So schützen Sie ein PDF mit einem Passwort: Kostenlose Methoden für Windows, Mac und Mobilgeräte

Warum Passwortschutz für alltägliche Dokumente wichtig ist

Die meisten Menschen betrachten den PDF-Passwortschutz als etwas, das nur Unternehmen oder Regierungen benötigen. In der Praxis ist es für jeden relevant, der Dokumente mit persönlichen Informationen per E-Mail versendet. Eine an einen Mitarbeiter gesendete Gehaltsabrechnung, eine zwischen Büros weitergeleitete ärztliche Überweisung, eine mit mehreren Parteien geteilte rechtliche Vereinbarung oder eine über ein E-Mail-System eingereichte persönliche Steuererklärung sind alles Dokumente, die echte Probleme verursachen würden, wenn sie von einer unbeabsichtigten Person gelesen würden.

Der PDF-Passwortschutz ist kostenlos, die Anwendung dauert weniger als eine Minute und funktioniert auf allen wichtigen Plattformen und PDF-Readern. Dieser Leitfaden behandelt die beste kostenlose Methode für jede Plattform, sodass Sie den Schutz mit allen Tools anwenden können, die Sie bereits haben.

Zwei Arten von PDF-Passwörtern und was sie jeweils bewirken

PDF unterstützt zwei unterschiedliche Passworttypen, die unterschiedlichen Zwecken dienen. Wenn Sie den Unterschied verstehen, können Sie das richtige Passwort auswählen.

Ein Öffnungskennwort, manchmal auch Benutzerkennwort oder Kennwort zum Öffnen von Dokumenten genannt, verhindert, dass jemand die Datei überhaupt öffnen kann, ohne das Kennwort zu kennen. Das Dokument ist vollständig verschlüsselt und erscheint für jeden, der nicht über den Schlüssel verfügt, als unlesbare Binärdaten. Das ist es, was die meisten Leute meinen, wenn sie über den Passwortschutz einer PDF-Datei sprechen.

Ein Berechtigungskennwort, manchmal auch Eigentümerkennwort oder Master-Kennwort genannt, ermöglicht das Öffnen und Lesen des Dokuments ohne Kennwort, schränkt jedoch die Möglichkeiten des Lesers ein. Mit einem Berechtigungskennwort können Sie verhindern, dass das Dokument gedruckt wird, Text kopiert wird, Anmerkungen hinzugefügt werden oder die Bearbeitung verhindert wird. Der Empfänger sieht den Inhalt, kann damit aber bestimmte Dinge nicht tun.

Um vertrauliche Inhalte vor unbefugtem Zugriff zu schützen, benötigen Sie ein Öffnungspasswort. Für die Verteilung von Referenzdokumenten, die gelesen, aber nicht kopiert oder geändert werden sollen, ist ein Berechtigungskennwort besser geeignet.

Methode 1: Vorschau auf dem Mac (kostenlos, keine Software erforderlich)

Mac-Benutzern steht die bequemste kostenlose Option zur Verfügung, die direkt in das Betriebssystem integriert ist. Preview kann beim PDF-Export einen Passwortschutz hinzufügen, ohne dass Tools von Drittanbietern erforderlich sind.

1. Öffnen Sie das PDF in der Vorschau.
2. Gehen Sie in der Menüleiste auf Datei und wählen Sie Als PDF exportieren.
3. Aktivieren Sie im Exportdialog unten im Bedienfeld das Kontrollkästchen „Verschlüsseln“.
4. Geben Sie im Feld „Passwort“ ein Passwort ein und geben Sie es im Feld „Bestätigen“ erneut ein.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Das resultierende PDF erfordert das Passwort, um in jedem PDF-Reader auf jedem Gerät geöffnet zu werden. Preview verwendet standardmäßig die AES-128-Verschlüsselung, die für alle praktischen Zwecke sicher und mit jedem modernen PDF-Reader kompatibel ist.

Methode 2: LibreOffice (kostenlos, Windows, Mac und Linux)

LibreOffice ist eine kostenlose Open-Source-Office-Suite, die umfassende PDF-Exportoptionen einschließlich Passwortschutz bietet. Es ist für alle gängigen Desktop-Plattformen verfügbar und erstellt professionell verschlüsselte PDFs.

1. Öffnen Sie Ihr Dokument in LibreOffice. Dies funktioniert mit Writer für Textdokumente, Calc für Tabellenkalkulationen und Impress für Präsentationen.
2. Gehen Sie zu Datei und wählen Sie Als PDF exportieren.
3. Klicken Sie im angezeigten Dialogfeld „PDF-Optionen“ auf die Registerkarte „Sicherheit“.
4. Geben Sie im Feld „Öffnungspasswort festlegen“ ein Eröffnungspasswort ein. Geben Sie optional ein Berechtigungskennwort ein und konfigurieren Sie bestimmte Einschränkungen.
5. Wählen Sie AES-256 aus den Verschlüsselungsstufenoptionen für den stärksten verfügbaren Schutz.
6. Klicken Sie auf Exportieren und speichern Sie Ihre Datei.

LibreOffice funktioniert auch mit vorhandenen PDFs, wenn Sie diese zuerst öffnen und dann mit angewendeten Sicherheitseinstellungen erneut exportieren.

Methode 3: Microsoft Word (kostenlos für Office-Benutzer)

Wenn Sie Microsoft Word 2010 oder höher verwenden, können Sie einem Word-Dokument vor dem Export in PDF ein Passwort hinzufügen. In einigen neueren Office-Versionen enthält der PDF-Exportdialog eine Sicherheitsoption.

1. Öffnen Sie Ihr Dokument in Microsoft Word.
2. Gehen Sie zu Datei, dann zu Exportieren und dann zu PDF/XPS erstellen.
3. Klicken Sie im Dialogfeld „Als PDF veröffentlichen“ auf die Schaltfläche „Optionen“.
4. Suchen Sie nach der Option „Dokument mit Passwort verschlüsseln“ und prüfen Sie diese.
5. Geben Sie Ihr Passwort ein und bestätigen Sie es.
6. Klicken Sie auf OK und dann auf Veröffentlichen.

Die Verfügbarkeit dieser Option variiert je nach Office-Version. Wenn die Passwortoption im PDF-Exportdialog nicht angezeigt wird, verwenden Sie stattdessen LibreOffice oder ein Online-Tool.

Methode 4: Online-PDF-Schutztools

Für PDFs, die bereits in ihrer endgültigen Form vorliegen, können Sie mit Online-Tools einen Passwortschutz hinzufügen, ohne das Dokument von Grund auf neu erstellen zu müssen. Das Protect PDF-Tool von ILovePDF, der Online-Schutz von PDF24 und ähnliche Dienste laden Ihre Datei hoch, wenden Verschlüsselung an und geben eine geschützte Version zurück. Dateien werden sicher verarbeitet und nach der Sitzung automatisch gelöscht. Für PDFTools-Benutzer wendet die Funktion „PDF schützen“ die AES-Verschlüsselung auf jedes hochgeladene PDF an, ohne dass eine Registrierung erforderlich ist.

Wie bei jeder Online-Dateiverarbeitung sollten Sie vor dem Hochladen die Sensibilität des Dokuments berücksichtigen. Verwenden Sie für die vertraulichsten Dokumente die oben beschriebenen lokalen Desktop-Methoden.

So wählen Sie ein sicheres PDF-Passwort

Die Sicherheit einer passwortgeschützten PDF-Datei hängt vollständig von der Stärke des gewählten Passworts ab. Die PDF-Verschlüsselung mit AES-256 ist mit roher Gewalt praktisch unknackbar, aber ein schwaches Passwort wie ein Name, ein Datum oder ein gebräuchliches Wort kann mit frei verfügbaren Wörterbuch-Angriffstools schnell geknackt werden.

Für ein PDF-Passwort, das echten Schutz bietet, verwenden Sie mindestens 12 Zeichen, die Großbuchstaben, Kleinbuchstaben, Zahlen und Symbole kombinieren. Vermeiden Sie alles, was persönlich identifizierbar ist, jedes Wort, das in einem Wörterbuch gefunden wird, und vermeiden Sie insbesondere die Wiederverwendung von Passwörtern aus anderen Konten.

Speichern Sie PDF-Passwörter in einem Passwort-Manager und nicht in einer E-Mail, einer Textdatei oder auf einer Haftnotiz. Wenn Sie das Passwort vergessen, gibt es keinen Wiederherstellungsmechanismus. Die Verschlüsselung ist so konzipiert, dass selbst der Dienst, der das PDF erstellt hat, ohne das ursprüngliche Passwort keinen Zugriff wiederherstellen kann.

Passwörter sicher teilen

Das Senden eines Passworts in derselben E-Mail wie die geschützte PDF-Datei macht den Zweck des Schutzes zunichte. Wenn die E-Mail abgefangen wird, werden sowohl die Datei als auch der Schlüssel zusammen erfasst. Senden Sie das PDF per E-Mail und das Passwort über einen anderen Kanal: eine SMS, einen Telefonanruf oder eine sichere Messaging-App. Dadurch wird sichergestellt, dass das Abfangen eines Kanals allein nicht ausreicht, um auf das Dokument zuzugreifen.

Häufig gestellte Fragen