Slik passordbeskytter du en PDF: Gratis metoder for Windows, Mac og mobil

Hvorfor passordbeskyttelse er viktig for hverdagsdokumenter

De fleste behandler PDF-passordbeskyttelse som noe bare selskaper eller myndigheter trenger. I praksis er det aktuelt for alle som e-poster dokumenter som inneholder personopplysninger. En lønnsslipp sendt til en ansatt, en medisinsk henvisning videresendt mellom kontorer, en juridisk avtale som deles med flere parter, eller en personlig selvangivelse sendt via et e-postsystem er alle dokumenter som ville forårsake reelle problemer hvis de ble lest av noen utilsiktet.

PDF-passordbeskyttelse er gratis, tar under ett minutt å bruke, og fungerer på alle større plattformer og PDF-lesere. Denne veiledningen dekker den beste gratismetoden for hver plattform, slik at du kan bruke beskyttelse med de verktøyene du allerede har.

To typer PDF-passord og hva hver gjør

PDF støtter to forskjellige passordtyper som tjener forskjellige formål, og å forstå forskjellen hjelper deg å velge det riktige.

Et åpningspassord, noen ganger kalt et brukerpassord eller passord for dokumentåpning, hindrer noen i å åpne filen i det hele tatt uten å vite passordet. Dokumentet er fullstendig kryptert og fremstår som ulesbare binære data for alle som ikke har nøkkelen. Dette er hva folk flest mener når de snakker om passordbeskyttelse av en PDF.

Et tillatelsespassord, noen ganger kalt et eierpassord eller hovedpassord, gjør at dokumentet kan åpnes og leses uten passord, men begrenser hva leseren kan gjøre med det. Med et tillatelsespassord kan du forhindre at dokumentet skrives ut, forhindre at tekst kopieres, forhindre merknader eller forhindre redigering. Mottakeren ser innholdet, men kan ikke gjøre visse ting med det.

For å beskytte konfidensielt innhold mot uautorisert tilgang, vil du ha et åpningspassord. For distribusjon av referansedokumenter som bør leses, men ikke kopieres eller endres, er et tillatelsespassord mer passende.

Metode 1: Forhåndsvisning på Mac (gratis, ingen programvare kreves)

Mac-brukere har det mest praktiske gratisalternativet innebygd direkte i operativsystemet. Forhåndsvisning kan legge til passordbeskyttelse under PDF-eksport uten tredjepartsverktøy.

1. Åpne PDF-en i forhåndsvisning.
2. Gå til Fil i menylinjen og velg Eksporter som PDF.
3. I eksportdialogboksen merker du av for Krypter nederst i panelet.
4. Skriv inn et passord i Passord-feltet og skriv det inn på nytt i Bekreft-feltet.
5. Klikk Lagre.

Den resulterende PDF-filen krever at passordet åpnes i en hvilken som helst PDF-leser på en hvilken som helst enhet. Forhåndsvisning bruker AES-128-kryptering som standard, som er sikker for alle praktiske formål og kompatibel med alle moderne PDF-lesere.

Metode 2: LibreOffice (gratis, Windows, Mac og Linux)

LibreOffice er en gratis, åpen kildekode-kontorpakke som gir omfattende PDF-eksportalternativer inkludert passordbeskyttelse. Den er tilgjengelig for alle større skrivebordsplattformer og produserer profesjonelt krypterte PDF-filer.

1. Åpne dokumentet i LibreOffice. Dette fungerer med Writer for tekstdokumenter, Calc for regneark og Impress for presentasjoner.
2. Gå til Fil og velg Eksporter som PDF.
3. I dialogboksen PDF-alternativer som vises, klikker du på kategorien Sikkerhet.
4. Skriv inn et åpningspassord i feltet Angi åpent passord. Eventuelt skriv inn et tillatelsespassord og konfigurer spesifikke begrensninger.
5. Velg AES-256 fra alternativene for krypteringsnivå for den sterkeste tilgjengelige beskyttelsen.
6. Klikk på Eksporter og lagre filen.

LibreOffice fungerer også med eksisterende PDF-filer hvis du åpner dem først og deretter eksporterer på nytt med sikkerhetsinnstillinger brukt.

Metode 3: Microsoft Word (gratis for Office-brukere)

Hvis du har Microsoft Word 2010 eller nyere, kan du legge til et passord til et Word-dokument før du eksporterer til PDF. På noen nyere versjoner av Office inkluderer PDF-eksportdialogboksen et sikkerhetsalternativ.

1. Åpne dokumentet i Microsoft Word.
2. Gå til Fil og deretter Eksporter og deretter Lag PDF/XPS.
3. I dialogboksen Publiser som PDF klikker du på Alternativer-knappen.
4. Se etter en Krypter dokumentet med et passord-alternativ og sjekk det.
5. Skriv inn og bekreft passordet ditt.
6. Klikk OK og deretter Publiser.

Tilgjengeligheten av dette alternativet varierer etter Office-versjon. Hvis du ikke ser passordalternativet i PDF-eksportdialogen, bruk LibreOffice eller et online-verktøy i stedet.

Metode 4: Online PDF-beskyttelsesverktøy

For PDF-filer som allerede eksisterer i sin endelige form, lar nettverktøy legge til passordbeskyttelse uten å lage dokumentet fra bunnen av. ILovePDFs Protect PDF-verktøy, PDF24s online-beskytter og lignende tjenester laster opp filen din, bruker kryptering og returnerer en beskyttet versjon. Filer behandles sikkert og slettes automatisk etter økten. For PDFTools-brukere, bruker beskyttelses PDF-funksjonen AES-kryptering på alle opplastede PDF-filer uten registrering nødvendig.

Som med all elektronisk filbehandling, bør du vurdere følsomheten til dokumentet før du laster opp. For de mest konfidensielle dokumentene, bruk de lokale skrivebordsmetodene beskrevet ovenfor.

Hvordan velge et sterkt PDF-passord

Sikkerheten til en passordbeskyttet PDF avhenger helt av styrken til passordet som er valgt. PDF-kryptering med AES-256 er effektivt uknuselig med brute force, men et svakt passord som navn, dato eller vanlig ord kan knekkes raskt ved hjelp av ordbokangrepsverktøy som er fritt tilgjengelig.

For et PDF-passord som gir reell beskyttelse, bruk minst 12 tegn som kombinerer store bokstaver, små bokstaver, tall og symboler. Unngå alt som kan identifiseres personlig, alle ord som finnes i en ordbok, og unngå spesielt gjenbruk av passord fra andre kontoer.

Lagre PDF-passord i en passordbehandling i stedet for i en e-post, en tekstfil eller på en lapp. Hvis du glemmer passordet, er det ingen gjenopprettingsmekanisme. Krypteringen er utformet slik at selv tjenesten som opprettet PDF-en ikke kan gjenopprette tilgang uten det originale passordet.

Dele passord sikkert

Å sende et passord i samme e-post som den beskyttede PDF-filen overvinner formålet med beskyttelsen. Hvis e-posten blir fanget opp, blir både filen og nøkkelen fanget sammen. Send PDF-en via e-post og passordet via en annen kanal: en tekstmelding, en telefonsamtale eller en sikker meldingsapp. Dette sikrer at det ikke er nok å avskjære én kanal alene for å få tilgang til dokumentet.

Ofte stilte spørsmål