Cómo firmar un PDF digitalmente sin imprimirlo: una guía paso a paso

El ciclo Imprimir-Señalar-Escanear es innecesario

Se dedica una cantidad considerable de tiempo de oficina a un proceso completamente innecesario. Alguien envía un PDF que necesita una firma. El destinatario lo imprime, lo firma con un bolígrafo, lo escanea nuevamente en un archivo digital y envía el resultado escaneado por correo electrónico. Todo el ciclo dura de 5 a 10 minutos, requiere una impresora y un escáner y produce un documento de menor calidad que el enviado originalmente.

La firma digital de PDF ha hecho que este proceso sea redundante para la mayoría de los tipos de documentos. En la mayoría de los países, las firmas electrónicas tienen el mismo peso legal que las manuscritas. Las herramientas necesarias son gratuitas, rápidas y están disponibles en todos los dispositivos principales. Esta guía cubre los métodos más confiables para cada plataforma para que pueda eliminar permanentemente el flujo de trabajo de impresión, señalización y escaneo.

Firma electrónica versus firma digital: comprender la diferencia

Estos dos términos se usan indistintamente en las conversaciones cotidianas, pero técnicamente son diferentes y la diferencia es importante para los documentos de alto riesgo.

Una firma electrónica es cualquier marca digital que indique la intención de firmar. Esto incluye escribir su nombre, hacer clic en el botón Acepto, dibujar su firma con el mouse o colocar una imagen escaneada de su firma manuscrita en un documento. Las firmas electrónicas son legalmente válidas en la mayoría de las jurisdicciones para la mayoría de los tipos de documentos comerciales según legislación como la Ley ESIGN de ​​EE. UU., el Reglamento eIDAS de la UE y leyes similares en el Reino Unido y los países de la Commonwealth.

Una firma digital es un tipo específico de firma electrónica que utiliza criptografía para vincular la firma tanto con la identidad del firmante como con el contenido del documento. Si alguien modifica el documento después de firmarlo, la firma digital deja de ser matemáticamente inválida y los lectores son notificados inmediatamente. Las firmas digitales requieren un certificado emitido por una autoridad certificadora confiable y generalmente se usan para contratos de alto valor, documentos regulados y presentaciones gubernamentales.

Para documentos comerciales cotidianos, como contratos laborales, contratos de servicios y NDA, una firma electrónica es legalmente suficiente. Para documentos notariados, expedientes judiciales e instrumentos financieros regulados, consulte con un profesional jurídico sobre lo que se requiere en su jurisdicción.

Método 1: Adobe Acrobat Reader (gratis, todas las plataformas)

Adobe Acrobat Reader, la versión gratuita, incluye una función de firma básica llamada Rellenar y firmar que funciona en Windows, Mac, iOS y Android.

1. Abra su PDF en Adobe Acrobat Reader.
2. Haga clic en Herramientas en la barra de menú y seleccione Rellenar y firmar.
3. Haga clic en el botón Firmar en la barra de herramientas que aparece.
4. Elija si desea escribir su nombre, dibujar su firma con el mouse o la pantalla táctil, o cargar una imagen de su firma manuscrita.
5. Haga clic donde desea colocar la firma en el documento.
6. Vaya a Archivo y Guardar como para guardar la versión firmada.

Esto crea una firma electrónica incrustada en el PDF. El documento se abrirá normalmente para cualquier destinatario sin necesidad de tener una aplicación específica. La firma es visible y permanente, aunque no lleva verificación criptográfica.

Método 2: DocuSign (estándar industrial para empresas)

DocuSign es el servicio de firma electrónica más aceptado en entornos empresariales, particularmente en EE. UU., Reino Unido y la UE. Su plan personal gratuito permite tres solicitudes de firma por mes, lo que es suficiente para un uso ocasional.

1. Cree una cuenta gratuita en docusign.com.
2. Cargue su PDF desde su dispositivo, Google Drive o Dropbox.
3. Agregue campos de firma al documento arrastrándolos a las ubicaciones correctas.
4. Si otras personas necesitan firmar, agregue sus direcciones de correo electrónico como destinatarios.
5. Complete el proceso de firma haciendo clic en el campo de su firma, eligiendo su estilo de firma y aplicándolo.
6. Descarga el documento firmado. Incluye un certificado de finalización con un registro de auditoría que muestra quién firmó, cuándo y desde qué dirección IP.

La pista de auditoría es especialmente valiosa para documentos jurídicamente sensibles. Si alguna vez se cuestiona una firma, el Certificado de finalización de DocuSign proporciona evidencia con marca de tiempo de quién firmó el documento y cuándo.

Método 3: iPhone y iPad (integrados, no se necesita aplicación)

iOS y iPadOS tienen firma de PDF nativa integrada en la aplicación Archivos y la aplicación Correo, sin necesidad de herramientas de terceros.

1. Abra el PDF en la aplicación Archivos o mantenga presionado un archivo adjunto en Correo y elija Marcar.
2. Toque el ícono de lápiz para abrir la barra de herramientas de Marcado.
3. Toque el botón más en la parte inferior derecha y elija Firma.
4. Dibuja tu firma con el dedo o con el Apple Pencil. Puede guardarlo para usarlo en el futuro.
5. Arrastre la firma a la posición correcta y cambie su tamaño según sea necesario.
6. Toque Listo para guardar el PDF firmado.

Este método procesa todo en su dispositivo. No se carga nada en ningún servidor, lo que lo hace ideal para documentos confidenciales que no desea enviar a un servicio en la nube.

Método 4: dispositivos Android

Android no tiene una herramienta de firma de PDF universal incorporada, pero Adobe Acrobat Reader para Android es gratuito y proporciona la misma función Rellenar y firmar descrita en el Método 1. La aplicación Adobe Fill and Sign también está disponible por separado y está optimizada específicamente para completar formularios móviles.

Para los usuarios de dispositivos Samsung, Samsung Notes y Samsung Internet incluyen herramientas de anotación que se pueden utilizar para colocar una firma en una página PDF, aunque el flujo de trabajo es menos simplificado que Acrobat Reader.

Método 5: Mac usando la vista previa (completamente gratis, sin carga)

macOS Preview tiene una función de firma que es una de las opciones de firma gratuitas más convenientes disponibles en cualquier plataforma.

1. Abra el PDF en Vista previa.
2. Haga clic en el botón de la barra de herramientas de marcado (el icono de lápiz en la parte superior derecha).
3. Haga clic en el botón Firma en la barra de herramientas de marcado.
4. Puedes crear una firma usando la cámara de tu Mac acercando una hoja de papel firmada a la cámara o dibujando en el trackpad.
5. Una vez creada, haga clic en la firma guardada para insertarla en el documento.
6. Arrástrelo a la posición correcta y guarde el archivo.

La vista previa almacena su firma para su reutilización, lo que hace que las firmas posteriores sean aún más rápidas. Al igual que el método iOS, todo permanece en tu dispositivo.

Qué documentos no se pueden firmar digitalmente

Las firmas electrónicas no son válidas para todos los tipos de documentos. Las siguientes categorías suelen requerir firmas manuscritas presenciadas, notarización o procedimientos formales específicos: testamentos, documentos de adopción, ciertos documentos de transferencia de propiedad en algunas jurisdicciones, órdenes judiciales e instrumentos negociables como cheques y pagarés.

Si no está seguro de si una firma electrónica es legalmente válida para un documento específico en su jurisdicción, obtenga asesoramiento legal antes de confiar en ella. Esto es particularmente importante para contratos internacionales donde las leyes de varios países pueden aplicarse simultáneamente.

Conclusión

La firma digital de PDF es madura, legal y está disponible de forma gratuita en todos los dispositivos principales. Para documentos comerciales cotidianos, la función Rellenar y firmar de Adobe Acrobat Reader o las herramientas integradas de su dispositivo realizan el trabajo en menos de dos minutos. Para contratos o documentos de alto valor que necesitan un seguimiento de auditoría, DocuSign y Adobe Sign brindan la seguridad y la documentación adicionales que esas situaciones requieren.

Si necesita preparar un PDF para firmar agregando campos de formulario, consulte la guía sobre cómo hacer que un PDF se pueda completar. Para comprimir un PDF firmado antes de enviarlo, utilice la herramienta de compresión gratuita en PDFTools.