Hur man lösenordsskyddar en PDF: Gratis metoder för Windows, Mac och Mobile

Varför lösenordsskydd är viktigt för vardagliga dokument

De flesta människor behandlar PDF-lösenordsskydd som något som bara företag eller regeringar behöver. I praktiken är det relevant för alla som mejlar dokument som innehåller personuppgifter. En lönebesked som skickas till en anställd, en medicinsk remiss som skickas mellan kontor, ett juridiskt avtal som delas med flera parter eller en personlig skattedeklaration som skickas in via ett e-postsystem är alla dokument som skulle orsaka verkliga problem om de läses av någon oavsiktligt.

PDF-lösenordsskydd är gratis, tar under en minut att tillämpa och fungerar på alla större plattformar och PDF-läsare. Den här guiden täcker den bästa gratismetoden för varje plattform så att du kan tillämpa skydd med de verktyg du redan har.

Två typer av PDF-lösenord och vad var och en gör

PDF stöder två distinkta lösenordstyper som tjänar olika syften, och att förstå skillnaden hjälper dig att välja rätt.

Ett öppningslösenord, ibland kallat användarlösenord eller lösenord för dokumentöppning, hindrar någon från att överhuvudtaget öppna filen utan att känna till lösenordet. Dokumentet är helt krypterat och visas som oläsbar binär data för alla som inte har nyckeln. Detta är vad de flesta människor menar när de pratar om lösenordsskydd för en PDF.

Ett behörighetslösenord, ibland kallat ägarlösenord eller huvudlösenord, gör att dokumentet kan öppnas och läsas utan lösenord, men begränsar vad läsaren kan göra med det. Med ett behörighetslösenord kan du förhindra att dokumentet skrivs ut, förhindra att text kopieras, förhindra anteckningar eller förhindra redigering. Mottagaren ser innehållet men kan inte göra vissa saker med det.

För att skydda konfidentiellt innehåll från obehörig åtkomst vill du ha ett öppningslösenord. För att distribuera referensdokument som bör läsas men inte kopieras eller ändras är ett behörighetslösenord lämpligare.

Metod 1: Förhandsgranska på Mac (gratis, ingen programvara krävs)

Mac-användare har det bekvämaste gratisalternativet inbyggt direkt i operativsystemet. Preview kan lägga till lösenordsskydd under PDF-export utan några tredjepartsverktyg.

1. Öppna PDF-filen i Preview.
2. Gå till Arkiv i menyraden och välj Exportera som PDF.
3. I exportdialogrutan markerar du rutan Kryptera längst ned på panelen.
4. Ange ett lösenord i fältet Lösenord och ange det igen i fältet Verifiera.
5. Klicka på Spara.

Den resulterande PDF-filen kräver att lösenordet öppnas i vilken PDF-läsare som helst på vilken enhet som helst. Preview använder AES-128-kryptering som standard, vilket är säkert för alla praktiska ändamål och kompatibelt med alla moderna PDF-läsare.

Metod 2: LibreOffice (gratis, Windows, Mac och Linux)

LibreOffice är en gratis kontorssvit med öppen källkod som ger omfattande PDF-exportalternativ inklusive lösenordsskydd. Den är tillgänglig för alla större skrivbordsplattformar och producerar professionellt krypterade PDF-filer.

1. Öppna ditt dokument i LibreOffice. Detta fungerar med Writer för textdokument, Calc för kalkylblad och Impress för presentationer.
2. Gå till Arkiv och välj Exportera som PDF.
3. Klicka på fliken Säkerhet i dialogrutan PDF-alternativ som visas.
4. Ange ett öppningslösenord i fältet Ange öppet lösenord. Ange eventuellt ett behörighetslösenord och konfigurera specifika begränsningar.
5. Välj AES-256 från krypteringsnivåalternativen för det starkaste tillgängliga skyddet.
6. Klicka på Exportera och spara filen.

LibreOffice fungerar också med befintliga PDF-filer om du öppnar dem först och sedan återexporterar med säkerhetsinställningar tillämpade.

Metod 3: Microsoft Word (gratis för Office-användare)

Om du har Microsoft Word 2010 eller senare kan du lägga till ett lösenord till ett Word-dokument innan du exporterar till PDF. På vissa nyare versioner av Office innehåller dialogrutan för PDF-export ett säkerhetsalternativ.

1. Öppna ditt dokument i Microsoft Word.
2. Gå till Arkiv och sedan Exportera och Skapa PDF/XPS.
3. I dialogrutan Publicera som PDF klickar du på knappen Alternativ.
4. Leta efter alternativet Kryptera dokumentet med ett lösenord och kontrollera det.
5. Ange och bekräfta ditt lösenord.
6. Klicka på OK och sedan på Publicera.

Tillgängligheten för detta alternativ varierar beroende på Office-version. Om du inte ser lösenordsalternativet i PDF-exportdialogrutan, använd LibreOffice eller ett onlineverktyg istället.

Metod 4: Online PDF-skyddsverktyg

För PDF-filer som redan finns i sin slutliga form tillåter onlineverktyg att lägga till lösenordsskydd utan att skapa dokumentet från början. ILovePDF:s Protect PDF-verktyg, PDF24s online-beskyddare och liknande tjänster laddar upp din fil, tillämpar kryptering och returnerar en skyddad version. Filer bearbetas säkert och raderas automatiskt efter sessionen. För PDFTools-användare tillämpar skydda PDF-funktionen AES-kryptering på alla uppladdade PDF-filer utan registrering krävs.

Som med all filbehandling online bör du överväga dokumentets känslighet innan du laddar upp det. För de mest konfidentiella dokumenten, använd de lokala skrivbordsmetoderna som beskrivs ovan.

Hur man väljer ett starkt PDF-lösenord

Säkerheten för en lösenordsskyddad PDF beror helt på styrkan hos det valda lösenordet. PDF-kryptering med AES-256 är i praktiken okrossbar av brute force, men ett svagt lösenord som ett namn, datum eller vanligt ord kan snabbt knäckas med hjälp av ordbokattackverktyg som är fritt tillgängliga.

För ett PDF-lösenord som ger verkligt skydd, använd minst 12 tecken som kombinerar stora bokstäver, gemener, siffror och symboler. Undvik allt personligt identifierbart, alla ord som finns i en ordbok, och undvik särskilt att återanvända lösenord från andra konton.

Lagra PDF-lösenord i en lösenordshanterare snarare än i ett e-postmeddelande, en textfil eller på en lapp. Om du glömmer lösenordet finns det ingen återställningsmekanism. Krypteringen är utformad så att även tjänsten som skapade PDF:en inte kan återställa åtkomst utan det ursprungliga lösenordet.

Dela lösenord på ett säkert sätt

Att skicka ett lösenord i samma e-postmeddelande som den skyddade PDF-filen motverkar syftet med skyddet. Om e-postmeddelandet fångas upp, fångas både filen och nyckeln tillsammans. Skicka PDF-filen via e-post och lösenordet via en annan kanal: ett textmeddelande, ett telefonsamtal eller en säker meddelandeapp. Detta säkerställer att det inte räcker att avlyssna en enda kanal för att komma åt dokumentet.

Vanliga frågor