Как защитить PDF-файл паролем: бесплатные методы для Windows, Mac и мобильных устройств

Почему защита паролем важна для повседневных документов

Большинство людей рассматривают защиту PDF-файлов паролем как нечто, что нужно только компаниям или правительствам. На практике это актуально для всех, кто отправляет по электронной почте документы, содержащие личную информацию. Расчетная ведомость, отправленная сотруднику, медицинское направление, пересылаемое между офисами, юридическое соглашение, переданное нескольким сторонам, или личная налоговая декларация, отправленная через систему электронной почты, — все это документы, которые могли бы вызвать реальные проблемы, если бы их прочитал кто-то непреднамеренный.

Защита PDF-файлов паролем бесплатна, ее применение занимает менее минуты и работает на всех основных платформах и программах для чтения PDF-файлов. В этом руководстве описаны лучшие бесплатные методы для каждой платформы, чтобы вы могли применить защиту с помощью любых инструментов, которые у вас уже есть.

Два типа паролей PDF и что каждый из них делает

PDF поддерживает два разных типа паролей, которые служат разным целям, и понимание разницы поможет вам выбрать правильный.

Пароль открытия, иногда называемый паролем пользователя или паролем открытия документа, не позволяет кому-либо вообще открыть файл, не зная пароля. Документ полностью зашифрован и выглядит как нечитаемые двоичные данные любому, у кого нет ключа. Именно это имеет в виду большинство людей, когда говорят о защите PDF-файла паролем.

Пароль разрешений, иногда называемый паролем владельца или главным паролем, позволяет открывать и читать документ без пароля, но ограничивает возможности читателя с ним. С помощью пароля разрешений вы можете запретить печать документа, копирование текста, аннотации или редактирование. Получатель видит контент, но не может делать с ним определенные действия.

Для защиты конфиденциального контента от несанкционированного доступа вам понадобится открывающий пароль. Для распространения справочных документов, которые следует читать, но не копировать или изменять, более подходящим является пароль доступа.

Способ 1: предварительный просмотр на Mac (бесплатно, программное обеспечение не требуется)

У пользователей Mac есть самая удобная бесплатная опция, встроенная непосредственно в операционную систему. Предварительный просмотр может добавить защиту паролем во время экспорта PDF без каких-либо сторонних инструментов.

Откройте PDF в режиме предварительного просмотра.
Перейдите в «Файл» в строке меню и выберите «Экспортировать в PDF».
В диалоговом окне экспорта установите флажок «Шифровать» в нижней части панели.
Введите пароль в поле «Пароль» и повторно введите его в поле «Подтвердить».
Нажмите «Сохранить».

Полученный PDF-файл требует пароля для открытия в любой программе чтения PDF-файлов на любом устройстве. Предварительный просмотр по умолчанию использует шифрование AES-128, которое безопасно для всех практических целей и совместимо с любой современной программой чтения PDF-файлов.

Способ 2: LibreOffice (бесплатно, Windows, Mac и Linux)

LibreOffice — это бесплатный офисный пакет с открытым исходным кодом, который предоставляет комплексные возможности экспорта PDF, включая защиту паролем. Он доступен для всех основных настольных платформ и создает профессионально зашифрованные PDF-файлы.

Откройте документ в LibreOffice. Это работает с Writer для текстовых документов, Calc для электронных таблиц и Impress для презентаций.
Перейдите в «Файл» и выберите «Экспортировать в PDF».
В появившемся диалоговом окне «Параметры PDF» перейдите на вкладку «Безопасность».
Введите пароль открытия в поле Установить пароль открытия. При необходимости введите пароль разрешений и настройте определенные ограничения.
Выберите AES-256 из вариантов уровня шифрования для максимально надежной защиты.
Нажмите «Экспорт» и сохраните файл.

LibreOffice также работает с существующими PDF-файлами, если вы сначала открываете их, а затем повторно экспортируете с примененными настройками безопасности.

Способ 3: Microsoft Word (бесплатно для пользователей Office)

Если у вас Microsoft Word 2010 или более поздней версии, вы можете добавить пароль к документу Word перед экспортом в PDF. В некоторых новых версиях Office диалоговое окно экспорта PDF включает параметр безопасности.

Откройте документ в Microsoft Word.
Перейдите в «Файл», затем «Экспорт», затем «Создать PDF/XPS».
В диалоговом окне «Опубликовать как PDF» нажмите кнопку «Параметры».
Найдите параметр «Зашифровать документ с помощью пароля» и проверьте его.
Введите и подтвердите свой пароль.
Нажмите «ОК», а затем «Опубликовать».

Доступность этого параметра зависит от версии Office. Если вы не видите параметр пароля в диалоговом окне экспорта PDF, используйте вместо него LibreOffice или онлайн-инструмент.

Способ 4: онлайн-инструменты защиты PDF-файлов

Для PDF-файлов, которые уже существуют в окончательной форме, онлайн-инструменты позволяют добавить защиту паролем, не создавая документ с нуля. Инструмент ILovePDF Protect PDF, онлайн-защитник PDF24 и аналогичные сервисы загружают ваш файл, применяют шифрование и возвращают защищенную версию. Файлы обрабатываются безопасно и автоматически удаляются после сеанса. Для пользователей PDFTools функция защиты PDF применяет шифрование AES к любому загруженному PDF-файлу без необходимости регистрации.

Как и при любой онлайн-обработке файлов, перед загрузкой учтите конфиденциальность документа. Для наиболее конфиденциальных документов используйте методы локального рабочего стола, описанные выше.

Как выбрать надежный пароль PDF

Безопасность PDF-файла, защищенного паролем, полностью зависит от надежности выбранного пароля. Шифрование PDF-файлов с помощью AES-256 фактически невозможно взломать методом грубой силы, но слабый пароль, такой как имя, дата или обычное слово, можно быстро взломать с помощью инструментов атаки по словарю, которые находятся в свободном доступе.

Чтобы пароль PDF-файла обеспечивал реальную защиту, используйте как минимум 12 символов, сочетающих заглавные и строчные буквы, цифры и символы. Избегайте всего, что идентифицирует вашу личность, любого слова, найденного в словаре, и особенно избегайте повторного использования паролей от других учетных записей.

Храните пароли PDF в менеджере паролей, а не в электронном письме, текстовом файле или на стикере. Если вы забудете пароль, механизма восстановления не будет. Шифрование устроено так, что даже служба, создавшая PDF-файл, не сможет восстановить доступ без исходного пароля.

Безопасный обмен паролями

Отправка пароля в том же электронном письме, что и защищенный PDF-файл, противоречит цели защиты. Если электронное письмо перехвачено, файл и ключ перехватываются вместе. Отправьте PDF-файл по электронной почте и пароль по другому каналу: текстовое сообщение, телефонный звонок или приложение для безопасного обмена сообщениями. Это гарантирует, что перехвата одного канала недостаточно для доступа к документу.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли взломать PDF-файл, защищенный паролем?

Со слабым или распространенным паролем — да. Существуют инструменты, предназначенные для попыток атак по словарю и общих шаблонов паролей для PDF-файлов. Благодаря надежному случайному паролю и шифрованию AES-256 взлом вычислительно невозможен с помощью любой доступной в настоящее время технологии. Надежность пароля — самый важный фактор безопасности.

Что произойдет, если я забуду пароль PDF?

Для PDF-файлов, защищенных паролем, не существует встроенного механизма восстановления. Если вы потеряете пароль, профессиональные службы восстановления данных могут попытаться взломать его, но успех полностью зависит от того, насколько надежным был пароль. Всегда сохраняйте пароли PDF в менеджере паролей при их создании.

Защита паролем предотвращает печать?

Открывающий пароль полностью предотвращает просмотр, что также предотвращает печать. Пароль разрешений может предотвратить печать, но при этом позволяет открывать и читать документ. Однако ограничения разрешений легче обойти, чем открытие шифрования паролей, и на них не следует полагаться при работе с документами с высоким уровнем безопасности.

Является ли шифрование PDF тем же самым, что и управление правами на документ?

Нет. Шифрование PDF контролирует доступ к самому документу. Управление цифровыми правами, или DRM, — это более сложная система, которая может удаленно контролировать доступ, отзывать доступ и отслеживать использование. Шифрование PDF — это более простая и автономная защита, не требующая подключения к серверу после создания файла.

Заключение

Защита PDF-файла паролем — это бесплатный, быстрый и эффективный способ повысить безопасность документов, содержащих конфиденциальную информацию. Пользователи Mac имеют самый простой вариант — встроенное в Preview шифрование экспорта. Пользователи Windows получают полный контроль через LibreOffice. Обе платформы поддерживают онлайн-инструменты для PDF-файлов, которые уже находятся в окончательной форме.

Самым важным элементом является выбор надежного пароля. Для документов, которые необходимо безопасно передавать, объедините защиту, применяемую в PDFTools, с приведенными выше рекомендациями по надежности пароля и безопасной доставке пароля. См. также статью о стандартах шифрования PDF, где объясняется более глубокое понимание того, что на самом деле означают эти уровни защиты с технической точки зрения.