วิธีป้องกันรหัสผ่าน PDF: วิธีการฟรีสำหรับ Windows, Mac และมือถือ

เหตุใดการป้องกันด้วยรหัสผ่านจึงมีความสำคัญสำหรับเอกสารในชีวิตประจำวัน

คนส่วนใหญ่ถือว่าการป้องกันด้วยรหัสผ่าน PDF เป็นสิ่งที่บริษัทหรือรัฐบาลเท่านั้นที่ต้องการ ในทางปฏิบัติ มีความเกี่ยวข้องกับใครก็ตามที่ส่งอีเมลเอกสารที่มีข้อมูลส่วนบุคคล สลิปเงินเดือนที่ส่งถึงพนักงาน การส่งต่อการรักษาพยาบาลระหว่างสำนักงาน ข้อตกลงทางกฎหมายที่ใช้ร่วมกันกับหลายฝ่าย หรือการคืนภาษีส่วนบุคคลที่ส่งผ่านระบบอีเมล ล้วนเป็นเอกสารที่อาจก่อให้เกิดปัญหาจริงหากถูกอ่านโดยบุคคลที่ไม่ได้ตั้งใจ

การป้องกันรหัสผ่าน PDF นั้นฟรี ใช้เวลาไม่ถึงหนึ่งนาทีและใช้งานได้กับแพลตฟอร์มหลัก ๆ และโปรแกรมอ่าน PDF ทั้งหมด คู่มือนี้ครอบคลุมวิธีการฟรีที่ดีที่สุดสำหรับแต่ละแพลตฟอร์ม เพื่อให้คุณสามารถใช้การป้องกันกับเครื่องมือใดก็ตามที่คุณมีอยู่แล้ว

รหัสผ่าน PDF สองประเภทและแต่ละประเภททำอะไร

PDF รองรับรหัสผ่านสองประเภทที่แตกต่างกันซึ่งมีจุดประสงค์ที่แตกต่างกัน และการทำความเข้าใจความแตกต่างจะช่วยให้คุณเลือกรหัสผ่านที่ถูกต้องได้

รหัสผ่านในการเปิด บางครั้งเรียกว่ารหัสผ่านผู้ใช้หรือรหัสผ่านเปิดเอกสาร จะป้องกันไม่ให้ใครก็ตามเปิดไฟล์ได้เลยโดยไม่ทราบรหัสผ่าน เอกสารได้รับการเข้ารหัสอย่างสมบูรณ์และปรากฏเป็นข้อมูลไบนารีที่อ่านไม่ได้สำหรับทุกคนที่ไม่มีคีย์ นี่คือสิ่งที่คนส่วนใหญ่หมายถึงเมื่อพูดถึงรหัสผ่านที่ป้องกัน PDF

รหัสผ่านสิทธิ์ บางครั้งเรียกว่ารหัสผ่านของเจ้าของหรือรหัสผ่านหลัก ช่วยให้สามารถเปิดและอ่านเอกสารได้โดยไม่ต้องใช้รหัสผ่าน แต่จะจำกัดสิ่งที่ผู้อ่านสามารถทำได้ ด้วยรหัสผ่านการอนุญาต คุณสามารถป้องกันไม่ให้พิมพ์เอกสาร ป้องกันข้อความจากการคัดลอก ป้องกันคำอธิบายประกอบ หรือป้องกันการแก้ไข ผู้รับมองเห็นเนื้อหาแต่ไม่สามารถดำเนินการบางอย่างกับเนื้อหาได้

เพื่อปกป้องเนื้อหาที่เป็นความลับจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต คุณต้องมีรหัสผ่านในการเปิด สำหรับการแจกจ่ายเอกสารอ้างอิงที่ควรอ่านแต่ห้ามคัดลอกหรือแก้ไข รหัสผ่านการอนุญาตจะเหมาะสมกว่า

วิธีที่ 1: ดูตัวอย่างบน Mac (ฟรี ไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์)

ผู้ใช้ Mac มีตัวเลือกฟรีที่สะดวกที่สุดในระบบปฏิบัติการโดยตรง การดูตัวอย่างสามารถเพิ่มการป้องกันด้วยรหัสผ่านระหว่างการส่งออก PDF โดยไม่ต้องใช้เครื่องมือของบุคคลที่สาม

1. เปิด PDF ในหน้าตัวอย่าง
2. ไปที่ไฟล์ในแถบเมนูแล้วเลือกส่งออกเป็น PDF
3. ในกล่องโต้ตอบการส่งออก ให้เลือกช่องที่มีข้อความเข้ารหัสที่ด้านล่างของแผง
4. ป้อนรหัสผ่านในช่องรหัสผ่านและป้อนอีกครั้งในช่องยืนยัน
5. คลิกบันทึก

PDF ที่ได้ต้องใช้รหัสผ่านเพื่อเปิดในโปรแกรมอ่าน PDF บนอุปกรณ์ใดก็ได้ การแสดงตัวอย่างใช้การเข้ารหัส AES-128 เป็นค่าเริ่มต้น ซึ่งมีความปลอดภัยสำหรับการใช้งานจริงทั้งหมด และเข้ากันได้กับโปรแกรมอ่าน PDF สมัยใหม่

วิธีที่ 2: LibreOffice (ฟรี, Windows, Mac และ Linux)

LibreOffice เป็นชุดสำนักงานโอเพ่นซอร์สฟรีที่ให้ตัวเลือกการส่งออก PDF ที่ครอบคลุม รวมถึงการป้องกันด้วยรหัสผ่าน สามารถใช้งานได้กับแพลตฟอร์มเดสก์ท็อปหลัก ๆ ทั้งหมดและสร้าง PDF ที่เข้ารหัสอย่างมืออาชีพ

1. เปิดเอกสารของคุณใน LibreOffice ซึ่งใช้งานได้กับ Writer สำหรับเอกสารข้อความ, Calc สำหรับสเปรดชีต และ Impress สำหรับการนำเสนอ
2. ไปที่ไฟล์แล้วเลือกส่งออกเป็น PDF
3. ในกล่องโต้ตอบตัวเลือก PDF ที่ปรากฏขึ้น ให้คลิกแท็บความปลอดภัย
4. ป้อนรหัสผ่านในการเปิดในช่องตั้งรหัสผ่านที่เปิด ป้อนรหัสผ่านสิทธิ์และกำหนดค่าข้อจำกัดเฉพาะหรือไม่ก็ได้
5. เลือก AES-256 จากตัวเลือกระดับการเข้ารหัสเพื่อการป้องกันที่แข็งแกร่งที่สุด
6. คลิกส่งออกและบันทึกไฟล์ของคุณ

LibreOffice ยังทำงานร่วมกับ PDF ที่มีอยู่ได้หากคุณเปิดไฟล์เหล่านั้นก่อนแล้วจึงส่งออกอีกครั้งโดยใช้การตั้งค่าความปลอดภัย

วิธีที่ 3: Microsoft Word (ฟรีสำหรับผู้ใช้ Office)

หากคุณมี Microsoft Word 2010 หรือใหม่กว่า คุณสามารถเพิ่มรหัสผ่านลงในเอกสาร Word ก่อนที่จะส่งออกเป็น PDF ใน Office เวอร์ชันใหม่บางเวอร์ชัน กล่องโต้ตอบการส่งออก PDF จะมีตัวเลือกความปลอดภัย

1. เปิดเอกสารของคุณใน Microsoft Word
2. ไปที่ไฟล์ จากนั้นส่งออก จากนั้นสร้าง PDF/XPS
3. ในกล่องโต้ตอบเผยแพร่เป็น PDF ให้คลิกปุ่มตัวเลือก
4. ค้นหาตัวเลือกเข้ารหัสเอกสารด้วยรหัสผ่านแล้วตรวจสอบ
5. ป้อนและยืนยันรหัสผ่านของคุณ
6. คลิกตกลงแล้วเผยแพร่

ความพร้อมใช้งานของตัวเลือกนี้จะแตกต่างกันไปตามเวอร์ชันของ Office หากคุณไม่เห็นตัวเลือกรหัสผ่านในกล่องโต้ตอบการส่งออก PDF ให้ใช้ LibreOffice หรือเครื่องมือออนไลน์แทน

วิธีที่ 4: เครื่องมือป้องกัน PDF ออนไลน์

สำหรับ PDF ที่มีอยู่แล้วในรูปแบบสุดท้าย เครื่องมือออนไลน์อนุญาตให้เพิ่มการป้องกันด้วยรหัสผ่านโดยไม่ต้องสร้างเอกสารตั้งแต่ต้น เครื่องมือปกป้อง PDF ของ ILovePDF ตัวป้องกันออนไลน์ของ PDF24 และบริการที่คล้ายกันจะอัปโหลดไฟล์ของคุณ ใช้การเข้ารหัส และส่งคืนเวอร์ชันที่ได้รับการป้องกัน ไฟล์จะได้รับการประมวลผลอย่างปลอดภัยและถูกลบโดยอัตโนมัติหลังเซสชัน สำหรับผู้ใช้ PDFTools คุณลักษณะการป้องกัน PDF จะใช้การเข้ารหัส AES กับ PDF ที่อัปโหลดโดยไม่ต้องลงทะเบียน

เช่นเดียวกับการประมวลผลไฟล์ออนไลน์ใดๆ ให้พิจารณาความละเอียดอ่อนของเอกสารก่อนที่จะอัปโหลด สำหรับเอกสารที่เป็นความลับที่สุด ให้ใช้วิธีการบนเดสก์ท็อปในเครื่องที่อธิบายไว้ข้างต้น

วิธีเลือกรหัสผ่าน PDF ที่รัดกุม

ความปลอดภัยของ PDF ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่านนั้นขึ้นอยู่กับความแข็งแกร่งของรหัสผ่านที่เลือกทั้งหมด การเข้ารหัส PDF ด้วย AES-256 ไม่สามารถถอดรหัสได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยกำลังอันดุร้าย แต่รหัสผ่านที่อ่อนแอ เช่น ชื่อ วันที่ หรือคำทั่วไปสามารถถอดรหัสได้อย่างรวดเร็วโดยใช้เครื่องมือโจมตีพจนานุกรมที่ใช้งานได้ฟรี

สำหรับรหัสผ่าน PDF ที่ให้การปกป้องอย่างแท้จริง ให้ใช้อักขระอย่างน้อย 12 ตัวซึ่งประกอบด้วยอักษรตัวพิมพ์ใหญ่ ตัวอักษรพิมพ์เล็ก ตัวเลข และสัญลักษณ์ หลีกเลี่ยงสิ่งใดก็ตามที่สามารถระบุตัวตนได้ คำใดๆ ที่พบในพจนานุกรม และโดยเฉพาะอย่างยิ่ง หลีกเลี่ยงการใช้รหัสผ่านจากบัญชีอื่นซ้ำ

จัดเก็บรหัสผ่าน PDF ไว้ในตัวจัดการรหัสผ่าน แทนที่จะเก็บในอีเมล ไฟล์ข้อความ หรือบนกระดาษโน้ต หากคุณลืมรหัสผ่าน จะไม่มีกลไกการกู้คืน การเข้ารหัสได้รับการออกแบบเพื่อให้แม้แต่บริการที่สร้าง PDF ก็ไม่สามารถกู้คืนการเข้าถึงได้โดยไม่ต้องใช้รหัสผ่านเดิม

แบ่งปันรหัสผ่านอย่างปลอดภัย

การส่งรหัสผ่านในอีเมลเดียวกันกับ PDF ที่ได้รับการป้องกันจะถือว่าไม่เป็นไปตามวัตถุประสงค์ของการป้องกัน หากอีเมลถูกดักจับ ทั้งไฟล์และคีย์จะถูกรวมเข้าด้วยกัน ส่ง PDF ทางอีเมลและรหัสผ่านผ่านช่องทางอื่น: ข้อความ โทรศัพท์ หรือแอปส่งข้อความที่ปลอดภัย เพื่อให้แน่ใจว่าการสกัดกั้นช่องทางเดียวไม่เพียงพอที่จะเข้าถึงเอกสาร

คำถามที่พบบ่อย