Cách bảo vệ mật khẩu tệp PDF: Các phương pháp miễn phí cho Windows, Mac và Mobile

Tại sao bảo vệ mật khẩu lại quan trọng đối với tài liệu hàng ngày

Hầu hết mọi người coi việc bảo vệ bằng mật khẩu PDF là thứ mà chỉ các công ty hoặc chính phủ mới cần. Trong thực tế, nó có liên quan đến bất kỳ ai gửi email tài liệu có chứa thông tin cá nhân. Phiếu lương được gửi cho nhân viên, giấy giới thiệu y tế được chuyển tiếp giữa các văn phòng, thỏa thuận pháp lý được chia sẻ với nhiều bên hoặc tờ khai thuế cá nhân được gửi qua hệ thống email đều là những tài liệu có thể gây ra vấn đề thực sự nếu ai đó vô tình đọc được.

Bảo vệ mật khẩu PDF là miễn phí, chỉ mất chưa đầy một phút để áp dụng và hoạt động trên tất cả các nền tảng và trình đọc PDF chính. Hướng dẫn này trình bày phương pháp miễn phí tốt nhất cho từng nền tảng để bạn có thể áp dụng biện pháp bảo vệ bằng bất kỳ công cụ nào bạn đã có.

Hai loại mật khẩu PDF và tác dụng của từng loại

PDF hỗ trợ hai loại mật khẩu riêng biệt phục vụ các mục đích khác nhau và việc hiểu được sự khác biệt sẽ giúp bạn chọn loại mật khẩu phù hợp.

Mật khẩu mở, đôi khi được gọi là mật khẩu người dùng hoặc mật khẩu mở tài liệu, ngăn không cho bất kỳ ai mở tệp mà không biết mật khẩu. Tài liệu được mã hóa hoàn toàn và xuất hiện dưới dạng dữ liệu nhị phân không thể đọc được đối với bất kỳ ai không có khóa. Đây là điều mà hầu hết mọi người muốn nói khi nói về mật khẩu bảo vệ tệp PDF.

Mật khẩu quyền, đôi khi được gọi là mật khẩu chủ sở hữu hoặc mật khẩu chính, cho phép mở và đọc tài liệu mà không cần mật khẩu nhưng hạn chế những gì người đọc có thể làm với nó. Với mật khẩu quyền, bạn có thể ngăn việc in tài liệu, ngăn sao chép văn bản, ngăn chú thích hoặc ngăn chỉnh sửa. Người nhận nhìn thấy nội dung nhưng không thể thực hiện một số thao tác nhất định với nội dung đó.

Để bảo vệ nội dung bí mật khỏi bị truy cập trái phép, bạn cần có mật khẩu mở. Để phân phối các tài liệu tham khảo cần đọc nhưng không được sao chép hoặc sửa đổi, mật khẩu quyền sẽ phù hợp hơn.

Cách 1: Xem trước trên Mac (Miễn phí, Không cần phần mềm)

Người dùng Mac có tùy chọn miễn phí thuận tiện nhất được tích hợp trực tiếp vào hệ điều hành. Bản xem trước có thể thêm bảo vệ bằng mật khẩu trong quá trình xuất PDF mà không cần bất kỳ công cụ nào của bên thứ ba.

Mở tệp PDF trong Bản xem trước.
Đi tới Tệp trong thanh menu và chọn Xuất dưới dạng PDF.
Trong hộp thoại xuất, chọn hộp có nhãn Mã hóa ở cuối bảng.
Nhập mật khẩu vào trường Mật khẩu và nhập lại mật khẩu đó vào trường Xác minh.
Nhấp vào Lưu.

Tệp PDF thu được yêu cầu mật khẩu để mở trong mọi trình đọc PDF trên mọi thiết bị. Bản xem trước sử dụng mã hóa AES-128 theo mặc định, mã hóa này an toàn cho mọi mục đích thực tế và tương thích với mọi trình đọc PDF hiện đại.

Phương pháp 2: LibreOffice (Miễn phí, Windows, Mac và Linux)

LibreOffice là bộ ứng dụng văn phòng mã nguồn mở miễn phí, cung cấp các tùy chọn xuất PDF toàn diện bao gồm bảo vệ bằng mật khẩu. Nó có sẵn cho tất cả các nền tảng máy tính để bàn chính và tạo ra các tệp PDF được mã hóa chuyên nghiệp.

Mở tài liệu của bạn trong LibreOffice. Tính năng này hoạt động với Writer cho tài liệu văn bản, Calc cho bảng tính và Impress cho bản trình bày.
Đi tới Tệp và chọn Xuất dưới dạng PDF.
Trong hộp thoại Tùy chọn PDF xuất hiện, nhấp vào tab Bảo mật.
Nhập mật khẩu mở vào trường Đặt mật khẩu mở. Tùy chọn nhập mật khẩu quyền và định cấu hình các hạn chế cụ thể.
Chọn AES-256 từ các tùy chọn cấp độ mã hóa để có mức bảo vệ mạnh nhất hiện có.
Nhấp vào Xuất và lưu tệp của bạn.

LibreOffice cũng hoạt động với các tệp PDF hiện có nếu bạn mở chúng trước rồi xuất lại với cài đặt bảo mật được áp dụng.

Cách 3: Microsoft Word (Miễn phí cho người dùng Office)

Nếu bạn có Microsoft Word 2010 trở lên, bạn có thể thêm mật khẩu vào tài liệu Word trước khi xuất sang PDF. Trên một số phiên bản Office mới hơn, hộp thoại xuất PDF bao gồm tùy chọn bảo mật.

Mở tài liệu của bạn trong Microsoft Word.
Đi tới Tệp rồi Xuất rồi Tạo PDF/XPS.
Trong hộp thoại Xuất bản dưới dạng PDF, nhấp vào nút Tùy chọn.
Hãy tìm tùy chọn Mã hóa tài liệu bằng mật khẩu và kiểm tra nó.
Nhập và xác nhận mật khẩu của bạn.
Nhấp vào OK và sau đó Xuất bản.

Tính khả dụng của tùy chọn này thay đổi tùy theo phiên bản Office. Nếu bạn không thấy tùy chọn mật khẩu trong hộp thoại xuất PDF, hãy sử dụng LibreOffice hoặc một công cụ trực tuyến để thay thế.

Phương pháp 4: Công cụ bảo vệ PDF trực tuyến

Đối với các tệp PDF đã tồn tại ở dạng cuối cùng, các công cụ trực tuyến cho phép thêm bảo vệ bằng mật khẩu mà không cần tạo tài liệu từ đầu. Công cụ Bảo vệ PDF của ILovePDF, công cụ bảo vệ trực tuyến của PDF24 và các dịch vụ tương tự tải tệp của bạn lên, áp dụng mã hóa và trả lại phiên bản được bảo vệ. Các tập tin được xử lý an toàn và tự động xóa sau phiên. Đối với người dùng PDFTools, tính năng bảo vệ PDF áp dụng mã hóa AES cho mọi tệp PDF được tải lên mà không cần đăng ký.

Giống như bất kỳ quá trình xử lý tệp trực tuyến nào, hãy xem xét tính nhạy cảm của tài liệu trước khi tải lên. Đối với các tài liệu bí mật nhất, hãy sử dụng các phương pháp trên máy tính cục bộ được mô tả ở trên.

Cách chọn mật khẩu PDF mạnh

Tính bảo mật của tệp PDF được bảo vệ bằng mật khẩu phụ thuộc hoàn toàn vào độ mạnh của mật khẩu được chọn. Mã hóa PDF bằng AES-256 thực sự không thể bị phá vỡ bằng vũ lực, nhưng mật khẩu yếu như tên, ngày tháng hoặc từ thông dụng có thể bị bẻ khóa nhanh chóng bằng cách sử dụng các công cụ tấn công từ điển có sẵn miễn phí.

Để có mật khẩu PDF cung cấp khả năng bảo vệ thực sự, hãy sử dụng ít nhất 12 ký tự kết hợp chữ hoa, chữ thường, số và ký hiệu. Tránh bất kỳ thông tin nhận dạng cá nhân nào, bất kỳ từ nào có trong từ điển và đặc biệt là tránh sử dụng lại mật khẩu từ các tài khoản khác.

Lưu trữ mật khẩu PDF trong trình quản lý mật khẩu thay vì trong email, tệp văn bản hoặc trên ghi chú. Nếu quên mật khẩu thì không có cơ chế phục hồi. Mã hóa được thiết kế sao cho ngay cả dịch vụ tạo PDF cũng không thể khôi phục quyền truy cập nếu không có mật khẩu gốc.

Chia sẻ mật khẩu an toàn

Gửi mật khẩu trong cùng một email với tệp PDF được bảo vệ sẽ làm mất đi mục đích bảo vệ. Nếu email bị chặn, cả tệp và khóa sẽ được ghi lại cùng nhau. Gửi tệp PDF qua email và mật khẩu qua một kênh khác: tin nhắn văn bản, cuộc gọi điện thoại hoặc ứng dụng nhắn tin an toàn. Điều này đảm bảo rằng chỉ chặn một kênh là không đủ để truy cập tài liệu.

Câu hỏi thường gặp

Một tệp PDF được bảo vệ bằng mật khẩu có thể bị bẻ khóa không?

Với mật khẩu yếu hoặc phổ biến thì có. Có những công cụ được thiết kế để cố gắng tấn công từ điển và các mẫu mật khẩu phổ biến đối với các tệp PDF. Với mật khẩu ngẫu nhiên mạnh và mã hóa AES-256, việc bẻ khóa là không thể thực hiện được về mặt tính toán với bất kỳ công nghệ nào hiện có. Độ mạnh của mật khẩu là yếu tố bảo mật quan trọng nhất.

Điều gì xảy ra nếu tôi quên mật khẩu PDF?

Không có cơ chế khôi phục tích hợp để bảo vệ mật khẩu PDF. Nếu bạn mất mật khẩu, các dịch vụ khôi phục dữ liệu chuyên nghiệp có thể cố gắng bẻ khóa nó, nhưng thành công hoàn toàn phụ thuộc vào độ mạnh của mật khẩu. Luôn lưu trữ mật khẩu PDF trong trình quản lý mật khẩu khi bạn tạo chúng.

Việc bảo vệ bằng mật khẩu có ngăn cản việc in ấn không?

Mật khẩu mở sẽ ngăn chặn việc xem hoàn toàn, điều này cũng ngăn cản việc in ấn. Mật khẩu quyền có thể ngăn việc in cụ thể trong khi vẫn cho phép mở và đọc tài liệu. Tuy nhiên, các hạn chế về quyền dễ dàng bị bỏ qua hơn so với việc mở mã hóa mật khẩu và không nên dựa vào các tài liệu có độ bảo mật cao.

Mã hóa PDF có giống như quản lý quyền tài liệu không?

Không. Mã hóa PDF kiểm soát quyền truy cập vào chính tài liệu đó. Quản lý quyền kỹ thuật số hay DRM là một hệ thống phức tạp hơn có thể kiểm soát quyền truy cập từ xa, thu hồi quyền truy cập và theo dõi việc sử dụng. Mã hóa PDF là một biện pháp bảo vệ đơn giản, khép kín, không yêu cầu kết nối máy chủ sau khi tệp được tạo.

Phần kết luận

Bảo vệ tệp PDF bằng mật khẩu là cách miễn phí, nhanh chóng và hiệu quả để tăng cường bảo mật có ý nghĩa cho các tài liệu chứa thông tin nhạy cảm. Người dùng Mac có tùy chọn dễ dàng nhất với tính năng mã hóa xuất tích hợp của Preview. Người dùng Windows có được quyền kiểm soát toàn diện thông qua LibreOffice. Cả hai nền tảng đều hỗ trợ các công cụ trực tuyến dành cho các tệp PDF đã ở dạng cuối cùng.

Yếu tố quan trọng nhất là chọn một mật khẩu mạnh. Đối với các tài liệu cần được chia sẻ một cách an toàn, hãy kết hợp tính năng bảo vệ được áp dụng tại PDFTools với hướng dẫn ở trên về độ mạnh của mật khẩu và phân phối mật khẩu an toàn. Xem thêm bài viết về các tiêu chuẩn mã hóa PDF được giải thích để hiểu sâu hơn về ý nghĩa thực sự của các mức bảo vệ này về mặt kỹ thuật.