Comment signer un PDF numériquement sans l'imprimer : un guide étape par étape

Le cycle d’impression-signature-numérisation n’est pas nécessaire

Une quantité considérable de temps de travail est consacrée à un processus totalement inutile. Quelqu'un envoie un PDF qui nécessite une signature. Le destinataire l'imprime, le signe avec un stylo, le numérise dans un fichier numérique et envoie par courrier électronique la numérisation résultante. L'ensemble du cycle prend 5 à 10 minutes, nécessite une imprimante et un scanner et produit un document de qualité inférieure à celui initialement envoyé.

La signature numérique de PDF a rendu ce processus redondant pour la plupart des types de documents. Dans la plupart des pays, les signatures électroniques ont le même poids juridique que les signatures manuscrites. Les outils nécessaires sont gratuits, rapides et disponibles sur tous les principaux appareils. Ce guide couvre les méthodes les plus fiables pour chaque plate-forme afin que vous puissiez éliminer définitivement le flux de travail d'impression-signature-numérisation.

Signature électronique vs signature numérique : comprendre la différence

Ces deux termes sont utilisés de manière interchangeable dans les conversations quotidiennes, mais ils sont techniquement différents et la différence est importante pour les documents à enjeux élevés.

Une signature électronique est toute marque numérique indiquant l'intention de signer. Cela inclut la saisie de votre nom, le clic sur un bouton J'accepte, le dessin de votre signature avec une souris ou le placement d'une image numérisée de votre signature manuscrite sur un document. Les signatures électroniques sont légalement valables dans la plupart des juridictions pour la plupart des types de documents commerciaux en vertu de législations telles que la loi américaine ESIGN, le règlement européen eIDAS et des lois similaires au Royaume-Uni et dans les pays du Commonwealth.

Une signature numérique est un type spécifique de signature électronique qui utilise la cryptographie pour lier la signature à la fois à l'identité du signataire et au contenu du document. Si quelqu'un modifie le document après la signature, la signature numérique devient mathématiquement invalide et les lecteurs en sont immédiatement informés. Les signatures numériques nécessitent un certificat délivré par une autorité de certification de confiance et sont généralement utilisées pour les contrats de grande valeur, les documents réglementés et les soumissions gouvernementales.

Pour les documents commerciaux quotidiens tels que les contrats de travail, les contrats de service et les NDA, une signature électronique est légalement suffisante. Pour les documents notariés, les dépôts judiciaires et les instruments financiers réglementés, consultez un professionnel du droit sur ce qui est requis dans votre juridiction.

Méthode 1 : Adobe Acrobat Reader (gratuit, toutes plateformes)

Adobe Acrobat Reader, la version gratuite, comprend une fonctionnalité de signature de base appelée Remplir et signer qui fonctionne sur Windows, Mac, iOS et Android.

1. Ouvrez votre PDF dans Adobe Acrobat Reader.
2. Cliquez sur Outils dans la barre de menu et sélectionnez Remplir et signer.
3. Cliquez sur le bouton Signer dans la barre d'outils qui apparaît.
4. Choisissez si vous souhaitez saisir votre nom, dessiner votre signature avec une souris ou un écran tactile, ou télécharger une image de votre signature manuscrite.
5. Cliquez à l'endroit où vous souhaitez placer la signature sur le document.
6. Accédez à Fichier et Enregistrer sous pour enregistrer la version signée.

Cela crée une signature électronique intégrée au PDF. Le document s'ouvrira normalement pour n'importe quel destinataire sans qu'il ait besoin d'une application spécifique. La signature est visible et permanente, même si elle ne comporte pas de vérification cryptographique.

Méthode 2 : DocuSign (Industry Standard for Business)

DocuSign est le service de signature électronique le plus largement accepté dans les entreprises, en particulier aux États-Unis, au Royaume-Uni et dans l'Union européenne. Son forfait personnel gratuit permet trois demandes de signature par mois, ce qui est suffisant pour un usage occasionnel.

1. Créez un compte gratuit sur docusign.com.
2. Téléchargez votre PDF depuis votre appareil, Google Drive ou Dropbox.
3. Ajoutez des champs de signature au document en les faisant glisser vers les emplacements appropriés.
4. Si d'autres personnes doivent signer, ajoutez leurs adresses e-mail en tant que destinataires.
5. Terminez le processus de signature en cliquant sur votre champ de signature, en choisissant votre style de signature et en l'appliquant.
6. Téléchargez le document signé. Il comprend un certificat d'achèvement avec une piste d'audit indiquant qui a signé, quand et à partir de quelle adresse IP.

La piste d’audit est particulièrement précieuse pour les documents juridiquement sensibles. Si une signature est contestée, le certificat d'achèvement DocuSign fournit une preuve horodatée de qui a signé le document et quand.

Méthode 3 : iPhone et iPad (intégrés, aucune application nécessaire)

iOS et iPadOS intègrent la signature PDF native dans l'application Fichiers et l'application Mail, sans qu'aucun outil tiers ne soit requis.

1. Ouvrez le PDF dans l'application Fichiers ou appuyez longuement sur une pièce jointe dans Mail et choisissez Annotation.
2. Appuyez sur l'icône en forme de crayon pour ouvrir la barre d'outils d'annotation.
3. Appuyez sur le bouton plus en bas à droite et choisissez Signature.
4. Dessinez votre signature avec votre doigt ou votre Apple Pencil. Vous pouvez le sauvegarder pour une utilisation future.
5. Faites glisser la signature vers la bonne position et redimensionnez-la si nécessaire.
6. Appuyez sur Terminé pour enregistrer le PDF signé.

Cette méthode traite tout sur votre appareil. Rien n'est téléchargé sur un serveur, ce qui le rend bien adapté aux documents confidentiels que vous ne souhaitez pas envoyer à un service cloud.

Méthode 4 : appareils Android

Android ne dispose pas d'un outil de signature PDF intégré universel, mais Adobe Acrobat Reader pour Android est gratuit et fournit la même fonctionnalité de remplissage et de signature décrite dans la méthode 1. L'application Adobe Fill and Sign est également disponible séparément et est optimisée spécifiquement pour le remplissage de formulaires mobiles.

Pour les utilisateurs d'appareils Samsung, Samsung Notes et Samsung Internet incluent tous deux des outils d'annotation qui peuvent être utilisés pour apposer une signature sur une page PDF, bien que le flux de travail soit moins rationalisé qu'Acrobat Reader.

Méthode 5 : Mac utilisant l'aperçu (entièrement gratuit, sans téléchargement)

macOS Preview dispose d'une fonctionnalité de signature qui est l'une des options de signature gratuites les plus pratiques disponibles sur n'importe quelle plate-forme.

1. Ouvrez le PDF dans Aperçu.
2. Cliquez sur le bouton de la barre d'outils d'annotation (l'icône en forme de crayon en haut à droite).
3. Cliquez sur le bouton Signature dans la barre d'outils de balisage.
4. Vous pouvez créer une signature à l'aide de l'appareil photo de votre Mac en plaçant un morceau de papier signé devant l'appareil photo ou en dessinant sur le trackpad.
5. Une fois créée, cliquez sur la signature enregistrée pour l'insérer dans le document.
6. Faites-le glisser vers la bonne position et enregistrez le fichier.

Preview stocke votre signature pour la réutiliser, ce qui rend les signatures ultérieures encore plus rapides. Comme avec la méthode iOS, tout reste sur votre appareil.

Quels documents ne peuvent pas être signés numériquement

Les signatures électroniques ne sont pas valables pour tous les types de documents. Les catégories suivantes nécessitent généralement des signatures manuscrites avec témoin, une légalisation ou des procédures formelles spécifiques : testaments, papiers d'adoption, certains documents de transfert de propriété dans certaines juridictions, ordonnances judiciaires et instruments négociables comme les chèques et les billets à ordre.

Si vous ne savez pas si une signature électronique est légalement valable pour un document spécifique dans votre juridiction, obtenez des conseils juridiques avant de vous y fier. Ceci est particulièrement important pour les contrats internationaux dans lesquels les lois de plusieurs pays peuvent s'appliquer simultanément.

Conclusion

La signature numérique de PDF est mature, légale et disponible gratuitement sur tous les principaux appareils. Pour les documents professionnels quotidiens, la fonction Remplir et signer d'Adobe Acrobat Reader ou les outils intégrés de votre appareil effectuent le travail en moins de deux minutes. Pour les contrats ou documents de grande valeur nécessitant une piste d’audit, DocuSign et Adobe Sign offrent la sécurité et la documentation supplémentaires que ces situations nécessitent.

Si vous devez préparer un PDF à signer en ajoutant des champs de formulaire, consultez le guide sur la façon de rendre un PDF remplissable. Pour compresser un PDF signé avant de l'envoyer, utilisez l'outil de compression gratuit de PDFTools.