Πώς να προστατέψετε με κωδικό πρόσβασης ένα PDF: Δωρεάν μέθοδοι για Windows, Mac και Mobile

Γιατί η προστασία με κωδικό πρόσβασης έχει σημασία για τα καθημερινά έγγραφα

Οι περισσότεροι άνθρωποι αντιμετωπίζουν την προστασία κωδικού πρόσβασης PDF ως κάτι που χρειάζονται μόνο οι εταιρείες ή οι κυβερνήσεις. Στην πράξη, αφορά οποιονδήποτε στέλνει με email έγγραφα που περιέχουν προσωπικά στοιχεία. Μια απόδειξη πληρωμής που αποστέλλεται σε έναν υπάλληλο, μια ιατρική παραπομπή που προωθείται μεταξύ γραφείων, μια νομική συμφωνία κοινής χρήσης με πολλά μέρη ή μια προσωπική φορολογική δήλωση που υποβάλλεται μέσω ενός συστήματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι όλα έγγραφα που θα προκαλούσαν πραγματικά προβλήματα εάν τα διαβάσει κάποιος ακούσια.

Η προστασία με κωδικό πρόσβασης PDF είναι δωρεάν, διαρκεί λιγότερο από ένα λεπτό για να εφαρμοστεί και λειτουργεί σε όλες τις μεγάλες πλατφόρμες και προγράμματα ανάγνωσης PDF. Αυτός ο οδηγός καλύπτει την καλύτερη δωρεάν μέθοδο για κάθε πλατφόρμα, ώστε να μπορείτε να εφαρμόζετε προστασία με όποια εργαλεία έχετε ήδη.

Δύο τύποι κωδικών πρόσβασης PDF και τι κάνει ο καθένας

Το PDF υποστηρίζει δύο διαφορετικούς τύπους κωδικών πρόσβασης που εξυπηρετούν διαφορετικούς σκοπούς και η κατανόηση της διαφοράς σας βοηθά να επιλέξετε τον σωστό.

Ένας κωδικός πρόσβασης ανοίγματος, που μερικές φορές ονομάζεται κωδικός πρόσβασης χρήστη ή κωδικός πρόσβασης ανοιχτού εγγράφου, εμποδίζει οποιονδήποτε να ανοίξει το αρχείο καθόλου χωρίς να γνωρίζει τον κωδικό πρόσβασης. Το έγγραφο είναι πλήρως κρυπτογραφημένο και εμφανίζεται ως μη αναγνώσιμα δυαδικά δεδομένα σε όποιον δεν έχει το κλειδί. Αυτό εννοούν οι περισσότεροι όταν μιλούν για προστασία με κωδικό πρόσβασης σε ένα PDF.

Ένας κωδικός πρόσβασης δικαιωμάτων, που μερικές φορές ονομάζεται κωδικός πρόσβασης κατόχου ή κύριος κωδικός πρόσβασης, επιτρέπει το άνοιγμα και την ανάγνωση του εγγράφου χωρίς κωδικό πρόσβασης, αλλά περιορίζει το τι μπορεί να κάνει ο αναγνώστης με αυτό. Με έναν κωδικό πρόσβασης δικαιωμάτων, μπορείτε να αποτρέψετε την εκτύπωση του εγγράφου, να αποτρέψετε την αντιγραφή κειμένου, να αποτρέψετε τον σχολιασμό ή να αποτρέψετε την επεξεργασία. Ο παραλήπτης βλέπει το περιεχόμενο αλλά δεν μπορεί να κάνει ορισμένα πράγματα με αυτό.

Για την προστασία του εμπιστευτικού περιεχομένου από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση, θέλετε έναν κωδικό πρόσβασης ανοίγματος. Για τη διανομή εγγράφων αναφοράς που πρέπει να διαβαστούν αλλά όχι να αντιγραφούν ή να τροποποιηθούν, είναι πιο κατάλληλος ένας κωδικός πρόσβασης δικαιωμάτων.

Μέθοδος 1: Προεπισκόπηση σε Mac (δωρεάν, δεν απαιτείται λογισμικό)

Οι χρήστες Mac έχουν την πιο βολική δωρεάν επιλογή ενσωματωμένη απευθείας στο λειτουργικό σύστημα. Η προεπισκόπηση μπορεί να προσθέσει προστασία με κωδικό πρόσβασης κατά την εξαγωγή PDF χωρίς εργαλεία τρίτων.

1. Ανοίξτε το PDF στην Προεπισκόπηση.
2. Μεταβείτε στο Αρχείο στη γραμμή μενού και επιλέξτε Εξαγωγή ως PDF.
3. Στο παράθυρο διαλόγου εξαγωγής, επιλέξτε το πλαίσιο με την ένδειξη Κρυπτογράφηση στο κάτω μέρος του πίνακα.
4. Εισαγάγετε έναν κωδικό πρόσβασης στο πεδίο Κωδικός πρόσβασης και πληκτρολογήστε τον ξανά στο πεδίο Επαλήθευση.
5. Κάντε κλικ στην Αποθήκευση.

Το PDF που προκύπτει απαιτεί το άνοιγμα του κωδικού πρόσβασης σε οποιοδήποτε πρόγραμμα ανάγνωσης PDF σε οποιαδήποτε συσκευή. Η προεπισκόπηση χρησιμοποιεί κρυπτογράφηση AES-128 από προεπιλογή, η οποία είναι ασφαλής για όλους τους πρακτικούς σκοπούς και συμβατή με οποιοδήποτε σύγχρονο πρόγραμμα ανάγνωσης PDF.

Μέθοδος 2: LibreOffice (Δωρεάν, Windows, Mac και Linux)

Το LibreOffice είναι μια δωρεάν σουίτα γραφείου ανοιχτού κώδικα που παρέχει ολοκληρωμένες επιλογές εξαγωγής PDF, συμπεριλαμβανομένης της προστασίας με κωδικό πρόσβασης. Είναι διαθέσιμο για όλες τις μεγάλες πλατφόρμες επιτραπέζιων υπολογιστών και παράγει επαγγελματικά κρυπτογραφημένα PDF.

1. Ανοίξτε το έγγραφό σας στο LibreOffice. Αυτό λειτουργεί με το Writer για έγγραφα κειμένου, το Calc για υπολογιστικά φύλλα και το Impress για παρουσιάσεις.
2. Μεταβείτε στο Αρχείο και επιλέξτε Εξαγωγή ως PDF.
3. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές PDF που εμφανίζεται, κάντε κλικ στην καρτέλα Ασφάλεια.
4. Εισαγάγετε έναν κωδικό πρόσβασης ανοίγματος στο πεδίο Ορισμός ανοιχτού κωδικού πρόσβασης. Προαιρετικά, εισαγάγετε έναν κωδικό πρόσβασης δικαιωμάτων και διαμορφώστε συγκεκριμένους περιορισμούς.
5. Επιλέξτε AES-256 από τις επιλογές επιπέδου κρυπτογράφησης για την ισχυρότερη διαθέσιμη προστασία.
6. Κάντε κλικ στην Εξαγωγή και αποθηκεύστε το αρχείο σας.

Το LibreOffice λειτουργεί επίσης με υπάρχοντα αρχεία PDF, εάν τα ανοίξετε πρώτα και μετά επανεξάγετε με εφαρμογή των ρυθμίσεων ασφαλείας.

Μέθοδος 3: Microsoft Word (δωρεάν για χρήστες του Office)

Εάν διαθέτετε Microsoft Word 2010 ή νεότερη έκδοση, μπορείτε να προσθέσετε έναν κωδικό πρόσβασης σε ένα έγγραφο του Word πριν από την εξαγωγή σε PDF. Σε ορισμένες νεότερες εκδόσεις του Office, το παράθυρο διαλόγου εξαγωγής PDF περιλαμβάνει μια επιλογή ασφαλείας.

1. Ανοίξτε το έγγραφό σας στο Microsoft Word.
2. Μεταβείτε στο Αρχείο και μετά στην Εξαγωγή και στη συνέχεια Δημιουργήστε PDF/XPS.
3. Στο παράθυρο διαλόγου Δημοσίευση ως PDF, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές.
4. Αναζητήστε μια επιλογή Κρυπτογράφηση του εγγράφου με κωδικό πρόσβασης και ελέγξτε την.
5. Εισαγάγετε και επιβεβαιώστε τον κωδικό πρόσβασής σας.
6. Κάντε κλικ στο OK και μετά στο Publish.

Η διαθεσιμότητα αυτής της επιλογής διαφέρει ανάλογα με την έκδοση του Office. Εάν δεν βλέπετε την επιλογή κωδικού πρόσβασης στο παράθυρο διαλόγου εξαγωγής PDF, χρησιμοποιήστε το LibreOffice ή ένα διαδικτυακό εργαλείο.

Μέθοδος 4: Ηλεκτρονικά εργαλεία προστασίας PDF

Για αρχεία PDF που υπάρχουν ήδη στην τελική τους μορφή, τα διαδικτυακά εργαλεία επιτρέπουν την προσθήκη προστασίας με κωδικό πρόσβασης χωρίς τη δημιουργία του εγγράφου από την αρχή. Το εργαλείο Protect PDF του ILovePDF, το διαδικτυακό προστατευτικό του PDF24 και παρόμοιες υπηρεσίες ανεβάζουν το αρχείο σας, εφαρμόζουν κρυπτογράφηση και επιστρέφουν μια προστατευμένη έκδοση. Τα αρχεία υποβάλλονται σε επεξεργασία με ασφάλεια και διαγράφονται αυτόματα μετά τη συνεδρία. Για τους χρήστες του PDFTools, η δυνατότητα προστασίας PDF εφαρμόζει κρυπτογράφηση AES σε οποιοδήποτε μεταφορτωμένο PDF χωρίς να απαιτείται εγγραφή.

Όπως με κάθε ηλεκτρονική επεξεργασία αρχείων, λάβετε υπόψη την ευαισθησία του εγγράφου πριν το ανεβάσετε. Για τα πιο εμπιστευτικά έγγραφα, χρησιμοποιήστε τις μεθόδους τοπικής επιφάνειας εργασίας που περιγράφονται παραπάνω.

Πώς να επιλέξετε έναν ισχυρό κωδικό πρόσβασης PDF

Η ασφάλεια ενός PDF που προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης εξαρτάται εξ ολοκλήρου από την ισχύ του επιλεγμένου κωδικού πρόσβασης. Η κρυπτογράφηση PDF με το AES-256 είναι ουσιαστικά άθραυστη με ωμή βία, αλλά ένας αδύναμος κωδικός πρόσβασης όπως όνομα, ημερομηνία ή κοινή λέξη μπορεί να σπάσει γρήγορα χρησιμοποιώντας εργαλεία επίθεσης λεξικού που είναι ελεύθερα διαθέσιμα.

Για έναν κωδικό πρόσβασης PDF που παρέχει πραγματική προστασία, χρησιμοποιήστε τουλάχιστον 12 χαρακτήρες που συνδυάζουν κεφαλαία, πεζά γράμματα, αριθμούς και σύμβολα. Αποφύγετε οτιδήποτε μπορεί να αναγνωρίσει προσωπικά, οποιαδήποτε λέξη βρίσκεται σε ένα λεξικό και ιδιαίτερα αποφύγετε την επαναχρησιμοποίηση κωδικών πρόσβασης από άλλους λογαριασμούς.

Αποθηκεύστε τους κωδικούς πρόσβασης PDF σε έναν διαχειριστή κωδικών πρόσβασης και όχι σε ένα email, ένα αρχείο κειμένου ή σε μια αυτοκόλλητη σημείωση. Εάν ξεχάσετε τον κωδικό πρόσβασης, δεν υπάρχει μηχανισμός ανάκτησης. Η κρυπτογράφηση έχει σχεδιαστεί έτσι ώστε ακόμη και η υπηρεσία που δημιούργησε το PDF να μην μπορεί να ανακτήσει την πρόσβαση χωρίς τον αρχικό κωδικό πρόσβασης.

Κοινή χρήση κωδικών πρόσβασης με ασφάλεια

Η αποστολή ενός κωδικού πρόσβασης στο ίδιο email με το προστατευμένο PDF ακυρώνει τον σκοπό της προστασίας. Εάν το email υποκλαπεί, τόσο το αρχείο όσο και το κλειδί καταγράφονται μαζί. Στείλτε το PDF μέσω email και τον κωδικό πρόσβασης μέσω διαφορετικού καναλιού: ενός μηνύματος κειμένου, μιας τηλεφωνικής κλήσης ή μιας ασφαλούς εφαρμογής ανταλλαγής μηνυμάτων. Αυτό διασφαλίζει ότι η υποκλοπή μόνο ενός καναλιού δεν αρκεί για την πρόσβαση στο έγγραφο.

Συχνές Ερωτήσεις