Hoe om 'n PDF digitaal te onderteken sonder om dit te druk: 'n Stap-vir-stap-gids

Die druk-teken-skandering-siklus is onnodig

'n Merkwaardige hoeveelheid kantoortyd word aan 'n heeltemal onnodige proses bestee. Iemand stuur 'n PDF wat 'n handtekening nodig het. Die ontvanger druk dit uit, teken dit met 'n pen, skandeer dit terug in 'n digitale lêer, en e-pos die gevolglike skandering. Die hele siklus neem 5 tot 10 minute, vereis 'n drukker en 'n skandeerder, en lewer 'n laer kwaliteit dokument as wat oorspronklik gestuur is.

Digitale PDF-ondertekening het hierdie proses oorbodig gemaak vir die meeste dokumenttipes. In die meeste lande dra elektroniese handtekeninge dieselfde wetlike gewig as handgeskrewe handtekeninge. Die nodige gereedskap is gratis, vinnig en beskikbaar op elke groot toestel. Hierdie gids dek die mees betroubare metodes vir elke platform sodat jy die druk-teken-skandering-werkvloei permanent kan uitskakel.

Elektroniese handtekening vs digitale handtekening: Verstaan ​​​​die verskil

Hierdie twee terme word uitruilbaar in alledaagse gesprekke gebruik, maar hulle verskil tegnies, en die verskil maak saak vir hoë-belang dokumente.

'n Elektroniese handtekening is enige digitale merk wat die voorneme om te onderteken aandui. Dit sluit in om jou naam in te tik, 'n Ek stem saam-knoppie te klik, jou handtekening met 'n muis te teken, of om 'n geskandeerde prent van jou handgeskrewe handtekening op 'n dokument te plaas. Elektroniese handtekeninge is wetlik geldig in die meeste jurisdiksies vir die meeste kommersiële dokumenttipes onder wetgewing soos die Amerikaanse ESIGN-wet, die EU eIDAS-regulasie en soortgelyke wette in die VK en Statebondslande.

'n Digitale handtekening is 'n spesifieke tipe elektroniese handtekening wat kriptografie gebruik om die handtekening aan beide die ondertekenaar se identiteit en die dokumentinhoud te koppel. As iemand die dokument wysig na ondertekening, word die digitale handtekening wiskundig ongeldig en word lesers onmiddellik in kennis gestel. Digitale handtekeninge vereis 'n sertifikaat wat deur 'n betroubare sertifikaatowerheid uitgereik word en word tipies gebruik vir hoëwaardekontrakte, gereguleerde dokumente en regeringsvoorleggings.

Vir alledaagse besigheidsdokumente soos diensooreenkomste, dienskontrakte en NDA's is 'n elektroniese handtekening wetlik voldoende. Vir notariële dokumente, hofaansoeke en gereguleerde finansiële instrumente, raadpleeg 'n regspersoon oor wat in jou jurisdiksie vereis word.

Metode 1: Adobe Acrobat Reader (gratis, alle platforms)

Adobe Acrobat Reader, die gratis weergawe, bevat 'n basiese ondertekeningsfunksie genaamd Fill and Sign wat op Windows, Mac, iOS en Android werk.

1. Maak jou PDF oop in Adobe Acrobat Reader.
2. Klik op Tools in die kieslysbalk en kies Vul en teken.
3. Klik op die Teken-knoppie in die nutsbalk wat verskyn.
4. Kies of jy jou naam wil tik, jou handtekening met 'n muis of raakskerm wil teken, of 'n prent van jou handgeskrewe handtekening oplaai.
5. Klik waar jy die handtekening op die dokument wil plaas.
6. Gaan na Lêer en Stoor as om die getekende weergawe te stoor.

Dit skep 'n elektroniese handtekening wat in die PDF ingebed is. Die dokument sal normaalweg oopmaak vir enige ontvanger sonder dat hulle 'n spesifieke toepassing moet hê. Die handtekening is sigbaar en permanent, hoewel dit nie kriptografiese verifikasie dra nie.

Metode 2: DocuSign (bedryfstandaard vir besigheid)

DocuSign is die mees algemeen aanvaarde e-handtekeningdiens in besigheidsinstellings, veral in die VSA, VK en EU. Die gratis persoonlike plan laat drie handtekeningversoeke per maand toe, wat voldoende is vir af en toe gebruik.

1. Skep 'n gratis rekening by docusign.com.
2. Laai jou PDF op vanaf jou toestel, Google Drive of Dropbox.
3. Voeg handtekeningvelde by die dokument deur dit na die korrekte liggings te sleep.
4. As ander moet teken, voeg hul e-posadresse as ontvangers by.
5. Voltooi die ondertekeningsproses deur op jou handtekeningveld te klik, jou handtekeningstyl te kies en dit toe te pas.
6. Laai die ondertekende dokument af. Dit sluit 'n voltooiingsertifikaat in met 'n ouditspoor wat wys wie geteken het, wanneer en vanaf watter IP-adres.

Die ouditspoor is veral waardevol vir regsensitiewe dokumente. As 'n handtekening ooit betwis word, verskaf die DocuSign-voltooiingsertifikaat tydstempelbewyse van wie die dokument onderteken het en wanneer.

Metode 3: iPhone en iPad (ingebou, geen toepassing nodig nie)

iOS en iPadOS het inheemse PDF-ondertekening ingebou in die Lêers-toepassing en die Mail-toepassing, met geen derdeparty-nutsgoed wat nodig is nie.

1. Maak die PDF oop in die Lêers-toepassing, of tik en hou 'n aanhegsel in Mail en kies Markup.
2. Tik die potloodikoon om die Markup-nutsbalk oop te maak.
3. Tik die plusknoppie regs onder en kies Handtekening.
4. Teken jou handtekening met jou vinger of Apple Potlood. Jy kan dit stoor vir toekomstige gebruik.
5. Sleep die handtekening na die regte posisie en verander die grootte daarvan soos nodig.
6. Tik Klaar om die ondertekende PDF te stoor.

Hierdie metode verwerk alles op jou toestel. Niks word na enige bediener opgelaai nie, wat dit goed geskik maak vir vertroulike dokumente wat jy nie na 'n wolkdiens wil stuur nie.

Metode 4: Android-toestelle

Android het nie 'n universele ingeboude PDF-ondertekeninginstrument nie, maar Adobe Acrobat Reader vir Android is gratis en bied dieselfde Vul en Teken-kenmerk wat in Metode 1 beskryf word. Die Adobe Fill and Sign-toepassing is ook afsonderlik beskikbaar en is spesifiek vir mobiele vormvoltooiing geoptimaliseer.

Vir Samsung-toestelgebruikers, bevat Samsung Notes en Samsung Internet albei annotasie-instrumente wat gebruik kan word om 'n handtekening op 'n PDF-bladsy te plaas, hoewel die werkvloei minder vaartbelyn is as Acrobat Reader.

Metode 5: Mac met voorskou (heeltemal gratis, geen oplaai)

macOS Preview het 'n handtekeningfunksie wat een van die gerieflikste gratis ondertekeningsopsies is wat op enige platform beskikbaar is.

1. Maak die PDF oop in Voorskou.
2. Klik op die Markup Toolbar-knoppie (die potloodikoon regs bo).
3. Klik op die Handtekening-knoppie in die opmerk-nutsbalk.
4. Jy kan 'n handtekening met jou Mac se kamera skep deur 'n getekende stuk papier teen die kamera te hou, of deur op die stuurvlak te teken.
5. Sodra dit geskep is, klik die gestoorde handtekening om dit in die dokument in te voeg.
6. Sleep dit na die regte posisie en stoor die lêer.

Voorskou stoor jou handtekening vir hergebruik, wat daaropvolgende ondertekenings selfs vinniger maak. Soos die iOS-metode, bly alles op jou toestel.

Watter dokumente kan nie digitaal onderteken word nie

Elektroniese handtekeninge is nie geldig vir alle dokumenttipes nie. Die volgende kategorieë vereis tipies getuie-handgeskrewe handtekeninge, notarisering of spesifieke formele prosedures: testamente en testamente, aannemingsdokumente, sekere eiendomsoordragdokumente in sommige jurisdiksies, hofbevele en onderhandelbare instrumente soos tjeks en promesse.

As jy onseker is of ’n elektroniese handtekening regsgeldig is vir ’n spesifieke dokument in jou jurisdiksie, kry regsadvies voordat jy daarop staatmaak. Dit is veral belangrik vir internasionale kontrakte waar verskeie lande se wette gelyktydig kan geld.

Gevolgtrekking

Digitale PDF-ondertekening is volwasse, wettig en gratis beskikbaar op elke groot toestel. Vir alledaagse besigheidsdokumente hanteer Adobe Acrobat Reader se Fill and Sign-funksie of jou toestel se ingeboude gereedskap die taak in minder as twee minute. Vir hoëwaarde-kontrakte of dokumente wat 'n ouditspoor benodig, verskaf DocuSign en Adobe Sign die bykomende sekuriteit en dokumentasie wat daardie situasies vereis.

As jy 'n PDF vir ondertekening moet voorberei deur vormvelde by te voeg, sien die gids oor hoe om 'n PDF invulbaar te maak. Om 'n getekende PDF saam te druk voordat dit gestuur word, gebruik die gratis kompressie-instrument by PDFTools.