Jak zabezpieczyć hasłem plik PDF: bezpłatne metody dla systemów Windows, Mac i urządzeń mobilnych

Dlaczego ochrona hasłem ma znaczenie w przypadku codziennych dokumentów

Większość ludzi traktuje ochronę hasłem plików PDF jako coś, czego potrzebują tylko firmy lub rządy. W praktyce dotyczy to każdego, kto przesyła pocztą elektroniczną dokumenty zawierające dane osobowe. Wysłany pracownikowi odcinek wypłaty, skierowanie lekarskie przesyłane pomiędzy urzędami, umowa prawna zawarta z wieloma stronami, czy też zeznanie podatkowe złożone za pośrednictwem systemu e-mailowego to dokumenty, które w przypadku niezamierzonego przeczytania ich przez osobę mogą powodować poważne problemy.

Ochrona hasłem plików PDF jest bezpłatna, jej zastosowanie zajmuje mniej niż minutę i działa na wszystkich głównych platformach i czytnikach plików PDF. W tym przewodniku opisano najlepszą bezpłatną metodę dla każdej platformy, dzięki czemu możesz zastosować ochronę za pomocą dowolnych narzędzi, które już posiadasz.

Dwa typy haseł do plików PDF i działanie każdego z nich

Plik PDF obsługuje dwa różne typy haseł, które służą różnym celom, a zrozumienie różnic pomoże Ci wybrać właściwe.

Hasło otwierające, czasami nazywane hasłem użytkownika lub hasłem otwarcia dokumentu, uniemożliwia każdemu otwarcie pliku bez znajomości hasła. Dokument jest w pełni zaszyfrowany i każdemu, kto nie posiada klucza, wydaje się nieczytelnymi danymi binarnymi. To właśnie ma na myśli większość ludzi, gdy mówią o ochronie plików PDF hasłem.

Hasło uprawnień, czasami nazywane hasłem właściciela lub hasłem głównym, umożliwia otwarcie i odczytanie dokumentu bez hasła, ale ogranicza możliwości czytelnika z nim związanego. Za pomocą hasła uprawnień możesz uniemożliwić drukowanie dokumentu, skopiowanie tekstu, uniemożliwienie dodawania adnotacji lub edytowanie. Odbiorca widzi treść, ale nie może z nią pewnych rzeczy zrobić.

Aby chronić poufne treści przed nieautoryzowanym dostępem, potrzebujesz hasła otwierającego. W przypadku rozpowszechniania dokumentów referencyjnych, które należy czytać, ale nie kopiować ani modyfikować, bardziej odpowiednie jest hasło uprawnień.

Metoda 1: Podgląd na komputerze Mac (bezpłatny, nie wymaga oprogramowania)

Użytkownicy komputerów Mac mają najwygodniejszą bezpłatną opcję wbudowaną bezpośrednio w system operacyjny. Podgląd może dodać ochronę hasłem podczas eksportowania plików PDF bez użycia narzędzi innych firm.

1. Otwórz plik PDF w podglądzie.
2. Przejdź do Plik na pasku menu i wybierz Eksportuj jako PDF.
3. W oknie dialogowym eksportu zaznacz pole Szyfruj na dole panelu.
4. Wpisz hasło w polu Hasło i wprowadź je ponownie w polu Sprawdź.
5. Kliknij Zapisz.

Wynikowy plik PDF wymaga hasła do otwarcia w dowolnym czytniku plików PDF na dowolnym urządzeniu. Podgląd domyślnie korzysta z szyfrowania AES-128, które jest bezpieczne ze względów praktycznych i kompatybilne z każdym nowoczesnym czytnikiem plików PDF.

Metoda 2: LibreOffice (bezpłatny, Windows, Mac i Linux)

LibreOffice to bezpłatny pakiet biurowy typu open source, który zapewnia wszechstronne opcje eksportu plików PDF, w tym ochronę hasłem. Jest dostępny na wszystkie główne platformy komputerowe i generuje profesjonalnie zaszyfrowane pliki PDF.

1. Otwórz swój dokument w LibreOffice. Działa to z programem Writer w przypadku dokumentów tekstowych, Calc w przypadku arkuszy kalkulacyjnych i Impress w przypadku prezentacji.
2. Przejdź do Plik i wybierz Eksportuj jako PDF.
3. W wyświetlonym oknie dialogowym Opcje PDF kliknij kartę Zabezpieczenia.
4. Wprowadź hasło otwarcia w polu Ustaw hasło otwarcia. Opcjonalnie wprowadź hasło uprawnień i skonfiguruj określone ograniczenia.
5. Wybierz AES-256 z opcji poziomu szyfrowania, aby uzyskać najsilniejszą dostępną ochronę.
6. Kliknij Eksportuj i zapisz plik.

LibreOffice współpracuje również z istniejącymi plikami PDF, jeśli najpierw je otworzysz, a następnie wyeksportujesz ponownie z zastosowanymi ustawieniami zabezpieczeń.

Metoda 3: Microsoft Word (bezpłatny dla użytkowników pakietu Office)

Jeśli masz program Microsoft Word 2010 lub nowszy, możesz dodać hasło do dokumentu Word przed eksportem do pliku PDF. W niektórych nowszych wersjach pakietu Office okno dialogowe eksportu do pliku PDF zawiera opcję zabezpieczeń.

1. Otwórz dokument w programie Microsoft Word.
2. Przejdź do opcji Plik, następnie Eksportuj, a następnie Utwórz plik PDF/XPS.
3. W oknie dialogowym Publikuj jako plik PDF kliknij przycisk Opcje.
4. Poszukaj opcji Zaszyfruj dokument hasłem i zaznacz ją.
5. Wprowadź i potwierdź swoje hasło.
6. Kliknij OK, a następnie Publikuj.

Dostępność tej opcji różni się w zależności od wersji pakietu Office. Jeśli nie widzisz opcji hasła w oknie dialogowym eksportu do pliku PDF, użyj zamiast tego pakietu LibreOffice lub narzędzia online.

Metoda 4: Narzędzia ochrony plików PDF online

W przypadku plików PDF, które już istnieją w ostatecznej formie, narzędzia online umożliwiają dodanie ochrony hasłem bez konieczności tworzenia dokumentu od zera. Narzędzie ILovePDF Protect PDF, ochrona online PDF24 i podobne usługi przesyłają Twój plik, stosują szyfrowanie i zwracają chronioną wersję. Pliki są przetwarzane w sposób bezpieczny i usuwane automatycznie po zakończeniu sesji. W przypadku użytkowników PDFTools funkcja ochrony plików PDF stosuje szyfrowanie AES do każdego przesłanego pliku PDF bez konieczności rejestracji.

Podobnie jak w przypadku każdego przetwarzania plików online, przed przesłaniem należy wziąć pod uwagę wrażliwość dokumentu. W przypadku najbardziej poufnych dokumentów użyj opisanych powyżej metod lokalnego pulpitu.

Jak wybrać silne hasło do pliku PDF

Bezpieczeństwo pliku PDF chronionego hasłem zależy całkowicie od siły wybranego hasła. Szyfrowania plików PDF za pomocą AES-256 w zasadzie nie da się złamać brutalną siłą, ale słabe hasło, takie jak imię i nazwisko, data lub popularne słowo, można szybko złamać za pomocą ogólnie dostępnych narzędzi do ataków słownikowych.

Aby uzyskać hasło do pliku PDF zapewniające rzeczywistą ochronę, użyj co najmniej 12 znaków składających się z wielkich i małych liter, cyfr i symboli. Unikaj wszelkich elementów umożliwiających identyfikację użytkownika oraz wszelkich słów znalezionych w słowniku, a w szczególności unikaj ponownego używania haseł z innych kont.

Przechowuj hasła do plików PDF w menedżerze haseł, a nie w wiadomości e-mail, pliku tekstowym lub na karteczce samoprzylepnej. Jeśli zapomnisz hasła, nie ma mechanizmu odzyskiwania. Szyfrowanie zostało zaprojektowane w taki sposób, że nawet usługa, która utworzyła plik PDF, nie może odzyskać dostępu bez oryginalnego hasła.

Bezpieczne udostępnianie haseł

Wysłanie hasła w tym samym e-mailu, w którym znajduje się chroniony plik PDF, mija się z celem ochrony. Jeśli wiadomość e-mail zostanie przechwycona, zarówno plik, jak i klucz zostaną przechwycone razem. Wyślij plik PDF e-mailem, a hasło innym kanałem: SMS-em, połączeniem telefonicznym lub bezpieczną aplikacją do przesyłania wiadomości. Dzięki temu przechwycenie jednego kanału nie wystarczy, aby uzyskać dostęp do dokumentu.

Często zadawane pytania