วิธีเซ็นชื่อ PDF แบบดิจิทัลโดยไม่ต้องพิมพ์: คำแนะนำทีละขั้นตอน

รอบการพิมพ์-เซ็น-สแกนไม่จำเป็น

ใช้เวลาในสำนักงานเป็นจำนวนมากกับกระบวนการที่ไม่จำเป็นโดยสิ้นเชิง มีคนส่ง PDF ที่ต้องมีลายเซ็น ผู้รับพิมพ์เอกสาร เซ็นชื่อด้วยปากกา สแกนกลับเป็นไฟล์ดิจิทัล และส่งอีเมลผลการสแกน รอบทั้งหมดใช้เวลาประมาณ 5 ถึง 10 นาที ต้องใช้เครื่องพิมพ์และเครื่องสแกน และสร้างเอกสารคุณภาพต่ำกว่าที่ส่งมาครั้งแรก

การเซ็นชื่อ PDF แบบดิจิทัลทำให้กระบวนการนี้ซ้ำซ้อนกับประเภทเอกสารส่วนใหญ่ ในประเทศส่วนใหญ่ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีน้ำหนักทางกฎหมายเท่ากับลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือ เครื่องมือที่จำเป็นนั้นฟรี รวดเร็ว และพร้อมใช้งานบนอุปกรณ์หลักทุกเครื่อง คู่มือนี้ครอบคลุมวิธีการที่เชื่อถือได้มากที่สุดสำหรับทุกแพลตฟอร์ม ดังนั้นคุณจึงสามารถขจัดขั้นตอนการทำงานสแกนป้ายพิมพ์ได้อย่างถาวร

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กับลายเซ็นดิจิทัล: ทำความเข้าใจความแตกต่าง

คำสองคำนี้ใช้แทนกันได้ในการสนทนาในชีวิตประจำวัน แต่มีความแตกต่างทางเทคนิค และความแตกต่างก็สำคัญสำหรับเอกสารที่มีความเสี่ยงสูง

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์คือเครื่องหมายดิจิทัลใดๆ ที่แสดงเจตนาที่จะลงนาม ซึ่งรวมถึงการพิมพ์ชื่อของคุณ การคลิกปุ่มฉันยอมรับ การวาดลายเซ็นของคุณด้วยเมาส์ หรือการวางรูปภาพที่สแกนของลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือของคุณลงบนเอกสาร ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีผลถูกต้องตามกฎหมายในเขตอำนาจศาลส่วนใหญ่สำหรับประเภทเอกสารเชิงพาณิชย์ส่วนใหญ่ภายใต้กฎหมาย เช่น พระราชบัญญัติการออกแบบของสหรัฐอเมริกา ระเบียบข้อบังคับ eIDAS ของสหภาพยุโรป และกฎหมายที่คล้ายคลึงกันในสหราชอาณาจักรและประเทศในเครือจักรภพ

ลายเซ็นดิจิทัลคือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ประเภทหนึ่งที่ใช้การเข้ารหัสเพื่อเชื่อมโยงลายเซ็นกับทั้งข้อมูลประจำตัวของผู้ลงนามและเนื้อหาเอกสาร หากใครแก้ไขเอกสารหลังจากการลงนาม ลายเซ็นดิจิทัลจะไม่ถูกต้องทางคณิตศาสตร์และผู้อ่านจะได้รับแจ้งทันที ลายเซ็นดิจิทัลจำเป็นต้องมีใบรับรองที่ออกโดยผู้ออกใบรับรองที่เชื่อถือได้ และโดยทั่วไปจะใช้สำหรับสัญญาที่มีมูลค่าสูง เอกสารควบคุม และการส่งของรัฐบาล

สำหรับเอกสารทางธุรกิจในชีวิตประจำวัน เช่น ข้อตกลงการจ้างงาน สัญญาบริการ และ NDA ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ก็เพียงพอแล้วตามกฎหมาย สำหรับเอกสารที่ได้รับการรับรอง เอกสารที่ยื่นต่อศาล และเครื่องมือทางการเงินที่ได้รับการควบคุม โปรดปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายเกี่ยวกับสิ่งที่จำเป็นสำหรับเขตอำนาจศาลของคุณ

วิธีที่ 1: Adobe Acrobat Reader (ฟรี ทุกแพลตฟอร์ม)

Adobe Acrobat Reader เวอร์ชันฟรีมีฟีเจอร์การเซ็นชื่อพื้นฐานที่เรียกว่า Fill and Sign ซึ่งทำงานได้บน Windows, Mac, iOS และ Android

1. เปิด PDF ของคุณใน Adobe Acrobat Reader
2. คลิกเครื่องมือในแถบเมนูแล้วเลือกเติมและเซ็นชื่อ
3. คลิกปุ่มลงชื่อในแถบเครื่องมือที่ปรากฏขึ้น
4. เลือกว่าจะพิมพ์ชื่อของคุณ วาดลายเซ็นด้วยเมาส์หรือหน้าจอสัมผัส หรืออัปโหลดรูปภาพลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือของคุณ
5. คลิกตำแหน่งที่คุณต้องการวางลายเซ็นบนเอกสาร
6. ไปที่ไฟล์และบันทึกเป็นเพื่อบันทึกเวอร์ชันที่ลงนาม

ซึ่งจะสร้างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ฝังอยู่ใน PDF เอกสารจะเปิดตามปกติสำหรับผู้รับโดยไม่ต้องมีแอปเฉพาะ ลายเซ็นนั้นสามารถมองเห็นได้และถาวร แม้ว่าจะไม่มีการตรวจสอบการเข้ารหัสก็ตาม

วิธีที่ 2: DocuSign (มาตรฐานอุตสาหกรรมสำหรับธุรกิจ)

DocuSign เป็นบริการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวางที่สุดในการดำเนินธุรกิจ โดยเฉพาะในสหรัฐอเมริกา สหราชอาณาจักร และสหภาพยุโรป แผนส่วนตัวฟรีอนุญาตให้ขอลายเซ็นได้สามครั้งต่อเดือน ซึ่งเพียงพอสำหรับการใช้งานเป็นครั้งคราว

1. สร้างบัญชีฟรีที่ docusign.com
2. อัปโหลด PDF ของคุณจากอุปกรณ์ของคุณ, Google Drive หรือ Dropbox
3. เพิ่มฟิลด์ลายเซ็นลงในเอกสารโดยการลากไปยังตำแหน่งที่ถูกต้อง
4. หากผู้อื่นจำเป็นต้องลงนาม ให้เพิ่มที่อยู่อีเมลของตนเป็นผู้รับ
5. เสร็จสิ้นขั้นตอนการลงนามโดยคลิกช่องลายเซ็น เลือกรูปแบบลายเซ็นของคุณ แล้วนำไปใช้
6. ดาวน์โหลดเอกสารที่ลงนามแล้ว ประกอบด้วยใบรับรองความสมบูรณ์พร้อมเส้นทางการตรวจสอบที่แสดงว่าใครลงนาม เมื่อใด และมาจากที่อยู่ IP ใด

เส้นทางการตรวจสอบมีคุณค่าอย่างยิ่งสำหรับเอกสารที่มีความละเอียดอ่อนทางกฎหมาย หากลายเซ็นถูกโต้แย้ง ใบรับรองการเสร็จสิ้น DocuSign จะให้หลักฐานการประทับเวลาว่าใครลงนามในเอกสารและเมื่อใด

วิธีที่ 3: iPhone และ iPad (ในตัว ไม่จำเป็นต้องใช้แอพ)

iOS และ iPadOS มีการเซ็นชื่อ PDF ในตัวในแอพไฟล์และแอพเมล โดยไม่ต้องใช้เครื่องมือจากบริษัทอื่น

1. เปิด PDF ในแอพไฟล์ หรือแตะไฟล์แนบในเมลค้างไว้แล้วเลือกมาร์กอัป
2. แตะไอคอนดินสอเพื่อเปิดแถบเครื่องมือมาร์กอัป
3. แตะปุ่มบวกที่ด้านล่างขวาแล้วเลือกลายเซ็น
4. วาดลายเซ็นของคุณด้วยนิ้วหรือ Apple Pencil คุณสามารถบันทึกไว้เพื่อใช้ในอนาคตได้
5. ลากลายเซ็นไปยังตำแหน่งที่ถูกต้องและปรับขนาดตามต้องการ
6. แตะเสร็จสิ้นเพื่อบันทึก PDF ที่ลงนามแล้ว

วิธีนี้จะประมวลผลทุกอย่างบนอุปกรณ์ของคุณ ไม่มีการอัปโหลดไปยังเซิร์ฟเวอร์ใด ๆ ซึ่งทำให้เหมาะสำหรับเอกสารลับที่คุณไม่ต้องการส่งไปยังบริการคลาวด์

วิธีที่ 4: อุปกรณ์ Android

Android ไม่มีเครื่องมือเซ็นชื่อ PDF ในตัวแบบสากล แต่ Adobe Acrobat Reader สำหรับ Android ให้บริการฟรีและมีฟีเจอร์ Fill and Sign แบบเดียวกับที่อธิบายไว้ในวิธีที่ 1 นอกจากนี้ แอป Adobe Fill and Sign ยังมีให้บริการแยกต่างหาก และได้รับการปรับให้เหมาะสมสำหรับการกรอกแบบฟอร์มบนมือถือโดยเฉพาะ

สำหรับผู้ใช้อุปกรณ์ Samsung ทั้ง Samsung Notes และ Samsung Internet มีเครื่องมือคำอธิบายประกอบที่สามารถใช้เพื่อวางลายเซ็นบนหน้า PDF แม้ว่าขั้นตอนการทำงานจะมีความคล่องตัวน้อยกว่า Acrobat Reader ก็ตาม

วิธีที่ 5: Mac ใช้การแสดงตัวอย่าง (ฟรีโดยสมบูรณ์ ไม่มีการอัปโหลด)

macOS Preview มีคุณสมบัติลายเซ็นซึ่งเป็นหนึ่งในตัวเลือกการเซ็นชื่อฟรีที่สะดวกที่สุดบนทุกแพลตฟอร์ม

1. เปิด PDF ในหน้าตัวอย่าง
2. คลิกปุ่มแถบเครื่องมือมาร์กอัป (ไอคอนดินสอที่ด้านบนขวา)
3. คลิกปุ่มลายเซ็นในแถบเครื่องมือมาร์กอัป
4. คุณสามารถสร้างลายเซ็นโดยใช้กล้องของ Mac ได้โดยถือกระดาษที่มีลายเซ็นไว้บนกล้อง หรือโดยการวาดภาพบนแทร็คแพด
5. เมื่อสร้างแล้ว ให้คลิกลายเซ็นที่บันทึกไว้เพื่อแทรกลงในเอกสาร
6. ลากไปยังตำแหน่งที่ถูกต้องแล้วบันทึกไฟล์

Preview stores your signature for reuse, which makes subsequent signings even faster. เช่นเดียวกับวิธี iOS ทุกอย่างจะยังคงอยู่ในอุปกรณ์ของคุณ

เอกสารใดบ้างที่ไม่สามารถลงนามแบบดิจิทัลได้

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ไม่สามารถใช้กับเอกสารทุกประเภท โดยทั่วไปหมวดหมู่ต่อไปนี้จะต้องมีลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือของพยาน การรับรองเอกสาร หรือขั้นตอนที่เป็นทางการโดยเฉพาะ: พินัยกรรมและพินัยกรรม เอกสารการรับบุตรบุญธรรม เอกสารการโอนทรัพย์สินบางอย่างในเขตอำนาจศาลบางแห่ง คำสั่งศาล และเครื่องมือที่สามารถต่อรองได้ เช่น เช็คและตั๋วสัญญาใช้เงิน

หากคุณไม่แน่ใจว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์นั้นถูกต้องตามกฎหมายสำหรับเอกสารเฉพาะในเขตอำนาจศาลของคุณหรือไม่ โปรดรับคำแนะนำทางกฎหมายก่อนที่จะเชื่อถือ นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับสัญญาระหว่างประเทศที่อาจใช้กฎหมายหลายประเทศพร้อมกัน

บทสรุป

การลงนาม PDF แบบดิจิทัลนั้นสมบูรณ์ ถูกกฎหมาย และให้บริการฟรีบนอุปกรณ์หลักทุกเครื่อง สำหรับเอกสารทางธุรกิจในชีวิตประจำวัน คุณลักษณะการเติมและลงนามของ Adobe Acrobat Reader หรือเครื่องมือในอุปกรณ์ของคุณจะจัดการงานได้ภายในเวลาไม่ถึงสองนาที สำหรับสัญญาหรือเอกสารที่มีมูลค่าสูงซึ่งต้องมีหลักฐานการตรวจสอบ DocuSign และ Adobe Sign มอบการรักษาความปลอดภัยและเอกสารประกอบเพิ่มเติมที่สถานการณ์เหล่านั้นต้องการ

หากคุณต้องการเตรียม PDF สำหรับการลงนามโดยการเพิ่มฟิลด์แบบฟอร์ม โปรดดูคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีทำให้ PDF กรอกข้อมูลได้ สำหรับการบีบอัด PDF ที่ลงนามแล้วก่อนส่ง ให้ใช้เครื่องมือบีบอัดฟรีที่ PDFTools