Como assinar um PDF digitalmente sem imprimi-lo: um guia passo a passo

O ciclo Imprimir-Sinal-Digitalizar é desnecessário

Uma quantidade notável de tempo de escritório é gasta em um processo completamente desnecessário. Alguém envia um PDF que precisa de assinatura. O destinatário imprime, assina com uma caneta, digitaliza novamente em um arquivo digital e envia por e-mail a digitalização resultante. Todo o ciclo leva de 5 a 10 minutos, requer impressora e scanner e produz um documento de qualidade inferior ao enviado originalmente.

A assinatura digital de PDF tornou esse processo redundante para a maioria dos tipos de documentos. Na maioria dos países, as assinaturas electrónicas têm o mesmo peso legal que as manuscritas. As ferramentas necessárias são gratuitas, rápidas e estão disponíveis em todos os principais dispositivos. Este guia aborda os métodos mais confiáveis ​​para cada plataforma para que você possa eliminar permanentemente o fluxo de trabalho de impressão-sinal-digitalização.

Assinatura Eletrônica vs Assinatura Digital: Entendendo a Diferença

Esses dois termos são usados ​​indistintamente nas conversas cotidianas, mas são tecnicamente diferentes, e a diferença é importante para documentos de alto risco.

Uma assinatura eletrônica é qualquer marca digital que indica a intenção de assinar. Isso inclui digitar seu nome, clicar no botão Concordo, desenhar sua assinatura com o mouse ou colocar uma imagem digitalizada de sua assinatura manuscrita em um documento. As assinaturas eletrônicas são legalmente válidas na maioria das jurisdições para a maioria dos tipos de documentos comerciais sob legislação como a Lei ESIGN dos EUA, o Regulamento eIDAS da UE e leis semelhantes no Reino Unido e nos países da Commonwealth.

Uma assinatura digital é um tipo específico de assinatura eletrônica que usa criptografia para vincular a assinatura à identidade do signatário e ao conteúdo do documento. Se alguém modificar o documento após a assinatura, a assinatura digital torna-se matematicamente inválida e os leitores são notificados imediatamente. As assinaturas digitais exigem um certificado emitido por uma autoridade de certificação confiável e são normalmente usadas para contratos de alto valor, documentos regulamentados e envios governamentais.

Para documentos comerciais diários, como contratos de trabalho, contratos de serviços e NDAs, uma assinatura eletrônica é legalmente suficiente. Para documentos autenticados, registros judiciais e instrumentos financeiros regulamentados, consulte um profissional jurídico sobre o que é exigido em sua jurisdição.

Método 1: Adobe Acrobat Reader (gratuito, todas as plataformas)

Adobe Acrobat Reader, a versão gratuita, inclui um recurso básico de assinatura chamado Preencher e Assinar que funciona em Windows, Mac, iOS e Android.

1. Abra seu PDF no Adobe Acrobat Reader.
2. Clique em Ferramentas na barra de menu e selecione Preencher e assinar.
3. Clique no botão Assinar na barra de ferramentas que aparece.
4. Escolha se deseja digitar seu nome, desenhar sua assinatura com o mouse ou tela sensível ao toque ou fazer upload de uma imagem de sua assinatura manuscrita.
5. Clique onde deseja colocar a assinatura no documento.
6. Vá para Arquivo e Salvar como para salvar a versão assinada.

Isso cria uma assinatura eletrônica incorporada no PDF. O documento será aberto normalmente para qualquer destinatário, sem exigir que ele tenha um aplicativo específico. A assinatura é visível e permanente, embora não possua verificação criptográfica.

Método 2: DocuSign (padrão da indústria para empresas)

DocuSign é o serviço de assinatura eletrônica mais amplamente aceito em ambientes empresariais, especialmente nos EUA, Reino Unido e UE. Seu plano pessoal gratuito permite três solicitações de assinatura por mês, o que é suficiente para uso ocasional.

1. Crie uma conta gratuita em docusign.com.
2. Carregue seu PDF do seu dispositivo, Google Drive ou Dropbox.
3. Adicione campos de assinatura ao documento arrastando-os para os locais corretos.
4. Se outras pessoas precisarem assinar, adicione seus endereços de e-mail como destinatários.
5. Conclua o processo de assinatura clicando no campo de assinatura, escolhendo o estilo da assinatura e aplicando-o.
6. Baixe o documento assinado. Inclui um certificado de conclusão com uma trilha de auditoria mostrando quem assinou, quando e de qual endereço IP.

A trilha de auditoria é particularmente valiosa para documentos juridicamente sensíveis. Se uma assinatura for contestada, o Certificado de Conclusão DocuSign fornece evidência com carimbo de data/hora de quem assinou o documento e quando.

Método 3: iPhone e iPad (integrado, sem necessidade de aplicativo)

iOS e iPadOS possuem assinatura nativa de PDF integrada ao aplicativo Arquivos e ao aplicativo Mail, sem a necessidade de ferramentas de terceiros.

1. Abra o PDF no aplicativo Arquivos ou toque e segure um anexo no Mail e escolha Marcação.
2. Toque no ícone de lápis para abrir a barra de ferramentas de marcação.
3. Toque no botão de adição no canto inferior direito e escolha Assinatura.
4. Desenhe sua assinatura com o dedo ou com o Apple Pencil. Você pode salvá-lo para uso futuro.
5. Arraste a assinatura para a posição correta e redimensione-a conforme necessário.
6. Toque em Concluído para salvar o PDF assinado.

Este método processa tudo no seu dispositivo. Nada é carregado em nenhum servidor, o que o torna adequado para documentos confidenciais que você não deseja enviar para um serviço em nuvem.

Método 4: dispositivos Android

O Android não possui uma ferramenta universal de assinatura de PDF integrada, mas o Adobe Acrobat Reader para Android é gratuito e oferece o mesmo recurso Preencher e assinar descrito no Método 1. O aplicativo Adobe Fill and Sign também está disponível separadamente e é otimizado especificamente para preenchimento de formulário móvel.

Para usuários de dispositivos Samsung, o Samsung Notes e o Samsung Internet incluem ferramentas de anotação que podem ser usadas para colocar uma assinatura em uma página PDF, embora o fluxo de trabalho seja menos simplificado que o Acrobat Reader.

Método 5: Mac usando visualização (totalmente gratuito, sem upload)

O macOS Preview possui um recurso de assinatura que é uma das opções de assinatura gratuita mais convenientes disponíveis em qualquer plataforma.

1. Abra o PDF na visualização.
2. Clique no botão da barra de ferramentas de marcação (o ícone de lápis no canto superior direito).
3. Clique no botão Assinatura na barra de ferramentas de marcação.
4. Você pode criar uma assinatura usando a câmera do seu Mac, segurando um pedaço de papel assinado diante da câmera ou desenhando no trackpad.
5. Depois de criada, clique na assinatura salva para inseri-la no documento.
6. Arraste-o para a posição correta e salve o arquivo.

A visualização armazena sua assinatura para reutilização, o que torna as assinaturas subsequentes ainda mais rápidas. Assim como no método iOS, tudo permanece no seu dispositivo.

Quais documentos não podem ser assinados digitalmente

As assinaturas eletrônicas não são válidas para todos os tipos de documentos. As seguintes categorias normalmente exigem assinaturas manuscritas testemunhadas, reconhecimento de firma ou procedimentos formais específicos: testamentos e testamentos, documentos de adoção, certos documentos de transferência de propriedade em algumas jurisdições, ordens judiciais e instrumentos negociáveis, como cheques e notas promissórias.

Se você não tiver certeza se uma assinatura eletrônica é legalmente válida para um documento específico em sua jurisdição, procure aconselhamento jurídico antes de confiar nela. Isto é particularmente importante para contratos internacionais onde as leis de vários países podem ser aplicadas simultaneamente.

Conclusão

A assinatura digital de PDF é madura, legal e está disponível gratuitamente em todos os principais dispositivos. Para documentos comerciais do dia a dia, o recurso Preencher e assinar do Adobe Acrobat Reader ou as ferramentas integradas do seu dispositivo realizam o trabalho em menos de dois minutos. Para contratos ou documentos de alto valor que precisam de trilha de auditoria, o DocuSign e o Adobe Sign fornecem a segurança e a documentação adicionais que essas situações exigem.

Se você precisar preparar um PDF para assinatura adicionando campos de formulário, consulte o guia sobre como tornar um PDF preenchível. Para compactar um PDF assinado antes de enviá-lo, use a ferramenta de compactação gratuita do PDFTools.