كيفية التوقيع على ملف PDF رقميًا دون طباعته: دليل خطوة بخطوة

دورة الطباعة والتوقيع والمسح الضوئي غير ضرورية

يتم إنفاق قدر كبير من الوقت المكتبي على عملية غير ضرورية على الإطلاق. يرسل شخص ما ملف PDF يحتاج إلى توقيع. يقوم المستلم بطباعته، وتوقيعه بالقلم، ثم مسحه ضوئيًا مرة أخرى إلى ملف رقمي، وإرسال المسح الناتج بالبريد الإلكتروني. تستغرق الدورة بأكملها من 5 إلى 10 دقائق، وتتطلب طابعة وماسحة ضوئية، وتنتج مستندًا بجودة أقل من ما تم إرساله في الأصل.

لقد جعل توقيع PDF الرقمي هذه العملية زائدة عن الحاجة بالنسبة لمعظم أنواع المستندات. في معظم البلدان، تحمل التوقيعات الإلكترونية نفس الوزن القانوني الذي تتمتع به التوقيعات المكتوبة بخط اليد. الأدوات المطلوبة مجانية وسريعة ومتوفرة على كل الأجهزة الرئيسية. يغطي هذا الدليل الطرق الأكثر موثوقية لكل نظام أساسي حتى تتمكن من التخلص من سير عمل الطباعة والتوقيع والمسح الضوئي بشكل دائم.

التوقيع الإلكتروني مقابل التوقيع الرقمي: فهم الفرق

يتم استخدام هذين المصطلحين بالتبادل في المحادثات اليومية، لكنهما مختلفان من الناحية الفنية، والفرق مهم بالنسبة للمستندات عالية المخاطر.

التوقيع الإلكتروني هو أي علامة رقمية تشير إلى نية التوقيع. يتضمن ذلك كتابة اسمك، أو النقر فوق الزر "أوافق"، أو رسم توقيعك باستخدام الماوس، أو وضع صورة ممسوحة ضوئيًا لتوقيعك المكتوب بخط اليد على المستند. تعتبر التوقيعات الإلكترونية صالحة من الناحية القانونية في معظم الولايات القضائية لمعظم أنواع المستندات التجارية بموجب التشريعات مثل قانون ESIGN الأمريكي، ولائحة الاتحاد الأوروبي eIDAS، والقوانين المماثلة في المملكة المتحدة ودول الكومنولث.

التوقيع الرقمي هو نوع محدد من التوقيع الإلكتروني يستخدم التشفير لربط التوقيع بكل من هوية الموقع ومحتوى المستند. إذا قام أي شخص بتعديل المستند بعد التوقيع، يصبح التوقيع الرقمي غير صالح رياضيًا ويتم إخطار القراء على الفور. تتطلب التوقيعات الرقمية شهادة صادرة عن مرجع مصدق موثوق به، وتُستخدم عادةً للعقود عالية القيمة والمستندات المنظمة والطلبات الحكومية.

بالنسبة لمستندات الأعمال اليومية مثل اتفاقيات التوظيف وعقود الخدمة واتفاقيات عدم الإفصاح، يعد التوقيع الإلكتروني كافيًا من الناحية القانونية. بالنسبة للمستندات الموثقة وملفات المحكمة والأدوات المالية المنظمة، استشر أحد المتخصصين القانونيين حول ما هو مطلوب في نطاق سلطتك القضائية.

الطريقة الأولى: Adobe Acrobat Reader (مجاني، لجميع الأنظمة الأساسية)

يتضمن الإصدار المجاني من برنامج Adobe Acrobat Reader ميزة توقيع أساسية تسمى "Fill and Sign" والتي تعمل على أنظمة التشغيل Windows وMac وiOS وAndroid.

1. افتح ملف PDF الخاص بك في Adobe Acrobat Reader.
2. انقر فوق "أدوات" في شريط القائمة وحدد "تعبئة وتوقيع".
3. انقر فوق الزر "تسجيل" في شريط الأدوات الذي يظهر.
4. اختر ما إذا كنت تريد كتابة اسمك، أو رسم توقيعك باستخدام الماوس أو شاشة اللمس، أو تحميل صورة لتوقيعك المكتوب بخط اليد.
5. انقر حيث تريد وضع التوقيع على المستند.
6. انتقل إلى ملف ثم حفظ باسم لحفظ النسخة الموقعة.

يؤدي هذا إلى إنشاء توقيع إلكتروني مضمن في ملف PDF. سيتم فتح المستند بشكل طبيعي لأي مستلم دون الحاجة إلى أن يكون لديه تطبيق معين. التوقيع مرئي ودائم، على الرغم من أنه لا يحمل التحقق من التشفير.

الطريقة الثانية: DocuSign (معيار الصناعة للأعمال)

DocuSign هي خدمة التوقيع الإلكتروني الأكثر قبولًا على نطاق واسع في بيئات الأعمال، خاصة في الولايات المتحدة والمملكة المتحدة والاتحاد الأوروبي. تسمح خطتها الشخصية المجانية بثلاثة طلبات توقيع شهريًا، وهو ما يكفي للاستخدام العرضي.

1. قم بإنشاء حساب مجاني على docusign.com.
2. قم بتحميل ملف PDF الخاص بك من جهازك أو Google Drive أو Dropbox.
3. أضف حقول التوقيع إلى المستند عن طريق سحبها إلى المواقع الصحيحة.
4. إذا كان الآخرون بحاجة إلى التوقيع، فأضف عناوين بريدهم الإلكتروني كمستلمين.
5. أكمل عملية التوقيع بالنقر فوق حقل التوقيع الخاص بك واختيار نمط التوقيع الخاص بك وتطبيقه.
6. قم بتنزيل الوثيقة الموقعة. وهي تتضمن شهادة إكمال مع مسار تدقيق يوضح من قام بالتوقيع ومتى ومن أي عنوان IP.

يعد مسار التدقيق ذا قيمة خاصة بالنسبة للمستندات الحساسة من الناحية القانونية. إذا تم التنازع على التوقيع في أي وقت، فإن شهادة إكمال DocuSign توفر دليلاً بختم زمني يوضح من قام بتوقيع المستند ومتى.

الطريقة الثالثة: iPhone وiPad (مدمجان، لا حاجة إلى تطبيق)

يحتوي iOS وiPadOS على توقيع PDF أصلي مدمج في تطبيق الملفات وتطبيق البريد، دون الحاجة إلى أدوات تابعة لجهات خارجية.

1. افتح ملف PDF في تطبيق الملفات، أو اضغط مع الاستمرار على أحد المرفقات في البريد واختر توصيف.
2. اضغط على أيقونة القلم الرصاص لفتح شريط أدوات التوصيف.
3. اضغط على زر علامة الجمع في أسفل اليمين واختر التوقيع.
4. ارسم توقيعك بإصبعك أو بقلم Apple Pencil. يمكنك حفظه للاستخدام في المستقبل.
5. اسحب التوقيع إلى الموضع الصحيح وقم بتغيير حجمه حسب الحاجة.
6. اضغط على تم لحفظ ملف PDF الموقع.

تعالج هذه الطريقة كل شيء على جهازك. لا يتم تحميل أي شيء على أي خادم، مما يجعله مناسبًا تمامًا للمستندات السرية التي لا ترغب في إرسالها إلى الخدمة السحابية.

الطريقة الرابعة: أجهزة أندرويد

لا يحتوي نظام Android على أداة توقيع PDF مدمجة عالمية، ولكن Adobe Acrobat Reader لنظام Android مجاني ويوفر نفس ميزة التعبئة والتوقيع الموضحة في الطريقة الأولى. كما يتوفر تطبيق Adobe fill and Sign بشكل منفصل وتم تحسينه خصيصًا لإكمال نموذج الهاتف المحمول.

بالنسبة لمستخدمي أجهزة Samsung، يشتمل كل من Samsung Notes وSamsung Internet على أدوات التعليقات التوضيحية التي يمكن استخدامها لوضع توقيع على صفحة PDF، على الرغم من أن سير العمل أقل انسيابية من Acrobat Reader.

الطريقة الخامسة: استخدام نظام Mac للمعاينة (مجاني تمامًا، بدون تحميل)

يحتوي macOS Preview على ميزة التوقيع التي تعد واحدة من خيارات التوقيع المجانية الأكثر ملاءمة المتوفرة على أي نظام أساسي.

1. افتح ملف PDF في المعاينة.
2. انقر فوق زر شريط أدوات التوصيف (أيقونة القلم الرصاص في أعلى اليمين).
3. انقر فوق زر التوقيع في شريط أدوات العلامات.
4. يمكنك إنشاء توقيع باستخدام كاميرا جهاز Mac الخاص بك عن طريق وضع قطعة ورق موقعة أمام الكاميرا، أو عن طريق الرسم على لوحة التتبع.
5. بمجرد إنشائه، انقر فوق التوقيع المحفوظ لإدراجه في المستند.
6. اسحبه إلى الموضع الصحيح واحفظ الملف.

تقوم المعاينة بتخزين توقيعك لإعادة استخدامه، مما يجعل التوقيعات اللاحقة أسرع. مثل طريقة iOS، يبقى كل شيء على جهازك.

ما هي المستندات التي لا يمكن توقيعها رقميًا؟

التوقيعات الإلكترونية غير صالحة لجميع أنواع المستندات. تتطلب الفئات التالية عادةً توقيعات مكتوبة بخط اليد أو توثيقًا أو إجراءات رسمية محددة: الوصايا والوصايا، وأوراق التبني، وبعض مستندات نقل الملكية في بعض الولايات القضائية، وأوامر المحكمة، والأدوات القابلة للتداول مثل الشيكات والسندات الإذنية.

إذا لم تكن متأكدًا مما إذا كان التوقيع الإلكتروني صالحًا من الناحية القانونية لمستند معين في ولايتك القضائية، فاحصل على المشورة القانونية قبل الاعتماد عليه. وهذا مهم بشكل خاص بالنسبة للعقود الدولية حيث قد يتم تطبيق قوانين عدة دول في وقت واحد.

خاتمة

يُعد التوقيع الرقمي لملفات PDF أمرًا ناضجًا وقانونيًا ومتاحًا مجانًا على كل الأجهزة الرئيسية. بالنسبة لمستندات الأعمال اليومية، تتعامل ميزة التعبئة والتسجيل في Adobe Acrobat Reader أو الأدوات المدمجة بجهازك مع المهمة في أقل من دقيقتين. بالنسبة للعقود أو المستندات عالية القيمة التي تحتاج إلى مسار تدقيق، يوفر DocuSign وAdobe Sign الأمان الإضافي والوثائق التي تتطلبها تلك المواقف.

إذا كنت بحاجة إلى إعداد ملف PDF للتوقيع عن طريق إضافة حقول النموذج، فراجع الدليل الخاص بكيفية جعل ملف PDF قابلاً للتعبئة. لضغط ملف PDF موقع قبل إرساله، استخدم أداة الضغط المجانية في PDFTools.