Jak digitálně podepsat PDF bez jeho vytištění: Průvodce krok za krokem

Cyklus tisk-podpis-skenování je zbytečný

Značné množství kancelářského času je vynaloženo na zcela zbytečný proces. Někdo odešle PDF, které potřebuje podpis. Příjemce jej vytiskne, podepíše perem, naskenuje zpět do digitálního souboru a výsledný sken odešle e-mailem. Celý cyklus trvá 5 až 10 minut, vyžaduje tiskárnu a skener a vytváří dokument nižší kvality, než byl původně odeslán.

Digitální podepisování PDF učinilo tento proces pro většinu typů dokumentů nadbytečným. Ve většině zemí mají elektronické podpisy stejnou právní váhu jako ručně psané. Potřebné nástroje jsou bezplatné, rychlé a dostupné na každém hlavním zařízení. Tato příručka popisuje nejspolehlivější metody pro každou platformu, takže můžete trvale eliminovat pracovní postup tisku, skenování a skenování.

Elektronický podpis vs digitální podpis: Pochopení rozdílu

Tyto dva termíny se v každodenní konverzaci používají zaměnitelně, ale technicky se liší a rozdíl je důležitý u dokumentů s vysokým sázkou.

Elektronický podpis je jakákoli digitální značka, která vyjadřuje záměr podepsat. To zahrnuje napsání svého jména, kliknutí na tlačítko Souhlasím, nakreslení podpisu myší nebo umístění naskenovaného obrázku svého vlastnoručního podpisu do dokumentu. Elektronické podpisy jsou právně platné ve většině jurisdikcí pro většinu typů komerčních dokumentů podle legislativy, jako je americký zákon ESIGN, nařízení EU eIDAS a podobné zákony ve Spojeném království a zemích Commonwealthu.

Digitální podpis je specifický typ elektronického podpisu, který používá kryptografii k propojení podpisu jak s identitou podepisujícího, tak s obsahem dokumentu. Pokud někdo po podpisu dokument upraví, digitální podpis se stane matematicky neplatným a čtenáři jsou okamžitě informováni. Digitální podpisy vyžadují certifikát vydaný důvěryhodnou certifikační autoritou a obvykle se používají pro smlouvy s vysokou hodnotou, regulované dokumenty a vládní podání.

Pro běžné obchodní dokumenty, jako jsou pracovní smlouvy, servisní smlouvy a smlouvy o mlčenlivosti, je z právního hlediska dostačující elektronický podpis. Pokud jde o notářsky ověřené dokumenty, soudní podání a regulované finanční nástroje, poraďte se s právníkem o tom, co je vyžadováno ve vaší jurisdikci.

Metoda 1: Adobe Acrobat Reader (zdarma, všechny platformy)

Bezplatná verze Adobe Acrobat Reader obsahuje základní funkci podepisování s názvem Fill and Sign, která funguje na Windows, Mac, iOS a Android.

1. Otevřete soubor PDF v aplikaci Adobe Acrobat Reader.
2. Klikněte na Nástroje na panelu nabídek a vyberte Vyplnit a podepsat.
3. Klepněte na tlačítko Podepsat na panelu nástrojů, který se zobrazí.
4. Vyberte, zda chcete napsat své jméno, nakreslit svůj podpis pomocí myši nebo dotykové obrazovky nebo nahrát obrázek svého vlastnoručního podpisu.
5. Klepněte na místo, kam chcete v dokumentu umístit podpis.
6. Přejděte na Soubor a Uložit jako a uložte podepsanou verzi.

Tím se vytvoří elektronický podpis vložený do PDF. Dokument se otevře normálně pro všechny příjemce, aniž by museli mít konkrétní aplikaci. Podpis je viditelný a trvalý, i když nepodléhá kryptografickému ověření.

Metoda 2: DocuSign (Industry Standard for Business)

DocuSign je nejrozšířenější služba elektronického podpisu v obchodním prostředí, zejména v USA, Velké Británii a EU. Jeho bezplatný osobní tarif umožňuje tři žádosti o podpis za měsíc, což je dostačující pro příležitostné použití.

1. Vytvořte si bezplatný účet na docusign.com.
2. Nahrajte soubor PDF ze svého zařízení, Disku Google nebo Dropboxu.
3. Přidejte pole podpisu do dokumentu jejich přetažením na správná místa.
4. Pokud se ostatní potřebují podepsat, přidejte jejich e-mailové adresy jako příjemce.
5. Dokončete proces podepisování kliknutím na pole podpisu, výběrem stylu podpisu a jeho použitím.
6. Stáhněte si podepsaný dokument. Obsahuje certifikát o dokončení s auditní stopou, která ukazuje, kdo, kdy a z jaké IP adresy.

Auditní stopa je zvláště cenná u právně citlivých dokumentů. Pokud je podpis někdy zpochybněn, DocuSign Certificate of Completion poskytuje časovým razítkem důkaz o tom, kdo a kdy dokument podepsal.

Metoda 3: iPhone a iPad (vestavěné, není potřeba žádná aplikace)

iOS a iPadOS mají nativní podepisování PDF vestavěné do aplikací Soubory a Pošta, bez potřeby nástrojů třetích stran.

1. Otevřete PDF v aplikaci Soubory nebo klepněte a podržte přílohu v Mailu a zvolte Označení.
2. Klepnutím na ikonu tužky otevřete panel nástrojů Značky.
3. Klepněte na tlačítko plus vpravo dole a vyberte Podpis.
4. Nakreslete svůj podpis prstem nebo Apple Pencil. Můžete si jej uložit pro budoucí použití.
5. Přetáhněte podpis na správné místo a změňte jeho velikost podle potřeby.
6. Klepnutím na Hotovo uložíte podepsaný PDF.

Tato metoda zpracuje vše na vašem zařízení. Na žádný server se nic nenahrává, takže se dobře hodí pro důvěrné dokumenty, které nechcete posílat do cloudové služby.

Metoda 4: Zařízení Android

Android nemá univerzální vestavěný nástroj pro podepisování PDF, ale Adobe Acrobat Reader pro Android je zdarma a poskytuje stejnou funkci Fill and Sign popsanou v metodě 1. Aplikace Adobe Fill and Sign je k dispozici také samostatně a je optimalizována speciálně pro mobilní vyplňování formulářů.

Pro uživatele zařízení Samsung, Samsung Notes a Samsung Internet oba obsahují nástroje pro poznámky, které lze použít k umístění podpisu na stránku PDF, i když pracovní postup je méně efektivní než Acrobat Reader.

Metoda 5: Mac pomocí náhledu (zcela zdarma, bez nahrávání)

macOS Preview má funkci podpisu, která je jednou z nejpohodlnějších možností bezplatného podepisování dostupných na jakékoli platformě.

1. Otevřete PDF v náhledu.
2. Klikněte na tlačítko Markup Toolbar (ikona tužky vpravo nahoře).
3. Klepněte na tlačítko Podpis na panelu nástrojů pro označování.
4. Podpis můžete vytvořit pomocí fotoaparátu Macu přiložením podepsaného papíru ke kameře nebo kreslením na trackpad.
5. Po vytvoření klikněte na uložený podpis a vložte jej do dokumentu.
6. Přetáhněte jej na správné místo a uložte soubor.

Náhled ukládá váš podpis pro opětovné použití, díky čemuž jsou následné podepisování ještě rychlejší. Stejně jako metoda iOS zůstává vše na vašem zařízení.

Které dokumenty nelze digitálně podepsat

Elektronické podpisy nejsou platné pro všechny typy dokumentů. Následující kategorie obvykle vyžadují vlastnoruční podpisy, notářské ověření nebo specifické formální postupy: závěti a závěti, dokumenty o adopci, určité dokumenty o převodu majetku v některých jurisdikcích, soudní příkazy a obchodovatelné nástroje, jako jsou šeky a směnky.

Pokud si nejste jisti, zda je elektronický podpis pro konkrétní dokument ve vaší jurisdikci právně platný, požádejte o právní radu, než se na něj spolehnete. To je důležité zejména u mezinárodních smluv, kde může platit zákony více zemí současně.

Závěr

Digitální podepisování PDF je vyspělé, legální a dostupné zdarma na každém hlavním zařízení. Pro každodenní obchodní dokumenty zvládnou funkci Vyplnit a podepsat Adobe Acrobat Reader nebo vestavěné nástroje vašeho zařízení práci za méně než dvě minuty. U smluv s vysokou hodnotou nebo dokumentů, které vyžadují auditní záznam, poskytují DocuSign a Adobe Sign dodatečné zabezpečení a dokumentaci, kterou tyto situace vyžadují.

Pokud potřebujete připravit PDF k podpisu přidáním polí formuláře, podívejte se na průvodce, jak vytvořit PDF vyplnitelný. Pro komprimaci podepsaného PDF před odesláním použijte bezplatný nástroj pro kompresi na PDFTools.