Hoe u een PDF met een wachtwoord kunt beveiligen: gratis methoden voor Windows, Mac en mobiel

Waarom wachtwoordbeveiliging belangrijk is voor alledaagse documenten

De meeste mensen beschouwen PDF-wachtwoordbeveiliging als iets dat alleen bedrijven of overheden nodig hebben. In de praktijk is het relevant voor iedereen die documenten e-mailt met persoonlijke informatie. Een loonstrookje dat naar een werknemer wordt gestuurd, een medische verwijzing die tussen kantoren wordt doorgestuurd, een juridische overeenkomst die met meerdere partijen wordt gedeeld of een persoonlijke belastingaangifte die via een e-mailsysteem wordt ingediend, het zijn allemaal documenten die echte problemen zouden veroorzaken als ze onbedoeld door iemand zouden worden gelezen.

PDF-wachtwoordbeveiliging is gratis, het toepassen ervan duurt minder dan een minuut en werkt op alle grote platforms en PDF-lezers. Deze gids behandelt de beste gratis methode voor elk platform, zodat u bescherming kunt toepassen met alle tools die u al heeft.

Twee soorten PDF-wachtwoorden en wat ze allemaal doen

PDF ondersteunt twee verschillende wachtwoordtypen die verschillende doeleinden dienen, en als u het verschil begrijpt, kunt u de juiste kiezen.

Een openingswachtwoord, ook wel een gebruikerswachtwoord of een wachtwoord voor het openen van een document genoemd, voorkomt dat iemand het bestand überhaupt kan openen zonder het wachtwoord te kennen. Het document is volledig gecodeerd en verschijnt als onleesbare binaire gegevens voor iedereen die de sleutel niet heeft. Dit is wat de meeste mensen bedoelen als ze het hebben over het beveiligen van een PDF met een wachtwoord.

Met een machtigingswachtwoord, ook wel eigenaarswachtwoord of hoofdwachtwoord genoemd, kan het document zonder wachtwoord worden geopend en gelezen, maar wordt beperkt wat de lezer ermee kan doen. Met een machtigingswachtwoord kunt u voorkomen dat het document wordt afgedrukt, voorkomen dat tekst wordt gekopieerd, aantekeningen voorkomen of bewerken. De ontvanger ziet de inhoud, maar kan er bepaalde dingen niet mee doen.

Om vertrouwelijke inhoud te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, hebt u een openingswachtwoord nodig. Voor het distribueren van referentiedocumenten die moeten worden gelezen maar niet gekopieerd of gewijzigd, is een machtigingswachtwoord geschikter.

Methode 1: Preview op Mac (gratis, geen software vereist)

Mac-gebruikers hebben de handigste gratis optie die rechtstreeks in het besturingssysteem is ingebouwd. Preview kan wachtwoordbeveiliging toevoegen tijdens het exporteren van PDF's zonder hulpmiddelen van derden.

1. Open de PDF in Voorvertoning.
2. Ga naar Bestand in de menubalk en kies Exporteren als PDF.
3. Vink in het exportdialoogvenster het vakje Versleutelen aan onder aan het paneel.
4. Voer een wachtwoord in het veld Wachtwoord in en voer het opnieuw in het veld Verifiëren in.
5. Klik op Opslaan.

De resulterende PDF vereist het wachtwoord om te openen in elke PDF-lezer op elk apparaat. Preview maakt standaard gebruik van AES-128-codering, die veilig is voor alle praktische doeleinden en compatibel is met elke moderne PDF-lezer.

Methode 2: LibreOffice (gratis, Windows, Mac en Linux)

LibreOffice is een gratis, open-source kantoorpakket dat uitgebreide PDF-exportopties biedt, inclusief wachtwoordbeveiliging. Het is beschikbaar voor alle grote desktopplatforms en produceert professioneel gecodeerde PDF's.

1. Open uw document in LibreOffice. Dit werkt met Writer voor tekstdocumenten, Calc voor spreadsheets en Impress voor presentaties.
2. Ga naar Bestand en kies Exporteren als PDF.
3. In het dialoogvenster PDF-opties dat verschijnt, klikt u op het tabblad Beveiliging.
4. Voer een openingswachtwoord in het veld Openwachtwoord instellen in. Voer optioneel een machtigingswachtwoord in en configureer specifieke beperkingen.
5. Kies AES-256 uit de opties voor coderingsniveaus voor de sterkste beschikbare bescherming.
6. Klik op Exporteren en sla uw bestand op.

LibreOffice werkt ook met bestaande PDF's als u deze eerst opent en vervolgens opnieuw exporteert met toegepaste beveiligingsinstellingen.

Methode 3: Microsoft Word (gratis voor kantoorgebruikers)

Als u Microsoft Word 2010 of hoger gebruikt, kunt u een wachtwoord aan een Word-document toevoegen voordat u het naar PDF exporteert. In sommige nieuwere versies van Office bevat het dialoogvenster PDF-export een beveiligingsoptie.

1. Open uw document in Microsoft Word.
2. Ga naar Bestand, Exporteer en maak vervolgens PDF/XPS.
3. Klik in het dialoogvenster Publiceren als PDF op de knop Opties.
4. Zoek naar de optie Het document coderen met een wachtwoord en vink deze aan.
5. Voer uw wachtwoord in en bevestig het.
6. Klik op OK en vervolgens op Publiceren.

De beschikbaarheid van deze optie verschilt per Office-versie. Als u de wachtwoordoptie niet ziet in het PDF-exportdialoogvenster, gebruik dan LibreOffice of een online tool.

Methode 4: Online PDF-beveiligingstools

Voor PDF's die al in hun definitieve vorm bestaan, maken online tools het mogelijk wachtwoordbeveiliging toe te voegen zonder het document helemaal opnieuw te hoeven maken. ILovePDF's Protect PDF-tool, PDF24's online beschermer en soortgelijke diensten uploaden uw bestand, passen codering toe en retourneren een beschermde versie. Bestanden worden veilig verwerkt en na de sessie automatisch verwijderd. Voor gebruikers van PDFTools past de functie PDF beveiligen AES-codering toe op elke geüploade PDF zonder dat registratie vereist is.

Zoals bij elke online bestandsverwerking moet u rekening houden met de gevoeligheid van het document voordat u het uploadt. Gebruik voor de meest vertrouwelijke documenten de hierboven beschreven lokale desktopmethoden.

Hoe u een sterk PDF-wachtwoord kiest

De veiligheid van een met een wachtwoord beveiligde PDF hangt volledig af van de sterkte van het gekozen wachtwoord. PDF-encryptie met AES-256 is effectief onbreekbaar door brute kracht, maar een zwak wachtwoord zoals een naam, datum of gewoon woord kan snel worden gekraakt met behulp van woordenboekaanvaltools die gratis beschikbaar zijn.

Voor een PDF-wachtwoord dat echte bescherming biedt, gebruikt u minimaal twaalf tekens en combineert u hoofdletters, kleine letters, cijfers en symbolen. Vermijd alles wat persoonlijk identificeerbaar is, elk woord dat in een woordenboek voorkomt, en vermijd vooral het hergebruik van wachtwoorden van andere accounts.

Bewaar PDF-wachtwoorden in een wachtwoordbeheerder in plaats van in een e-mail, een tekstbestand of een notitie. Als u het wachtwoord vergeet, is er geen herstelmechanisme. De codering is zo ontworpen dat zelfs de service die de PDF heeft gemaakt de toegang niet kan herstellen zonder het originele wachtwoord.

Wachtwoorden veilig delen

Als u een wachtwoord verzendt in dezelfde e-mail als de beveiligde PDF, wordt het doel van de beveiliging tenietgedaan. Als de e-mail wordt onderschept, worden zowel het bestand als de sleutel samen vastgelegd. Stuur de pdf per e-mail en het wachtwoord via een ander kanaal: een sms, een telefoontje of een beveiligde berichtenapp. Dit zorgt ervoor dat het onderscheppen van één kanaal alleen niet voldoende is om toegang te krijgen tot het document.

Veelgestelde vragen