PDF-tiedoston salasanasuojaus: ilmaiset menetelmät Windowsille, Macille ja Mobilelle

Miksi salasanasuojaus on tärkeää jokapäiväisille asiakirjoille

Useimmat ihmiset pitävät PDF-salasanasuojausta sellaisena, jota vain yritykset tai viranomaiset tarvitsevat. Käytännössä se koskee kaikkia, jotka lähettävät sähköpostitse henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja. Työntekijälle lähetetty palkkalaskelma, toimistojen välillä välitetty lääkärin lähete, usean osapuolen kanssa tehty laillinen sopimus tai sähköpostijärjestelmän kautta lähetetty henkilökohtainen veroilmoitus ovat asiakirjoja, jotka aiheuttaisivat todellisia ongelmia, jos joku lukisi ne tahattomasti.

PDF-salasanasuojaus on ilmaista, sen käyttöönotto kestää alle minuutin ja toimii kaikilla tärkeimmillä alustoilla ja PDF-lukijoilla. Tämä opas kattaa parhaan ilmaisen menetelmän jokaiselle alustalle, jotta voit käyttää suojausta kaikilla jo olemassa olevilla työkaluilla.

Kaksi PDF-salasanatyyppiä ja mitä kukin tekee

PDF tukee kahta erilaista salasanatyyppiä, jotka palvelevat eri tarkoituksia, ja eron ymmärtäminen auttaa sinua valitsemaan oikean salasanan.

Avaussalasana, jota joskus kutsutaan käyttäjän salasanaksi tai asiakirjan avaussalasanaksi, estää ketään avaamasta tiedostoa ollenkaan tietämättä salasanaa. Asiakirja on täysin salattu ja se näkyy lukukelvottomana binääritietona kaikille, joilla ei ole avainta. Tätä useimmat ihmiset tarkoittavat puhuessaan PDF-tiedoston salasanasuojauksesta.

Käyttöoikeussalasana, jota joskus kutsutaan omistajan salasanaksi tai pääsalasanaksi, mahdollistaa asiakirjan avaamisen ja lukemisen ilman salasanaa, mutta rajoittaa lukijan tekemistä sillä. Käyttöoikeussalasanalla voit estää asiakirjan tulostamisen, tekstin kopioimisen, huomautuksen tai muokkaamisen. Vastaanottaja näkee sisällön, mutta ei voi tehdä sillä tiettyjä asioita.

Suojataksesi luottamuksellisen sisällön luvattomalta käytöltä, haluat avaussalasanan. Sellaisten viiteasiakirjojen jakamiseen, joita pitäisi lukea, mutta joita ei saa kopioida tai muokata, käyttöoikeussalasana on sopivampi.

Tapa 1: Esikatselu Macissa (ilmainen, ei ohjelmistoa)

Mac-käyttäjillä on kätevin ilmainen vaihtoehto suoraan käyttöjärjestelmään. Esikatselu voi lisätä salasanasuojauksen PDF-viennin aikana ilman kolmannen osapuolen työkaluja.

1. Avaa PDF esikatselussa.
2. Siirry valikkorivin Tiedosto-kohtaan ja valitse Vie PDF-muodossa.
3. Valitse vientivalintaikkunassa paneelin alareunassa oleva Salaa-valintaruutu.
4. Kirjoita salasana Salasana-kenttään ja kirjoita se uudelleen Vahvista-kenttään.
5. Napsauta Tallenna.

Tuloksena oleva PDF vaatii salasanan avautuakseen missä tahansa PDF-lukijassa millä tahansa laitteella. Esikatselu käyttää oletusarvoisesti AES-128-salausta, joka on turvallinen kaikkiin käytännön tarkoituksiin ja yhteensopiva kaikkien nykyaikaisten PDF-lukijoiden kanssa.

Tapa 2: LibreOffice (ilmainen, Windows, Mac ja Linux)

LibreOffice on ilmainen avoimen lähdekoodin toimistopaketti, joka tarjoaa kattavat PDF-vientivaihtoehdot, mukaan lukien salasanasuojauksen. Se on saatavilla kaikille tärkeimmille työpöytäalustoille ja tuottaa ammattimaisesti salattuja PDF-tiedostoja.

1. Avaa asiakirja LibreOfficessa. Tämä toimii Writerin kanssa tekstiasiakirjoille, Calcin laskentataulukoille ja Impressille esityksille.
2. Siirry kohtaan Tiedosto ja valitse Vie PDF-muodossa.
3. Napsauta näkyviin tulevassa PDF-asetukset-valintaikkunassa Suojaus-välilehteä.
4. Kirjoita avaussalasana Aseta avoin salasana -kenttään. Valinnaisesti syötä käyttöoikeussalasana ja määritä erityisiä rajoituksia.
5. Valitse AES-256 salaustason vaihtoehdoista saadaksesi vahvimman saatavilla olevan suojan.
6. Napsauta Vie ja tallenna tiedosto.

LibreOffice toimii myös olemassa olevien PDF-tiedostojen kanssa, jos avaat ne ensin ja viet ne sitten uudelleen suojausasetuksia käyttäen.

Tapa 3: Microsoft Word (ilmainen Office-käyttäjille)

Jos sinulla on Microsoft Word 2010 tai uudempi, voit lisätä salasanan Word-asiakirjaan ennen viemistä PDF-muotoon. Joissakin uudemmissa Office-versioissa PDF-vienti -valintaikkuna sisältää suojausvaihtoehdon.

1. Avaa asiakirjasi Microsoft Wordissa.
2. Siirry kohtaan Tiedosto, sitten Vie ja sitten Luo PDF/XPS.
3. Napsauta Julkaise PDF-tiedostona -valintaikkunassa Asetukset-painiketta.
4. Etsi Salaa asiakirja salasanalla -vaihtoehto ja tarkista se.
5. Syötä ja vahvista salasanasi.
6. Napsauta OK ja sitten Julkaise.

Tämän vaihtoehdon saatavuus vaihtelee Office-version mukaan. Jos et näe salasanavaihtoehtoa PDF-vientivalintaikkunassa, käytä sen sijaan LibreOfficea tai online-työkalua.

Tapa 4: Online PDF-suojaustyökalut

Jos PDF-tiedosto on jo olemassa lopullisessa muodossaan, online-työkalut mahdollistavat salasanasuojauksen lisäämisen luomatta asiakirjaa tyhjästä. ILovePDF:n Protect PDF -työkalu, PDF24:n online-suoja ja vastaavat palvelut lataavat tiedostosi, käyttävät salausta ja palauttavat suojatun version. Tiedostot käsitellään turvallisesti ja poistetaan automaattisesti istunnon jälkeen. PDFToolsin käyttäjille suojattu PDF-ominaisuus käyttää AES-salausta kaikkiin ladattuihin PDF-tiedostoihin ilman rekisteröintiä.

Kuten missä tahansa online-tiedostojen käsittelyssä, harkitse asiakirjan herkkyyttä ennen lataamista. Käytä luottamuksellisimmissa asiakirjoissa yllä kuvattuja paikallisia työpöytämenetelmiä.

Kuinka valita vahva PDF-salasana

Salasanalla suojatun PDF-tiedoston turvallisuus riippuu täysin valitun salasanan vahvuudesta. PDF-salaus AES-256:lla on käytännössä murtamaton raa'alla voimalla, mutta heikko salasana, kuten nimi, päivämäärä tai yleinen sana, voidaan murtaa nopeasti käyttämällä sanakirjahyökkäystyökaluja, jotka ovat vapaasti saatavilla.

Käytä PDF-salasanassa, joka tarjoaa todellisen suojan, vähintään 12 merkkiä, joissa yhdistyvät isot kirjaimet, pienet kirjaimet, numerot ja symbolit. Vältä kaikkea henkilökohtaisesti tunnistettavaa, sanakirjasta löytyviä sanoja ja erityisesti muiden tilien salasanojen uudelleenkäyttöä.

Tallenna PDF-salasanat salasanan hallintaan sähköpostin, tekstitiedoston tai tarralapun sijaan. Jos unohdat salasanan, palautusmekanismia ei ole. Salaus on suunniteltu niin, että edes PDF-tiedoston luonut palvelu ei voi palauttaa pääsyä ilman alkuperäistä salasanaa.

Salasanojen jakaminen turvallisesti

Salasanan lähettäminen samassa sähköpostissa suojatun PDF-tiedoston kanssa kumoaa suojauksen tarkoituksen. Jos sähköposti siepataan, sekä tiedosto että avain kaapataan yhdessä. Lähetä PDF sähköpostitse ja salasanalla eri kanavan kautta: tekstiviestillä, puhelulla tai suojatulla viestintäsovelluksella. Näin varmistetaan, että yhden kanavan sieppaus ei yksin riitä asiakirjan avaamiseen.

Usein kysytyt kysymykset