Sådan signerer du en PDF digitalt uden at udskrive den: En trin-for-trin guide

Print-Sign-Scan-cyklussen er unødvendig

En bemærkelsesværdig mængde kontortid bruges på en fuldstændig unødvendig proces. Nogen sender en PDF, der skal have en signatur. Modtageren udskriver det, signerer det med en pen, scanner det tilbage til en digital fil og sender den resulterende scanning via e-mail. Hele cyklussen tager 5 til 10 minutter, kræver en printer og en scanner og producerer et dokument af lavere kvalitet end det, der oprindeligt blev sendt.

Digital PDF-signering har gjort denne proces overflødig for de fleste dokumenttyper. I de fleste lande har elektroniske signaturer samme juridiske vægt som håndskrevne. De nødvendige værktøjer er gratis, hurtige og tilgængelige på alle større enheder. Denne vejledning dækker de mest pålidelige metoder til hver platform, så du kan eliminere print-sign-scan workflowet permanent.

Elektronisk signatur vs digital signatur: Forstå forskellen

Disse to udtryk bruges i flæng i dagligdags samtaler, men de er teknisk forskellige, og forskellen har betydning for dokumenter med høj indsats.

En elektronisk signatur er ethvert digitalt mærke, der angiver hensigt om at underskrive. Dette inkluderer at skrive dit navn, klikke på en Jeg accepterer-knap, tegne din signatur med en mus eller placere et scannet billede af din håndskrevne signatur på et dokument. Elektroniske signaturer er juridisk gyldige i de fleste jurisdiktioner for de fleste kommercielle dokumenttyper i henhold til lovgivning såsom US ESIGN Act, EU eIDAS-forordningen og lignende love i Storbritannien og Commonwealth-landene.

En digital signatur er en bestemt type elektronisk signatur, der bruger kryptografi til at knytte signaturen til både underskriverens identitet og dokumentindholdet. Hvis nogen ændrer dokumentet efter at have underskrevet, bliver den digitale signatur matematisk ugyldig, og læserne får straks besked. Digitale signaturer kræver et certifikat udstedt af en betroet certifikatmyndighed og bruges typisk til kontrakter af høj værdi, regulerede dokumenter og offentlige indsendelser.

For daglige forretningsdokumenter såsom ansættelsesaftaler, servicekontrakter og NDA'er er en elektronisk signatur juridisk tilstrækkelig. For notarbekræftede dokumenter, retssager og regulerede finansielle instrumenter skal du konsultere en advokat om, hvad der kræves i din jurisdiktion.

Metode 1: Adobe Acrobat Reader (gratis, alle platforme)

Adobe Acrobat Reader, den gratis version, inkluderer en grundlæggende signeringsfunktion kaldet Fill and Sign, der fungerer på Windows, Mac, iOS og Android.

1. Åbn din PDF i Adobe Acrobat Reader.
2. Klik på Værktøjer i menulinjen, og vælg Udfyld og underskriv.
3. Klik på knappen Signer på den værktøjslinje, der vises.
4. Vælg, om du vil skrive dit navn, tegne din signatur med en mus eller berøringsskærm eller uploade et billede af din håndskrevne signatur.
5. Klik, hvor du vil placere signaturen på dokumentet.
6. Gå til Filer og Gem som for at gemme den signerede version.

Dette skaber en elektronisk signatur, der er indlejret i PDF'en. Dokumentet åbnes normalt for enhver modtager uden at kræve, at de har en bestemt app. Signaturen er synlig og permanent, selvom den ikke bærer kryptografisk verifikation.

Metode 2: DocuSign (Industry Standard for Business)

DocuSign er den mest accepterede e-signaturtjeneste i erhvervssammenhænge, ​​især i USA, Storbritannien og EU. Dens gratis personlige plan tillader tre signaturanmodninger om måneden, hvilket er tilstrækkeligt til lejlighedsvis brug.

1. Opret en gratis konto på docusign.com.
2. Upload din PDF fra din enhed, Google Drev eller Dropbox.
3. Tilføj signaturfelter til dokumentet ved at trække dem til de korrekte placeringer.
4. Hvis andre skal underskrive, skal du tilføje deres e-mailadresser som modtagere.
5. Fuldfør underskriftsprocessen ved at klikke på dit signaturfelt, vælge din signaturstil og anvende den.
6. Download det underskrevne dokument. Det inkluderer et færdiggørelsesattest med et revisionsspor, der viser, hvem der underskrev, hvornår og fra hvilken IP-adresse.

Revisionssporet er særligt værdifuldt for juridisk følsomme dokumenter. Hvis en underskrift nogensinde bliver bestridt, giver DocuSign fuldførelsesbeviset tidsstemplet bevis for, hvem der underskrev dokumentet og hvornår.

Metode 3: iPhone og iPad (indbygget, ingen app nødvendig)

iOS og iPadOS har indbygget PDF-signering i Filer-appen og Mail-appen, uden at der kræves tredjepartsværktøjer.

1. Åbn PDF'en i appen Filer, eller tryk og hold på en vedhæftet fil i Mail, og vælg Markup.
2. Tryk på blyantikonet for at åbne værktøjslinjen Markup.
3. Tryk på plusknappen nederst til højre og vælg Signatur.
4. Tegn din signatur med din finger eller Apple Pencil. Du kan gemme den til fremtidig brug.
5. Træk signaturen til den korrekte position, og tilpas størrelsen efter behov.
6. Tryk på Udført for at gemme den signerede PDF.

Denne metode behandler alt på din enhed. Intet uploades til nogen server, hvilket gør den velegnet til fortrolige dokumenter, som du ikke ønsker at sende til en cloud-tjeneste.

Metode 4: Android-enheder

Android har ikke et universelt indbygget PDF-signeringsværktøj, men Adobe Acrobat Reader til Android er gratis og giver den samme Fill and Sign-funktion som beskrevet i Metode 1. Adobe Fill and Sign-appen er også tilgængelig separat og er optimeret specifikt til mobilformularudfyldning.

For Samsung-enhedsbrugere inkluderer Samsung Notes og Samsung Internet begge annotationsværktøjer, der kan bruges til at placere en signatur på en PDF-side, selvom arbejdsgangen er mindre strømlinet end Acrobat Reader.

Metode 5: Mac ved hjælp af forhåndsvisning (helt gratis, ingen upload)

macOS Preview har en signaturfunktion, der er en af ​​de mest praktiske gratis signeringsmuligheder, der er tilgængelige på enhver platform.

1. Åbn PDF'en i Preview.
2. Klik på knappen Markup Toolbar (blyantikonet øverst til højre).
3. Klik på knappen Signatur på markeringsværktøjslinjen.
4. Du kan oprette en signatur ved hjælp af din Macs kamera ved at holde et signeret stykke papir mod kameraet eller ved at tegne på pegefeltet.
5. Når den er oprettet, skal du klikke på den gemte signatur for at indsætte den i dokumentet.
6. Træk den til den korrekte position, og gem filen.

Preview gemmer din signatur til genbrug, hvilket gør efterfølgende signeringer endnu hurtigere. Ligesom iOS-metoden forbliver alt på din enhed.

Hvilke dokumenter kan ikke underskrives digitalt

Elektroniske signaturer er ikke gyldige for alle dokumenttyper. Følgende kategorier kræver typisk bevidnede håndskrevne underskrifter, notarisering eller specifikke formelle procedurer: testamenter og testamenter, adoptionspapirer, visse ejendomsoverdragelsesdokumenter i nogle jurisdiktioner, retskendelser og omsættelige instrumenter som checks og gældsbreve.

Hvis du er usikker på, om en elektronisk signatur er juridisk gyldig for et specifikt dokument i din jurisdiktion, skal du få juridisk rådgivning, før du stoler på den. Dette er især vigtigt for internationale kontrakter, hvor flere landes love kan gælde samtidigt.

Konklusion

Digital PDF-signering er moden, lovlig og tilgængelig gratis på alle større enheder. Til daglige forretningsdokumenter klarer Adobe Acrobat Readers Fyld and Sign-funktion eller din enheds indbyggede værktøjer opgaven på under to minutter. For kontrakter eller dokumenter af høj værdi, der kræver et revisionsspor, leverer DocuSign og Adobe Sign den ekstra sikkerhed og dokumentation, som disse situationer kræver.

Hvis du skal forberede en PDF til signering ved at tilføje formularfelter, se vejledningen til, hvordan du gør en PDF udfyldelig. For at komprimere en signeret PDF før afsendelse skal du bruge det gratis komprimeringsværktøj på PDFTools.