Jak chránit PDF heslem: bezplatné metody pro Windows, Mac a Mobile

Proč je ochrana heslem pro každodenní dokumenty důležitá

Většina lidí považuje ochranu heslem PDF za něco, co potřebují pouze společnosti nebo vlády. V praxi je to relevantní pro každého, kdo posílá e-mailem dokumenty obsahující osobní údaje. Výplatní páska zaslaná zaměstnanci, lékařské doporučení přeposílané mezi úřady, právní dohoda sdílená s více stranami nebo osobní daňové přiznání podané prostřednictvím e-mailového systému, to všechno jsou dokumenty, které by způsobily skutečné problémy, pokud by je někdo neúmyslně přečetl.

Ochrana PDF heslem je zdarma, její použití trvá méně než minutu a funguje na všech hlavních platformách a čtečkách PDF. Tato příručka popisuje nejlepší bezplatnou metodu pro každou platformu, takže můžete použít ochranu pomocí jakýchkoli nástrojů, které již máte.

Dva typy hesel PDF a co každý dělá

PDF podporuje dva různé typy hesel, které slouží různým účelům, a pochopení rozdílu vám pomůže vybrat to správné.

Heslo pro otevření, někdy nazývané uživatelské heslo nebo heslo pro otevření dokumentu, zabraňuje komukoli otevřít soubor, aniž by znal heslo. Dokument je plně zašifrován a každému, kdo nemá klíč, se zobrazí jako nečitelná binární data. To je to, co většina lidí myslí, když mluví o ochraně PDF heslem.

Heslo pro oprávnění, někdy nazývané heslo vlastníka nebo hlavní heslo, umožňuje otevření a čtení dokumentu bez hesla, ale omezuje, co s ním může čtenář dělat. Pomocí hesla pro oprávnění můžete zabránit tisku dokumentu, zabránit kopírování textu, zabránit anotaci nebo úpravám. Příjemce vidí obsah, ale nemůže s ním dělat určité věci.

Pro ochranu důvěrného obsahu před neoprávněným přístupem potřebujete heslo pro otevření. Pro distribuci referenčních dokumentů, které by se měly číst, ale ne kopírovat nebo upravovat, je vhodnější heslo pro oprávnění.

Metoda 1: Náhled na Mac (zdarma, není vyžadován žádný software)

Uživatelé počítačů Mac mají nejpohodlnější bezplatnou možnost zabudovanou přímo v operačním systému. Náhled může přidat ochranu heslem během exportu PDF bez jakýchkoli nástrojů třetích stran.

1. Otevřete PDF v náhledu.
2. Přejděte na Soubor v pruhu nabídek a zvolte Exportovat jako PDF.
3. V dialogovém okně exportu zaškrtněte políčko Šifrovat ve spodní části panelu.
4. Zadejte heslo do pole Heslo a znovu ho zadejte do pole Ověřit.
5. Klikněte na Uložit.

Výsledné PDF vyžaduje heslo k otevření v libovolné čtečce PDF na jakémkoli zařízení. Náhled ve výchozím nastavení používá šifrování AES-128, které je bezpečné pro všechny praktické účely a je kompatibilní s jakoukoli moderní čtečkou PDF.

Metoda 2: LibreOffice (zdarma, Windows, Mac a Linux)

LibreOffice je bezplatná kancelářská sada s otevřeným zdrojovým kódem, která poskytuje komplexní možnosti exportu PDF včetně ochrany heslem. Je k dispozici pro všechny hlavní desktopové platformy a vytváří profesionálně šifrované soubory PDF.

1. Otevřete dokument v LibreOffice. To funguje s aplikací Writer pro textové dokumenty, Calc pro tabulky a Impress pro prezentace.
2. Přejděte na Soubor a vyberte Exportovat jako PDF.
3. V dialogovém okně Možnosti PDF, které se zobrazí, klepněte na kartu Zabezpečení.
4. Do pole Nastavit heslo pro otevření zadejte heslo pro otevření. Volitelně zadejte heslo pro oprávnění a nakonfigurujte konkrétní omezení.
5. Vyberte AES-256 z možností úrovně šifrování pro nejsilnější dostupnou ochranu.
6. Klikněte na Exportovat a uložte soubor.

LibreOffice také funguje se stávajícími PDF, pokud je nejprve otevřete a poté znovu exportujete s použitým nastavením zabezpečení.

Metoda 3: Microsoft Word (zdarma pro uživatele Office)

Pokud máte Microsoft Word 2010 nebo novější, můžete do dokumentu Word před exportem do PDF přidat heslo. V některých novějších verzích Office obsahuje dialogové okno exportu PDF možnost zabezpečení.

1. Otevřete dokument v aplikaci Microsoft Word.
2. Přejděte na Soubor, Exportujte a poté Vytvořit PDF/XPS.
3. V dialogovém okně Publikovat jako PDF klepněte na tlačítko Volby.
4. Vyhledejte možnost Zašifrovat dokument heslem a zaškrtněte ji.
5. Zadejte a potvrďte své heslo.
6. Klikněte na OK a poté na Publikovat.

Dostupnost této možnosti se liší podle verze Office. Pokud v dialogovém okně exportu PDF nevidíte možnost hesla, použijte místo toho LibreOffice nebo online nástroj.

Metoda 4: Online nástroje ochrany PDF

U souborů PDF, které již existují ve své konečné podobě, umožňují online nástroje přidat ochranu heslem, aniž by bylo nutné vytvořit dokument od začátku. Nástroj Protect PDF od ILovePDF, online ochrana PDF24 a podobné služby nahrají váš soubor, použijí šifrování a vrátí chráněnou verzi. Soubory jsou zpracovány bezpečně a po relaci automaticky odstraněny. Pro uživatele PDFTools funkce ochrany PDF aplikuje šifrování AES na jakýkoli nahraný soubor PDF bez nutnosti registrace.

Stejně jako u každého online zpracování souborů zvažte před nahráním citlivost dokumentu. Pro nejdůvěrnější dokumenty použijte metody místní plochy popsané výše.

Jak si vybrat silné heslo PDF

Zabezpečení souboru PDF chráněného heslem zcela závisí na síle zvoleného hesla. Šifrování PDF pomocí AES-256 je účinně neprolomitelné hrubou silou, ale slabé heslo, jako je jméno, datum nebo běžné slovo, lze rychle prolomit pomocí nástrojů pro útoky na slovník, které jsou volně dostupné.

Pro heslo PDF, které poskytuje skutečnou ochranu, použijte alespoň 12 znaků kombinující velká písmena, malá písmena, čísla a symboly. Vyhněte se všemu, co by vás osobně identifikovalo, jakémukoli slovu nalezenému ve slovníku, a zejména se vyhněte opakovanému používání hesel z jiných účtů.

Hesla PDF ukládejte do správce hesel, nikoli do e-mailu, textového souboru nebo na poznámku. Pokud heslo zapomenete, neexistuje žádný mechanismus pro obnovení. Šifrování je navrženo tak, aby ani služba, která vytvořila PDF, nemohla obnovit přístup bez původního hesla.

Bezpečné sdílení hesel

Odeslání hesla ve stejném e-mailu jako chráněný soubor PDF maří účel ochrany. Pokud je e-mail zachycen, soubor i klíč jsou zachyceny společně. Odešlete PDF e-mailem a heslo jiným kanálem: textovou zprávou, telefonním hovorem nebo aplikací pro bezpečné zasílání zpráv. Tím je zajištěno, že samotné zachycení jednoho kanálu k přístupu k dokumentu nestačí.

Často kladené otázky