Cum să protejați cu parolă un PDF: Metode gratuite pentru Windows, Mac și Mobile

De ce este importantă protecția cu parolă pentru documentele de zi cu zi

Majoritatea oamenilor tratează protecția prin parolă PDF ca pe ceva de care doar companiile sau guvernele au nevoie. În practică, este relevant pentru oricine trimite prin e-mail documente care conțin informații personale. O fișă de plată trimisă unui angajat, o trimitere medicală transmisă între birouri, un acord legal împărtășit cu mai multe părți sau o declarație fiscală personală depusă printr-un sistem de e-mail sunt toate documente care ar cauza probleme reale dacă ar fi citite neintenționat de cineva.

Protecția prin parolă PDF este gratuită, se aplică în mai puțin de un minut și funcționează pe toate platformele și cititoarele PDF majore. Acest ghid acoperă cea mai bună metodă gratuită pentru fiecare platformă, astfel încât să puteți aplica protecție cu orice instrumente pe care le aveți deja.

Două tipuri de parole PDF și ce face fiecare

PDF acceptă două tipuri de parole distincte care servesc scopuri diferite, iar înțelegerea diferenței vă ajută să alegeți cea potrivită.

O parolă de deschidere, numită uneori parolă de utilizator sau parolă de deschidere a documentului, împiedică pe oricine să deschidă fișierul fără să cunoască parola. Documentul este complet criptat și apare ca date binare imposibil de citit pentru oricine nu deține cheia. La asta se referă majoritatea oamenilor când vorbesc despre protejarea cu parolă a unui PDF.

O parolă de permisiuni, numită uneori o parolă de proprietar sau o parolă principală, permite ca documentul să fie deschis și citit fără parolă, dar restricționează ceea ce cititorul poate face cu el. Cu o parolă de permisiuni, puteți împiedica tipărirea documentului, puteți împiedica copierea textului, puteți preveni adnotarea sau editarea. Destinatarul vede conținutul, dar nu poate face anumite lucruri cu el.

Pentru a proteja conținutul confidențial împotriva accesului neautorizat, doriți o parolă de deschidere. Pentru distribuirea documentelor de referință care ar trebui citite, dar nu copiate sau modificate, o parolă de permisiuni este mai potrivită.

Metoda 1: Previzualizare pe Mac (gratuit, nu este necesar software)

Utilizatorii Mac au cea mai convenabilă opțiune gratuită încorporată direct în sistemul de operare. Previzualizarea poate adăuga protecție prin parolă în timpul exportului PDF fără instrumente terțe.

1. Deschideți PDF-ul în Previzualizare.
2. Accesați Fișier în bara de meniu și alegeți Export ca PDF.
3. În dialogul de export, bifați caseta etichetată Criptare din partea de jos a panoului.
4. Introduceți o parolă în câmpul Parolă și reintroduceți-o în câmpul Verificare.
5. Faceți clic pe Salvare.

PDF-ul rezultat necesită deschiderea parolei în orice cititor PDF de pe orice dispozitiv. Previzualizarea utilizează implicit criptarea AES-128, care este sigură pentru toate scopurile practice și compatibilă cu orice cititor PDF modern.

Metoda 2: LibreOffice (gratuit, Windows, Mac și Linux)

LibreOffice este o suită de birou gratuită, open-source, care oferă opțiuni complete de export PDF, inclusiv protecție prin parolă. Este disponibil pentru toate platformele desktop majore și produce PDF-uri criptate profesional.

1. Deschideți documentul în LibreOffice. Funcționează cu Writer pentru documente text, Calc pentru foi de calcul și Impress pentru prezentări.
2. Accesați Fișier și alegeți Export ca PDF.
3. În dialogul Opțiuni PDF care apare, faceți clic pe fila Securitate.
4. Introduceți o parolă de deschidere în câmpul Set open password. Opțional, introduceți o parolă de permisiuni și configurați restricții specifice.
5. Alegeți AES-256 dintre opțiunile de nivel de criptare pentru cea mai puternică protecție disponibilă.
6. Faceți clic pe Export și salvați fișierul.

LibreOffice funcționează și cu fișierele PDF existente dacă le deschideți mai întâi și apoi le reexportați cu setările de securitate aplicate.

Metoda 3: Microsoft Word (gratuit pentru utilizatorii Office)

Dacă aveți Microsoft Word 2010 sau o versiune ulterioară, puteți adăuga o parolă la un document Word înainte de a exporta în PDF. Pe unele versiuni mai noi de Office, dialogul de export PDF include o opțiune de securitate.

1. Deschideți documentul în Microsoft Word.
2. Accesați Fișier, apoi Exportați, apoi Creați PDF/XPS.
3. În caseta de dialog Publicare ca PDF, faceți clic pe butonul Opțiuni.
4. Căutați o opțiune Criptați documentul cu o parolă și verificați-o.
5. Introduceți și confirmați parola.
6. Faceți clic pe OK și apoi pe Publicare.

Disponibilitatea acestei opțiuni variază în funcție de versiunea Office. Dacă nu vedeți opțiunea de parolă în dialogul de export PDF, utilizați în schimb LibreOffice sau un instrument online.

Metoda 4: Instrumente online de protecție PDF

Pentru PDF-urile care există deja în forma lor finală, instrumentele online permit adăugarea protecției prin parolă fără a crea documentul de la zero. Instrumentul ILovePDF Protect PDF, protectorul online PDF24 și servicii similare vă încarcă fișierul, aplică criptarea și returnează o versiune protejată. Fișierele sunt procesate în siguranță și șterse automat după sesiune. Pentru utilizatorii PDFTools, funcția de protecție PDF aplică criptarea AES oricărui PDF încărcat, fără a fi necesară înregistrarea.

Ca și în cazul oricărei procesări de fișiere online, luați în considerare sensibilitatea documentului înainte de încărcare. Pentru documentele cele mai confidențiale, utilizați metodele desktop locale descrise mai sus.

Cum să alegi o parolă PDF puternică

Securitatea unui PDF protejat prin parolă depinde în întregime de puterea parolei alese. Criptarea PDF cu AES-256 este efectiv indestructibil prin forța brută, dar o parolă slabă, cum ar fi un nume, o dată sau un cuvânt obișnuit, poate fi spartă rapid folosind instrumente de atac de dicționar care sunt disponibile gratuit.

Pentru o parolă PDF care oferă protecție reală, utilizați cel puțin 12 caractere care combină litere mari, litere mici, numere și simboluri. Evitați orice poate identifica personal, orice cuvânt găsit într-un dicționar și, mai ales, evitați reutilizarea parolelor din alte conturi.

Stocați parolele PDF într-un manager de parole, mai degrabă decât într-un e-mail, un fișier text sau pe o notă lipicioasă. Dacă uitați parola, nu există niciun mecanism de recuperare. Criptarea este concepută astfel încât chiar și serviciul care a creat PDF-ul să nu poată recupera accesul fără parola originală.

Partajarea parolelor în siguranță

Trimiterea unei parole în același e-mail cu PDF-ul protejat încalcă scopul protecției. Dacă e-mailul este interceptat, atât fișierul, cât și cheia sunt capturate împreună. Trimiteți PDF-ul prin e-mail și parola printr-un canal diferit: un mesaj text, un apel telefonic sau o aplicație de mesagerie securizată. Acest lucru asigură că interceptarea unui singur canal nu este suficientă pentru a accesa documentul.

Întrebări frecvente