Cách ký PDF kỹ thuật số mà không cần in: Hướng dẫn từng bước

Chu trình In-Sign-Scan là không cần thiết

Một lượng lớn thời gian văn phòng được dành cho một quy trình hoàn toàn không cần thiết. Ai đó gửi một bản PDF cần chữ ký. Người nhận in nó, ký tên bằng bút, quét lại thành một tệp kỹ thuật số và gửi bản quét kết quả qua email. Toàn bộ quá trình này mất từ ​​5 đến 10 phút, yêu cầu máy in và máy quét, đồng thời tạo ra tài liệu có chất lượng thấp hơn tài liệu được gửi ban đầu.

Ký PDF kỹ thuật số đã khiến quá trình này trở nên dư thừa đối với hầu hết các loại tài liệu. Ở hầu hết các quốc gia, chữ ký điện tử có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký viết tay. Các công cụ cần thiết đều miễn phí, nhanh chóng và có sẵn trên mọi thiết bị chính. Hướng dẫn này bao gồm các phương pháp đáng tin cậy nhất cho mọi nền tảng để bạn có thể loại bỏ vĩnh viễn quy trình in-sign-scan.

Chữ ký điện tử và chữ ký số: Tìm hiểu sự khác biệt

Hai thuật ngữ này được sử dụng thay thế cho nhau trong cuộc trò chuyện hàng ngày, nhưng chúng khác nhau về mặt kỹ thuật và sự khác biệt này rất quan trọng đối với các tài liệu quan trọng.

Chữ ký điện tử là bất kỳ dấu hiệu kỹ thuật số nào biểu thị ý định ký. Điều này bao gồm nhập tên của bạn, nhấp vào nút Tôi đồng ý, vẽ chữ ký của bạn bằng chuột hoặc đặt hình ảnh được quét của chữ ký viết tay của bạn vào tài liệu. Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý ở hầu hết các khu vực pháp lý đối với hầu hết các loại tài liệu thương mại theo luật như Đạo luật ESIGN của Hoa Kỳ, Quy định eIDAS của EU và các luật tương tự ở Vương quốc Anh và các quốc gia thuộc Khối thịnh vượng chung.

Chữ ký số là một loại chữ ký điện tử cụ thể sử dụng mật mã để liên kết chữ ký với cả danh tính của người ký và nội dung tài liệu. Nếu có ai sửa đổi tài liệu sau khi ký, chữ ký số sẽ trở nên không hợp lệ về mặt toán học và người đọc sẽ được thông báo ngay lập tức. Chữ ký số yêu cầu chứng chỉ do Cơ quan cấp chứng chỉ đáng tin cậy cấp và thường được sử dụng cho các hợp đồng có giá trị cao, tài liệu được quản lý và đệ trình của chính phủ.

Đối với các tài liệu kinh doanh hàng ngày như hợp đồng lao động, hợp đồng dịch vụ và NDA, chữ ký điện tử là đủ về mặt pháp lý. Đối với các tài liệu có công chứng, hồ sơ tòa án và các công cụ tài chính được quản lý, hãy tham khảo ý kiến ​​của chuyên gia pháp lý về những gì được yêu cầu trong khu vực pháp lý của bạn.

Phương pháp 1: Adobe Acrobat Reader (Miễn phí, Tất cả Nền tảng)

Adobe Acrobat Reader, phiên bản miễn phí, bao gồm tính năng ký cơ bản có tên là Điền và Ký, hoạt động trên Windows, Mac, iOS và Android.

1. Mở tệp PDF của bạn trong Adobe Acrobat Reader.
2. Nhấp vào Công cụ trong thanh menu và chọn Điền và Ký.
3. Nhấp vào nút Đăng nhập trên thanh công cụ xuất hiện.
4. Chọn nhập tên của bạn, vẽ chữ ký bằng chuột hoặc màn hình cảm ứng hay tải lên hình ảnh chữ ký viết tay của bạn.
5. Bấm vào nơi bạn muốn đặt chữ ký trên tài liệu.
6. Đi tới Tệp và Lưu dưới dạng để lưu phiên bản đã ký.

Điều này tạo ra một chữ ký điện tử được nhúng trong tệp PDF. Tài liệu sẽ mở bình thường đối với mọi người nhận mà không yêu cầu họ phải có ứng dụng cụ thể. Chữ ký có thể nhìn thấy và vĩnh viễn, mặc dù nó không mang tính xác minh bằng mật mã.

Phương pháp 2: DocuSign (Tiêu chuẩn ngành dành cho doanh nghiệp)

DocuSign là dịch vụ chữ ký điện tử được chấp nhận rộng rãi nhất trong môi trường kinh doanh, đặc biệt là ở Hoa Kỳ, Vương quốc Anh và EU. Gói cá nhân miễn phí của nó cho phép ba yêu cầu chữ ký mỗi tháng, đủ để sử dụng không thường xuyên.

1. Tạo một tài khoản miễn phí tại docusign.com.
2. Tải tệp PDF của bạn lên từ thiết bị, Google Drive hoặc Dropbox.
3. Thêm trường chữ ký vào tài liệu bằng cách kéo chúng vào đúng vị trí.
4. Nếu người khác cần ký, hãy thêm địa chỉ email của họ làm người nhận.
5. Hoàn tất quá trình ký bằng cách nhấp vào trường chữ ký của bạn, chọn kiểu chữ ký của bạn và áp dụng nó.
6. Tải xuống tài liệu đã ký. Nó bao gồm chứng chỉ hoàn thành với dấu vết kiểm tra cho biết ai đã ký, khi nào và từ địa chỉ IP nào.

Quá trình kiểm tra đặc biệt có giá trị đối với các tài liệu nhạy cảm về mặt pháp lý. Nếu chữ ký từng bị tranh chấp, Chứng nhận Hoàn thành DocuSign sẽ cung cấp bằng chứng được đánh dấu thời gian về người đã ký tài liệu và khi nào.

Cách 3: iPhone và iPad (Tích hợp sẵn, không cần ứng dụng)

iOS và iPadOS có tính năng ký PDF gốc được tích hợp trong ứng dụng Tệp và ứng dụng Thư mà không cần có công cụ của bên thứ ba.

1. Mở tệp PDF trong ứng dụng Tệp hoặc chạm và giữ tệp đính kèm trong Thư và chọn Đánh dấu.
2. Nhấn vào biểu tượng bút chì để mở thanh công cụ Đánh dấu.
3. Nhấn vào nút dấu cộng ở dưới cùng bên phải và chọn Chữ ký.
4. Vẽ chữ ký của bạn bằng ngón tay hoặc Apple Pencil. Bạn có thể lưu nó để sử dụng trong tương lai.
5. Kéo chữ ký đến đúng vị trí và thay đổi kích thước nếu cần.
6. Nhấn vào Xong để lưu tệp PDF đã ký.

Phương pháp này xử lý mọi thứ trên thiết bị của bạn. Không có gì được tải lên bất kỳ máy chủ nào, điều này khiến nó rất phù hợp với các tài liệu bí mật mà bạn không muốn gửi lên dịch vụ đám mây.

Phương pháp 4: Thiết bị Android

Android không có công cụ ký PDF tích hợp phổ biến, nhưng Adobe Acrobat Reader dành cho Android là miễn phí và cung cấp tính năng Điền và Ký tương tự được mô tả trong Phương pháp 1. Ứng dụng Adobe Điền và Ký cũng có sẵn riêng biệt và được tối ưu hóa đặc biệt cho việc hoàn thành biểu mẫu trên thiết bị di động.

Đối với người dùng thiết bị Samsung, Samsung Notes và Samsung Internet đều bao gồm các công cụ chú thích có thể được sử dụng để đặt chữ ký trên trang PDF, mặc dù quy trình làm việc kém hợp lý hơn Acrobat Reader.

Phương pháp 5: Mac Sử dụng Bản xem trước (Hoàn toàn miễn phí, Không tải lên)

macOS Preview có tính năng chữ ký, đây là một trong những tùy chọn ký miễn phí thuận tiện nhất hiện có trên mọi nền tảng.

1. Mở tệp PDF trong Bản xem trước.
2. Nhấp vào nút Thanh công cụ đánh dấu (biểu tượng bút chì ở trên cùng bên phải).
3. Nhấp vào nút Chữ ký trên thanh công cụ đánh dấu.
4. Bạn có thể tạo chữ ký bằng máy ảnh của máy Mac bằng cách giữ một mảnh giấy đã ký trước máy ảnh hoặc bằng cách vẽ trên bàn di chuột.
5. Sau khi tạo xong nhấn vào chữ ký đã lưu để chèn vào tài liệu.
6. Kéo nó vào đúng vị trí và lưu tập tin.

Bản xem trước lưu trữ chữ ký của bạn để sử dụng lại, điều này giúp cho các lần ký tiếp theo thậm chí còn nhanh hơn. Giống như phương pháp iOS, mọi thứ vẫn ở trên thiết bị của bạn.

Những tài liệu nào không thể được ký điện tử

Chữ ký điện tử không có giá trị cho tất cả các loại tài liệu. Các loại sau đây thường yêu cầu chữ ký viết tay có chứng kiến, công chứng hoặc thủ tục chính thức cụ thể: di chúc và di chúc, giấy tờ nhận con nuôi, một số tài liệu chuyển nhượng tài sản ở một số khu vực pháp lý, lệnh của tòa án và các công cụ chuyển nhượng như séc và hối phiếu nhận nợ.

Nếu bạn không chắc chắn liệu chữ ký điện tử có hợp lệ về mặt pháp lý đối với một tài liệu cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình hay không, hãy nhận tư vấn pháp lý trước khi dựa vào nó. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các hợp đồng quốc tế nơi luật pháp của nhiều quốc gia có thể được áp dụng đồng thời.

Phần kết luận

Ký PDF kỹ thuật số là hoàn thiện, hợp pháp và có sẵn miễn phí trên mọi thiết bị chính. Đối với các tài liệu kinh doanh hàng ngày, tính năng Điền và Ký của Adobe Acrobat Reader hoặc các công cụ tích hợp trong thiết bị của bạn sẽ xử lý công việc trong vòng chưa đầy hai phút. Đối với các hợp đồng hoặc tài liệu có giá trị cao cần quy trình kiểm tra, DocuSign và Adobe Sign cung cấp tài liệu và bảo mật bổ sung mà những tình huống đó yêu cầu.

Nếu bạn cần chuẩn bị một tệp PDF để ký bằng cách thêm các trường biểu mẫu, hãy xem hướng dẫn về cách làm cho tệp PDF có thể điền được. Để nén tệp PDF đã ký trước khi gửi, hãy sử dụng công cụ nén miễn phí tại PDFTools.