Cum să semnați un PDF digital fără a-l imprima: un ghid pas cu pas

Ciclul Print-Sign-Scan este inutil

O cantitate remarcabilă de timp de birou este cheltuită într-un proces complet inutil. Cineva trimite un PDF care are nevoie de o semnătură. The recipient prints it, signs it with a pen, scans it back into a digital file, and emails the resulting scan. Întregul ciclu durează între 5 și 10 minute, necesită o imprimantă și un scaner și produce un document de calitate mai scăzută decât cel trimis inițial.

Semnarea digitală PDF a făcut acest proces redundant pentru majoritatea tipurilor de documente. În majoritatea țărilor, semnăturile electronice au aceeași greutate legală ca și cele scrise de mână. Instrumentele necesare sunt gratuite, rapide și disponibile pe fiecare dispozitiv major. Acest ghid acoperă cele mai fiabile metode pentru fiecare platformă, astfel încât să puteți elimina permanent fluxul de lucru printare-semnare-scanare.

Semnătura electronică vs semnătură digitală: înțelegerea diferențelor

Acești doi termeni sunt folosiți interschimbabil în conversația de zi cu zi, dar sunt diferiți din punct de vedere tehnic, iar diferența contează pentru documentele cu mize mari.

O semnătură electronică este orice marcă digitală care indică intenția de a semna. Aceasta include introducerea numelui, clic pe un buton Sunt de acord, desenarea semnăturii cu mouse-ul sau plasarea unei imagini scanate a semnăturii dvs. scrise de mână pe un document. Electronic signatures are legally valid in most jurisdictions for most commercial document types under legislation such as the US ESIGN Act, the EU eIDAS Regulation, and similar laws in the UK and Commonwealth countries.

O semnătură digitală este un tip specific de semnătură electronică care utilizează criptografie pentru a lega semnătura atât la identitatea semnatarului, cât și la conținutul documentului. Dacă cineva modifică documentul după semnare, semnătura digitală devine invalidă din punct de vedere matematic și cititorii sunt anunțați imediat. Semnăturile digitale necesită un certificat emis de o autoritate de certificare de încredere și sunt utilizate de obicei pentru contracte de mare valoare, documente reglementate și trimiteri guvernamentale.

Pentru documentele de afaceri de zi cu zi, cum ar fi contractele de muncă, contractele de servicii și NDA, o semnătură electronică este suficientă din punct de vedere legal. Pentru documentele la notariat, actele judiciare și instrumentele financiare reglementate, consultați un profesionist juridic cu privire la ceea ce este necesar în jurisdicția dvs.

Metoda 1: Adobe Acrobat Reader (gratuit, toate platformele)

Adobe Acrobat Reader, versiunea gratuită, include o funcție de bază de semnare numită Fill and Sign, care funcționează pe Windows, Mac, iOS și Android.

1. Deschideți PDF-ul în Adobe Acrobat Reader.
2. Faceți clic pe Instrumente în bara de meniu și selectați Completați și semnați.
3. Faceți clic pe butonul Semnați din bara de instrumente care apare.
4. Alegeți dacă să vă introduceți numele, să vă desenați semnătura cu mouse-ul sau cu ecranul tactil sau să încărcați o imagine a semnăturii dvs. scrise de mână.
5. Faceți clic unde doriți să plasați semnătura pe document.
6. Accesați Fișier și Salvați ca pentru a salva versiunea semnată.

Aceasta creează o semnătură electronică încorporată în PDF. Documentul se va deschide în mod normal pentru orice destinatar, fără a le solicita să aibă o anumită aplicație. Semnătura este vizibilă și permanentă, deși nu conține verificare criptografică.

Metoda 2: DocuSign (Standard industrial pentru afaceri)

DocuSign este cel mai larg acceptat serviciu de semnătură electronică în mediile de afaceri, în special în SUA, Marea Britanie și UE. Planul său personal gratuit permite trei solicitări de semnătură pe lună, ceea ce este suficient pentru utilizare ocazională.

1. Creați un cont gratuit la docusign.com.
2. Încărcați PDF-ul de pe dispozitiv, Google Drive sau Dropbox.
3. Adăugați câmpuri de semnătură în document trăgându-le în locațiile corecte.
4. Dacă alții trebuie să semneze, adăugați adresele lor de e-mail ca destinatari.
5. Finalizați procesul de semnare făcând clic pe câmpul de semnătură, alegând stilul de semnătură și aplicându-l.
6. Descărcați documentul semnat. Include un certificat de finalizare cu o pistă de audit care arată cine a semnat, când și de la ce adresă IP.

Pista de audit este deosebit de valoroasă pentru documentele sensibile din punct de vedere juridic. Dacă o semnătură este vreodată contestată, certificatul de finalizare DocuSign oferă dovezi marcate de timp despre cine a semnat documentul și când.

Metoda 3: iPhone și iPad (încorporat, nu este nevoie de aplicație)

iOS și iPadOS au semnare PDF nativă încorporată în aplicația Fișiere și aplicația Mail, fără a fi necesare instrumente terțe.

1. Deschideți PDF-ul în aplicația Fișiere sau țineți apăsat un atașament în Mail și alegeți Marcare.
2. Atingeți pictograma creion pentru a deschide bara de instrumente Marcare.
3. Atingeți butonul plus din dreapta jos și alegeți Semnătură.
4. Desenați-vă semnătura cu degetul sau Apple Pencil. Îl puteți salva pentru utilizare ulterioară.
5. Trageți semnătura în poziția corectă și redimensionați-o după cum este necesar.
6. Atingeți Terminat pentru a salva PDF-ul semnat.

Această metodă procesează totul de pe dispozitivul dvs. Nimic nu este încărcat pe niciun server, ceea ce îl face foarte potrivit pentru documentele confidențiale pe care nu doriți să le trimiteți către un serviciu cloud.

Metoda 4: Dispozitive Android

Android nu are un instrument universal de semnare PDF încorporat, dar Adobe Acrobat Reader pentru Android este gratuit și oferă aceeași funcție de completare și semnare descrisă în Metoda 1. Aplicația Adobe Fill and Sign este, de asemenea, disponibilă separat și este optimizată special pentru completarea formularelor mobile.

Pentru utilizatorii de dispozitive Samsung, Samsung Notes și Samsung Internet includ ambele instrumente de adnotare care pot fi utilizate pentru a plasa o semnătură pe o pagină PDF, deși fluxul de lucru este mai puțin simplificat decât Acrobat Reader.

Metoda 5: Mac folosind previzualizarea (complet gratuit, fără încărcare)

macOS Preview are o funcție de semnătură care este una dintre cele mai convenabile opțiuni de semnare gratuită disponibile pe orice platformă.

1. Deschideți PDF-ul în Previzualizare.
2. Faceți clic pe butonul Markup Toolbar (pictograma creion din dreapta sus).
3. Faceți clic pe butonul Semnătură din bara de instrumente de marcare.
4. Puteți crea o semnătură folosind camera Mac-ului dvs. ținând o bucată de hârtie semnată pe cameră sau desenând pe trackpad.
5. Odată creat, faceți clic pe semnătura salvată pentru a o insera în document.
6. Trageți-l în poziția corectă și salvați fișierul.

Previzualizarea vă stochează semnătura pentru reutilizare, ceea ce face semnările ulterioare și mai rapide. La fel ca metoda iOS, totul rămâne pe dispozitiv.

Ce documente nu pot fi semnate digital

Semnăturile electronice nu sunt valabile pentru toate tipurile de documente. Următoarele categorii necesită în mod obișnuit semnături scrise de mână, notarizare sau proceduri formale specifice: testamente și testamente, acte de adopție, anumite documente de transfer de proprietate în unele jurisdicții, hotărâri judecătorești și instrumente negociabile precum cecuri și bilete la ordin.

Dacă nu sunteți sigur dacă o semnătură electronică este valabilă din punct de vedere legal pentru un anumit document din jurisdicția dvs., obțineți consiliere juridică înainte de a vă baza pe aceasta. Acest lucru este deosebit de important pentru contractele internaționale în care legile mai multor țări se pot aplica simultan.

Concluzie

Semnarea digitală PDF este matură, legală și disponibilă gratuit pe fiecare dispozitiv major. Pentru documentele de afaceri de zi cu zi, funcția de completare și semnare a Adobe Acrobat Reader sau instrumentele încorporate ale dispozitivului dvs. gestionează lucrarea în mai puțin de două minute. Pentru contractele de mare valoare sau documentele care necesită o pistă de audit, DocuSign și Adobe Sign oferă securitatea și documentația suplimentară pe care acele situații le necesită.

Dacă trebuie să pregătiți un PDF pentru semnare adăugând câmpuri de formular, consultați ghidul despre cum puteți completa un PDF. Pentru a comprima un PDF semnat înainte de a trimite, utilizați instrumentul gratuit de compresie de la PDFTools.