que interceptar un solo canal no sea suficiente para acceder al documento.

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