Come proteggere con password un PDF: metodi gratuiti per Windows, Mac e dispositivi mobili

Perché la protezione tramite password è importante per i documenti di tutti i giorni

La maggior parte delle persone considera la protezione tramite password dei PDF come qualcosa di cui solo le aziende o i governi hanno bisogno. In pratica, è rilevante per chiunque invii tramite e-mail documenti contenenti informazioni personali. Una busta paga inviata a un dipendente, un'impegnativa medica inoltrata tra uffici, un accordo legale condiviso tra più parti o una dichiarazione dei redditi personale inviata tramite un sistema di posta elettronica sono tutti documenti che causerebbero seri problemi se venissero letti da qualcuno involontario.

La protezione tramite password PDF è gratuita, richiede meno di un minuto per essere applicata e funziona su tutte le principali piattaforme e lettori PDF. Questa guida illustra il miglior metodo gratuito per ciascuna piattaforma in modo da poter applicare la protezione con qualsiasi strumento già in tuo possesso.

Due tipi di password PDF e cosa fa ciascuno

PDF supporta due tipi di password distinti che servono a scopi diversi e comprendere la differenza ti aiuta a scegliere quella giusta.

Una password di apertura, a volte chiamata password utente o password di apertura documento, impedisce a chiunque di aprire il file senza conoscere la password. Il documento è completamente crittografato e appare come dati binari illeggibili a chiunque non disponga della chiave. Questo è ciò che la maggior parte delle persone intende quando parla di protezione con password di un PDF.

Una password di autorizzazione, a volte chiamata password del proprietario o password principale, consente di aprire e leggere il documento senza password, ma limita ciò che il lettore può fare con esso. Con una password di autorizzazione è possibile impedire la stampa del documento, la copia del testo, l'annotazione o la modifica. Il destinatario vede il contenuto ma non può eseguire determinate operazioni con esso.

Per proteggere i contenuti riservati da accessi non autorizzati, è necessaria una password di apertura. Per la distribuzione di documenti di riferimento che dovrebbero essere letti ma non copiati o modificati, è più appropriata una password di autorizzazione.

Metodo 1: Anteprima su Mac (gratuito, nessun software richiesto)

Gli utenti Mac hanno l'opzione gratuita più conveniente integrata direttamente nel sistema operativo. L'anteprima può aggiungere la protezione tramite password durante l'esportazione in PDF senza strumenti di terze parti.

Apri il PDF in Anteprima.
Vai su File nella barra dei menu e scegli Esporta come PDF.
Nella finestra di dialogo di esportazione, seleziona la casella denominata Crittografa nella parte inferiore del pannello.
Immettere una password nel campo Password e reinserirla nel campo Verifica.
Fare clic su Salva.

Il PDF risultante richiede la password per essere aperto in qualsiasi lettore PDF su qualsiasi dispositivo. Preview uses AES-128 encryption by default, which is secure for all practical purposes and compatible with any modern PDF reader.

Metodo 2: LibreOffice (gratuito, Windows, Mac e Linux)

LibreOffice è una suite per ufficio gratuita e open source che fornisce opzioni complete di esportazione PDF inclusa la protezione tramite password. È disponibile per tutte le principali piattaforme desktop e produce PDF crittografati professionalmente.

Apri il tuo documento in LibreOffice. Funziona con Writer per documenti di testo, Calc per fogli di calcolo e Impress per presentazioni.
Vai su File e scegli Esporta come PDF.
Nella finestra di dialogo Opzioni PDF visualizzata, fare clic sulla scheda Sicurezza.
Inserisci una password di apertura nel campo Imposta password di apertura. Facoltativamente, inserisci una password di autorizzazione e configura restrizioni specifiche.
Scegli AES-256 dalle opzioni del livello di crittografia per la più potente protezione disponibile.
Fai clic su Esporta e salva il file.

LibreOffice funziona anche con i PDF esistenti se li apri prima e poi li esporti nuovamente con le impostazioni di sicurezza applicate.

Metodo 3: Microsoft Word (gratuito per gli utenti di Office)

Se disponi di Microsoft Word 2010 o versione successiva, puoi aggiungere una password a un documento Word prima di esportarlo in PDF. In alcune versioni più recenti di Office, la finestra di dialogo di esportazione PDF include un'opzione di sicurezza.

Apri il tuo documento in Microsoft Word.
Vai su File, quindi Esporta, quindi Crea PDF/XPS.
Nella finestra di dialogo Pubblica come PDF, fare clic sul pulsante Opzioni.
Cerca un'opzione Crittografa il documento con una password e selezionala.
Inserisci e conferma la tua password.
Fare clic su OK e quindi su Pubblica.

La disponibilità di questa opzione varia in base alla versione di Office. Se non vedi l'opzione della password nella finestra di dialogo di esportazione PDF, utilizza invece LibreOffice o uno strumento online.

Metodo 4: strumenti di protezione PDF online

Per i PDF già esistenti nella loro forma finale, gli strumenti online consentono di aggiungere la protezione tramite password senza creare il documento da zero. Lo strumento Proteggi PDF di ILovePDF, la protezione online di PDF24 e servizi simili caricano il tuo file, applicano la crittografia e restituiscono una versione protetta. I file vengono elaborati in modo sicuro ed eliminati automaticamente dopo la sessione. Per gli utenti di PDFTools, la funzione di protezione PDF applica la crittografia AES a qualsiasi PDF caricato senza necessità di registrazione.

Come per qualsiasi elaborazione di file online, considera la riservatezza del documento prima di caricarlo. Per i documenti più riservati, utilizzare i metodi del desktop locale descritti sopra.

Come scegliere una password PDF complessa

La sicurezza di un PDF protetto da password dipende interamente dalla forza della password scelta. La crittografia PDF con AES-256 è effettivamente indistruttibile dalla forza bruta, ma una password debole come un nome, una data o una parola comune può essere violata rapidamente utilizzando gli strumenti di attacco del dizionario disponibili gratuitamente.

Per una password PDF che offra una protezione reale, utilizza almeno 12 caratteri combinando lettere maiuscole, lettere minuscole, numeri e simboli. Evita qualsiasi cosa che possa identificare la tua persona, qualsiasi parola trovata in un dizionario e soprattutto evita di riutilizzare password di altri account.

Archivia le password PDF in un gestore di password anziché in un'e-mail, un file di testo o su una nota adesiva. Se si dimentica la password, non esiste alcun meccanismo di recupero. La crittografia è progettata in modo tale che anche il servizio che ha creato il PDF non possa ripristinare l'accesso senza la password originale.

Condivisione sicura delle password

L'invio di una password nella stessa e-mail del PDF protetto vanifica lo scopo della protezione. Se l'e-mail viene intercettata, sia il file che la chiave vengono catturati insieme. Invia il PDF tramite e-mail e la password tramite un canale diverso: un messaggio di testo, una telefonata o un'app di messaggistica sicura. Ciò garantisce che l'intercettazione di un solo canale non sia sufficiente per accedere al documento.

Domande frequenti

È possibile violare un PDF protetto da password?

Con una password debole o comune, sì. Esistono strumenti progettati per tentare attacchi con dizionario e modelli di password comuni contro i file PDF. Con una password casuale complessa e la crittografia AES-256, il cracking è computazionalmente impossibile con qualsiasi tecnologia attualmente disponibile. La sicurezza della password è il fattore di sicurezza più importante.

Cosa succede se dimentico la password del PDF?

Non esiste un meccanismo di ripristino integrato per la protezione tramite password dei PDF. Se perdi la password, i servizi professionali di recupero dati possono tentare di violarla, ma il successo dipende interamente da quanto forte fosse la password. Conserva sempre le password PDF in un gestore di password quando le crei.

La protezione tramite password impedisce la stampa?

Una password di apertura impedisce completamente la visualizzazione, il che impedisce anche la stampa. Una password di autorizzazione può impedire specificamente la stampa pur consentendo l'apertura e la lettura del documento. Tuttavia, le restrizioni sulle autorizzazioni sono più facili da aggirare rispetto all'apertura della crittografia tramite password e non dovrebbero essere utilizzate per documenti ad alta sicurezza.

La crittografia PDF è uguale alla gestione dei diritti dei documenti?

No. La crittografia PDF controlla l'accesso al documento stesso. La gestione dei diritti digitali, o DRM, è un sistema più complesso in grado di controllare l'accesso da remoto, revocare l'accesso e tracciarne l'utilizzo. La crittografia PDF è una protezione più semplice e autonoma che non richiede una connessione al server dopo la creazione del file.

Conclusione

La protezione con password di un PDF è un modo gratuito, rapido ed efficace per aggiungere una sicurezza significativa ai documenti contenenti informazioni sensibili. Gli utenti Mac hanno l'opzione più semplice con la crittografia di esportazione integrata di Anteprima. Gli utenti Windows ottengono un controllo completo tramite LibreOffice. Entrambe le piattaforme supportano strumenti online per i PDF già nella loro forma finale.

L'elemento più importante è scegliere una password complessa. Per i documenti che devono essere condivisi in modo sicuro, combina la protezione applicata su PDFTools con le indicazioni sopra riportate sulla sicurezza della password e sulla consegna sicura della password. Vedi anche l'articolo sugli standard di crittografia PDF spiegati per una comprensione più approfondita di cosa significano effettivamente questi livelli di protezione a livello tecnico.